06口岸公司行政管理制度

1、 六、口岸公司行政管理制度第一章 总 则第一条 行政管理是公司全面管理的重要组成部分，是公司业务经营的组织和后勤保障工作。为了建立健全公司管理体系，保证公司经营业务的顺利高效运作，特根据公司章程的有关规定订立本制度，用于规范公司行政管理，促进公司健康稳定的发展。第二条 本公司日常办公、行政事务、人事管理、部门协调、对外联络及其它后勤支持性工作，由办公室在总经理的领导下，根据本制度由办公室实行统一归口管理和协调处理。第二章 办公室的基本责任第三条 在总经理的领导下处理公司日常行政事务，保证公司领导与各部门之间、公司各部门之间以及公司内外部的信息交流渠道畅通无阻。第四条 负责督促检查各部门对公司基

2、本制度和各种规定的执行情况，督促检查员工对员工守则和相关规定的执行情况。第五条 定期收集分析公司各部门按照运作流程工作的情况，及时向总经理做出综合汇报。第六条 根据总经理的指示，负责组织召开行政性工作会议，安排做好会务工作。负责协调安排总经理召开的例会等各种会议。第七条 负责起草总经理安排布置的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好公司行政管理的参谋。第八条 负责组织起草公司各类行政性文件(对各职能部门起草的行政性文件负责审核)，做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。第九条 负责起草发送总经理安排的公司对外文书、处理公司一般性的对外文书往来。第十条 做好公

3、司印鉴、介绍信的使用保管、函电收发、电子信箱的使用、报刊收订分发工作等。第十一条 负责及时编写公司日志，每月上交总经理核查后入档保存。第十二条 负责组织并做好来客接待和小车的管理工作。第十三条 指导做好电话话务与机线维修工作。电话分类按照说明书里的分类第十四条 负责公司公办室的分配调整及办公用品标准的制订和管理，并对办公用品和用具标准化及各部门和岗位文明办公情况进行检查督促。第十五条 负责按时催办、收取各管理工作岗位的定期工作报告，汇总后交给总经理。第十六条 在总经理的安排下，负责组织开展公司的公共关系等社交活动。第三章 办公室横向协调的权力第十七条 有权对公司总经理布置的任务的贯彻执行情况进

4、行检查督促。第十八条 有权检查催促各部门按照公司的各项规章制度履行其职能。第十九条 有权向各部门索取必要的资料和情况，进行统一整理归档。第二十条 有权督促指导各部门及时做好文件资料的立卷、归档和保密工作。第二十一条 有权按总经理的指示进行各部门之间工作关系的协调以及员工之间纠纷的处理。第二十二条 有对各部门起草的行政性文件进行检查、审核和校正的权力。第二十三条 对不符合上级规定或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。第二十四条 对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。第二十五条 有按公司制度对公司员工进行纪律检查和行政教育的权力。第二十六条 办公室主任根据本章的规定行使

5、这些权力时，应视作是总经理的授权，各部门应给予积极的配合。办公室主任在行使这些权力时，应掌握恰当的工作力度和正确的工作方法，并根据具体情况及时向总经理请示汇报。第二十七条 办公室横向协调的权力范围不包括各部门的业务工作，以免造成对部门业务工作的干预。第四章 办公室的相关责任第二十八条 对未能及时根据公司的方针目标要求编制好公司行政工作计划和实施方案所造成的不良后果负责。第二十九条 对得知公司行政后勤工作出现不正常情况，但未能及时向总经理反映，以致造成公司的重大损失负责。第三十条 对公司行政公文发生差错、因收集与整理的资料失实所造成的严重后果负责。第三十一条 对机密文件和文书档案管理不严因而发生

6、的失密、泄密或丢失、损坏负责。第三十二条 对公文、函件、报刊、电报传递不及时或发生丢失、误传现象以致公司工作受到的影响负责。第三十三条 对所管印鉴、介绍信管理不严、使用不当造成的不良后果负责。第三十四条 对所属部下服务工作质量差造成的不良影响负责。第三十五条 对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。第五章 公司办公事务管理第三十六条 公司办公文书、行政资料、一般性信息资料统一由办公室收集、整理、归档、保管。公司重要文档由办公室负责监督协调管理（细则见本制度第九章）。第三十七条 实行总经理一般事务汇集代理制。凡是公司内部和外部需要与公司总经理交流的信息和事务，除了当事人与总经理直接交流

7、的之外，办公室一律负责代理汇集，不管总经理是否在公司，都要分轻重缓急及时地将信息传递给总经理，然后再将总经理的意见及时地反馈给当事人。第三十八条 实行文件签收制。公司文件发放范围为各个中层管理级部门。办公室向各部门经理分发重要文件时，应进行专门登记签收。第三十九条 实行文件传阅制。对上级重要来文，按总经理所确定的传阅范围进行传阅、执办。第四十条 实行打印、复印、传真文件资料登记制。打印、复印、传真文件资料，须事先按要求进行登记，经文秘员审核后，予以操作。第四十一条 公司购置的杂志、专业用书等由专人保管，并实行借阅制。借阅人应妥善保管所借书籍，遗失者照书价的200%负责赔偿。第四十二条 在保证办

8、公效益和质量的前提下，节约使用办公设备、专用纸张、通讯设备等，严格控制办公成本。第六章 公司总务管理第四十三条 公司的总务管理由办公室负责管理，凡涉及成本控制和成本核算的由财务部负责检查监督。第四十四条 员工对所使用的公司财产（包括固定资产和低值易耗品等）应在办公室进行登记后交财务部存档，发现缺少或破损的应在登记资料中及时反映。第四十五条 公司的财产和废旧物品，不得擅自处理，须由办公室呈报总经理同意后处置。第四十六条 需购置低值易耗品或大件办公用品的，申请人应填写购物申请单，呈报总经理审批后交由财务部核查。第四十七条 公司财产的购置，办公用品、员工福利物品的购买，由办公室负责协调采购，部门或个

9、人登记领用。第四十八条 员工的工作用餐以及公司客人的用餐和住宿等，由办公室负责安排协调。第四十九条 员工辞职或被辞退的，办公室负责向其收回所领用的公司物品。非低质易耗品有遗失的，应在合理折旧的基础上按价赔偿（公司有规定的除外）。第五十条 保持办公室、公用区域、领导办公室的整洁，督促各部门保持各自工作区域的整洁，做到每日一小扫，每周一大扫。第五十一条 保证公司的空气流通，不将腥、臭物品带入公司并及时清理易腐易烂垃圾。第七章 公司安全与消防管理第五十二条 公司的安全与消防管理工作，在总经理的领导下，由办公室牵头，各部门共同参与管理。第五十三条 对出入公司的客人须以礼相待，并客气地仔细询问来访目的，

10、登记其姓名、单位、身份和联系办法等，尽可能记下留言。对可疑人员应采取合适的方式立即向领导报告。对有明显恶意且可能或者已经伤害人身安全或破坏公司资产的坏人，应及时向驻地保卫部门或公安机关报告。第五十四条 员工携带与公司类同的私人物品进入公司，应事先与总台（接待）说明并主动出示过目。离开公司时再主动出示核查。第五十五条 办公室负责对财务办公室的安全督查。 财务人员应严格按保险箱现金存放规定存储现金，并经常对保险箱安全的可靠性进行检查。财务保险箱的密码应同时由总经理、财务经理和出纳三方掌握。保险箱的钥匙由出纳专门保管使用，但须将备份钥匙交由财务经理保管。财务经理平时应将该备份钥匙用信封封存好，由财务

11、经理本人和出纳在封口上同时签名后妥善保管。当出纳因故不在公司且公司急需打开保险箱时，财务经理应在办公室主任在场作证的前提下打开保险箱，从中取出现金或票据等重要物品后，由办公室主任在信封上注明打开保险箱的日期和取出的物品（包括现金数额）等，再由财务经理和办公室主任将钥匙放进新信封封好并在封口上签名。出纳回来后应核对情况，准确无误后再在新的信封封口上签名，以供下一次急需时使用。第五十六条 财务部保管使用的各种票据、报表、帐册、公文和财务专用章等，应严格按照财务管理的规定和惯例进行内部交叉控制和保管，并将保管方式报知总经理和办公室。办公室对此内容须严加保密。第五十七条 除非需要，非财务人员不得随意出

12、入财务室。第五十八条 办公室负责公司的钥匙管理。1、 为了保证公司的安全与运作顺利，公司各部门、各办公室的门和柜子的钥匙都须有一把备份交由办公室或总经理统一保管，以供意外和急需时使用。2、 各部门负责自己部门的门和柜子钥匙的日常管理。未经办公室同意登记，不得随意配制办公室钥匙。确需配置钥匙的，须报办公室批准并由办公室统一配置登记。员工因工作需要所持有的公司钥匙应在调动工作或离开公司时交还公司办公室。3、 员工使用的办公桌的钥匙完全交由员工专门保管使用，平时注意不要遗失。由于遗失钥匙而要对办公桌进行破坏性打开的，员工须承担费用。办公桌的钥匙要列入移交范围，在调动工作或离开公司时交回办公室。第五十

13、九条 办公室负责督促检查公司办公场所的卫生情况。严禁乱丢杂物、废纸、烟蒂等。吸烟完毕时，应立即揿灭烟蒂，不准留有火星。第六十条 员工下班离开公司时，应注意切断电源，关闭办公室的门窗并上好门锁。最后离开办公室的人应将公司共用场所的电源切断并关好共用窗户和大门。第六十一条 因工作需要休息天在公司加班的员工，应事先在办公室登记说明，在公司加班时应遵照公司关于安全卫生的规定。第六十二条 员工应加强消防火险意识，掌握“三懂”、“三会”等消防知识，在发生意外的情况下保护人身安全和公司财产的安全。第八章 公司印章的管理第六十三条 办公室接受总经理的委托，对公司法人章（即大公章）、人事专用章和合同专用章等进行

14、保管和控制。作为公司印章的集中保管部门，办公室应由专人负责印章的安全管理，并须严格遵守公司印章的使用规定和程序。办公室主任负责印章的使用，但不保管印章；保管印章的专人在办公室主任的监督指导下对印章实行保管控制，并按照印章使用规定和程序使用印章。印章应使用专门的抽屉，钥匙由保管专人保管，同时将该抽屉的备份钥匙交总经理保管，以便总经理在急需时打开使用。第六十四条 除了在公司程序安排上需要盖章的例行文档如发文、公文、通知、信函等之外，所有用章均需由申请人填写印章使用申请单，由办公室主任审核并由其根据自己的权限规定给予批准或报请总经理批准。每次用章时，须由印章保管人盖章，同时应在用章登记簿上登记用章日

15、期、用章目的、何人批准等内容，由申请人在最后一栏签名，以便事后查对。第六十五条 公司对外经营活动的重要文件如合同书、协议书、备忘录等契约或承诺性文件，须经公司领导审核，由公司董事长签字批准后才能盖章。董事长不兼任总经理时，总经理签署的重要文件须有董事长的书面授权，才能盖章。第六十六条 部门对外往来或个人对外事宜需要加盖公司印章的，须经部门负责人审核并提出申请，再经办公室主任审核同意后，才能盖章。重要的事宜须由办公室主任报请公司总经理批准。第六十七条 如果加盖公司印章的重要文件属于孤本性质（发送出去后没有底稿留下的），应将加盖印章后的文件复印，按照档案处理（参见第九章）。第六十八条 员工因公或因

16、私需要公司出具证明和介绍信等文件，应该在写好或填满内容后，经办公室主任审核后决定是否盖章或是否报请总经理批准。公司盖章后的证明和介绍信的内容应与底根内容一致。应该杜绝在空白纸和空白介绍信上盖章。开出的介绍信原则上应注明有效时限。第六十九条 公司开出的完整介绍信，应该得到妥善保管，不得转让他人使用。未能使用的介绍信应交回办公室处理。第九章 公司档案的管理第七十条 公司的一般档案管理由办公室集中统一负责，财务档案的管理在办公室的协调和监督下由财务部负责。第七十一条 公司的一般档案主要分为：1、 法人资料（营业执照、税务执照、股东协议、公司章程、评估报告、资信证明等）；2、 商标、专利、证书等；3、

17、 公司基本管理制度和相关规章；4、 公司行政公文（包括公司日志和各种会议记录、管理层工作报告和批复等）；5、 对外书信往来（包括客户资讯和商谈记录等）；6、 对外经济合同、协议书、备忘录、意向书等（包括项目公司和子公司的重要文件）；7、 内部文字工作成果（如各种可行性报告、调研报告、项目建议书等）；8、 对外宣传资料（包括媒体广告等）；9、 人事文档（包括员工登记表、聘用合同、考评总结等）；10、 公司财产的原始资料（如车辆有关资料、计算机等电器以及家具的购买合同、维修卡和质量保证书）等。第七十二条 档案的形式分为文字、录音、录象、光盘和电脑文档等。第七十三条 办公室应根据档案工作的基本要求，

18、并结合本公司的实际，对档案加以分门别类的收集、保存与管理，同时建立方便查阅的档案使用规章细则，包括制作档案目录和总目。绝密和机密的档案应配套建立查阅登记本，用以记录查阅者的身份、何人批准和查阅时间等内容。第七十四条 业务部门的项目资料，未成终稿的由各业务部门自行保管。凡是成为终稿的、需要公司加盖公章的文件或报告，应该将其一份正本或副本交办公室存档。凡是经公司法人代表或总经理签字并加盖公章的任何文件资料（包括项目运作文件），都需向办公室送交一份正本或副本作为档案保存。第七十五条 公司档案管理应严格遵守有关保密的规定和要求。公司档案按照重要性和需要保密的程度分为绝密、机密和秘密三种，应在封皮的右上

19、角标明。未标明为密件的档案为一般性资料，也须妥善保管，不得随意流传和丢失。第七十六条 绝密和机密档案原则上应该制作备份，经过批准程序提供让人查阅时应尽可能出示备份。制作的备份应该有标记，并注明备份的份数。第七十七条 根据公司的实际情况，所有密件档案和一般性资料暂时都定为不限期限的长期保存档案。某些需要及时销毁的档案应在规定的时限和条件下给予销毁。第七十八条 员工因工作需要阅读保密档案的，须向办公室主任提出申请，秘密档案由办公室主任批准，机密和绝密档案应报请总经理批准。第七十九条 员工获准查阅保密档案时，应遵守下面的规定：1、 在登记本上登记查阅人姓名、查阅目的、查阅内容、查阅时间等内容。2、

20、绝密、机密资料不得带出档案资料室；3、 阅读绝密、机密资料时应爱护文本，不得在文本上做标记或更改内容，不得损坏文本，不得抄录、拍照或复印。4、 阅读绝密资料应在绝密资料的登记本上签下本人姓名和查阅时间。签名自动包含了对该资料的保密承诺。5、 秘密资料如需借出档案资料室，应办理借阅登记手续，但不得带出公司，不应转借他人，并应在当天归还。6、 因工作需要复印秘密资料和一般性资料的，应向办公室主任提出申请，按照程序得到批准后由办公室复印。第八十条 办公室工作人员和其他所有因工作需要保管、接触和借阅保密档案的员工，都须严格遵守公司关于保密工作的规定，认真履行员工守则中关于保密的条款。第八十一条 公司外

21、部人员需查阅公司档案资料的，一律须经公司总经理批准后才能进入档案资料室查阅或者借出。第十章 公司通讯工具的管理第八十二条 办公室负责与财务部协调，做好公司员工通讯工具的配备、布置和管理。第八十三条 公司常规通讯工具，包括电话、传真、互联网等，由办公室统一安排、布置和管理。第八十四条 各部门在使用电话时，应遵行节约和效率相结合的原则，既要保持与外部世界特别是客户和合作者的有效联系，又要注意办公成本的控制。因公打长途电话时，应该考虑好打电话的最佳时机，并事先准备好通话的内容，尽量注意控制通话时间。第八十五条 公司一律禁止拨打各类商业性声讯电话，严格控制拨打国际长途电话。员工因公需要打国际长途电话的

22、，须先将通话的对象、目的和内容向部门负责人阐明并填写国际长途电话申请单，获得办公室的许可后才能拨打。第八十六条 员工上班时间应尽量少打因私电话，不打因私长途电话。接听因私电话时，应尽量压缩通话时间。如遇特殊事情需要打因私长途电话的，应向部门领导请示，获得办公室批准后再打，但要在电话记录本上记下通话的时间和因私字样，费用由办公室根据电话记录集中统计，从员工工资中扣除。第八十七条 员工因工作需要配备手机、传呼机的，经本人书面申请，部门负责人签署意见，由办公室和财务部出审后报总经理批准，方可给配。通讯工具的日常消费（包括私机公用的），根据不同职务，按下列定额予以报销，超额部分由本人承担（费用含月租费

23、、通话费）。手 机：副总经理 每月不超过550元 部门经理 每月不超过400元 部门副经理 每月不超过300元传呼机：按实报销第八十八条 手机的配备原则上控制在部门副经理以上的管理人员的范围内。第八十九条 执有公司配备手机、传呼机的非正式员工（指人事档案未进公司的），须与公司签署责任协议书。第九十条 为了保持公司与公费持机员工的联系，公费持机员工在正常上班时间以及在外出的大部分时间（除了在禁止开机的环境中）保持手机和传呼机的开机状态。第九十一条 因岗位变动而不再有持机资格的，应以完好的状态及时交回公司办公室。第十一章 公司交通工具的管理第九十二条 公司购置轿车的主要目的是为公司领导和公司有关员

24、工为了完成公司业务而提供便利快捷的交通服务，同时为公司外部的有关领导和重要客人提供相关服务。第九十三条 公务用车应遵行保证领导用车、保证重要项目用车的原则，遵守交通安全的规定，服从办公室的调度安排，做到安全行车，并注意节约成本。第九十四条 公司领导用车应随时发车。其次，优先安排公司领导对员工的指派用车。除此以外，因公务需要用车的，均需事先填写派车申请单，向办公室提出申请、预约，由办公室做出统一安排。未经办公室同意，一律不得擅自用车。第九十五条 因公务需要用车时间超过半天的或需要驶出杭州市行政区域之外的，须事先得到公司领导的准许。一般情况下，需在用车的前一天距下班至少一小时之前填写派车申请单，提交办公室提前做好统筹安排。第九十六条 凡是因公务紧急需要临时用车的，可以在用车之后补填派车申请单，由办公室办理补签手续。第九十七条 司机在出车之前和出车过程中，