建设银行会计档案管理办法

1、建设银行会计档案管理办法 2009-04-08 来源： 本站 责任编辑：区档案局管理员作者：【字体：大 中 小】  建设银行会计档案管理办法 第一条 为加强建设银行会计档案管理工作，使会计档案更好的为建设银行各项工作服务，根据财政部、国家档案局制发的会计档案管理办法，结合我行业务发展的实际情况，特制定本办法。第二条 建设银行会计档案，是指各级建设银行在财务、会计业务活动中形成的，具有查考利用价值的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映建设银行各项经济业务活动的重要史料和原始凭证。第三条 建设银行会计档案包括业务会计、储蓄会计、外汇会计和经费会计四种档案

2、材料，统称建设银行会计档案。第四条 各级建设银行会计档案工作，由本级行档案部门统一管理，并接受上级行和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导、监督和检查。第五条 各级行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料，均属归档之列。有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复等文件材料，列入文书档案管理的范围。第六条 保管期限1建设银行会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管15年和5年两档。2因国家有关部门对外汇会计档案管理尚无规定，各级行外汇会计档案暂全部按人民币会计档案期限管理。3各级行可根据本行库房

3、条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。4对已兑付的公债、国库券（含国库券收款凭证）、金融债券及其他有价证券的保管年限，按有关单行办法规定办理。第七条 会计档案的整理立卷1各级行形成会计档案的部门，应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计凭证、帐簿、报表移交给本部门立卷人员，由立卷人员负责以本（册）为单位填装会计档案盒（袋），并对会计凭证、帐簿、报表分别进行排列编号。2经过整理立卷的会计档案，由立卷人员分别对凭证、帐簿、报表逐盒（袋）填写案卷目录一式两份。一份留本部门备查，另一份随会计档案一同移交给本行档案部门保存

4、。3会计档案案卷外型应整齐美观。各行可根据整齐、美观、适用的原则，选用盒式或袋式装具存放。4案卷封面和脊背一般应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等项目，具体式样各行可自行设计。5会计经办人员对破损的凭证、帐簿、报表要进行修补。装订要规范、牢固整齐，装订时不得压字和掉页。第八条 使用计算机打印、套印的帐表凭证，其规格必须符合会计制度的要求，其管理方法及保管期限与一般纸制会计档案同。第九条 磁记录的会计档案，是建设银行会计档案的组成部分。各级行对使用计算机处理会计核算数据和资料而形成的软盘、硬盘等磁性材料，应按磁性材料的技术要求提供保管环境，妥为保管。其保管期限与归档方法与纸制会计档

5、案同。第十条 会计档案立卷完成后，先在会计档案形成部门保管二年以便于查找利用。会计档案形成部门在保管会计档案期间，应按照档案管理要求，保证会计档案的齐全、完整。第十一条 各类会计档案在其形成部门保管期满之后，由本部门立卷人员于次年三月底之前向本行档案部门移交。交接双方部门负责人和经手人均应在移交表上签字或盖章。第十二条 各级行档案部门对接收的各类会计档案，应进行分类、编目，以便于保管和提供利用。业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案和经费会计档案应分别编目保管。第十三条 各类会计档案均采用“形式年度”分类法，即首先按会计档案的形成分成会计凭证、会计帐簿、会计报表三大类，每一类中再按年度顺序进

6、行分类。第十四条 档案部门在会计档案分类的基础上应分别对业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案、经费会计档案的实体进行排列编目，即在同一种会计档案内，先把会计报表、会计帐簿、会计凭证各自分开，再分别按照年度顺序进行排列，然后以卷（册）为单位，分别按照流水顺序编制混年度案卷号，并在案卷目录“卷号”一栏内填写相应的案卷号，使每一种会计档案均拥有按会计报表、会计帐簿、会计凭证分类的三个顺序号及相应的三本案卷目录。第十五条 会计档案排列编号不体现保管期限特征，如遇会计档案保管期满需要销毁时，可在相应案卷目录中加盖“销毁”戳记，并注明销毁日期。第十六条 各级建设银行的会计档案，原则上由本级行档案部门集

7、中保管。如果档案部门库房条件不能满足实际需要，个别数量多，利用率高的会计档案，如储蓄会计档案，也可在执行档案部门统一的管理与操作规定的前提下，由有关的业务部门代为保管。第十七条 各级行要加强对会计档案的科学管理。创造必要的保管条件和良好的保管环境。档案部门应编制完整的案卷目录和其他检索工具，积极为财会和有关工作提供服务。第十八条 本级行内部借阅会计档案应由借阅人填写借阅单，并经借阅部门负责人批准方可借阅。档案借阅单应注明借阅日期、借阅人、审批人、档案的种类、年代、期限和卷号、归还日期及档案部门经手人等基本项目，以分清责任，确保会计档案的完整与安全。公安部门、司法部门和有关单位处理案件或特殊情况

8、需要查阅会计档案时，必须持县级以上主管部门的正式介绍信，经行长或办公室主任批准后方可查阅、抄录、复制或拍照，但不得将原件借出。第十九条 各级行应建立会计档案的审查和保密制度，定期检查会计档案的保管情况，对破损或变质的会计档案，应及时修补、复制或做其他技术处理。第二十条 档案部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，如需拆封重新整理，则应会同财会部门立卷人员或经办人共同进行，并在案卷封皮适当位置（或设记录本）作拆封情况记录。记录内容应包括被拆封会计档案的年度、种类、卷号、拆封原因和拆封时间。财会、档案部门经手人应在拆封情况记录上签字。第二十一条 会计档案的鉴定销毁工作，按照中国人民建设银行档

9、案管理暂行办法中的有关规定执行。第二十二条 本办法自颁布之日起执行。以前年度的会计档案，凡经过系统整理，能够满足利用需求且便于保管的，可维持原状。第二十三条 本办法适用于各级建设银行。第二十四条 本办法由总行办公室负责解释，补充、修改时同。部门综合档案室管理制度2008-05-08部门综合档案室主任职责     一、认真学习档案法，深刻领会上级档案部门关于档案工作方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。  二、努力学习业务，钻研各类专业档案理论基础知识,充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。   三、检查

10、督促专、兼职档案人员的档案收集管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。   四、组织档案网络成员进行业务学习、交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。    五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制定和落实。    六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。    七、负责综合档案室与本局各科室的工作协调。       档案人员职责&#

11、160;      一、认真学习贯彻执行国家档案法和有关档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，努力提高业务素质，提高档案管理水平。    二、负责管理本局的档案。做好局各部门形成的各种文件材料的收集整理，立卷和归档工作。    三、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时、准确地提供利用。    四、定期检查档案的保管情况。对破损或退变的档案及时进行修补和复制，对保管期满的档案定期进行鉴定销毁，并做好向档案局移交的工作。 &#

12、160;  五、严格遵守保密制度。未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。        兼职档案员职责       一、各科室兼职档案人员，应认真学习和掌握文书业务档案处理和档案管理工作的基础知识，提高管理水平。    二、认真做好文件材料的保密工作，严守并督促本部门文件的形成、传递，阅办过程中的保密事项。    三、管理好本部门文件材料，负责传阅，及时传递和阅办，防止积压

13、和延误，严防丢失。    四、负责将部门一年形成的文件资料进行搜集、整理、保管，做好平时档案的立卷工作。    五、负责当年文件资料的齐全完整，定期移交给综合档案室。           立卷归档制度        一、凡是反映本局工作活动情况，已办理完毕并具有查考保存价值的各种文件材料（包括照片、实物等）均属归档范围。    二、局各科

14、室形成和办理完毕的文件材料应及时归档，由各科室于次年2月底前全部上交办公室，6月底前完成立卷工作，会议文件、重大活动、基建工程和案件查处工作过程中形成的材料，应在结束后立即归档。    三、档案人员要按照文书档案管理的原则，采取及时收集、分类、年终立卷归档的办法，归档文件材料的质量应符合规范，要注意正件与附件，请示与批复、转发件与原件等都要齐全完整。    四、每个案卷均有确切简明的标题，并注明保管期限，归档的案卷必须编制案卷目录和卷内目录，一式两份。       

15、  档案保管制度        一、为使档案得以安全保管，必须确定专人负责，遵守保密制度，做好库房管理工作。    二、档案的接收，查借阅要认真办理登记手续，归还时要检查注销。    三、库房内要具备“七防”要求，定期检查，发现问题，及时报告局领导并进行妥善处理。    四、档案工作人员因工作变动，应先办移交后离岗。    五、严格执行保密制度，维护档案的安全与完整。档案人员疏忽职守，擅自提供、抄

16、录、损毁、丢失档案等事件，要根据情节轻重，按照档案法有关条款，追究法律责任。             档案库房管理制度        一、档案库房必须严格执行党和国家保密制度，维护档案的完整与安全。      二、借阅档案要认真办理登记手续，归还时要验收注销。    三、库房内严禁烟火，凡易燃、导燃、爆炸物品一律不准带入库房，或堆放在库房附近。&#

17、160;   四、库房内电灯用毕后应立即关闭。每日下班检查库房门窗的开关，档案箱的钥匙放入柜内。     五、库房箱内放置杀虫剂，防止虫蛀档案，发现档案被虫蛀损毁时，应及时报告领导并进行处理。    六、库房内经常保持整齐、清洁，每日至少打扫一次，同时根据库房内气候的变化，随时通风，保持一定的温度、湿度。    七、档案人员发生疏忽职守，擅自提供、抄录、损毁要追究责任，根据情节轻重，按照档案法规定，给予行政或刑事处分。八、    非档案管理人员不得进入档案

18、库房。     会计档案归档制度        一、会计档案是经济业务活动的真实记录，是检查执行经济工作方针、政策和财经纪律的可靠凭证，是本单位档案室室藏的重要组成部分，必须实行统一管理，分级保存。    二、会计档案归档内容包括：会计报表、会计凭证及附件、会计账薄、会计核算资料等。    三、会计档案应由财务人员按照财政部和国家档案局制发的会计档案管理办法的归档要求整理立卷、装订成册，并分别按报表、账薄和凭证编制会计档案的目

19、录。    四、会计档案可在会计年度终了以后，由本单位财务于第二年三月底前移交档案室保管，档案室必须按期接收，不得推诿拒绝。移交时严格履行交接手续，明确责任。    五、归档会计档案的保管期限为：年度决算报告属永久保管；现金出纳账、银行存款账为二十五年；原始凭证和记账凭证、总账和明细账为十五年。 六、对保存期已满的会计档案，须经鉴定小组鉴定，并报单位领导批准，做好销毁清册的编制，报上级财政部门审批后，按程序进行销毁。   档案鉴定、销毁、移交制度      

20、;  一、遵循党和国家及档案管理机关统一制定的鉴定原则和标准，制定本机关的具体鉴定标准，确定和鉴别档案的实用价值和历史价值，确定保管期限。    二、按照档案保管期限的规定，超过保管期限档案，应由局鉴定、销毁小组进行鉴定，档案室编制销毁清册，并报局领导批准后方可销毁。同时，应报上级档案部门备案。    三、销毁文件和档案必须到区保密局指定地点，并由两人以上监销，监销人要在销毁清册上签字，注明销毁方式和日期。    四、按照档案馆要求进行移交，移交档案时必须附有二份以上按规定格式编制的目录，其中一

21、份留存，另一份随资料等一并向区档案馆移交。         借阅档案规定        一、借阅本局库存档案须认真填写“调查登记单”，以备查考。    二、调阅档案应由室主任和档案员在调卷单签署意见后方可调卷，借阅跨部门的档案材料,需经有关部门领导或局办公室主任审批同意后才能调阅，查阅本人组卷的档案，可由本人直接调卷。    三、借阅绝密件须经局领导批准、借阅机密件须经办公室主任审批。涉

22、及档案秘密不准外传。    四、借阅档案者应负责维护被借档案的完整和安全，不得任意涂改、加注标记，严禁污损案卷，不准私自拆卷、复制卷内材料。    五、外单位查阅档案应持有单位介绍信，需写明查阅人的身份，查档的目的、范围，经办公室主任批准后在阅档室查阅，一律不外借。    六、查阅档案必须在阅档室进行，尽量不借出，如确因工作关系需外借，必须办理借档手续，并在一周内归还档案室，超过期限应办续借手续，如发现丢失或损坏档案，将予追究责任。     档案统计工作制

23、度  档案统计是对档案的案卷收集、利用、鉴定、销毁情况和档案的发展情况进行统计。    一、每年六月底认真清理全局上年度各类档案立卷归档情况，认真填写库藏档案数量统计。    二、档案提供利用时，要认真填写“调卷登记簿”，每年末要进行全年利用情况统计。    三、负责关于档案丢失、损坏、移交、销毁等情况的登记和统计。    四、完成上级档案业务部门和领导交办的各种临时性统计。       

24、0;   保 密 守 则 一、    不该说的机密，绝对不说。二、    不该问的机密，绝对不问。三、    不该看的机密，绝对不看。四、    不该记录的机密，绝对不记录。五、    不在非保密本上记录机密。六、    不在私人通信中涉及机密。七、    不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。八、    不在不

25、利于保密的地方存放机密文件资料等。九、    不在普通电话、明码电报、普通邮政传达机密事项。十、    不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。中国农业发展银行档案管理制度2001-6-15【大 中 小】发文单位：中国农业发展银行文号：农发行字2001107号发布日期：2001-6-15执行日期：2001-7-1第一章总则第二章档案管理体制第三章文件材料的收集、归档第四章档案的整理、保管和利用第五章档案的鉴定、销毁和移交第六章罚则第七章附则第一章总则第一条为了加强中国农业发展银行（以下简称农发行）档案的科学、规范管理，有效

26、地保护和利用档案，不断提高档案管理水平，根据中华人民共和国档案法（以下简称档案法）、中华人民共和国档案法实施办法和国家档案局的有关规定，制定本制度。第二条本制度所称的档案，是指各级行在各项工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录。第三条农发行的档案管理工作接受国家档案行政管理部门的依法监督。检查和指导。第四条农发行的档案管理工作包括档案的收集、整理、保管、利用、统计、移交、鉴定、销毁等。第五条档案管理工作必须严格执行党和国家的有关方针、政策与法律、法规。第六条各级行应当高度重视档案管理工作，建立本行档案室，配备必要设施，实现档案管理电子化。第七条本制度适用于农发行各

27、级行。第二章档案管理体制第八条农发行档案工作实行统一领导、分级管理。各级行各职能部门形成的各种门类和各种载体档案应定期交本级行办公室统一管理。第九条农发行各级行办公室是档案管理工作的主管部门，其主要职责是：（一）贯彻执行国家档案工作的法律、法规和规章制度，负责建立农发行档案工作规章制度；（二）负责统一管理本级行的档案，并积极利用档案为领导和各项业务工作服务；（三）负责档案的安全保管，并按照有关规定向国家档案馆移交档案；（四）对所辖行的档案工作进行监督、检查和指导；（五）对本级行文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导；（六）组织对本系统档案干部培训和业务交流。第十条各级行专业

28、部门负责本专业档案的日常收集、整理工作，按规定定期向本级行办公室统一移交有关档案。第十一条总行及省级分行（省、自治区、直辖市分行，计划单列市分行，下同）办公室应配备专职档案工作人员。地（市）分行和县（市）支行应设立综合档案室，配备专职或兼职档案管理人员。各级行应保持档案工作人员的相对稳定。档案工作人员调离岗位时应当办理移交手续。第十二条各级行在档案业务上接受上级行的监督与指导，参加地方同级档案行政管理部门组织的档案执法检查、档案业务培训和业务协作组活动。第十三条档案工作人员应忠于职守，遵守纪律，具备档案专业知识，熟悉农发行业务。档案工作人员的岗位职责是：（一）负责收集、整理、保管、统计本行的档

29、案；（二）统一管理本行各门类档案，编制检索工具，开展档案编研，积极提供利用；（三）参加档案的鉴定、销毁和移交工作；（四）对文件材料的归档及所辖行的档案工作进行指导、监督和检查；（五）收集、整理、保管与本行档案有关的资料，配合档案提供利用；（六）严格执行党和国家的保密规定，不断完善档案的保管条件，维护档案的完整与安全。第三章文件材料的收集、归档第十四条对应当归档的文件材料，必须按照规定，定期向本级行档案室移交，集中管理。任何个人不得据为己有。凡是反映本行工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围（另文制定）。第十五条国家规定不得归档的文件材料，禁止擅自归档（另文制定）。第十六条各级行应建

30、立年度文件材料归档制度。文书处理部门或业务部门应按时向档案室移交归档范围内的文件材料（产生的电子文件资料和纸载体一同移交）。第十七条档案室收集和接收的归档文件材料应符合下列要求：（一）文件材料应齐全完整；（二）印件及定稿应分别标记页码；（三）批量接收整理完毕的专门档案（会计、基建、稽核、监察、技术资料等）应有完整的移交目录；（四）照片、磁带、光盘、实物等向档案室归档移交时，应附文字说明，注明时间、地点、人物（或内容）、制作者；（五）各级行领导和公文经办人员拟制、修改和签批公文，书写所用纸张及字迹材料必须符合归档要求。档案室接收归档文件材料及档案应当履行签字手续。第四章档案的整理、保管和利用第十八条各级行的档案应当按照其内容和载体的不同进行分类，一般按照年度保管期限机构（或问题）分类。特殊门类档案，按国家有关部门相应的档案管理办法执行。分类应当保持前后一致，具有稳定性。第十九条对本级行经营活动中形成的应归档的文件材料，应先由文书部门或业务部门按要求进行初级整理，在此基础上由档案管理人员加工整理和保管。第二十条各级行应按照总行制定的保管期限表准确划分文件材料的保管期限。第二十一条各级行档案部门应当