ERP应用风险与内部控制

1、ERP应用风险与内部控制ERP的实施，就好比危险的飞行一般，让人胆战心惊而又无法抗拒。在 ERP 应用的过程中,企业要面临来自业务流程、应用架构、数据质量和技术架构 等四个方面的业务风险。下文针对如何从内部控制这些风险，提出了解决之 道。由于对原有手工业务流程的重新设计，ERP系统的实施在很大程度上改 变了企业的业务流程。在ERP系统实施以前，许多企业基于计算机的业务 系统，基本都是围绕某一业务功能或者是职能部门运行的，比如销售系统、 采购系统和财务系统等。这些系统都不是基于跨部门的流程来设计的。ERP系统实现了从采购到付款、订单的获取到发票的开出等业务集成，实现了跨 职能部门业务处理。在这种

2、情况下，ERP系统中单一的数据库，使过去跨部门的审批流程得 到简化和压缩。压缩所造成的一个结果是，用于企业内部控制的许多审计线 索在ERP系统的引入后消失了。同时，企业过去基于文件审批的内部控制 机制，也无法适应ERP基于流程的管理需要。更重要的是，由于企业的业 务运作更加依赖于ERP系统，这种依赖和信息系统本身特点所导致的脆弱性，形成了企业新的业务风险实施ERP系统后，企业所遇到的业务风险一般来自四个方面：业务流 程、应用架构、数据质量和技术架构。其中，业务流程的转变对企业内部控 制的影响最大,对企业内部管理和财务方面的监控提出了新的要求，这方面 的风险特征相比过去发生了根本性的变化。例如，

3、在ERP系统中，通过对手工流程的机器处理，比如审批处理自动化等，进一步增强了完成各种业务 流程的效率。但是，在新的业务执行环境中，这些审批处理自动化方法邂政 变企业内部原有的一些风险特征，这时相应的内部控制体系就需要重新评估 和设计。内部控制蕴涵新的风险ERP实行的是流程化的管理，打破了原来职能部门的条块分割，实现了 企业资源的统一管理和共享。企业的运行和管理在一定程度上已经交给了 ERP系统来进行控制。这样一来，一方面导致企业所处的内部风险环境发生了变化，过去手工 状态下的控制风险，由于ERP系统的引入而变得更加复杂；另一方面，ERP 系统的实施需要对原有的业务流程进行优化和设计，改变了企业

4、的组织结 构。流程优化的目的就是减少或合并流程中重复的、不增值的环节，原有的 基于手工作业流程中有利于控制的重复环节将消失，这样一来内部控制体系 会发生变化。这些变化必然对企业内部的整体控制体系的有效性产生负面影晌。在这种情况下，就需要企业对基于 ERP系统的关键业务流程的内部控制进行定期的审核，确认是否存在足够的有效控制以降低由于ERP系统的使用而带来的业务风险。定内部控制目标针对由ERP系统实施所带来的新的业务控制风险，我们需要对企业内 部控制体系做重新评估和完善。ERP系统实施之后，内部控制评估的目标通 常包括下面这些内容:1利用风险评估手段重新确定企业中关键的业务流程；2 .对整个流程

5、和控制的设计进行评估，确定这些控制是否很好地满足和 支持最终业务目标的实现；3 .对岗位职责分离的评估，确保在整个流程中存在正确的稽核点和平衡 点，对敏感业务交易给出足够的访问限制；4 .评估控制方式是否合理，比如基于手工流程的控制和基于系统的自动 控制是否搭配合理。确定评估范围一般来说，ERP系统将覆盖营销、计划、生产、采购、仓储、财务、人 力资源等企业运营管理的各个层面。根据经验，如果对每个流程和控制点都 进行评估在资源的利用上是非常不经迸血。ERP系统的控制评估必须基于风险管理的原则，通过风险评估寻找对主 要业务运作中影响最大的领域。换句话说，我们可以从企业整个业务风险域中寻找对企业具有

6、最大风险的业务流程，从而进一步确定有哪些ERP模块 在支持这些业务流程。一般来说，我们通过对业务流程所有者的访谈，来确定我们的评估范围。在对实施了 ERP系统的企业的调研和风险评估中，我们发现，ERP系统中涉及到企业收入业务、支出业务和库存业务的系统控制流程对企业的业务能 否顺利运转影响比较大。对于这种影虹_是这样定义的：由于业务控制的削 弱，导致企业出现经济问题和违规问题的可能性增加。例如，企业管理层非常关注财务控制的内部和外部流程，因为那些这些流程 决定了财务数据的准确性，是反映企业运作是否健康的脉搏”。因此，我们通常会更关注收入业务，它包括主数据维护、销售订单处理、发运、开票、 退货和收

7、款等捽制内容。评估控制方案在确定评估范围之后，我们需要对这些流程进行描述和分析。对 ERP流程 中的每个动作，我们都需要追溯到它的结果，描述风险特征并确认相应的控 制点。在ERP环境中，通常有两种控制方式我们需要考虑：一种是基于系统的控制，另一种是基于流程的控制。在 ERP系统支撑的业务流程中，上述两种 方式通常需要结合使用手工控制主要依靠个人职责的履行来完成比如，通常付款是需要通过填表、签字确认才可支付的。基于 ERP系统的控制，是由软件来完成的，通过控 制数据的有效性和合理性来限制和核查动作的合法性。ERP系统的参数设置将决定这个领域的控制级别。这些控制包括用户访问、字段验证、工作流和许多

8、其他用于确保数据处理一 致性的控制。例如，系统会自动拒绝生成一张与前一次序号相同的发票。这 样就自动降低了差错发生的可能性和应付帐款处理的混乱。值得注意的是，在ERP系统实施过程中，某些二次开发工作会削弱在系统 中已经设置好的控制，从而产生新的风险因子。这个时候，我们必须要用手 工控制来弥补。完善控制，杜绝盲区需要了解的是，即便根据ERP系统的要求，调整和优化了内部控制，减少 了由于 流程自动化”带来的内部控制可能的削弱，仍然无法彻底消除系统本 身的特点导致的控制盲区。这在复杂的系统接口和多用户访问情形下，问题 是比较突出的。很少有企业用一个系统将企业所有的数据和流程都管理起来。 所以，ERP系 统和其他系统之间的接口是实现不同系统间数据互联互通的必需。 这些位于 不同系统之间的接口是一个重要的风险区域。由于不同系统的数据格式可能完全不同，为了实现数据的传递，就需要进行一系列的转换。这就要求针对不同的技术平台和特点开发不同的接口，这些 接口会产生新的控制方面的问题和风险。 另一方面，许多企业在实施了 ERP 系统后，陷入了用户访问方面的问题。比如，如果访问权限开放给不应该拥 有访问权限的个人或团体，它将极大地提高数据遭到破坏的风险。缺乏对这 类用户权限的有效控制，会降低那些敏感交易的安全性。所以，用户访问对 敏感交易的访问需要通过有效的控制，例如责权分离的原则加以限制。作为企业