办公室工作业务知识

1、办公室工作业务知识【按】办公室是一个部门的窗口、形象和面孔，处于承上启下、联系左右、协调各方的重要 位置，是办文、办公、办事、办会的主要平台。如何围绕效劳大局这一中心，注重专业和理 论两方面学习，搞好政务、事务、财务三项效劳，发挥参谋助手、综合协调、督查督办、后 勤保障四个作用，念好 宽眼界宽、思维宽、胸襟宽、严政治严肃、管理严格、纪 律严明、深学习深刻、调研深入、对策深化、实为人踏实、责任落实、工作务实、 快运转快、反响快、督办快 五字经，追求 零过失，不让 中枢成为 梗阻，确保各项工作政令畅通，高效运转，尤为重要。近日，市委、市政府制定下发了关于开展机关 作风整顿活动的实施意见?。现将市统

2、计局党组书记、 局长高强结合市委、 市政府出台的意 见?，不久前在全局干部职工大会上所作的专题辅导报告办公室里无小事一兼谈如何做好办公室工作?刊发，以便使办公室这个窗口 更加明亮，同时与同志们共勉，进一步提升办公室工作水平。办公室是一个部门办文、办公、办事、办会的综合工作机构。任务千头万绪，工作千辛 万苦，但没有一桩属于小事，没有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可酿造成大的失误， 稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。要想做好，就必须从小事抓起，从根底做起， 认真做好政务、事务、财务、效劳这四篇文章，充分发挥参谋助手、综合协调、督查落实、 后勤保障四个作用，确保政令畅通、高效运转。按照这一思

3、路，办公室工作应在内强素质、外塑形象上下功夫，在统筹兼顾、会弹钢琴上做文章，在创新效劳、提升效率上求实效，坚持办公室里无小事的工作理念，形成大事小事认真办、当日事情当日办、能办事情马上办、一切事情依法办四办的工作格局，以新亮点、新变化影响和感染其他科室的工作，带动和促使局机关整体工作质量和水平的提高。一、内强素质，外塑形象一办公人员必须具备四种功底一着力锤炼四种素质一要发扬忘我工作的作风。良好的精神状态是做好办公室工作的精神根底和思想根底，严谨的工作作风是做好办公室工作的根本要求和根本保证。要加强理论学习，坚决理想信念，熟悉统计业务，掌握业务技能，做到爱岗敬业，埋头苦干，无私奉献，不计名利，不

4、计个人 得失，甘当无名英雄。二要发扬实事求是的作风。坚持说实话、办实事，扎扎实实做事，诚诚恳恳做人，说话朴实、作风扎实、办事老实，不摆花架子，不做外表文章，凭真抓实干，靠真才实学，求真 功实绩。三要发扬一丝不苟的作风。文秘工作要经得起推敲，事务性工作要经得起检验，临时性 任务要经得起打量，提高一次工作完成率和工作质量精品率。四要发扬雷厉风行的作风。对既定的各工程标、措施、任务落实要不折不扣、迅速到位， 绝不能疲疲沓沓，拖拖拉拉。对局领导交办的事情，要快办、办好；对县区反映的问题，要 认真分析，及时汇报；对上级下达的指示，要准确记录，及时传达。同时，要解放思想，与 时俱进，适应新形势，理清新思路

5、，拿出新招数，开创新局面。二着力塑造四种形象一要树笔杆子形象。办公室是出材料、出思路的地方，人人都要力争成为笔杆子c如果不会耍 笔杆子，就很难发挥更重要的作用。办公室人员成为笔杆子应该做到4点:一是勤学习。当今社会知识更新很快，办公室人员如果不注意学习、积累和提高，就很难写好材料。要坚持学理论，学经济，学业务，不断提高理论和业务水平，提高分析问题、解决 问题能力，为写材料打下良好的根底。二是多实践。要写一手好材料，必须要有持之以恒的精神，多想多思，多写多练，在实践中不断提高。要坚持自我加压，勇挑重担，多写大块头的材料，多记读书笔记，多写心得体会，这样长期坚持下去，就能练就一手过硬的 笔功，成为

6、名符其实的笔杆子。三是善观察。办公室工作的特殊性要求其工作人员必须站在全局 的高度去观察、分析问题，既要善于观察分析宏观形势，从中把握大的开展走向，又要善于观察分析微观现象， 尽可能掌握多方面的情况；既要善于观察分析领导的言行，从中搜寻决策的前沿信息，又要善于听民声、察民情，在结合上做好文章，使自己所写的材料有高度和深度。四是重研究。材料是一个人综合素质的表达。写好材料既需要有较高的文字表达水平，也需要有较高的政策理论水平，更需要吃透情况、熟悉业务。这就要求办公室人员要注意研究经济，研究数字，研究问题，特别是对全年重点工作要跟踪调查，掌握进度，这样写 出来的材料才有较强的针对性、指导性和可操作

7、性，防止大而空。二要树 活电脑形象。一是知识要广。要广学博采，对古今中外、历史地理、边缘科学、 前沿知识都要有所涉猎，努力成为包罗万象的百科全书和方方面面的 百事通。二是信息要灵。办公室人员要成为信息灵通人士，对国际、国内以及本地本部门发生的重要事件要及时了解，始终掌握最新信息， 特别是对领导决策有重要参考价值的信息要快速反响，及时提供。三是情况要熟。办公室人员要做 有心人，注意搜集整理各层面的情况，成为领导的 资料库。对兄弟市州地好的经验和做法，注意搜集总结，并结合实际加以吸收利用；对本地 本部门的情况要了如指掌，尤其是对当年重点工作、经济开展情况、基层先进典型等要掌握 具体，能够熟记在胸，

8、做到心中有数。四是反响要快。坚持高效率，快节奏，雷厉风行，立 竿见影。对局领导交办的事项要区分轻重缓急，做到急事急办，特事特办，今日事今日结， 不推诿扯皮，不拖拉散漫。三要树 老黄牛形象。一是敬业。办公室工作非常辛苦，加班加点是家常便饭，在这里 工作就要付出比别人更多的努力和艰辛。因此，办公室人员必须有强烈的事业心和责任感， 有高度的敬业精神，有踏踏实实的工作态度，干一行、钻一行、爱一行。二是实干。老黄牛精神的实质就是干。在办公室工作尤其需要实干， 花招是站不住脚的。办公室人员要象 老 黄牛一样，既要抬头看路，盯准目标方向，又要低头实干，靠实干取得政绩，靠实干赢得 领导和同志们的信任，靠实干树

9、立良好的形象。三是诚信。诚信是人生第一大财富，也是一 个人思想品质的重要表达。办公室人员要以诚信为本，操守自重，一诺千金，不说空话，更 不允许欺上瞒下，弄虚作假。四是奉献。办公室工作辛苦，生活清苦。在办公室工作本身就 是对一个人党性、意志和品格的锻炼。办公室人员应该以苦为荣，安贫乐道，真正耐得住清贫，抵得住诱惑，守得住防线。四要树 勤务员形象。无论是想问题、办事情，还是出主意、搞协调，都要自觉做到脑 勤、腿勤、口勤、手勤。脑勤，就是要多动脑，多思考，特别要注意研究和思考一些事关全 局的重大问题和重点工作，理出一些规律性的东西，经常提出一些建设性意见和建议。腿勤， 就是要求办公室人员对负责的每一

10、项工作要认真抓，多跑腿，加快工作节奏，提高工作效率，确保工作落实。口勤，就是要对基层热情接待，不厌其烦；向领导多请示、多汇报，争取支 持；与同志多交流、多谈心，加强沟通。手勤，既要多办事，勤办事，会办事，又要多写多 练，不断提高文字表达能力，提高以文辅政水平。二、统筹兼顾，善弹钢琴 一实践中要正确处理 四个关系办公室工作纷繁复杂，如何在两眼一睁，忙到熄灯的处境中理出一点头绪来，在工作中争取一点主动，少一点被动呢？一要处理好大事和小事的关系。办公室管了许多事，有大事、也有小事。怎样处理好大事和小事的关系？根本的出发点是小事不能不管，大事不能不抓，应把任何事都当大事来做。作为办公室主任或人秘科长，

11、首先应该把自己的主要精力放在协助局领导解决大事上。 局领导一个时期想什么问题，研究什么问题，需要提供什么信息， 也就是办公室主任或人秘 科长同时期应该抓的大事。也就是说，应该适应决策层的要求来安排和组织办公室的工作。特别重要的是，要千方百计替局领导挡小事，让领导能集中精力抓大事。挡小事不是不管大 事，而是把小事揽过来，由办公室消化掉，不要使一些小事去干扰领导工作。这样，办公室 看起来办了一些小事，但让领导能集中精力抓大事，从某种意义上说，也是抓了大事。二要处理好主动和被动的关系。办公室工作有很大的被动性，这是办公室的工作特点所决定的。但也不是完全处于被动的地位，关键是要妥善处理好主动和被动的关

12、系。一是要具有善于主动参政的意识。办公室的工作比拟接近局领导，对上级的精神、同级党委、政府和部门一个时期的中心工作及领导的思想意图，一般来说能较早的知道。 领导的思想、意图都离不开上级的精神，离不开每个时期的中心工作。只要吃透精神，熟悉情况，领导的思想 意图也是不难掌握的，这样就可以及时准确地为局领导提供情况，出主意，提建议。二是要通过标准化变被动为主动。在办公室工作的同志常感到最头痛的是难以掌握领导的行动，作为办公室可以建议局领导对工作实行长方案、短安排，用碰头会或其它形式，把一周或一个月的工作部署及每位局领导的工作安排，由办公室按周或按月排出日程安排表，印发各位领导和各科室，并由办公室协调

13、、组织、实施。同时还要注意多与省局、 队及市委、市人大、 市政府、市政协等方面联系，加强联系和衔接。这样，不仅工作的方案性和主动性增强了， 而且办公室的工作也会主动许多。三是要注意总结办公室工作的规律性。办公室工作虽然头绪多，但只要善于总结，都有规律可循，大事小事按照客观规律去办，都会主动的。特别是 在超前效劳上多动脑筋、多想方法，把工作做细做实做精，被动的问题就会迎刃而解。三要处理好政务和事务的关系。办公室的工作从大的方面分就是两大块，一是政务，一是事务。而我们普遍感到，办公室事务性的工作太多，两眼一睁，忙到熄灯，回头一想又 不知忙了些什么。别的科室年度述职时，一二三四，甲乙丙丁，一条一条明

14、明白白，而办公 室的工作，一堆乱麻，理不出个头绪，没有一条能提得起、道得明。但是，无论是政务，还 是事务，都是办公室份内的工作，都需要办好。这也是办公室的职能、性质所决定的。我局 办公室按政务类和事务类作了较为明确的内局部工，将政务类与事务类工作分而管之，政务和事务的关系问题得到了较好的解决，这样就不至于把主要负责同志缠在事务堆里。但作为办公室主任或人秘科长，应该有全局观念、整体观念，眼睛不能只盯在办公室这个小范围， 主要精力应该放在配合局领导处理好关乎全局的政务工作上。办公室主任或人秘科长分管一大摊子，要保证杂而不乱，有章法地工作，就要象毛泽东同志讲的那样会弹钢琴，按照办公室 参谋、协调、效

15、劳这个主旋律，奏出一个协调的乐章来。四要处理好工作与学习的关系。办公室主任或人秘科长没有不忙的，可以说根本上没有时间学习，真是 入不敷出。怎么办？最好的方法是在工作中学习，在实践中学习。一是 要认识到学习如逆水行舟，不学那么退，会无所作为。二是要善于抓住各种时机，向领导学习， 向同事学习。平时应注意学习领导同志观察分析和处理问题的方法；勤于发现、吸纳同事的长处，善于取长补短。三是要利用各种文件、 资料、信息，勤于思索，勤于积累，学以致用， 为用而学，不断充 电，才不致落后。三、创新效劳，提高效率 一促使办公室工作向 五化转变如何进一步做好统计部门办公室工作？我个人的体会是必须在强管理、抓协调、

16、重效劳、促高效上下功夫，只有这样，才能使办公室工作提高到一个新的水平，更好地适应统计事业开展的需要。 一管理要科学化管理出效率、出成绩。近年来，市统计局人秘科坚持了周一例会、事务值班、人秘科长 工作请示、信息报送督查、财务季报和目标管理考评6项制度，在作用发挥上尽职尽责，积极主动，在事务管理上严格程序，力求标准，在任务落实上督办到位，扎实有效，在全省统 计系统办公室主任会议和全市党委秘书工作座谈会议上交流了经验。一要强化职责。一是明确分工。对办公室工作要按性质合理分工，使人人有责任、有任 务，个个各司其职，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。对临时性工作要切忌同时交给同一职级的两个

17、人。否那么，就会出现龙多不下雨、竺个和尚没水吃等相互推诿、互相扯皮的现象。即使不得已需要两位或多位同志办理同一工作时，也要讲明责任， 明确谁牵头，谁配合。二是量化考核。要建立岗位目标责任制，从办公室领导所应承当的责 任到每个工作人员肩上的任务，都要科学合理地设置，尽量做到细化、量化、操作性强。对 事务性的岗位，如办会、办事、收发、接待等不宜量化的环节，制定标准目标；对以效率质 量为主的岗位，制定效率质量目标。三是靠实责任。对领导交办的任务要热心办、马上办、办得好，不推拖、延误。把 办公室里无小事的工作理念印在脑海，牢记每一件事都牵涉 大局，关乎局机关整体利益，必须时刻注意。二要抓主保重。 办公

18、室工作的运转形态大致有两类：一是确定性的，二是非确定性的。每项确定或不确定的工作都有相对稳定的办理方式和程序。对确定性的工作只要在总结经验的根底上，制定出标准化的制度，然后照章行事，就能形成有序的运行机制；对非确定性的工作，主要是指局领导临时交办任务、应急工作和突发事件的处理等，除加强预见性外，更重要的是要有灵活应变能力，做到竺巧：巧筹划、巧运时、巧用兵。巧筹划，即工作上分清轻重缓急，把重点放在抓大事、急事上；巧运时，即合理运筹时间，既保证按时完成任务， 又做到忙而不乱；巧用兵，即运用分权、分责等方法，调动众人的积极性。这样，工作再重、 再急、再难，也可做到井然有序。三要力求标准。提高办公室工

19、作效率和效劳质量，必须把加强制度建设、强化内部管理、 大力推进办公自动化放在突出位置，将各项工作纳入标准化轨道。一是标准行为。建立健全各项规章制度，对各个岗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明确规定， 做到有章可循。二是标准工作。对办公室各项工作应遵循和注意的环节，制定严格标准，使 各项工作程序化；努力改良办公室工作条件， 实现办公自动化、信息网络化。三是标准机制。 在办公室内部建立良好的选人、用人机制。在选人上，要严把 入口关，真正将那些思想政 治素质高、热爱办公室工作的同志充实进来；在用人上，引入竞争机制，真正将那些埋头苦干，业务精湛，群众信得过，领导满意度高的同志安排到重

20、要岗位上来。二协调要标准化协调是纽带、是桥梁。在具体工作中，我们始终坚持 两不、两多、两少、五不让。两不，即 鞍前不越位， 鸟后不落伍； 两多，即事先多商请，事后多沟通；两少，即少摆架子，少添乱子；五不让，即不让领导安排的工作在科里延误，不让办理的文件、事务在科里积压，不让各种过失在科里发生，不让衔接的事项在科里断档，不让局机关的形象在科里受损害。一要发挥桥梁纽带作用。 在协调方面，要特别注意做好上情下达和下情上报，既有纵向的沟通，也要有横向的联络， 充分发挥好办公室的桥梁纽带作用。这就要求我们必须找准位置，选好切入点。办公室是窗口，代表着统计部门、统计队伍的形象，平时待人接物的几句 话、接

21、的口气都关乎桥梁纽带的作用的发挥，确实没有小事。同时，督办、信息、保密、文书处理等工作，对下都有管理、指导、协调职能，不仅要做好办公室自身工作，还要拿出 足够的精力去管理和指导面上的工作。平安保卫、后勤效劳等工作，都需要据情督查落实， 杜绝出现不到位的问题。二要发挥综合协调作用。 沟通、协调、综合是办公室的一项重要工作。情况综合、工作 协调、确实不容易。比方召开一次会议顶多半天、一天时间，但具体的协调、综合任务提前 数天就得着手准备，领导讲话要赶写，有关情况要搜集综合，开会时间、地点、参会人员要 协调，会后各县区的贯彻落实情况还要整理反响，一环扣一环，环环不可少，少了哪一个环节都会出问题。因此

22、，综合情况角度要准，有理有据，准确可靠；协调工作要有力度，横到 边，竖到底，发挥最大效能。三要发挥 J 盘棋作用。办公室是一个整体， 要使这架机器正常运转， 就需要各个岗位和全体工作人员之间的相互合作。怎样做到相互配合支持、沟通协调呢？ 一是要搞好相互之间的团结。没有全体人员思想感情的沟通和交流，就不会有工作上的沟通和交流，就没有好的工作根底和气氛，也不可能把工作做好。二是要加强在工作中的磨合，多信任，多支持， 多理解。要像运发动踢足球、打篮球一样，必须做到球到人到，配合默契，才能取得好成绩。 如果能在工作上到达这种默契的状态，就能使整个办公室的工作水平提高一个层次。三效劳要优质化优质效劳的关

23、键是创新。要根据新形势、新任务的需要，突出抓好效劳方式的创新，强化竺种意识，实现 竺个转变。一要强化超前效劳的意识，实现由被动效劳向力争主动效劳转变。一方面，要善于分析、总结办公室工作的规律，积极运用这种规律努力增强工作的主动性；另一方面，要增强 工作的方案性，科学规划工作，注重超前预测，既要想领导之所想，更要想领导之未想，及 早发现工作中可能出现的困难和问题，并提出相应的对策，掌握做好工作的主动权。二要强化效劳全局的意识，实现由只办好具体事务向当高参转变。这要求办公室工作人员要勇于开拓，敢于创新，在抓好日常具体事务的同时， 围绕中心工作想事、 谋事、干事， 做到能办大事，会办难事，敢办新事，

24、创造性地开展工作，推动当年重点工作和全局工作的 开展和落实。三要强化优质效劳的意识，实现按惯例办事向开拓新局面转变。要优质效劳，以实现 工作零过失为标准，严谨细致地做好每一个环节的工作。特别是要克服墨守成规的经验主义做法，面对不断开展变化的新形势，善于应变求新，尽可能堵塞工作上、制度上的漏洞， 为统计业务工作的顺利开展提供全过程的优质化效劳。四信息要超前化信息是领导掌握全局、决策工作的第一手资料。多年来，我们坚持按月编发以经济分析、 调研报告为主的庆阳统计?和以发布各行业月进度数据为主的庆阳统计月报?两种信息内刊，在拓展信息资源上下功夫，在丰富咨询内容上做文章，在提升效劳水平上求实效，为领导决

25、策、经济开展、社会需要提供了大量的经济社会信息资料。实践中要做好信息工作，必须突出 竺点、把握 竺性、抓好 竺新。一在信息内容上应突出 竺点。一是捕捉亮点。在实施 工业强市、产业富民战略进程 中，全市、各县区、各行业、各部门的工作都卓有成效，但最重要的是要善于透过进度数据 寻觅亮点、通过调研反映综合的、行业的、部门的闪光之处。二是关注热点。不仅要及时报 送各行业经济社会开展的动态信息，而且要特别注意扣紧群众反映强烈、领导极为关注的重大经济社会问题，超前编报苗头性、倾向性的预警信息。三是剖析难点。对重大的经济现象， 例如与西陇海西兰经济段的对接、长-环经济带的开展、油煤气产业的开发等，要在深入调

26、研的根底上，剖析问题及原因，有针对性地提出对策建议，帮助领导解难。二在信息质量上应把握 竺性。一要有真实性。要全面准确反映客观现象，切忌随意修 饰、笔下生花，必须用事实和数据说话， 防止掺杂个人主观成份， 切实做到不渲染、不遮掩、 不扩大、不缩小，有喜报喜，有忧报忧，为领导提供真实可靠的信息。二要有时效性。信息 的时效性是关乎信息质量的重要因素。信息一经形成，提供的时间越短，其价值就越大，而 时间的延误，会使信息的价值衰减以至消失。同时，要充分发挥信息网络优势，增强信息传输时效。三要有超前性。 要从新情况、新问题中筛选信息，要从领导关心而亟待解决的问题 中透视信息，要从不同时间带倾向性和关键性的问题中过滤信息，做到靠前提供，超前预警。三在信息拓展上应抓好竺新。一要在开展、变化中抓新。要善于寻觅无形的新信息，如观念转变、思想变化、 作风改良等方面的信