原始记录及数据处理管理程序

1、标准操作规程Standard Operating Procedure编号No.版本号Version 分析原始数据记录及处理管理程序Management Procedure for Recording and Processing Analytical Raw Data 页码Page12 of 12分析原始数据记录及处理管理程序Management Procedure for Recording and Processing Analytical Raw Data部门：Department签字/日期：Signature/Date起草人：Prepared by 审核人：Reviewed by 审核

2、人：Reviewed by 批准人：Approved by 颁发部门Issued by执行日期Effective Date替换文件Replaced For复审日期Review Date分发部门Distributed to1 目的根据良好的实验室规范，建立管理程序，规定如何记录和处理分析原始数据，包括质量检验过程的分析原始记录的书写规则、计算过程中的数据处理规则，确保分析人员能真实、准确、完整、规范地记录实验情况，便于产品检验的可追溯性和数据处理的科学性。2 适用范围本程序适用于需要按GMP管理所进行的分析检测，包括产品放行检测和为建立或延长产品有效期所进行的稳定性考察相关的活动，主要有原辅料的

3、进厂检测，中间体检测，成品检测，稳定性检测、方法确认和验证活动，产品研发阶段所进行的检测或者方法开发阶段的检测的要求不包括在本程序中，但可以参考本程序所制定的一些原则。3 定义和术语3.1 分析原始数据：指按照公司内部的程序，以一定的形式，对检验过程的各项操作所作的最初的直接记载。可以是纸质的、也可以是电子的、或其它载体形式。 3.2 有效数字：是指在分析工作中实际能够测量到的数字，所谓能够测量到的是包括最后一位估计的，不确定的数字。一个近似数据的有效位数是该数中有效数字的个数，指从该数左方第一个非零数字算起到最末一个数字（包括零）的个数，它不取决于小数点的位置。4 责任4.1 API QC、

4、中间化验室、分析中心实验人员在进行需要按GMP管理的分析检测时，需按照本管理程序规范记录和处理原始数据。5 EHS要求N/A6 程序6.1 原始记录书写通用要求6.1.1 记录人：记录必须由检测人员完成，所有参加检测工作的人都要签字并注明工作日期。6.1.2 记录人应记录实际操作的参数和观察到的现象。所需记录的原始数据应包括：观察到的、实际测量的、以及在设备日志、记录本和记录纸上记录的数据等等，也包括设备中显示或打印出的数据和图表：如色谱图和光谱图。称量天平已配置打印设施的，所有的称量条需自动打印并签名/日期后粘贴于原始记录中。如天平非自动调零，则需分别记录总重、皮重和净重。6.1.3 记录应

5、及时：应该在进行某项实验工作同时或完成某项实验工作后立即填写记录，操作过程尽量带原始记录以便随时记录，提前记录或在一天工作结束后才进行记录是不允许的。6.1.4 记录应能永久性保存，可以使用黑或兰墨水的钢笔、水笔或圆珠笔，不能使用铅笔记录（TLC板上的划线除外），必要时，使用复印或照片技术。检测设备直接打印的图谱、原始数据等需签名后粘贴于原始记录中，用热敏纸打印出来的记录必须复印。复印前必须确保原件准确。所有原始记录及复印记录都应签名和注明日期。计算机化系统产生的电子原始数据需要根据规定定期备份，可采取刻盘或者其他合适的方式来进行。6.1.5 记录应准确。需要计算时，至少计算两次；应有第二人对

6、计算结果进行复核；原始记录应记录完整的计算公式和单位，也可用经验证的EXCEL计算表格进行结果计算，并打印结果。打印的EXCEL计算表格须链接原始记录编号并经签名和复核。所有检验原始记录应有检验员和复核人的签名。关于分析记录的复核和审核的要求，需参照H3-SOP-71031 “第二人复核和审核管理程序”以及H3-SOP-72017“样品检验流程”中要求。6.1.6 记录应明确。记录的描述性内容，不能引起歧义和不同理解。6.1.7 记录应完整，应按照人机环料法的原则去记录，包括时间、地点、人、检测内容。详细要求如下：6.1.7.1 在记录纸上不能留有空白，在不用处，用N/A 表示，同时签名和日期

7、；内容与上项内容相同时，应重复抄写，不得用“.”或“同上”表示；需说明的事项，可在备注栏中注明。关于操作者签名和日期，如记录同一页中有较多的空格需要填写N/A，且为同一化验员同时填写，可以只签一次名，对于连续的空格，可以顶格填写一个N/A即可。6.1.7.2 记录所有的原始数据，包括检测用到的仪器、设备、试剂和试液、样品、检验依据、详细的检验过程记录以及产生的图谱和数据，检验人签名及日期，复测人签名及日期。若有必要，需要记录环境温湿度。所有的原始档案都必须附报告单归档。所有的打印纸上（比如卡氏测定水、紫外、气相和液相等图谱）都必须注明以下内容：产品名称、批号、操作者/日期。6.1.7.3 溶液

8、配制过程需要记录所使用到的试剂和试液的名称、批号和有效期(失效期)。如使用已配好的溶液须记录溶液名称，批号和有效期或者在记录中链接其配制记录，比如使用已自行配制好的流动相、分离度溶液、滴定液等试液时需要在记录中链接其最初配制时填写的记录编号，以确保记录的可追溯性。6.1.7.4 配制的过程需要详细记录全过程，不能采用缩写或采用详见某某检验规程的方式，例如：不能记录成配制0.2mg/ml的甲醇溶液。而应记录20mg100ml（甲醇溶解）。对于配制量需计算的，计算过程也应该要作为原始记录记录下来。6.1.7.5 图谱或打印的数据需要被多份记录共用时，相应的记录编号应被互相链接。6.1.7.6 检验

9、过程所用的临时容器应标记批号或者容器编号，该编号需要在原始记录中体现，以避免混淆和确保追溯性。6.1.7.7 检验记录应记录检验依据、方法名称和检测的项目名称。检测中用到的仪器和设备以及计量器具都要在校正期内，并记录其型号和编号。所有名称应按药品标准规范书写或者采用经批准的缩写，不得采用习惯用语。6.1.8 数据应直接记录，确保其原始性：直接记录在记录纸或记录本上，不能记在贴纸、纸片、废纸、包装、袖口、手套、白大褂或制服上等，避免数据的二次转移。6.1.9 记录应保持清洁，真实严肃：所有的签字和时间、记录内容等均应真实；记录及其背面，均不得涂画与记录无关的内容；记录本在任何情况下都不得发生撕页

10、；任何原始数据都不能被丢弃。6.1.10 记录应书写规范，字迹清晰，防止被人误认，并正确修改笔误。6.1.10.1 应注意0和6、U和V、S和5、1和7、3和8、B和8的书写。6.1.10.2 如发生笔误，应在笔误记录上划一条线（不能在数据中修改单个数字），使原值清楚可见，不要将笔误用笔涂改，不可用涂改液，不可遮掩笔误（刀刮、橡皮擦都是不允许的）；应由修改人在附近写上正确内容，日期，修改原因并签名。复核者在发现错误时应通知检验员进行修改（若有特殊原因，如检验员出差、离职等不能签字，可由复核人修改，并经其他人或主管复核），复核者应在对所有信息复核无误后签名。6.1.10.3 报告单开具后，一般由

11、该批化测检验员对数据进行复核并签字，若有特殊原因，如检验员出差、离职等不能签字，可由其他人员复核后签字。6.1.10.4 日期的书写可采用二种方式，四位年号/月/日，如“2006/08/30”；月/日/四位年号，如“08/30/2006”。 斜线“/”可以用“-”或“.”替代。6.1.10.5 时间建议按24 小时制记录时间，如07：30和16：30；若习惯按12小时制记录时间，需注明 a.m./p.m.。6.1.10.6 签名应签全名，不得只写姓氏，不得用盖章代替签名。可以使用缩写的签名，比如拼音首个字母的缩写，但该签名需在人事部门登记后方可使用。6.1.10.7 计量单位：采用记录或SOP

12、中提示的计量单位。6.1.10.8 原始记录的有效数字应与仪器、计量设备的精密度相同或再估计一位。如万分之一天平记录到小数点后第四位，滴定管均可估计一位。计算结果按四舍五入规则修约，且有效数字保留规定位数。6.2 各检验项目原始记录书写具体要求6.2.1 性状：应根据观察得到的样品的真实外观进行描述，不可照抄标准上的规定。如标准规定其外观为“白色或类白色的结晶或结晶性粉末”，可依观察结果记录为“白色结晶性粉末”。标准中的臭、味和引湿性(或风化性)等，一般可不予记录，但遇异常时，应详细描述。6.2.2 溶解度：一般不作为必须检验的项目；但若注册标准、客户要求该项或遇有异常需进行此项检查时，应详细

13、记录供试品的称量、溶剂及其用量、温度和溶解时的情况等。6.2.3 鉴别项颜色反应：应记录样品取样量，所加试剂，反应过程及结果。紫外、红外、气相和液相色谱应记录所用仪器型号及编号、所用试剂的批号和有效期、溶液配制过程和实验条件并打印图谱。6.2.4 pH值：应记录仪器型号及编号、实验温度、校正数据和结论，样品称量。一般配制一份样品，读取二次，取平均值。6.2.5 干燥失重：应记录所用的烘箱编号/型号和样品称重过程，干燥温度和时间，计算公式及结果。如有恒重要求，应记录每次称量的重量。6.2.6 炽灼残渣：应记录称重、处理过程和实验条件（包括所用的仪器编号/型号、测定温度、时间等）。6.2.7 重金

14、属：应记录称重和实验条件，样品处理过程，所使用的标准铅溶液配制日期、有效日期、体积等。若用炽灼残渣项下做重金属，则需链接至残渣项。6.2.8 比旋度：应记录实验温度，仪器编号/型号和样品称量，稀释过程，测得的三次旋光度值，以平均值进行比旋度的计算，一般要求做一份样品即可。6.2.9 卡氏水分：应记录标化过程，样品的名称、批号及各次样品称量，结果及仪器编号/型号。6.2.10 TLC：应记录层析板型号，展开剂配制，试验溶液配制，显色的条件及过程。TLC完成后要在板上用铅笔标识出点的位置，高度，展开高度，并计算Rf值大小。进行TLC检查时，所形成的斑点应拍照或者复印留存。6.2.11 熔点：仪器型

15、号，除硅油外的传温液名称，升温速度；初熔及全熔时的温度(估计读数到0.1)，熔融时是否有同时分解或异常的情况等。熔点的方法SOP来修约。6.2.12 异常毒性：记录小鼠的体重和性别，供试品溶液的配制及其浓度，给药途径及其剂量，静脉给药时的注射速度，实验小鼠在48小时内的死亡数，结果判断。6.2.13 热原：记录饲养室及实验室温度，家兔的体重，每一家兔正常体温的测定值与计算，供试品溶液的配制(包括稀释过程和所用的溶剂)与浓度，每1kg体重的给药剂量及每一家兔的注射量，注射后3小时内每1小时的体温测定值，计算每一家兔的升温值，结果判断。6.2.14 降压物质：记录组胺对照品溶液及其稀释液的配制，供

16、试品溶液的配制，实验动物的种类(猫)及性别和体重，麻醉剂的名称及剂量，抗凝剂的名称及用量，记录血压的仪器名称及型号，动物的基础血压，动物灵敏度的测定，供试品溶液及对照品稀释液的注入体积，测量值与结果判断。并附记录血压的完整图谱。6.2.15 紫外分光光度法分析：每次检测前先做空白调零，标准扫描和样品扫描。每一张扫描图谱都必须标识（例：品名、批号、检验者、检测时间等）。6.2.16 滴定标准滴定液用摩尔浓度表示浓度。应记录所用标准滴定液的名称、浓度和有效期等信息，样品和空白销耗量，摩尔浓度，反应当量，样品的分子量，样品称量等信息，根据公式计算得到湿计结果。如结果要求以无水计，将湿计含量除以（1水

17、分），进行折干。若为自动滴定，报告中必须包括自动滴定仪的打印数据。打印数据中应包含以上信息。6.2.17 HPLC/GC检测² HPLC记录的内容：产品名称、检测方法依据包括标准名称（并写明所检验的项目名称）、检测日期、仪器编号/型号、进样量、色谱柱编号/品牌型号、流速、检测波长、柱温、标准品来源、标准品批号、标准品含量、检测波长、柱温、溶液配制过程，并记录所用的试剂名称及批号、有效期，如为梯度流动相，还应记录组分变化表。² GC记录的内容：产品名称、检测方法依据、检测日期、仪器编号及型号、固定相、色谱柱类型/编号、柱温、载气、流量、进样口温度、进样量、检测器类型、检测器温

18、度、空气流量、氢气流量、尾吹气流量等；标准品（及试剂）名称、批号、效期，如为顶空进样方式，还应记录顶空进样条件。² 标准品或工作标准品或样品，存在多个称量时, 要对称量数据要进行编号，以避免混淆。² 仪器功能允许的话，还需打印进样序列表。序列表需要在设定好之后（确保要在所有的进样瓶都放置到位时）由复核人检查输入信息的准确性，完整性，签字确认（若特殊情况如打印机故障、复核人不在等，未在进样前及时复核，需注明原因，并由主管签字确认）。复核的内容应包括但不限于以下：产品名称，方法，进样针数，流动相总量是否够用，样品瓶号和自动进样器的位号是否一致。若进样过程中发现序列表需要更改，应

19、将序列表重新设置并经复核、打印、检验员及复核人签名（包括日期）。所有打印的序列表均需作为原始记录的一部分归档保存。² 要将打印的色谱图和Excel计算表合订成本，合订本要粘贴在相应记录中；合订本中EXCEL计算表及图谱的第一页均需写上原始记录的编号，并经检验人和复核人签名和注明日期；且每一页都需要注明第几页和共几页（例如：1/n，2/n，3/nn/n），EXCEL计算表和图谱分别计算总页数。² 每一张图谱都必须标识以下内容：空白或样品（名称、批号）等，如仪器功能支持，需采用事先输入的方式显示在图谱上，标准品色谱图上须显示标准品或工作标准品的批号。² 必须进一针空白

20、，观察溶剂中可能存在的峰对样品的干扰情况，必要的话，应在计算中扣除空白。标准溶液进样针数参照相应的检测方法SOP。在进样品前，应确认系统适应性达到要求。当产品方法中规定计算柱效、拖尾因子等参数是采用标准溶液的色谱图来计算时，取一份标准溶液的色谱图来计算即可。6.2.18 称量要求：Ch.P.规定称样量为“约XX”时，是指称样量不超过规定量的正负10%，一般可用台秤或量杯量取。比如“精密称定”25mg，是指称量范围从24.5 mg至25.5mg。“精密量取”时，应选用相应的移液管，移液管的准确度应符合国家标准的有关规定。检测含量项目时，若方法中规定准确称量（精密称定）的，称量的不确定度应不得超过

21、0.1%，即称量值应在天平的最小称样量之上，需要选择合适的天平来进行称量。一般情况，在方法中注明样品需要准确称量的项目（如含量测定），当称量大于200mg，至少使用万分之一的天平，称量200mg20mg至少使用十万分之一的天平，在称量20mg以下的样品时，应使用微量天平（比如百万分之一天平），不能使用普通分析天平。若满足分析天平精度和最小称样量的前提下，可增加称样量，但样品浓度应保持不变。需注明原因，并由主管确认。6.2.19 原始记录的有效数字应与仪器，计量设备的精密度相同或再估计一位（若适用）。如万分之一天平记录到小数点后第四位，刻度移液管，滴定管，量筒等均可再估读一位。6.2.20 其它

22、非常规项目的检测原始记录也应遵循以上原则，记录所有检测的全过程、试剂、标准品、标准溶液的相关信息。6.3 计算过程中的有效数字处理规则外销COA及原辅料入库单化测内部入库单和稳定性数据汇总结果和规格位数保持一致。Ø 杂质的最终结果开具报告原则为：当杂质检测值小于1.0%时，检测结果需保留两位小数，当杂质检测值大于或等于1.0%时，检测结果可只保留一位小数。残留溶剂书写单位与标准规格保持一致，以%计时原始记录及结果书写方法同杂质检测，以ppm计时保留整数位。Ø 水分，残渣，干燥失重检测值小于1.0%时，检测结果需保留两位小数，当检测值大于或等于1.0%时，按规格位数报告。&#

23、216; 其它项目结果和规格位数一致。6.3.1 无特殊规定的情况下，检测数据和最终报告数据的格式一般按如下原则：6.3.1.1 完整记录分析过程中的所有检测数据，并写明检测设备，例如：pH测量时仪器读数为两位小数，则应记录两位小数；旋光仪读数为三位小数，则应记录三位小数；紫外分光光度计吸光度读数为三位小数，则应记录三位小数。目视设备的读数应保留一位可疑数字，例如：滴定时消耗滴定液的体积应保留两位小数。6.3.1.2 最终的计算结果和质量标准中的规格位数保持一致，例如：pH值一般保留一位小数。6.3.1.3 参与计算的中间值结果一般保留的有效数字至少与原始记录的有效数字的位数一致，例如：含量无

24、水计时，参与计算的水分平均值结果有效数字与原始结果的有效数字一致。但HPLC方法的EXCEL计算表中含量和杂质中间计算结果保留四位小数，例如取平均值前的计算结果。6.3.1.4 含量计算结果：湿计含量至少保留2位小数，折干后最终计算结果1位小数。产品检验方法中另有规定的除外。6.3.1.5 杂质的最终结果开具报告一般原则为：当杂质检测值小于1.0%时，检测结果需保留两位小数，当杂质检测值大于或等于1.0%时，检测结果可只保留一位小数。6.3.1.6 如未检出杂质或杂质的检测数值小于检验规程中规定的报告限度，则此杂质应报告为“<报告限”例如：当杂质检测方法中注明“<0.05%”的杂质

25、忽略不计时，则该杂质检测值报告为“<0.05%”。当杂质不出峰时，也报告为“<0.05%”。具体参见H3-AM-10076“色谱图的积分处理方法”。6.3.1.7 残留溶剂书写单位与标准规格保持一致，以%计时原始记录及结果书写方法同杂质检测，以ppm计时保留整数位。残留溶剂未出峰或检出值小于检验方法中报告限时，报告为“<报告限” 如检验规程中未给出报告限或忽略限，则未检出杂质报告为“ND”（未检出）。6.3.2 外销报告单中杂质检测数据的最终结果小数点后保留位数与规格相同或多一位。其他客户有特殊要求的按客户要求取舍。6.3.3 根据以上原则进行有效数字的修约，规则为四舍五入，

26、任何数据均一次修约而来，不需要考虑下位的数据而连续累进。例如：0.0050可修约至0.01；0.0049则修约至0.00。6.3.4 为避免重复修约的情况，当实验室内部数据传递时，若第一次修约后的最后一位数为5，则需采用第一次修约前的原始数据进行修约，以避免此数值被二次修约而进位。例如：中间数据传递时0.1497，应传递为0.1497。不能修约为0.15，否则当此数据被传递后需要再次修约为一位小数就会被修约成0.2而导致误差。6.3.5 化测和稳定性岗位人员在汇总本上汇总数据碰到小数点后最后一位是5的时候，需在5后面用上下箭头表示，表示如果再修约这个5还能进位，表示如果再修约这个5是已经被进位

27、过一次，不能再进行进位。7 参考或引用文件7.1 H3-SOP-01012 “GMP原始记录管理程序”7.2 H3-SOP-71031 “第二人复核和审核管理程序”7.3 H3-SOP-72017 “样品检验流程”7.4 USP 药典版凡例，Ch.P.版凡例和EP 凡例7.5 H3-AM-10076“色谱图的积分处理方法”8 附件8.1 H3-SOP-72027-R01理化检验原始记录（一）8.2 H3-SOP-72027-R02理化检验原始记录（二）8.3 H3-SOP-72027-R03理化检验原始记录（三）8.4 H3-SOP-72027-R04理化检验原始记录（四）8.5 H3-SOP

28、-72027-R05理化检验原始记录（五）8.6 H3-SOP-72027-R06理化检验原始记录（六）8.7 H3-SOP-72027-R07理化检验原始记录（七）8.8 H3-SOP-72027-R08理化检验原始记录（八）8.9 H3-SOP-72027-R09理化检验原始记录（九）8.10 H3-SOP-72027-R10重金属检验原始记录（CP方法二）8.11 H3-SOP-72027-R11重金属检验原始记录（USP方法）8.12 H3-SOP-72027-R12重金属检验原始记录（USP方法）8.13 H3-SOP-72027-R13重金属检验原始记录（EP方法C）8.14 H3

29、-SOP-72027-R14重金属检验原始记录（EP方法F）8.15 H3-SOP-72027-R15重金属检验原始记录（JP方法2）8.16 H3-SOP-72027-R16通用重金属检验原始记录8.17 H3-SOP-72027-R17干燥失重检验原始记录8.18 H3-SOP-72027-R18比旋度检验原始记录8.19 H3-SOP-72027-R19紫外分光光度法检验原始记录8.20 H3-SOP-72027-R20溶液澄清度与颜色检验原始记录（EP）8.21 H3-SOP-72027-R21 pH检验原始记录8.22 H3-SOP-72027-R22颗粒度检验原始记录8.23 H3

30、-SOP-72027-R23砷盐检测原始记录（CP古蔡氏法）8.24 H3-SOP-72027-R24砷盐检测原始记录（JP 二乙基二硫代氨基甲酸银法）8.25 H3-SOP-72027-R25 TLC检验原始记录8.26 H3-SOP-72027-R26电位滴定法检验原始记录8.27 H3-SOP-72027-R27滴定法检验原始记录8.28 H3-SOP-72027-R28氯化物检验原始记录8.29 H3-SOP-72027-R29硫酸盐检验原始记录8.30 H3-SOP-72027-R30高效液相色谱法检验原始记录8.31 H3-SOP-72027-R31气相色谱法检验原始记录8.32

31、H3-SOP-72027-R32内毒素检验原始记录（凝胶法）8.33 H3-SOP-72027-R33内毒素检验原始记录（浊度法）8.34 H3-SOP-72027-R34热源检验原始记录8.35 H3-SOP-72027-R35异常毒性检验原始记录8.36 H3-SOP-72027-R36降压物质检验原始记录8.37 H3-SOP-72027-R37 X-射线粉末衍射检验原始记录8.38 H3-SOP-72027-R38气相质谱法检验原始记录8.39 H3-SOP-72027-R39溶液澄清度与颜色检验原始记录（CP）8.40 H3-SOP-72027-R40可见异物及不溶性微粒检验原始记录8.41 H3-SOP-72027-R41熔点检验原始记录8.42 H3-SOP-72027-R42溶解度检验