QP-01(文件控制程序)

1、. 浙江九和五金制品有限公司ZHEJIANG JIUHE HARDWARE PRODUCTS CO.,LTD.文件控制程序编制部门: 文控中心生效日期: 2013-03-13核 准审 核制 定版 本修 訂 內 容文件更改申請單：NOA-0新版发行B-0更新版本1.0目的 制定与质量管理体系有关的文件进行控制，确保文件有效性与适宜性，在各相关场所均能获得有关版本的文件。2.0 .范围 适用于本公司所制定的质量管理体系文件，已及本公司获得的外来文件。3.0 职责 总经理：批准质量手册，程序文件等质量体系文件。 管理者代表：审核质量手册，程序文件等质量体系文件。 文控中心：负责文件的归口管理工作，以

2、及质量手册，程序文件和管理类文件的编写组织，外来文件的控制。 各部门：负责组织技术文件的编写工作。4.0 程序4.1 文件分类 公司的质量管理体系文件包括：a. 第一层文件：质量手册b. 第二层文件：程序文件c. 第三层文件：管理类文件：与质量管理直接相关的各项管理制度，管理规定等关联性文件。技术类文件：产品加工作业指导书（图纸），设备安全操作规程，检验规程等。外来文件：国家，行业标准/法规，相关部门的规章，顾客提供的文件等。d第四层文件：记录表单。4.2文件的编制、审核、批准 4.2.1 质量手册、程序文件、管理类文件、记录表单格式由文控中心负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。 4.2

3、.2技术类文件由相关部门负责组织人员编写，管理者代表审核，总经理批准。4.2.3文件的审核，批准人员在审核，批准文件时，应确保文件的充分性与适宜性。必要时应会及公司高层领导、各部门主管讨论评审，并将编制、审核、批准情况在相关文件上直接签名，对审核、批准中提出的意见由文件编制部门或人员负责协调修改。4.3：文件管制信息规定。 4.3.1质量手册，程序文件，管理类文件，技术类文件，表单均需注明以下信息。a 文件名称及编号b 文件编制/修订日期c 版本号d 修订状态e 页次4.3.2表单只需注明表单名称，编号，版本号及修订状态即可。4.4 文件编写方法参照文件及资料编写格式规范。4.5 文件经总经理

4、批准后，文控中心负责将相关文件登录于文件管制一览表各种表单列入质量记录一览表中，并注明表单的保存期限。4.6文件受控状态4.6.1受控类：质量管理体系所覆盖的场所，产品所需的有关文件和资料，均为受控类文件。其发放更改，作废等受本程序控制，受控类文件发放时需盖红色章。4.6.2非受控类，发到公司外部的文件一般为非受控文件，其更改作废等不受本程序控制，非受控文件不加盖红色章。4.7体系文件发放范围4.7.1技术文件的发放范围由管理者代表决定，一般包括生产部，品管部。4.7.2质量手册，程序文件，管理文件的发放范围由总经理决定，一般包括公司领导，各职责部门等。4.7.3因特殊原因文件需要发至外单位时

5、，须经总经理批准。4.8文件的发放与接收。4.8.1文件发放由文控中心执行，文控需在正本文件上加盖红色“正本文件”章。副本每份加盖“受控文件”章。并做好文件收发记录表。4.8.2文件接收人在文件收发记录表上签名字确认。4.8.3文件回收时需在文件收发记录表相应栏目内做好记录4.9质量管理体系文件为企业保密文件，持有者不得丢失和擅自外传。若有遗失或借阅必须提出书面申请，经发放人批准后方可补发，并记录于文件申领/借阅登记表内。4.10文件的使用。a 保持文件清晰。b 不在文件上擅自进行涂改。c 正确理解文件要求。d 按文件规定要求正确执行；e 各部门受控文件有持有部门或个人妥善保管，直到文件失效或

6、换版；f 不准私自外借。g 及时反馈文件在使用过程中的相关信息。4.11文件评审。4.11.1时机：每年进行一次文件评审，一般情况下在进行内部审核时进行，特殊情况下经管理者代表提出可随时进行。4.11.2组织者：文件评审一般由管理者代表组织进行，管理性文件评审以文控中心为主，技术文件评审以工程部、品质部为主。其他部门配合进行。4.11.3评审结果的处置：通过文件评审，认为原文件不需要进行更改时，原文件可继续使用;认为文件需要进行更改时由该文件的编写部门负责进行更改，更改按4.12要求进行；文件评审后应填写,文件评审记录表4.12文件的更改4.12.1质量管理体系文件的更改，由原起草部门填写文件

7、更改申请单，按文件审批程序进行审批后，由文控中心进行发行并按原发放记录回收原文件，并做好记录；文件的换版按新文件的审批程序进行审批，文控中心发行并回收旧文件，同时做好记录。4.12.2文件更改采用划改、换页、换版三种方式。划改由文件更改部门提出申请，文控中心将所有受控版本进行划改，并盖“校对章”，当不宜进行划改时应采用换页的方式进行，换页由文件更改部门申请，文控中心进行发行，并回收旧版本，当更改内容较多无法用换页解决时则需换版，换版后由文控中心收回原文件，新版本文件发放按本程序的相关规定要求执行。4.13外来文件的管理。4.13.1各相关部门负责收集国内外的与产品符合性和质量管理管理体系有效有

8、关的标准、法规等外来文件交文控中心，文控中心负责建立外来文件一览表，采用拷贝、磁盘等电子媒体形式的外来文件，应加设密码，以防止随意更改、置换，并注意防潮、防压，防磁；对用计算机保存的图纸、文件应复制一份备用。4.13.2文控中心负责组织对外来文件的学习、宣贯、实施，确保产品符合相关标准的要求；4.13.3文控中心协助管理者代表对外来文件的有效性进行评审，以确保其为最新有效版本，文件评审的方法有从网上搜索、查询国内标准的齐全性、有效性，从出入境检验局的网站上评价国内法规的齐全性、有效性，从省检验检疫局玩具实验室处电话咨询国外标准的齐全性、有效性；评审过程中发现外来文件需要增加或更新时，由文控中心负责。4.13.4外来文件的适用性由品管部负责，将外来文件的要求转化到公司的相关工艺、检验规程等技术文件，若外来文件的增加和更新涉及公司的产品时，应对公司相关文件进行评审，必要时更改公司相关体系文件。4.13.5外来文件的有效性与适用性由相关人员进行评审后记录于外来文件评审记录表中。4.13.6外来文件由文控中心统一负责发放/回收，并做好发放/回收记录；外来文件的使用部门应做好管理工作。4.14当需要销毁过期作废的文件和资料时，文控中心将资料进行销毁，管理者代表现场监督。4.14.1作废文件/记录（无效文件/过期记录）后尽可能作重复使用，使用时需在原文正面划大“×