办公文秘培训教案

1、第一课(windows)一、鼠标的使用鼠标分为左右键，左键用来执行命令，单击左键可以选定一个项目，双击左键可以打开一个项目；右键用来调命令，指向不同项目单击右键将弹出与该项目有关的命令。二、如何进入资源管理器指向我的电脑单击右键点击资源管理器点开始程序附件资源管理器三、如何选定单击左键可以选定一个项目（文件、文件夹）按住CTRL再单击左键，可以选定多个不相邻的文件按住上档键（SHIFT）可以选定多个相邻的文件。CTRL+A全选四、如何打开文件选定文件双击左键选定文件单击右键打开选定文件 按回车五、如何删除文件选定文件点工具栏上的删除（×）选定文件单击右键点删除选定文件按Delete键

2、六、如何创建文件夹选定要建文件夹的位置(如：桌面、我的文档)点文件菜单新建文件夹七、文件夹或文件重命名选定文件夹或文件单击右键重命名输入新名称八、移动文件选定文件编辑剪切选定目标文件夹编辑粘贴选定文件击右键剪切选定目标文件夹击右键粘贴选定文件按快捷键CTRL+X 选定目标文件夹CTRL+V九、复制文件选定文件编辑复制选定目标文件夹编辑粘贴选定文件击右键复制选定目标文件夹击右键点粘贴选定文件按快捷键CTRL+C 选定目标文件夹CTRL+V十、回收站(即是垃圾桶)还原文件：选定文件单击右键还原清空回收站:指向回收站击右键点清空回收站十一、画图、计算器点开始程序附件画图或计算器第二课(常识课)一、桌

3、面背景1、在桌面空白处单击右键属性背景选择所需背景或点浏览找到图片所在的文件夹选定图片文件打开确定二、显示时钟开始设置任务栏和开始菜单显示时钟确定三、修改日期时间双击我的电脑双击控制面板双击日期时间随意修改确定/或直接双击右下角的时间。四、如何显示输入法指示器双击我的电脑 双击控制面板 双击键盘 输入法区域设置 启动任务栏上的指示器 确定五、添加五笔：同上，点添加找到五笔确定。小键盘不见的时候，单击五笔旁的那支笔点显示输入状态六、修改鼠标指针双击我的电脑双击控制面板双击鼠标指针浏览选择所需的指针打开确定七、添加打印机双击我的电脑双击控制面板双击打印机双击添加打印机根据向导去完成八、搜索文件点工

4、具栏上的搜索输入文件名选择搜索范围立即搜索九、查看文件夹或文件的大小指向文件或文件夹单击右键属性B=字节 KB=千字节 MB=兆 GB=千兆 1个英文字母=1B1个汉字=2B 1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB十、移动磁盘的使用 优盘的插入：将优盘的插入到机箱前面和后面的USB接口中。 复制文件到优盘：选定要复制的文件右击键复制选定优盘右击键粘贴。 关闭优盘：双击右下角的优盘图标拔下或弹出硬件停止关闭。十一：播放多媒体：（简单地说多媒体就是将图像、动画、声音和视频技术融为一体的术语）1、必须具备有媒体播放器；如：千千静听（播放CD、MP3、VCD伴音、只听到音乐）；

5、暴风影音（可以播放VCD、DVD、可以看到视频）。第三课(Word基础)一、如何打开word双击word图标单击右键点打开选定word图标按回车二、如何退出word点右上角的×图标在任务栏上单击右键点关闭按Alt+F4按住shift 点文件菜单里的全部关闭可以关闭所有文档三、如何创建word桌面快捷方式点开始程序 word 单击右键发送到桌面快捷方式四、Word窗口基本结构五、如何找出隐藏的工具指向工具栏或菜单栏任何一个地方单击右键点取隐藏的工具。（常用、格式、表格和边框、绘图）点视图菜单工具栏（如果标尺不见了也可在视图里找）六、新建空白文档（Ctrl+N)1、点工具栏上的新建空白文

6、档按钮2、点文件新建空白文档确定七、打开（Ctrl+O) 点常用工具栏上的打开或文件菜单里的打开.八、保存（Ctrl+S)点常用工具栏上的保存或文件菜单里的保存输入文件名选保存位置点保存九、密码保存：点工具栏上的保存输入文件名选保存位置点工具常规选项输入密码确定保存十、撤消或更改密码：打开原文件文件另存为工具常规选项删除/输入新密码保存十一、自选图形：1、插入图形：选择所需图形，指针变成十字架时，按左键拖动。2、图形大小：指针放在小正方形上，出现两边箭头时，按左键拖。3、移动图形；指向图形按左键拖或按移动键 ；按住ctrl时可以慢移。4、快速复制图形：按住ctrl，指向图形按左键拖动。5、删除

7、图形；选定图形按delete键或点剪切；也可以点编辑菜单里的清除。6、给图形添加文字：指向图形单击右键，点添加文字。7、自由旋转：选定图形点工具上的自由旋转指针放在小圆上按左键旋转。8、组合图形：按上档键，选定要组合的对象绘图组合9、取消组合：选定图形绘图取消组合第四课(常规排版)一、如何选定1、把光标放在文本的前面，按左键拖动。2、按shift+ 方向键（）3、指针放在行的左端指针向右时单击左键，可以选定一行4、ctrl+A全选5、双击可以选定一个词；三击可以选定整段。二、文本的移动、复制。（剪切、复制、粘贴） 选定要剪切或复制的内容点工具栏的剪切或复制把光标放到要粘贴的位置点粘贴三、查找与

8、替换 把光标放在文本的前面编辑查找输入查找内容点查找下一处或点替换输入替换内容点替换或全部替换四、插入符号：1、在小键盘上单击右键选择符号类型点击所需符号（不要时对小键盘单击左键。）2、点插入菜单里的符号选择所需的符号点插入Shift+减号键=破折号 Shift+6=省略号 在英文字符时按Shift+减号键=下划线，也可以点工具栏上的下划线（U） 按空格键（如果空格键按不出来，可以点工具选项兼容性为尾部空格添加下划线确定）五、中文简繁转换：选定转换的文字工具语言中文简繁转换选转换方向确定六、字体格式： 1、选定字体然后在格式工具栏上进行编辑。 2、选定字体点格式菜单里的字体随意设置确定快捷键：

9、ctrl+“” 字体变大 ctrl+“” 字体变小七、上标和下标（32=9 H2O）按ctrl+“+”=下标； ctrl+shift+”+”=上标八、段落格式：ctrl+T(按两次) 首行缩进两个字： ctrl+Shift+“T”减少缩进行距： ctrl+“1”=一倍 ctrl+“2”=两倍 ctrl+“5”=1.5倍九、项目符号和编号格式项目符号和编号选择编号或自定义选择编号的样式调整字体和编号位置确定十、改页面方向文件页面设置纸型选择方向确定第五课(特殊排版、页眉页脚的设置)一、文字加边框选定文字格式边框和底纹边框选择线型、颜色、宽度应用范围确定二、文字加底纹选定文字格式边框和底纹底纹选择

10、颜色应用范围确定三、页面边框：格式边框和底纹页面边框选择线型/艺术型边框确定四、分栏选定要分栏的段落格式分栏选择栏数确定（要栏长相等的时候，把光标放在文本的结尾点插入分隔符连续确定)五、首字下沉点格式首字下沉下沉选择字体下沉行数距正文的距离确定六、文字方向: 格式文字方向选择方向确定七、插入剪贴画1、点绘图工具栏中的插入剪贴画选择类型选择所需 的图片单击右键插入2、选定图片单击右键设置图片格式点版式选择环绕方式八、插入艺术字点绘图栏上的插入艺术字，选择一种样式确定输入内容选择字体确定。九、页眉和页脚的设置视图页眉和页脚随意设置页眉点在页眉和页脚间切换设置页脚（如果要排序，点插入页码，要改变数字

11、格式点设置页码格式) 关闭十、插入公式、组织结构图：点插入对象公式3.0或组织结构图第六课(表格)一、如何创建表格1、点工具栏上的插入表格或点菜单栏上的插入表格输入列数与行数确定2、点常用工具栏中的插入表格按左键拖动所需的行与列二、如何移动表格1、把光标放在第一个单元格，按回车2、指向左上角十字箭头按左键拖动三、调整表格把指针放在右下角的小正方形上，出现两边箭头按左键拖动四、如何选定A、表格：单击左上角的十字箭头或点表格选定表格B、行：指针放在行的左边，指向右时，单击左键C、列：指针放在列的顶端，出现黑色箭头时，单击左键D、单元格：指针放在单元格的左下角，出现黑色箭头时，单击左键五、如何插入行

12、或列1、选定行或列点表格菜单里的插入行或列2、选定行或列单击右键点插入行或列六、在某行后插入行把光标放在该行的最右端按回车七、如何删除行、列、表格选定要删除的对象点剪切或表格菜单里的删除八、调整行高指针放在行的下框线上，出现上下箭头时，按左键拖动，按Alt可慢移九、固定行高选定要固定的行表格表格属性行点指定行高然后设置行高确定十、调整列宽指针放在列的右框线上，出现左右键头时，按住左键拖动，按Alt可慢移十一、固定列宽选定固定的列表格表格属性点列点指定宽度然后设置宽度确定十二、平均分布行或列选定要平均分布的行或列点工具栏的平均分布行或列十三、合并单元格：选定要合并的单元格点工具栏上的合并单元格十

13、四、拆分单元格把光标放在要拆分的单元格点工具栏上的拆分单元格输入行数、列数确定十五、把单元格边距变为“0”点表格表格属性选项把左右边距变为0 确定十六、绘制斜线表头先调宽做表头的单元格表格绘制斜线表头选择表头样式输入表头内容确定十七、单元格的对齐方式选定内容单击右键单元格的对齐方式或在表格工具栏上选择第七课(样式、邮件合并的使用)一、如何创建新样式格式样式点新建输入样式名称点格式随意设置字体与段落的格式 确定关闭二、向导的应用点文件新建其它文档选择所需的向导点确定然后根据提示去完成三、页面设置文件页面设置页边距设置上下左右的页边距纸型确认纸张的大小和页面的方向确定四、打印文件打印确认页面范围打

14、印份数确定五、邮件合并1、邮件合并的两个条件。A、主文档：即邮件中那些固定不变的文字、表格图片、公式等组成的文档。B、数据源：即邮件中那些发生变化的数据的表格文档。2、邮件合并。A、创建主文档。单击常用工具栏中的新建空的文档。在此空的文档中录入主文档内容邮件中那些固定不变的文字、表格、图片、公式等。再点工具邮件合并创建选择一种邮件类型（套用信函） 活动窗口。B、建立数据源：单击数据源框下的获取数据建立数据源。修改域名：删除不必要的域名以及添加没有的域名 确定。保存数据源（选择保存的位置，输入文件名 保存）编辑数据源（录入具体记录 单击“新增”增加记录 确定。3、插入合并域A、将光标移动到主文档

15、中要插入合并域的地方。B、单击邮件合并工具档中的“插入合并域”选择相对应的域。4、合并数据源：点邮件合并工具栏中的合并选项合并。Excel 第八课一、设置新工作薄内的工作表数点工具菜单里的选项常规随意设置确定二、工作表界面的设置工具选项视图窗口选项除公式外其余部分要“” 确定三、插入工作表1、点插入菜单的里的工作表2、在任意一个标签上单击右键点插入四、删除工作表1、指向标签单击右键点删除2、选定标签点编辑菜单里的删除工作表五、工作表重命名 1、双击工作表标签变黑色时输入名称 2、在标签上单击右键点重命名输入名称六、文本换行 按Alt+回车七、修改单元格内容 1、双击该单元格 2、选定该单元格在

16、编辑栏上修改八、填充相同的数据或文本 1、输入文本或数据复选再选定要填充的区域编辑填充选择方向 2、输入文本或数据复选把光标放在单元格的右下角变黑色十字架时按左键拖动九、填充序列输入开始的前两个数复选指针放在单元格的右下角出现黑色十字形时按左键拖动十、自定义序列工具选项自定义序列新序列输入序列（输一次按一次回车）添加确定十一、给数据加货币符号 选定数据点工具栏上的货币样式或点格式单元格数字货币选择所需符号确定十二、“附注” 要输入以零开头的数据、身份证号码、日期的其它表达方式以及其它特殊格式的时候，必须在英文字符时先加 （单引号）或点格式单元格数字文本确定（Excel 第九课)一、选定行：单击

17、行号可以一行；按shift+下移键可以选定多行二、选定列：单击列标可以一列；按 shift+右移键可以选定多列三、插入行或列1、选定行或列点 插入菜单里的行或列2、选定行或列 单击右键 插入四、删除行或列1、选定行或列 单击右键删除2、选定行或列点编辑菜单里的删除五、调整行高（14.25)1、指针放在行号的底下出现黑色十字时按左键拖动2、选定行单击右键行高输入行高确定六、平均分布行选定要平均分布行单击右键行高输入行高确定或随意调整其中的一行七、调整列宽（8.38）1、指针放在列标的右边框上出现黑色十字形按左键拖动2、选定列单击右键点列宽输入列宽确定八、平均分布列:(与行同理)九、平均分布不相邻

18、的列先选定一列按住ctrl再选其它列随意调整其中的一列十、合并单元格选定要合并的单元格点工具栏上的合并及居中十一、绘制斜线表头“一条斜线”：先调宽做表头的单元格输入表头内容调好内容的位置复选点格式单元格边框选择斜线确定“多条斜线”先调宽做表头的单元格输入表头内容调好位置复选显示比例放大用绘图工具栏上的直线绘制十二、单元格的对齐方式与文字方向选定内容格式单元格对齐随意设置确定十三、加边框1、选定要加边框的内容点工具栏上的边框选择所有框线或点格式单元格边框选择线型式、颜色自定义确定十四、加底纹选定要加底纹的单元格点工具栏的填充颜色（选择所需颜色） 或点格式单元格图案选择颜色确定Excel 第十课一

19、、编辑公式选定放结果的单元格点编辑栏上的等于号编辑公式的内容确定（要固定单元格地址不变时，必须在行号、列标前加上货币符号（$)二、自动求和选定算结果单元格工具栏上的自动求和确认求和的区域按回车三、单变量求解产品数量 300 成本 8.5 单价 13 总成本 总收入 利 润选定目标单元格工具单变量求解输入目标值选定可变单元格确定四、保护工作表或工作薄工具保护保护工作表或工作薄，输入密码确定(撤消是同理)五、设置自动保存工具加载宏点自动保存确定工具自动保存输入间隔时间确定六、条件格式选定数据区域格式条件格式设置条件点格式然后随意设置字体与图案的格式确定（要设置多个条件点添加）七、冻结窗格选定交界处

20、的一个单元格窗口冻结窗格（撤消同理）Excel 第十一课一、函数SUM求和 MAX最大值 MIN 最小值 AVERAGE 平均或平均值 PRODUCT乘积 COUNT个数 RANK排位 ROUND四舍五入 FREQUENCY频率分布 IF真假值二、 （SUM ）求和选定放结果的单元格点工具栏上的粘贴函数或插入菜单里的函数常用函数选择函数名（常用没有可在全部里找）确认求和的区域确定前六个函数求法相同，只是作用不相同三、（ RANK）排位选定放结果的单元格粘贴函数选择函数名确定选定第一个要排位的数字点第二个红色箭头选定所有要排位的数字点红色箭头返回在行号、列标前加上货币符号（$) 确定四、四舍五入（ ROUND）选定放结果的单元格粘贴函数选择函数名确定选定要四舍五入的数值在第二格输入要保留的位数确定五、频率分布（FREQUENCY）先建立分段点的数据选定放结果的单元格（必需多选一格）粘贴函数选择函数名确定点第一个红色箭头选定第一组数据返回点第二个红色箭头选定第二组数据