高校办公自动化系统使用管理制度

1、高校办公自动化系统使用管理制度学校办公自动化系统 （以下简称 OA 系统） 是实现网上办公 和信息资源共享的重要平台，是我校信息化建设的重要组成部 分。为加强我校 OA 系统的管理，提高工作效率，节约成本，结 合学校实际，制定本制度。第一章 组织职责第一条 行政中心是 OA 系统的管理部门。主要职责为：1. 制定 OA 系统具体规章制度；2. 确定、管理二级 OA 系统管理员及全校教职员工的权限； 负责各部门功能模块书写权限的设置。3. 设计及审核系统内各部门工作流程、审批表单；4. 检查、监管、督办系统内信息和工作流程的工作流转；5. 监督系统内各功能模块信息内容的更新；6. 指定校级公文收

2、发员， 负责校级文件的登记、 传阅、审核、 印发、归档、督办工作；第二条 网络安全与数据部是 OA 系统的后台维护和技术 服务部门，保障系统服务器端的日常运行。第三条 其他部门主要职责为：1. 制定本部门 OA 系统管理制度；2. 指定部门 OA 系统管理员，参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立、本部门 OA 系统终端的日常维护及人员培训；3. 负责本部门公文签收、传达、督办、反馈工作；4. 对学校制度、报告、考核、档案、报表等有价值的内容、 信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，避免信息丢失；5. 负责本部门工作审批表单及流程的归档，并提供查询。第二章 公文管理及传达第四条 各部门发出、

3、报送的各类文件（包括通知、请示、 报告、简报、函件等）原则上统一采用 OA 系统办理。第五条 电子公文与纸质公文要素一致， 包括公文版头、 密 级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成 文日期、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归 档管理基本相同； 拟稿人、 处室负责人和主管校领导应在公文首 页上依次签署意见， 拟稿部门重点对是否需要信息公开及会签做 出明确标注，对公文的紧急程度和定密提出说明。第六条 电子公文与纸质公文具有同等效力， 各部门可通过 OA 系统打印正式文件。第七条 办理工作业务使用本系统设定的工作流程， 根据文 档管理一体化的原则， 做好电子文档的归

4、档， 并妥善保管归档记 录，备查。第八条 公文办理及传达。 相关人员应及时处理 OA 系统内 各类文件： 传阅公文为我校内部印发的公文 （流程及表单见附件1 ）；外来文件是上级部门或校外单位印发的公文 （流程及表单见 附件 2）。第三章 OA 系统安全第九条 全校教职员工应养成每天自觉使用 OA 系统的习 惯，保证公文系统及各类业务表单的正常流转和信息的及时传 送。第十条 OA 系统用户不得在系统上制作、传播危害安全稳 定和不健康的信息， 不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系 统安全的数据，不得在 OA 系统上传带有病毒的文件、图片等。第十一条 OA 系统用户应按规定的权限阅读和使用系统提 供的信息。 不得盗用他人用户账号， 不得干扰其他用户和破坏系 统服务。第十二条 系统用户保护好个人登陆密码并定期更换， 暂停 使用 OA 系统时注销或退出系统，确保账户安全。第十三条 未经管理人员的同意， 任何人不得随意让学校无 关人员及外部人员登录并查看 OA 系统中的内容。第四章 奖惩与考核第十四条 相关人员按职责及时查看、回复信息。第十五条 每学期进行 OA 系统管理