专卖店采购管理

1、制度文件专卖店采购管理 年 月 日起生效文件号编制审核批准版 次1日期日期日期共 页第 页1 目的及适用范围1.1 为规范和指导专卖店向总部的采购行为，特制定本制度文件；1.2 本文件适用于所有专卖店的采购活动；1.3 本文件由某总部业务部负责制定、解释、修改；1.4 本制度文件从 年 月 日开始实行。2 专卖店采购管理制度为保证专卖店采购作业的顺利进行，某总部定期将产品的价格、新增种类、产品销售价格等信息发布给各专卖店。专卖店也可以通过某的网站，随时随地获取相关信息。专卖店结合需求计划和某的供应信息进行采购时，需遵守的管理办法如下：1、 专卖店月度计划采购作业管理2、 专卖店补充采购作业管理

2、3、 专卖店紧急采购作业管理4、 专卖店收货验货发现问题的处理办法5、 专卖店间库存调配方法6、 附录：采购流程中的相关表格专卖店月度计划采购作业管理一、月度计划采购作业规定1月度计划采购是指专卖店每月向某总部预期订购商品的采购活动，是专卖店采购的主要形式；2专卖店每月订货一次，于每月十五前上报月度计划采购单，所采购的产品必须满足公司对种类覆盖面和最低采购量的规定。期货采购的到货周期预计为六十天；3公司总部在订单上报的三天内确认订单，并回传各专卖店。专卖店对确认单进行核实无误后，盖章，作为执行订单回传公司总部，并付订金（暂定：订货额的30%）。此后，执行订单经盖章不可更改；4公司汇总各专卖店的

3、执行订单，向日方(厂家)订货。在货到后，通知各专卖店汇款，总部收到汇款后发货。二、月度采购计划的制定专卖店月度采购计划的制定，必须建立在对市场需求和库存情况深入了解的基础上，科学有序的进行。在采购计划制定之前，销售代表应同下级经销商充分交流，准确预测月度市场需求，并将市场预测通报给店面管理员；仓库保管员同时将库存情况通报店面管理员；店面管理员综合销售代表的预测、店面零售情况、库存情况和最低库存量来制定月度采购计划，上报专卖店经理批准后执行。销售代表店面管理员需求预测库存情况零售情况月度的计划采购订单专卖店经理最终月度订单月度采购计划制定示意图：仓库保管员三、月度计划采购流程（见下页）专卖店某业

4、务部某财务部某责任人表单备注当月15日前提交订单确认订单交付订金确认？收取订金汇总订单收到？21接受货物汇出款项买到？退还订金及利息按单分货收到？接收汇款损缺货处理损缺？完 成处理345迟滞款处理集中采购是否是否是否无有是否会计人员会计人员销售人员销售人员会计人员采购人员出货人员储运人员 损缺处理人员会计人员1、月度计划采购单2、确认单3、货到缴款通知单4、出库单5、发运通知单否专卖店补充采购作业管理购买货物一、 补充采购作业规定1 补充采购是指特许经销商因为弥补月度采购计划的误差，而需要对部分产品进行补充订货，采购到货周期一般为2-3周，是月度计划采购的必要补充；2 补充采购是一种非计划的采

5、购行为，某总部不能完全保证产品的供应，但是总部会积极组织商品货源；同时为提高专卖店的订货水平，要求专卖店每月的补充定货不超过4次；3 总部在收到专卖店补充订货单后，通过补充库存和包括专卖店间库存调配方法等各种手段组织货源，并尽快将组织好的货物出库单通知专卖店；4 专卖店在收到出库单后，应在24小时内付款，总部收到汇款后立即发货；5 逾期不付款，总部按照专卖店取消本次补充订货处理。二、补充采购流程（见下页）专卖店某销售部某财务部某责任人表单备注收到无货通知有 无 43完 成采购 损缺？接受货物1交付采购款上报补充订单 取消此次订货总部组织货物否 是 有 无 损缺货处理按单发货2调配成功？专卖店间

6、库存调配有货？总部确认订单否 是 接收汇款24小时内收到？销售人员采购人员销售人员会计人员出货人员销售人员储运人员1补充订货单2.出库单3.无货通知单4.发运通知单专卖店紧急采购作业管理一、 紧急采购作业规定1 紧急采购作业指专卖店在个别或少数产品紧缺，或有不常用件的紧急需求的情况下，需要立即补货的活动，一般在一周之内完成的采购作业；2 紧急采购是某提供给加盟专卖店的一种服务，但是它一种非正常的行为，有可能是专卖店不重视月度计划采购，甚至是逃避经营风险，所以公司总部规定：专卖店每月紧急采购不得超过2次，每次的采购量不得高于上月同类产品销售额的10%；3 某总部在收到专卖店紧急采购申请后，首先会

7、核对专卖店的紧急采购资格，对符合规定的申请，总部将通过调用紧急库存和包括专卖店间库存调配等方法，尽速组织货源，维护专卖店的利益；4 专卖店在收到总部的出库单后，应在24小时内按照紧急采购价付款，总部收款后立即发货。5 紧急采购流程同补充采购流程需求方专卖店某业务部供给方专卖店某责任人表单备注紧急订单总部确认订单 协调库存调配有货？ 申请调配？21汇出货款 收到无货通知 成功？ 接收汇款 发 货 接受货物 34 有 无 是 否 无 有 是 否 一般采购作业流程 收到无货通知 通知需求方专卖店汇款 缺损？完成调配缺损货处理4订单处理人员订单处理人员订单处理人员损缺货处理人员1.补充采购单、紧急采购

8、单2.无货通知单3.库存调配出库单4.发运通知单专卖店收、验货及发现问题的处理办法一、 收验货规定1 专卖店和总部双方都应严格按照此规定进行收货、验货，以便顺利处理收验货过程中肯能发现的问题；2 总部发货：总部出货人员按照出库单清点货物，在出库单上签字存档后，将出库单附于货物内；3 与承运商办理货物托运手续：承运商负责填写货运单，详细列明托运的货物种类、数量、包装；4 总部以发运通知单通知专卖店接货；5 专卖店接货：专卖店收到货物，在确认货运外包装无破损后，排除承运商责任后，按照出库单和承运商的货运单，核对实物；6 发现实物与清单不符，以及货物质量问题，专卖店应立即把发运通知单回传总部。二、

9、处理原则双方配合、实事求是、分清责任、公正处理专卖店间库存调配方法一、 专卖店间库存调配规定1 专卖店间库存调配，是为满足部分专卖店补充采购和紧急采购的一种手段，是某特许经营系统为加盟专卖店提供的降低经营风险、提高经营效率的一种服务；2 需求方专卖店在补充采购单、紧急采购单中申请在总部无货的情况下，由总部安排库存调配，专卖店间不得自行进行库存调配；3 总部在了解其它专卖店库存的情况下，考虑运输成本、方便性等因素，联系供给方专卖店，根据供给方自愿的原则进行调配；4 需求方收到总部调配确认后，采用建议调配价（供方进价*1.05-1.1）从供方采购商品，并负担商品的运费。附录：专卖店月度计划采购订单

10、专卖店月度计划采购确认单专卖店补充采购单专卖店紧急采购单出库单发运通知单专卖店间库存调配出库单某汽配贸易有限公司订单专卖店月度计划采购购货单位：单位编号：订货单号：订单页数：序号产品号产品名称单位单价数量金额备注合计金额： 运输方式：制单人：日期：某汽配贸易有限公司确认单专卖店月度计划采购购货单位：单位编号：订货单号：订单页数：序号产品号产品名称单位单价数量金额备注合计金额： 应缴纳订金金额： 预计到货日期：运输方式：专卖店业务员签字：专卖店负责人签字：盖章：某汽配贸易有限公司专卖店补充采购单购货单位：单位编号：订货单号：订单页数：序号产品号产品名称单位单价数量金额备注合计金额： * 若总部无

11、货，是否考虑专卖店间库存调配：是 否 （调配价=原价*1.05）运输方式：专卖店业务员签字：专卖店负责人签字：盖章：某汽配贸易有限公司专卖店紧急采购单购货单位：单位编号：订货单号：订单页数：序号产品号产品名称单位单价数量金额备注合计金额： * 若总部无货，是否考虑专卖店间库存调配：是 否 （调配价=原价*1.05）运输方式：专卖店业务员签字：专卖店负责人签字：盖章：某汽配贸易有限公司出库单购货单位：单位编号：出库单号：出库日期：序号产品号产品名称单位单价数量金额备注合计金额： 运输方式：某业务员签字：某财务人员收款签字： 盖章：注：出库单一式两份，某、专卖店各执一份某库管货物出库签字： 某汽配贸易有限公司专卖店间库存调配出库单购货单位：单位编号：供货单位：单位编号：供货单位银行账号：调配出库单号：日期:序号产品号产品名称单位调配单价数量金额备注合计金额： 运输方式：某总部业务员签字：供方专卖店负责人签字：