会务的组织和管理实用教案

1、 会议的组织(zzh)和管理 目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算(ju sun)四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录(ml(ml)第1页/共50页第一页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 会前准备 - 目录会前准备会前准备(zhnbi) 策划案的内容策划案的内容 Team Team小组小组 会场勘察会场勘察 起草协议起草协议 会务分工会务分工 制定制定(zhdng)(zhdng)会议费预算会议费预算第2页/共50页第二页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 目录v汇款 ; v 物资备齐v与宾馆签协议; v起草预

2、算并通过v策划案定稿;v会务组成立; v会场勘察v策划案起草 ;v 成立会议TEAM; v会务准备开始第3页/共50页第三页，共51页。 会议的组织和管理(gunl) 会前准备 - 策划案的内容目的、主题、时间、参会人员（类型、人目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程数）、地点、会议日程、议程(ychng)、人员、人员分工、分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等各项工作负责人、各项活动的推进时间等会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。策划案的内容策划案的内容(nirng)第4页/共50页第四页，共51页。 会议的组织(zzh)和

3、管理 会前准备 - 策划案的内容案例案例(n l)(n l)：9999年代年代理会及理会及联欢会策划实施案联欢会策划实施案第5页/共50页第五页，共51页。 会议(huy)的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组TEAM组组负负 责责 人人职职 责责总总 指指 挥挥整整 个个 活活 动动 的的 总总 负负 责责 、 总总 协协 调调副副 总总 指指 挥挥协协 助助 总总 指指 挥挥 ， 负负 责责 常常 务务 工工 作作策策 划划 组组会会 议议 形形 式式 、 发发 奖奖 形形 式式 、 布布 展展 、 A V、 奖奖 品品 礼礼 品品 定定制制 、 条条 幅幅 内内 容容 、 制制 作作

4、 、 娱娱 乐乐 活活 动动 策策 划划 会会 务务 组组负负 责责 参参 会会 代代 表表 的的 吃吃 、 住住 、 行行 、 接接 送送 站站 等等 ， 以以 及及 相相关关 物物 资资 、 资资 料料 的的 准准 备备 ， 费费 用用 的的 预预 算算 、 决决 算算 等等秘秘 书书 组组会会 议议 内内 容容 的的 策策 划划 、 发发 言言 稿稿 的的 跟跟 踪踪 、 PPT制制 作作 、会会 议议 资资 料料 的的 整整 理理 、 汇汇 编编第6页/共50页第六页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 会前准备 - 策划案的内容会务工作要保证策划案会务工作要保证策划案 的顺利实现

5、的顺利实现 会会务工作五个意识：务工作五个意识： 全局意识、全局意识、 客户客户(k h)(k h)意识意识 补台意识、补台意识、 奉献意识奉献意识 创新意识创新意识第7页/共50页第七页，共51页。 会议的组织和管理 会前准备(zhnbi) - 会场勘察会场(huchng)勘察会场会场(huchng)院勘察俗称院勘察俗称“踩点踩点”是会前必须要做是会前必须要做的基础性工作的基础性工作第8页/共50页第八页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 会前准备 - 会场勘察勘察(knch)原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行第9页/共50页第九页，共

6、51页。 注意(zh y) 事项 会议(huy)的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 会场(huchng)方面宾馆的软硬件第10页/共50页第十页，共51页。 注意(zh y) 事项 会议的组织和管理 会前准备(zhnbi) - 会场勘察 餐饮(cn yn)方面租车问题价格问题第11页/共50页第十一页，共51页。起草协起草协议议(xiy)的内容的内容和注意和注意事项事项 会议的组织(zzh)和管理 会前准备 - 起草协议 协议是会务组与协议是会务组与宾馆合作的基础和标宾馆合作的基础和标准，要细致准，要细致(xzh)、全、全面、面、对等、无漏洞。对等、无漏洞。第12页/共50页第十二页，共51

7、页。 会议的组织和管理 会前准备(zhnbi) - 起草协议 1、 会议(huy)日期2、 住房标准及费用3、 场地安排及费用内容内容(nirng)涉及涉及第13页/共50页第十三页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 会前准备 - 起草协议 4、 餐饮及费用5、 甲方对乙方的规定(gudng)6、 乙方对甲方的规定(gudng)7、 结算等内容内容(nirng)涉及涉及第14页/共50页第十四页，共51页。 会前准备会前准备 - - 起草起草(q co)(q co)协议协议 会议(huy)的组织和管理 案例：案例：20002000与成都银河与成都银河(ynh)(ynh) 王朝酒店的协议王

8、朝酒店的协议第15页/共50页第十五页，共51页。 会议的组织和管理 会前准备(zhnbi) - 会务组的分工人员分人员分工工负责负责人人会会 前前会会 中中会会 后后总负责总负责会务总协调、考察、会务总协调、考察、签约、预算、组织等签约、预算、组织等 内外沟通、协调、处理突内外沟通、协调、处理突发事件发事件结算、善后、结算、善后、总结总结物资组物资组采 购 会 议 物 品 、 印采 购 会 议 物 品 、 印刷、制作、落实设备刷、制作、落实设备分发物资、采购会中物品分发物资、采购会中物品食品、保证设备到位食品、保证设备到位结帐、剩余结帐、剩余 物资处理物资处理签到组签到组邀请、人员落实、房邀

9、请、人员落实、房间、餐桌、车辆分配间、餐桌、车辆分配签到、发资料、安排代签到、发资料、安排代 的食宿、订餐落实的食宿、订餐落实退房、回收退房、回收问卷、结帐问卷、结帐车辆调车辆调度度寻租车资源、签约、寻租车资源、签约、接站场地租用、领导接站场地租用、领导行程行程接站组织、车辆调度、接站组织、车辆调度、 交警联系、司机安排交警联系、司机安排结帐结帐第16页/共50页第十六页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 会前准备 - 会务组的分工案例：案例：9999代理会人员代理会人员(rnyun)(rnyun)分分 工职责工职责第17页/共50页第十七页，共51页。 会议的组织和管理 会前准备(zh

10、nbi) - 会务组的分工案例：案例：20002000年代理会邀年代理会邀 请信请信内容：内容：1 1、前言、前言 2 2、会议、会议(huy)(huy)日程日程3 3、注意事项、注意事项4 4、入住宾馆地点及电话、入住宾馆地点及电话5 5、回执、回执第18页/共50页第十八页，共51页。 会议的组织和管理(gunl) 会前准备 - 会务组的分工第19页/共50页第十九页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 会前准备 - 会务组的分工案例：案例：20002000代理会代理会 物资物资(wz)(wz)准备清单准备清单第20页/共50页第二十页，共51页。 会议的组织和管理 会前准备(zhnb

11、i) - 会务组的分工 工作认真负责、细心、耐心 沟通协调(xitio)能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强第21页/共50页第二十一页，共51页。 会议的组织和管理(gunl) 会前准备 - 制定会议预算第22页/共50页第二十二页，共51页。 会议(huy)的组织和管理 会前准备 - 制定会议(huy)预算第23页/共50页第二十三页，共51页。 会议(huy)的组织和管理 会前准备 - 制定会议(huy)预算案例案例(n l)(n l)：9999年代理会年代理会预算表预算表 第24页/共50页第二十四页，共51页。 会议的组织和管理(gunl) 案例案例：

12、案例：9999代理会费代理会费(hu fi)(hu fi)申请申请报告报告 9999代理会费代理会费(hu fi)(hu fi)用使用使用、审批、用、审批、 报销规定报销规定 关于参加西安活动的人员关于参加西安活动的人员 通知通知第25页/共50页第二十五页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结三、会后总结(zngji)和决和决算算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录(ml(ml)第26页/共50页第二十六页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 会务的实施会务会务(hu w)的的实施实施 会务组：出发时

13、会务组：出发时 间及工作内容间及工作内容(nirng) (nirng) 签到注意事项签到注意事项 会议期间的工作会议期间的工作 会议结束的工作会议结束的工作第27页/共50页第二十七页，共51页。 会议的组织和管理 会务(hu w)的实施 - 出发时间 提前两天出发 熟悉(shx)环境检查工作 熟悉(shx)各自接口人 购物及准备工作 开预备会 第28页/共50页第二十八页，共51页。 注意(zh y) 事项 会议的组织和管理 会务(hu w)的实施 - 签到 关键点：住房(zhfng)钥匙签到台住房(zhfng)分配其它第29页/共50页第二十九页，共51页。 会议的组织和管理 会务(hu

14、w)的实施 - 签到 案例案例(n l)(n l)： 签到程序界面演示签到程序界面演示第30页/共50页第三十页，共51页。 会议的组织和管理(gunl) 会务的实施 - 签到 第31页/共50页第三十一页，共51页。 会议的组织和管理 会务的实施 - 开会(ki hu)期间 与餐厅的联系 与会场(huchng)的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件第32页/共50页第三十二页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 会务的实施 - 会议结束第33页/共50页第三十三页，共51页。 会议的组织和管理 会务(hu w)的实施 - 会议结束案例案例(n l)(n l)：意见反：意见反

15、馈样式馈样式第34页/共50页第三十四页，共51页。 会议(huy)的组织和管理 目录一、会前准备一、会前准备(zhnbi)二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录(ml)(ml)第35页/共50页第三十五页，共51页。 会议的组织和管理 会后总结(zngji)和决算会后的总会后的总结结(zngji)和决算和决算第36页/共50页第三十六页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 会后总结和决算会后的总会后的总结结(zngji)和决算和决算第37页/共50页第三十七页，共51页。 会议的组织(zzh)和管理 其它444

16、441417979747483836969404036366666626265656060020406080100东北华北华东西北西南中南报名人数签到人数第38页/共50页第三十八页，共51页。 会议(huy)的组织和管理 其它大区大区报名人数报名人数签到人数签到人数未到人数未到人数所占比例所占比例东北444137%华北797456%华东83691417%西北4036410%西南666246%中南656058%总计总计377342359%第39页/共50页第三十九页，共51页。 会议(huy)的组织和管理 其它东北13%华北22%华东22%西北11%西南14%中南18%第40页/共50页第四十

17、页，共51页。 会议(huy)的组织和管理 会后总结和决算会后的总会后的总结结(zngji)和决算和决算第41页/共50页第四十一页，共51页。 会议的组织和管理(gunl) 目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算(ju sun)四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录(ml)(ml)第42页/共50页第四十二页，共51页。 会议的组织和管理 中小型会议的会务(hu w)实施中小型会议中小型会议(huy)的会的会务实施务实施第43页/共50页第四十三页，共51页。目标管理目标管理(gunl)(gunl) 为什么实行目标管理为什么

18、实行目标管理(gunl)(gunl)1、会议目的：、会议目的： 2、会议的形式：、会议的形式：3、会议的时间：、会议的时间：4、会议议程及主持人：、会议议程及主持人：5、会议地点；、会议地点；6、会场如何布置；、会场如何布置；7、出席人数；、出席人数；8、出席者名单、出席者名单(mngdn)；9、出席者座位安排；、出席者座位安排；10、是否准备座签、是否准备座签； 高效会议基本环节高效会议基本环节(hunji)(hunji)及注意问题及注意问题 几个注意问题几个注意问题举例：会务准备检查举例：会务准备检查 第44页/共50页第四十四页，共51页。目标管理目标管理(gunl)(gunl) 为什么实行目标管理为什么实行目标管理(gunl)(gunl)11、是否安排出席人员往返会场的、是否安排出席人员往返会场的 交通工具；交通工具；12、会议是否安排出席人员住宿问题；、会议是否安排出席人员住宿问题；13、有无资料随会议通知预先发出；、有无资料随会议通知预先发出；14、准备那些必要、准备那些必要(byo)的辅助视听器材；的辅助视听器材；15、准备文具（文件夹、订书机、订书、准备文具（文件夹、订书机、订书 针、胶带纸等）；针、胶带纸等）；高效会议高效会议(huy)(huy)基本环节及注意问题基本环节及注意问题 几个注意问题几个注意问题 第45页/共50页第四十五页，共51页。目标管理目