政协机关档案管理工作要点分析

1、    政协机关档案管理工作要点分析    林芳摘 要：政协机关的档案是政协委员思想的结晶和为人民服务的凭证，同时，也是政协机关日常工作的主要依据，在当前社会不断的发展的过程中，政协机关的职责不断增多，因此，政协机关的档案管理工作就显得非常重要。随着科学的不断发展，现代政协机关的档案管理工作与之前相比产生了较大的变化，因此，这就需要结合时代的背景，把握政协机关档案管理工作的要点，确保政协机关的档案管理工作更加规范、程序。关键词：政协机关；档案管理工作；特征与要点：f27：adoi：10.19311/ki.1672-3198.2016.29.0431 政协

2、机关档案管理工作的意义与内容1.1 政协机关档案管理工作的意义政协机关的档案是政协部门在日常的工作中直接形成的且具有较高保存价值的一种记录，这种记录包含了书面、音像、实物等多种形式，其不仅是政协机关工作的一种体现和载体，更是未来工作的依据所，是政协机关内重要的组成部分，对提高政协机关工作的质量和效率有着重要的意义。同时，在政协机关的档案中，还包含了政协部门在反映人民政协问题、参政议政和民主监督等方面的重要贡献，因此，无论是从发展的角度、社会的角度还是从历史的角度来看，政协机关档案管理工作都有着非常重要的意义。1.2 政协机关档案管理工作的内容根据载体的不同，政协机关的档案可以分为技术档案、会计

3、档案、文书档案、电子档案、专业档案、声像档案等多种内容。（1）文书档案。文书档案是政协机关档案中最多的种类，文书档案是由各种文件材料所形成的，分为了书面材料和电子材料，主要包括日常的会议内容、会议材料、会议记录、各个机构工作的文档、证明等；机关制定的工作条例、工作制度等；提案的内容及答复情况、砸专题的调研、汇报、工作总结；机关的人事资料；汇报资料；文件资料等等多种内容。（2）声像档案。主要包括历任及现任领导在任职时的照片、会议录音、录像；上级领导视察的录像、讲话录音；专题调研时的录像；重大事件的照片、录像等等以及其他具有保存价值的声像档案。（3）基建档案。各种工程准备的阶段文件、监督文件、施工

4、文件、兖州文件等。（4）实物档案。各种礼品、荣誉品等实物。（5）电子档案。文字档案所生成的数字化全文，档案管理软件；照片档案等等电子文件。2 当前政协机关档案管理工作的特点2.1 档案数据更多更广随着科技时代的来临，信息的传递方式发生了根本的变化，同时，随着政协机关工作职能的增加，使得政协机关的档案数据数量越来越多，并且内容越来越广。在数量上，随着大数据时代的来临，政协机关档案的数量快速增长，结合全国范围的数据来看，2015年，根据不完全统计，全国政协机关内的档案数量已经超过了5亿卷，预测显示，到2020年，全国政协机关内的档案数量将会超过7亿，如此庞大的数量就直接的增添了政协机关档案管理工作

5、的难度。在内容上，上文中提到，政协机关的档案主要包括了文书档案、声像档案、基建档案、实物档案和电子档案等，在传统，文书档案是最多的档案种类，但是随着时代的发展，电子档案的数量不断增多，电子档案凭借其特殊的功能，就使得政协机关的档案内容不更加丰富，并且呈现出载体各异、特征多样、结构差异较大的档案类别，这些档案共同的组成了政协机关内庞大的档案群体。2.2 档案的保管技术更加严格在政协机关的档案管理中，安全是一项非常重要的内容，因为这关系到了国家和人民群众的切身利益，在当前社会局势变化飞快的背景下，政协机关的档案保管技术更加严格。在从保管条件上看，传统纸质档案较多的政协档案的管理工作较为简单，档案室

6、内做到“八防”就可以保证档案的安全，但是在信息时代下，信息技术带来巨大资源的同时，也为政协机关的档案管理工作带来了诸多的影响。例如，很多档案保存的载体都有着特殊的保存方式限制，这就需要严格的保管技术来分门别类的保管不同的档案，如：光盘档案要防止磨损、音像档案要防止磁场等等。同时，还需要保证信息的安全。防止档案的丢失或隐私泄露，例如，档案保存在电脑中，由于电脑系统的崩溃、电脑硬盘损坏等都有可能导致档案信息的丢失；不法分子利用黑客技术盗取档案，企图损害国家和人民的利益等，这些也都迫切的要求档案的保管技术要更加的严格。2.3 对档案管理的人员要求更加专业结合政协机关档案管理工作的意义和特征，现代政协

7、机关的档案管理工作对档案管理人员的要求更加专业，这里不仅仅需要政协机关的档案管理人员具有坚定的政治素质和良好的工作作风，还需要具备一定的统计能力、整理能力、组织能力、写作能力、协调能力等。要精通档案管理的各项工作重点及要点，掌握档案管理的相关工作能力。同时，结合现代化的特点，档案管理工作人员还需要具有必要的计算机操作能力、大数据查阅及整理能力等等。3 政协机关档案管理工作的要点3.1 科学整合档案数据资源上文中提到，在现代的背景下，政协机关的档案具有数量多、内容广的特征，因此，需要结合这一特点，科学的整合档案数据资源。3.1.1 政协机关的档案部门要创新资源的采集方式目前已经处在了大数据的时代

8、，无论是现实社会中还是网络上的档案资源都非常的丰富，但是其中形色各异，因此，政协机关在进行档案管理的工作中，首先要创新资源的采集方式，剔除垃圾信息，改变传统被动收集档案资源的方式，对具有保存价值的资源要“主动出击”，制定档案管理的计划，结合具体的计划分步骤的对档案进行管理，进而增强政协机关档案管理工作的有序性。 3.1.2 科学的整合档案资源具体来看，政协机关档案的内容更多，这就需要政协机关的档案管理部门可以结合具体的情况来进行资源的整合。我认为：首先，可以通过正常的渠道来对档案进行定期的整理；其次，可以与政协机关内的所有部门取得联系，发挥所有人的作用，在部门日常的会议中注意档案的收集，最终统

9、一建档管理；最后，政协机关的档案管理人员日常要注意与各个职能部门及时沟通，及时的了解档案信息，最大程度上的保证档案管理工作的完整性。3.2 创新档案的保管技术档案的安全性是档案管理工作的要点，结合政协机关当前管理工作的特征，笔者认为，在政协机关的档案管理工作中，要创新当前的档案管理技术。首先是物理技术。物理技术是档案安全的基础性保证。政协机关的档案管理人员要定期学习档案保管的注意事项，将档案远离易燃、易爆的地点。同时，需要建立起科学的档案管理处，管理处内设有监控、灭火装置、自动报警装置、温湿度自动控制装置等，最大程度上的保证政协机关档案的安全。其次，技术防御。政协机关在进行档案管理的过程中，要

10、做好档案信息安全的防护工作，从源头上把关，检查每个储存程序、计算机设备的安全性，聘请专业人员制作防火墙，设定安全等级，加快数字化档案的工作，确保档案的安全。3.3 提高管理人员素质第一，培养政治素养。让政协机关档案的管理人员能够充分的意识到政协机关档案管理工作的重要性，培养其坚定的政治信仰和良好的职业素养。第二，培训管理技术。定期对政协机关的档案管理人员进行培训，培训的内容主要包括：管理方法、管理技术等，强化政协机关档案管理人员的管理能力。第三，训练现代化操作能力。针对实际的情况，对政协机关档案管理的人员进行现代化操作能力的训练，例如计算机操作能力、信息收集能力、数据库整理能力、云技术能力等。4 总结综上所述，笔者首先对政协机关档案管理工作的意义和档案内容进行了归纳，其次总结了当前政协机关档案管理工作的特点，最后结合特点分析了政协机关档案管理工作的要点，总而言之，政协机关的档案管理工作不仅关系到了政协机关的有序运行，更关系到了国家和人民的切身利益，所以要仔细的把握其重点和要点，确保政协机关的档案管理工作更加规范、有序。参考文献1兰祝刚，李刚.大数据