酒店行业存货管理制度范本

1、内部管理制度系列酒店行业存货管理制度（标准、完整、实用、可修改）GL实用范本 | DoCUMENT TEMPLATE编号:FS-QG-29024酒店行业存货管理制度Hotel in dustry inven tory man ageme nt SyStem说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可 循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。酒店管理公司存货管理制度第一条为了加强集团酒店业（包括餐饮、客房和休闲娱乐三大部分）的存货管理，规范存货的购进、 领用、耗用、节 余库存保管及存货各环节核算的操作流程和管理行为，现根 据酒店管理公司经营管理的需要，制定本规定。第二条本规定

2、中的存货是指集团酒店业在日常经营过程中行将消耗的原物料、燃料及经营性辅助设备（不包括固定资产部分）。具体包括：1、 原材料：餐饮业各种制作的基础性原材料，如鱼、肉、 蔬菜等，以及干货调料等；2、库存商品：存放于仓库及水吧的香烟、酒水、纸巾等出售商品；3、物料用品：一次性餐具、客用拖鞋等一次性耗材和经 营性辅助设备(不包括固定资产部分)；4、燃料：指酒店各设备正常运营维护所需的各种燃料等。第三条存货的购进管理一、存货的购进采取“采购计划审批制”：1、 单价在500元及以上的各种经营性辅助设备(指低值易耗品部分)的购进审批办法，参照集团的相关规定执行；单价在500元以下的各种经营性辅助设备、日常经

3、营所需的原 物料及燃料的购进审批办法，按照本规定中的相关条款执行。2、 对不同存货，采取不同时期申报计划：(1) 日计划：指需购进的各种基础性原材料食品，由厨部、 餐饮部于头一天预测第二天的需要量，据此拟定需求，填制厨房订货申请表，报使用部门负责人审核签字后， 交采购部办理正式采购业务。 申报计划时间为每天下午 4:00-8:30 o(2) 周计划：指需购进的冻品、烟等，填制天怡酒店管 理公司申购单由部门或仓库申报，交采购部办理采购业务。 申报计划时间为每周六下午。(3) 半月计划：指需购进的干货调料，由仓库报计划，填制天怡酒店管理公司申购单,仓库领班签字后，送交采购 部办理正式采购业务。申报

4、计划时间为每月1-5号和15-20号.（4）月计划：指需购进的客房用品、印刷用品等，由仓库 以及各部预测该月需要量，并据此拟定需求，填制天怡酒 店管理公司申购单，送交采购部，并办理正式采购业务。申报计划时间为每月 25-30号。3、上述第（3）、（4）项填制天怡酒店管理公司申购单，经使用部门负责人签字后需交仓库核签：仓库主要核查需购进的物料在计划申报时仓库中实有的各物料（包括可代用品）库存数量，并将相应的数量据实填入对应栏次，并提出计划 意见。4、对需特别制作（指经营物品上需加注酒店管理公司或酒店的标识）的各种经营性材料及物品（如一次性餐具、纸巾、 客房洗具、拖鞋、茶具等），原则上应采取招标的

5、方式选择相 对固定的制作供应商，签订定期的供货合同（除非因产品质量、结算价格及其他合作方面的原因需更换）及价格协议（按时间段）;每月末，各物料使用部门（指客房部、餐饮部和休闲 娱乐部）根据酒店预计需要量拟定需求计划， 填制天怡酒店 管理公司申请单（一式四联，申购部门留存一联，其他三联 经审批后一联交采购部、一联交仓库、一联交财务部），报部 门负责人审核签字。二、购进存货的验收管理：1、采购部收到批准的申购单后， 应及时与供应商联系， 确定具体的供货时间和每批次的供货量，并在申购单对应栏 次予以注明；注明后的申购单一联由采购部留存，督促货物按时到位；一联送交请购部门，以便及时了解进货的时间， 安

6、 排相应的工作；一联送交仓库，以便核对验收，安排仓位 ；一 联交财务部，以便准备资金付款。2、到货时的具体验收规定：（1）购进的各种食品鲜货部分， 直接由厨部、餐饮部实物 管理责任人（指经营场所日常经营性货物的实物管理人）专人验收，仓库保管监收；其他贵重食品部分，由各对应仓库库 管进行，由财务部稽核人员监收。 厨部、餐饮部所需货品的验收，原则上应指定相对固 定的货品验收区域（指定的验收区域应邻近贮藏室或仓库， 应保持灯光明亮、清洁卫生、安全保险），配备专门的实物数 量验收工具、必要的质量检验测试装置和特殊货物 （如冷冻、 保鲜货物）的贮藏工具及场地； 货品验收人和监收人必须对照申购单上所列品名

7、、单价、数量和质量办理货品验收和监收工作； 验收工作包括货品数量验收和货品质量验收两方面内容：A、货品数量验收a、如果是密封的容器，应逐个检查是否有启封的痕迹，并逐个过称，以防短缺；b、如果是袋装货品，应通过点数或称重，检查袋上印刷的重量是否与实际一致；c、散装货品，应逐个品种称重，确定实际货品数量。B、货品质量验收a、货品验收人员应具备货品质量方面的知识和货品质量检验水平;b、验收中对货品质量把握不准的，应证询相关技术人员的意见；对海鲜及其他水产品的质量验收工作，原则上应由 厨部主管参与进行；C、必须严把货品保质期关， 对同一批货品不同保质期的 不予验收，对与合同或订货单上规定的保质期不符的

8、不予验 收。C、货品验收过程中，对已点验过的货品必须与未点检的 货物分开存放。D、 验收的货品如果与一览表列货品、数量、质量等一致 时，在一览表中相应项目旁作上 “已到货”标记；如果不符， 则要根据具体情况报行政总厨、餐饮部负责人或分管总经理 处理。E、全部货品的测试、检验、过磅、清点工作，应在送货 人在场时完成；货物验收人和监收人应始终在现场，不得由其他非相关人员代行验收和监收工作；验收之后，应尽快将货品送进贮藏室、水池或仓库。 填制XX酒店入库单一式三联，货物验收人一联， 送交货人或供应单位一联，财务部一联（此联由货物监收人 送交)。格式见表4,验收单各栏次内容字迹必须清楚明了， 数量严禁

9、乱涂乱改；各相关责任人必须在验收单对应栏次对 验收单内容签字确认。 验收工作完成后，将订货单、XX酒店入库单和发 票订在一起，及时送交财务部稽核人员。(2) 其他货物的验收工作，直接由各对应仓库库管进行，由财务部稽核人员监收，其具体验收规定同上。三、购进存货的款项支付，按照酒店管理公司规定的审 批权限进行报批，财务部依据审批及验收手续齐全的各有效 凭证进行审核后，办理付款手续。1、财务部稽核人员收到订货单、申购单、验收单和发票 后，必须对照核查各单、 表、票据之间的货品、数量、质量、 单价及金额是否完全相符，是否按照规定的程序办妥了齐全 的手续，任何一单、一项、一个数据不符，都要查明原因， 妥

10、善解决，切实做到问题不查清解决、 不向下办理付款手续。(1) 检查请购部门交来的申购单与采购部交来的订货单 或订货合同有无批准签署，核对申购单与订货单的内容；如果订货单与申购单中名称、规格不符，须到请购部门和采购 部门查明是否属替代品；核对后把它们订在一起，并按订货 单的编号及供货单位名称存放。(2) 收到仓库交来的验收单和发票后，取出订货单与其 核对： 检查验收单上的货品品种、实际验收数量是否涂改，验收、监收签字手续是否齐全，签名是否真实、有效； 检查验收单上的名称、规格、数量、质量、单价及交 货时间是否与订货单的内容一致 ； 检查发票是否为正式有效票据 ； 检查发票上的价格与订货单的价格与

11、订货单上的价 格是否相符； 检查发票上总金额的计算是否正确，短斤缺两、数量 不足、质量不够等级问题是否已作出扣减。(3) 检查货品是否已预付定金或预付货款；已预付了定金或部分货款的，应计算出本次应付货款的金额。(4) 签署正式的付款核准意见。3、请付款凭证经财务部稽核人员审核签字后，报财务部负责人审批4、出纳人员依据财务部负责人审批的付款凭证，办理正式的付款手续。四、建立“主动征求供应商投诉”制度：由酒店办公室定 期或随时收集和征求各供应商对本酒店采购、验收、结算付 款等方面的意见，以改善酒店采购的运作，争取外界对酒店 工作人员具体工作绩效的监督和评价，以有效地揭示、防止 酒店相关工作人员效率

12、低下、营私舞弊等问题。第四条存货的领用管理一、各部门原则上应指定专门的领料人，部门领料人有权对本部门日常所需物质进行领用；超出领料范围且没有总经理或财务经理签字的，仓库有权拒绝发货。二、特殊情况下的急件领用，由财务规定的领料人或部 门经理口头或书面授权当值仓库保管员，仓库保管员方可发货，但通知人必在 1日内到仓库办理签字手续；若在领货后 的1日内没有办理签字手续的，由当值仓库保管员向财务上 报，对通知人处以至少5元的罚款；若当值仓库保管员没有上报，而2日内领料单仍没有签字的，对当值仓库保管员处 以至少5元的罚款。第五条存货的库存管理一、酒店仓库及各部门实物管理责任人，对各库存的物 品，必须按照

13、物品的属性和具体物品的保存要求分类或专门 存放，严禁将不同属性和不同存放要求的物品混存。二、库存实物的进库和发出，必须依据上述规定的程序和凭证进行，严禁无单、无手续的物品进库和发放；办妥物品 进库和发放手续后，应及时依据相关凭证，登记实物库存保 管账，并定期（各部门实物管理责任人于每天下班前；酒店仓库库管每天对库存异动的物品，每三天对全部的库存物品）进行库存物品的账实核对盘点工作，发现差异，及时查明原因，予以解决，无法解决的，报财务部负责人处理；对超过保 质期和有质量问题的货品，不得对外发放，并及时填制质 量问题物品报告表（一式三联，一联仓库留存备查，另二联 经财务部签字后一联留存财务部处理、

14、一联返回仓库据此处 理质量问题物品），经部门负责人审核签字， 送交财务部稽核 人员核实后，报财务部负责人处理。各实物管理责任人当所 保管的实物库存接近或达到最低库存储备量时，应及时主动 地向部门负责人或相关部门提出采购 （领用）申请计划。三、各实物管理责任人在发放各物品时，必须严格按照“先进先出”的原则发放实物。先进先出：是指按照物品购进的先后顺序和物品保质期的短长顺序，进行物品的发放。即先购进和保质期短的物品 先发放，后购进和保质期长的物品后发放。四、各部门具体规定：1、客房部（1）对客房迷你吧的库存，各楼层服务员必须在客房卫生清洁时和客人需退房信息的第一时间（或接到前堂收银处电话通知客人退

15、房结账的当时 ）及时进行清查盘点，发现住 客饮用，及时通知前堂收银处入数；若客人结账后再返回房间拿取行李时，应由其楼层服务员主动开门和锁门，关注迷你吧的开启动向，以防止迷你吧酒水走数。同时，将各楼层 迷你吧酒水的实际走数结果与客房部各楼层主管的绩效考 核直接挂勾。（2）对需清洗的周转性物品（如床单、被套、浴巾等等）， 在移交给负责清洗的部门时， 必须办理实物移交手续，同时， 规定固定的送返时间（并界定超时送返责任，以免影响正常 使用的周转),送返时，必须办理实物数量和质量的验收手续， 如有出入，当面界定责任，出具书面证明，送交财务部处理 对超过规定时间仍未送返的，应立即催促，必要时，说明原 因

16、、报客房部负责人批准后，向酒店仓库增领该部分物品， 待清洗部门送返后立即返还。(3) 客房部实物库管于每月末扎账前，应对实有库存进 行实物盘点，与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核 对，发现问题，及时查清解决；同时，依据当月客房部各部门 实际领用签收的领料单，汇总填制本月部门物品领、用、 存报告表，经部门负责人审核签字后，报送财务部。2、餐饮部：实物库管于每月末扎账前，应对实有库存进 行实物盘点，与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核 对，发现问题，及时查清解决 ；同时，依据当月领料单 汇总填制本月部门物品领、 用、存报告表，经部门负责人 审核签字后，报送财务部。3、厨部：处理同餐饮部。

17、4、工程部：处理同餐饮部。5、酒店仓库：仓库库管员于每月末扎账前，应对实有库存进行实物盘点，与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对，发现问题，及时查清解决 ；6、财务部：(1) 财务部稽核人员应定期抽查酒店各仓库的实物库存 是否与其实际账存数量相符 ；各项库存实物的管理是否符合 相关规定，发放实物是否严格按照 “先进先出”的原则执行；(2) 每月末，财务部稽核人员应参与各仓库库存的实物盘点工作，一方面，核实库存实物的账实情况；另一方面，核 查库存实物的质量(有无质变、过期产品)和各品种库存是否 合理；同时，对各部门填制的 本月部门物品领、用、存报告 表列数据进行核实(依据平时收到的各进、 出、领用物品凭 证进行核对)和确认；发现问题，及时查明原因，界定责任， 报财务部负责人处理。(3) 财务部负责人收到各种报告时，应及时依据酒店的 相关规定进行处理，或会同各部门负责人协商后，报酒店总 经理处理。五、库存管理责任：1、对库存实物发生的质量问题， 属验收把关不当造成的， 能要求供应商退换的，应尽量要求供应商退换，同时，追究 验收责任人的工作责任；不能退换造成的损失，由验收责任 人负责赔偿；属保管不当造成的，直接追究保管责任人的责 任，并由其承担全额的损失。2、 对库存实物发生短损的，属定额内 （其实物定额根据 各物品的性质，参照同行业的平均标准进行确定 ）