财务制度及相关要求

1、费用报销制度（试行）第一部分 总则 第一条 为提高资金使用效益,加强公司内部管理,规范公司财务相关制度及报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,根据会计法及内部控制规范等的有关规定,特制定本制度。第二条 本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况作出。 第三条 本制度适用于公司全体员工。 第四条 公司各部门负责人对本部门付款的有效实施以及真实性、合理性负责。 第五条 报销单及付款申请单的经手人及授权人、审批人需按公司制度执行并签字。借款填写借款审批单；日常开支(内部费用)发生的费用填写报销单进行报销；厂房、宿舍租金、大额款项、应付供应商等货款(外部费用）等填写付款申请单。第二部

2、分 借支管理规定及借支流程 第六条 借款管理规定 （一）借款销账规定 借款销帐时应以按日常费用报销制度及流程处理,据实报销,多退少补，否则财务人员按未销帐处理。 （二）借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 第七条 借款及审批流程 （一）借款人按规定填写借款单,注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致,不得涂改）。 （二）审批付款流程借款人填单主管部门经理审核签字财务部门（会计）审核总经理签批出纳付款完成第三部分 日常费用报销制度及流程 第八条 日常费用主要包括加油费、停车费、住宿费、业务招待费、差旅费、电话费、交通费、物

3、流快递费、办公费、资料费等。第九条 费用报销的规定 （一） 会计应于每周四前已经审批的报销单提交至出纳处，其他时间不作报销付款，出纳员应于周五前完成报销款的支付。所有费用单据原则上是税务局统一印制的正式发票且须加盖开出单位“财务专用章”或“发票专用章”方为有效；发票必须是发票联和报销联，存根联、发货联、记账联不能作报销单据。机打发票应填写本公司的全称；定额发票要填写出票日期并加盖发票专用章。凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单价，否则不予报销。（二）公司实行差旅住宿费额度控制管理办法。公司员工因公出差，可凭出差地住宿费发票，依据下表所示标准予以报销：岗位级别出差城市报销标准公司总

4、经理、副总经理省会城市据实报销一般城市据实报销总监级省会城市350元/人·天一般城市320元/人·天经理级省会城市260元/人·天一般城市230元/人·天主管级省会城市220元/人·天一般城市200元/人·天一般员工省会城市180元/人·天一般城市170元/人·天1、 差旅伙食补助费公司员工因公出差按60元/人·天标准核发伙食补贴。2、差旅公杂费公司员工出差，按以下标准核发公杂费：总监级以上人员 45元/人·天，经理级40元/人·天，主管级35元/人·天，其他人员30元/人&

5、#183;天。3、 实行公杂费制度后，出差人员一律不再报销出差地市内交通费、通讯补助费等相关公杂费，出差期间同时不再重复享受在京交通补贴；在同一地点出差达7天以上的，从第8天开始，以上各种差旅补助、公杂费减半发放。以上1、2、3条中的补助天数以出差天数减1天计算。例如：5-8日出差，天数按照3天计算，以此类推。4、 员工出差在外埠赶赴机场、火车站的，凭当日票据据实报销；由深圳出差赶赴机场、火车站的，凭当日票据，按照前往机场单程40元、前往火车站单程20元标准限额报销。补充5、 在本市参加会议、培训的人员，不列为出差人员，不享受公司的差旅伙食补助和差旅公杂费。（本市出差有差旅伙食补助和差旅公杂费

6、补助的有哪些类型？，如去工厂盘点等）补充6、 出差人员应先填写出差申请单，在申请单上需填写此次行程、时间及预算费用，超出预算10%的部份不给予报销。7、 出差人员回来后，一周内填写费用报销，需附上出差申请单、住宿费发票等相关单据并在报销单备注栏处填写上出差时间及补助的费，如“出差3天的其他员工”填写 ：补助费(3-1)天*（60+30）=180元.补充8、 出差伙食补助及公杂补助会计审核完报销单后，给行政统计相关信息，并将其在当月的工资表列示及发换。(三)业务招待费用原则上只有总经办及销售部门可作为日常费用产生。其余部门为一事一报。业务招待费报销时，需在报销单或另单注明招待对象名单及人数，陪同

7、名单及人数(附件1)，并应取得餐馆（酒店）盖章的点菜酒水清单，取得的发票需按对应的酒水清单一起装订后再行报销。无酒水单的一律不予以报销；银行刷卡单可做补充资料使用但不能单独作为报销单据进行报销。(四)加油费、过路（桥）费、车辆保管费、交通费报销时，报销人员应提供（填写）出车行程表（附件2），行程表中应如实填写：拜访公司名称、拜访人、起止地点、起止公里数、加油情况、路过的高速路线，停车情况等。加油费发票需填写本次加油车辆的车牌号码及公司全称,加油发票未如实填写加油车辆号码的，视同无效发票不予以报销。若报销人员未能提供出车行程表的，相关费用不予以报销；同时，公司人员因公外出时，应做外出考勤登记，如

8、在报销稽核时发现未做外出登记却作费用报销，即视相关费用为个人费用，公司不予以报销。交通车票背面须注明起始站点、乘车时间、地点、目的；的士发票号码不能连号。 （五）宴请客户的金额单次超过500元; 购置礼品、支付业务费单次超过超过1000元或以上的须事先填写“业务招待费申请表（附表3）并需经领导审批后方可支出。 （六）物流快递费报销单必需注明所托运的物料、物品（件）名称、日期、起止点，或送货订单客户、地址等，发件（货）人需在托运单上签名确认，并应取得托运费发票或结算小单。 （七）办公用品领用时必须以坏（旧）换新（消耗类如笔、日记本、回形针等等不用以坏（旧）换新），保管人要做好各用品的出入库登记，

9、领用人需签名确认，登记表上要结出结余数量。财务部应对相关物料用品进行盘点核查。 （八）对于由银行直接扣款的如电话费、电费等费用支出，由会计人员按话费单或银行回单作原始凭证填写费用报销单，经出纳签字确认并报总经理审批后记账处理，电话费、电费发票由行政部负责到相关营业厅打印、收集后给会计放到报销单上。（九）报销人必须取得相应的合法票据，请购单,发票等相关单据上面需由经办人、证明人签名，同时报销、付款单需相关领导签名审核完毕。如填写报销单应严格按单据要求项目认真填写,报销部门要写清楚,金额大小写须完全一致（不得涂改）,简述费用内容或事由。所报销之费用必须是因公业务而支出的，不得用公款报销个人费用，如

10、发现以个人费用充当公司费用报销的，公司可追缴有关报销费用，并保留追责权利。报销人员应如实填写有关单据明细如行程、路程、金额等等，如发现有弄虚作假的，公司保留追责的权利。（十）下列票据不得报销1.无正规的发票或收据；2.内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据；3.无公章的白条收据；4.数量、单价、金额不符的票据。（十一）费用报销的其他注意事项：1.报销凭证必须注明费用归属、产品名称、事由、发票张数；2.各种凭证、单据的填写要做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，小写必须写到分位，没有的用"0"补齐；3.报销费用时必须填写“费用

11、报销单”及“费用报销明细表”，所有单据要按性质（如招待费、办公费用）分类、分次、粘贴填制；按发票内容归类进行粘贴，发票应与报销单向左对齐鱼鳞状粘贴（除特别小的发票之外）；粘贴的票据要求正面朝上，大张的票据只需固定票据的左上角,小张的票据需均匀的粘贴在粘贴单上,不能厚薄不匀。4.公司发生经济业务活动，凡与相关单位签订正式合同的相关费用的报销，报销单据后须附合同复印件；合同原件需一份交财务部存档及备查。5.个别报销项目在经财务部核实确无发票的特殊情况下，可以找其他发票代替，但填写费用报销单时，须用铅笔根据实际支出项目在备注栏如实填写，并注明发票与支出项目不符的原因。（十二）报销审批流程：报销人填写

12、费用(差旅费)报销单（附费用报销明细表）部门主管审核会计审核总经理审批出纳付款完成（是否要与旧流程一致，加入总裁办审核，总监排排付款计划的结点？）（十三）其它注意事项：1.因个人原因造成的退票费、罚款、滞纳金、违约金、赔偿金、事故费等非正常支出，由个人承担，公司不予报销。2.付款或报销时经办人应出具真实合法的报销单据。对丢失车票、船票、机票的。须提供报销申请报告，其内容包括票据丢失原因，经过及丢失票据记载的起止时间、交通方式、金额等，申请报告须逐级审批至总经理，但最高报销金额不超过实际发生金额70%，对票据丢失但能提供发票存根联复印件并加盖开票单位发票专用章或财务专用章的（增值税专用发票、运输

13、发票除外），或者其他客观票据证明的，可全额报销，否则不予付款或报销。3.对于自动离职或准备离职且在公司有个人欠款的员工，部门负责人有责任及时通知财务部门督促其清账，以避免不必要的损失。4.根据国家有关税收法规和财务制度，当年发生的费用必须在当年报销入账，过期不予报销。（年底12月份的费用可延至下年元月10日前报销完毕）。 第十条 低值易耗品（维修损耗物料、工具等）报销制度及流程 （一）管理规定为了合理控制费用支出,此类由采购部按各部门的申购单统一购买。各需求部门按用料计划提前填写物品(料)申购单，未经申购及未经领导审批的物料采购一律不予以报销；为减少采购、付款作业成本，在申购物品（料）时，一月

14、内只许申购两次即达到完成工作的效果，如因计划不足造成一月内多次（三次以上）申购的，由需求部门自行购买解决（将不予以报销处理）并不能影响公司业务有效进行（紧急用料可做特殊处理）。所购回物料需交仓管部统一收货，并由收货人在送货单上签名确认，如无本公司仓管部收货人签名的物料不得报销。报销有关费用时需提供物料申购单及送货单。流程:需求部门填写物料申购单主管领导审核总经理审批购买物料入库领用。工具类领用时必须以坏(旧)换新，仓库要做好物料、工具的出入库登记，领用人需签名确认。登记表上要结出结余数量。 （二）报销流程 1、 购置申请 公司仓库每月根据需求及库存情况，可备有常用价值较少的一定安全库存量,特殊

15、购置时填写物品（料）申购单。2、报销程序报销人填写费用报销单，应附上送货单、申购单或验收单,单据上需经手人、收货验收人签字,按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部,按日常费用报销流程审批、付款或冲抵借支。第四部分 大额费用支出财务报销制度及流程第十一条 大额费用支出主要包括：应付货款、工程项目、软件及固定资产购置、业务咨询、审计费用、广告宣传活动费等。第十二条 应付账款制度及流程 （一）应付账款：采购部应于每月5日前与供应商核对确认上月送货明细（并交财务部复核），并应于每月25号前申请支付已到付款期的应付货款，经领导审批后的付款申请单才可交至出纳处。（二）付款

16、流程采购部人员填写付款申请单会计复核总经理审批出纳付款完成 第十三条 工程项目、软件及固定资产购置、业务咨询、审计费用、广告宣传活动费报销财务制度及流程。（一）由使用部门填写购置申请单，由总经理审批。 （二）报销标准此类费用一般金额较大,由使用部门根据实际需要向总经理（提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等）,经总经理审核审批后，按双方签订的合同协议及批准生效的购置申请执行（合同签订前由公司法律顾问或总经理的审核,合同应注明付款方式、保修期等）。（三）结账报销1、资产验收：此类应由资产使用人员测试并验收签名确认资产已达到可使用状态（软件应安装调试）无误后,经办人凭发票、验收

17、单等资料办理付款申请单。 2、审批付款流程经办人填写付款申请单使用部门经理审核签字财务部门（会计）复核总经理审批出纳付款完成3、出纳人员根据审批后的付款申请单审核付款。4、若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。 第五部分 应收款、代垫款、税务管理、仓库实物管理 第十四条 应收、代垫款项核算、税务管理、仓库实物管理（一）对于公司每月应收客户的款项，业务部每月5号前按上月出货数量、单价、应收款 金额等做月结对账单，交相关业务员确认、部门领导审核确认、财务部复核无误后再行发送给客户进行确认。客户确认后记入应收账款。业务员有责任向客户催收已确认的应收款，以尽快做到资金回

18、笼。（二）公司为员工代垫的社保、个税、水电费等各项费用，会计人员应及时把明细金额告 知出纳，以便在借款、工资中扣回，或催收各人员按时支付有关费用。 （三）会计有责任在每月的8日之前对增值税的进项和销项进行确认，测算出当月需要缴纳的税金后及时通知公司财务负责人，以便安排合理税负，同时向供应商追收进项发票，并注意在每月30日前到税局进行发票认证。每月15日之后如有再需要开具发票，会计需要先行测算缴纳的税金并告知财务负责人、总经理同意后方可开具发票。 （四）会计需在每月15日前申报各项税金、报表，报送的财务报表要由财务负责人审核后再发送给税务机关。（现时由代理记账公司处理该项事务）（五）仓管人员需要

19、对自己保管的实物建立台账进行管理，实物出库领用及入库均需要填写出库单及入库单，并做好相应的登帐出库入库登记。保持实物数量和台账数量完全一致。（六）仓管人员必须做好实物保管，每月月底最后一天进行盘点实物，会计人员监盘或抽盘，并和台账实物数量核对，如有差异需要在盘点完毕后查清原因，并用书面说明向总经理进行报告，处理方式由总经理做出，经报批后再按处理方式进行处理。（七）对于公司发生的所有业务，会计在处理报销单证时都需要全部进行审核，对其发票、价格、入库手续、供应商等，均需要核对无误后才能交由出纳审核付款。对于实物有需要入库的，需要附上仓管人员的入库单才能作为付款的原始凭证进行审核付款。第六部分 会计

20、核算、资金管理第十五条 会计账务核算（一）公司严格执行中华人民共和国会计法、会计人员职权条例、会计人员工作规则等法律法规关于会计核算一般原则、会计凭证和账簿、内部审计和财产清查、成本清查等事项的规定。记账方法采用借贷记账法。记账原则采用权责发生制，以人民币为记账本位币。一切会计凭证、账簿、报表中各种文字记录用中文记载，数目字用阿拉伯数字记载。每笔业务的记 载、书写必须使用钢笔，不得用铅笔及圆珠笔书写。（二）出纳、会计人员要认真执行岗位责任制，各司其职，相互配合，如实反映和严格监督各项经济活动。记账、算账、报账必须做到手续齐全、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结，及时核对，保证账实相符。财务

21、人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。对于违反财务制度的事项，必须拒绝付款、必须拒绝报销或拒绝执行，并及时向总经理报告。 （三）财务、会计人员力求稳定，不得随便调动。财务人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办理交接手续的，不得离职，不得中断会计工作。移交交接包括移交报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等工作。 第十六条 资金、现金、费用管理（一）财务部要加强对资产、资金、现金及费用开支的管理，防止损失，杜绝浪费，良好运用，提高效益。1、出纳人员应提供每月的各银行账号的交易明细，并随时与会计进行对账，以做到日清月结，账实相符、账账相符；银行账户往来应逐笔登记入账，不准多笔汇总高收，也不准以收抵支记账。出纳人员需按时打印银行回单给会计人员作为原始凭证；出纳人员按月与银行对账单核对，未达收支，应做出调节逐笔调节平衡。出纳每月要把各银行账号的每月收支明细做成附表和报表一起报送给股东。（二）所有现金收支由出纳负责。如出纳人员从银行（存折）账号中提取现金，需提供提 现单据给会计人员，由会计人员填写提现单，