如何做好应归档文件材料的收集归档工作

1、 如何做好应归档文件如何做好应归档文件材料的收集归档工作材料的收集归档工作 泰州市档案局泰州市档案局一、档案和档案工作简介一、档案和档案工作简介 二、文件材料的收集二、文件材料的收集三、保管期限的划分三、保管期限的划分四、文件材料的整理四、文件材料的整理五、归档文件的编目五、归档文件的编目 一、档案和档案工作一、档案和档案工作简介简介 1、档案的概念、档案的概念 档案是指过去和现在的国家机构、社档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各

2、种文成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记字、图表、声像等不同形式的历史记录。录。” 档案法档案法 学校档案，是指学校从事招生、教学、学校档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。表、声像等不同形式、载体的历史记录。2、档案的作用、档案的作用 (1) 档案是机关行政管理和业务工作的查考凭据 (2) 档案是生产活动的参考依据 (3) 档案是科学研究的基础和条件 (4) 档案是宣传教育的生动素材 (5) 档案是解

3、决纠纷、维护佥权益的法律证据 (6) 档案是政治斗争、国际斗争的有力武器 档案的作用可概括为两个基本方面: (1)凭证作用 (2)参考作用 3、档案业务工作内容、档案业务工作内容 收集收集 鉴定鉴定 整理整理 编目编目 保管保管 统计统计 编研编研 利用利用 二、文件材料的二、文件材料的收集收集1、存在问题、存在问题（1）不齐全完整）不齐全完整 “帐外帐外”文件文件短缺短缺 职能部门文件短职能部门文件短缺缺 特殊载体材料短特殊载体材料短缺缺（2）不及时、规范）不及时、规范（3）不集中统一管理）不集中统一管理2、收集要求、收集要求 （1）要齐全完整 （2）要保证及时和安全 （3）要符合规范和标准

4、 （4）要集中统一管理3、收集措施、收集措施 （1）要健全档案管理网络）要健全档案管理网络 （2）要建立档案收集制度）要建立档案收集制度 （3）要制定完整的文件材料归）要制定完整的文件材料归档范围档范围4、收集注意事项、收集注意事项（1）“帐内帐内”（红头）文件材料的收（红头）文件材料的收集集 发文收集注意事项发文收集注意事项 收文收集注意事项收文收集注意事项（2） “帐外帐外” 文件的收集文件的收集 注意做好本单位业务职能部门形成注意做好本单位业务职能部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收的反映专业职能活动的文件材料的收集集（3）关联文件的收集）关联文件的收集（4）其它门类和载体文件材料的

5、收集）其它门类和载体文件材料的收集 注意做好电子文件的收集注意做好电子文件的收集5、电子文件的收集归档迫在眉睫、电子文件的收集归档迫在眉睫 计算机在日常办公中的广泛使用计算机在日常办公中的广泛使用 办公自动化（）系统的普遍应用办公自动化（）系统的普遍应用 行政业务系统的大量运行行政业务系统的大量运行 电子政务网络的互联互通电子政务网络的互联互通 结论：大量产生的电子文件，将成为归档的结论：大量产生的电子文件，将成为归档的主体，电子文件管理和归档成为各部门工作的重主体，电子文件管理和归档成为各部门工作的重要组成部分要组成部分6、收集方法、收集方法 （1）平时收集 （2）集中收集 7、国家出台的有

6、关政策文件、国家出台的有关政策文件 (1) (1)机关文件材料归档范围和文书档案保机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局颁布号令）管期限规定（国家档案局颁布号令） (2) (2)各级各类档案馆收集档案范围的规定各级各类档案馆收集档案范围的规定（国家档案局颁布（国家档案局颁布9 9号令）号令） (3) (3)国家基本专业档案门类（第一批、第二国家基本专业档案门类（第一批、第二批）批） (4) (4)电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范 (5) (5)公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则8、关于国家档案局号令的贯彻、关于国家档案局号令的贯彻 （1）文件材料归

7、档范围和文书档案保管期限表的编制已审批的单位结合本单位、本部门工作实际做好“回头看” 工作 （2）制定电子文件归档范围和保管期限表 9、如何制定电子文件归档范围和保、如何制定电子文件归档范围和保管期限表管期限表 各部门处室与档案人员共同划定归档范围。各部门处室与档案人员共同划定归档范围。 明确单位的主要职能、重要工作内容和关键的工作明确单位的主要职能、重要工作内容和关键的工作步骤步骤 根据业务工作中电子文件的生成节点，明确电子根据业务工作中电子文件的生成节点，明确电子文件的种类文件的种类 电子文件来源部门制定归档范围和保管期限（初稿）电子文件来源部门制定归档范围和保管期限（初稿） 汇总讨论制定

8、初步归档范围和细化的保管期限（征汇总讨论制定初步归档范围和细化的保管期限（征求意见稿）求意见稿） 广泛征求意见并试用广泛征求意见并试用 修改完善归档范围和保管期限修改完善归档范围和保管期限 上报档案行政管理部门审批后执行（正式稿）上报档案行政管理部门审批后执行（正式稿） 通知（正本） 格式或版式文件 永久 日程（正本） 格式电子版 永久 名单（正本、表格） 永久 领导报告、讲话、总结（历次修改稿、定稿、 格式电子版） 永久 各市交流材料（定稿、 格式） 30年 照片（格式） 永久 录音、录像（格式） 永久网站发布会议信息（ 格式、 格式） 30年 例：例：“江苏省档案信息化工作会议江苏省档案信

9、息化工作会议”文件文件归档范围和保管期限归档范围和保管期限 三、保管期限的 划分1、档案鉴定工作、档案鉴定工作 （1）确定是否归档资格审定（2）区分不同价值划分保管期限（3）期满档案鉴定（4）划控鉴定 2、保管期限的划分 （1）划分原则 “以我为主”原则 “我”：本机关职能活动 本系统 密切相关的机关 “公民权益从宽”原则 本机关个人利益 外机关个人利益 （2）划分依据）划分依据 国家档案局颁布号令 结合本单位、本部门工作实际（3）划分保管期限应注意的问）划分保管期限应注意的问题：题： 注意文件之间的联系； 考察文件的实际内容； 研究文件的各种作用； 考虑文件的长久需要。（4）操作层次着重区分

10、的问题）操作层次着重区分的问题区分区分“主办的主办的”与与“协办的协办的” 区分区分“针对的针对的”与与“普发的普发的” 区分区分“政策性的政策性的”与与“事务性的事务性的”区分区分“凭证性的凭证性的”与与“参考性的参考性的”区分区分“结论性的结论性的”与与“过程性的过程性的”区分区分“有处理结果的有处理结果的”与与“无处理结果的无处理结果的”区分区分“全局的全局的”与与“局部的局部的”区分区分“时间长的时间长的”与与“时间短的时间短的”（5）永久保管的文书档案范围）永久保管的文书档案范围 本单位机构演变、人事任免、年度计划总结、会议记录、年报表、年度考核、职工名册、大事记等材料； 本单位重要

11、会议、重大活动等形成的主要文件材料； 学校教育教学活动中形成的重要业务文件材料； 本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；其它有关县级以上表彰、工调、人事组织关系、警告以上处分材料等。（6）定期保管的文书档案范围）定期保管的文书档案范围 保管期限30年文书档案 单位人事工作制度、财务预算报告、大会交流材料 、专题报告、调研报告；领导视察汇报材料、重要的接待计划；试卷分析、物资（办公用品）采购计划 、招投标、机动车保险、转让等材料；出国审批材料；警告处分材料等； 以下哪些文件应该归档？（归以下哪些文件应该归档？（归档、不

12、归档、待鉴定）档、不归档、待鉴定） 内部文件内部文件 会议文件会议文件 请示请示 电电话记录话记录 会议记录会议记录 合同协议一般文合同协议一般文件的修改稿件的修改稿 重份文件重份文件 人事任免材人事任免材料料 年度计划年度计划 年度总结年度总结 校对稿校对稿 本单位编印的出版物原稿（附印本）本单位编印的出版物原稿（附印本） 上级机关的简报上级机关的简报 四、文件材料的整四、文件材料的整理理1、整理原则、整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系；正确区别文件的不同价值（保证档案质量的重要因素）；便于保管和利用（文件整理工作的基本出发点和最终目的）2、件的确定、件的确定归档文件以“

13、件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，但有些文件不是单份，不能被分散： 几种“件”的情况 文件的正本与定稿为一件 正文与附件为一件 收文与文件阅办单为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件来文与复文为一件来文与复文为一件报表、名册、图册按其原来的装报表、名册、图册按其原来的装订方式，各为一件订方式，各为一件活页纸会议记录活页纸会议记录 一次会议为一件一次会议为一件,订本式的会议记录可以为一件订本式的会议记录可以为一件整本的介绍信存根为一件整本的介绍信存根为一件 注意成套的会议材料不能成为一件注意成套的会议材料不能成为一件3、装订、装订装订的材料：不锈钢书钉装订的材料：不锈钢书钉装

14、订的顺序：正本在前，定稿在后；装订的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；计算机及后；复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；保存的，正文在前，发文稿纸在后；文件阅办单在前，正文在后文件阅办单在前，正文在后4、分类、分类 （1）常用的分类方法 年度机构保管期限分类法 （适用于机构比较稳定的单位） 年度问题保管期限分类法 年度保管期限分类法 例如: 2011年永久、 30年、

15、10年 保管期限年度机构分类法 保管期限年度问题分类法(2)、分类方案的编制、分类方案的编制 格式内容格式内容: 档案分类制订依据档案分类制订依据 档案分类制订原则档案分类制订原则 档案分类方法档案分类方法(含分类类目含分类类目)5、排列、排列归档文件的排列以事由为原则，同一事由的相归档文件的排列以事由为原则，同一事由的相关文件集中在一起，再按时间先后排列。关文件集中在一起，再按时间先后排列。不同事由的归档文件排列不同事由的归档文件排列 一是按不同事由形成时间的先后顺序排列；一是按不同事由形成时间的先后顺序排列； 二是按事由的重要程度排列；主要职能活动二是按事由的重要程度排列；主要职能活动形成

16、的文件排在前面，其他工作形成的文件材形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料在后，综合性的在前，业务性的在后。料在后，综合性的在前，业务性的在后。由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用将其排在同一年度、同一类别、同一保管期限将其排在同一年度、同一类别、同一保管期限的最后，并在备考表中加以说明。的最后，并在备考表中加以说明。6、电子文件的整理、电子文件的整理 (1)文书类电子文件的整理 同一全宗内的文书类电子文件按照： 年度保管期限机构（问题）或 保管期限年度机构（问题）等分类方案进行分类 (2)其它门类、载体电子文件的整理 按照各门类、载体档案整理的

17、有关规定和要求进行整理 五、归档文件的五、归档文件的 编目编目1、编目概念、编目概念 编目即编制归档文件目录编目即编制归档文件目录 2、归档文件目录格式、归档文件目录格式件件号号 责任责任者者 文号文号 题题 名名 日期日期 页数页数备注001档案档案局局义档义档20113号号 关于做好关于做好2010年年度文件整理归档度文件整理归档工作的通知工作的通知 20110225 0053、归档文件目录内容：、归档文件目录内容：（1）件号：填写室编件号（2）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。可以用发文机关规范的简称，不能用本局、本公司等含义不明的简称。联合发文一般应将所有责任者照

18、实抄录，责任者过多，可适当省略。（3）文号：即发文机关代字、年度、顺序号组成。抄全。（4）题名：即文件的标题。有的文件没有题名的，或题名含义不清，应根据文件内容重新拟定或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“ ”。（5）日期：即文件的发文日期。（文件的落）日期：即文件的发文日期。（文件的落款日期）以款日期）以8位阿拉伯数字标注年月日。如：位阿拉伯数字标注年月日。如：20100225（6）页数：每一件归档文件的页数。文件中）页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页有图文的页面为一页.两份文件为一件时，页两份文件为一件时，页数相加。数相加。（7）备注）备注:注释文件需要说明的情况。注释文件需要说明的情况。4、归档文件目录封面编制与装订（1）封面格式要求