计算几技术在档案管理中的应用

1、    计算几技术在档案管理中的应用    朱仰臣摘要：信息技术与网络科技的发展，使我国计算机技术得到更加广泛的应用，其提高了档案管理的水平与效率，现今，档案管理人员逐渐意识到计算机技术对档案管理的重要作用，所以本文针对计算机技术在档案管理中所面对的问题，进行了研究与分析，并提出相应的可行性建议，以提高档案管理的安全性与时效性。关键词：计算机技术;档案管理;安全性：g270. 7史献标识码：a：1005-5312 （2020）15-0287-01一、引言计算机技术推动着世界经济的发展，在我国事业单位的各项管理体制中，档案管理是事业单位的核心，为日常工作的

2、开展提供便利。与传统的档案信息管理模式相比，计算机技术在档案管理中的优势逐渐显现出来，其储存容量大和搜索信息快，以及使用成本低，可以为企业减少成本支出，所以，研究人员应该对相关领域进行积极探索，不断的提高计算机技术水平，实现资源共享与信息共享。二、计算机技术在档案管理中存在的问题虽然计算机技术只是一种辅助工具，多数档案馆依旧主要依靠人工记录的方式，但是这些纸质档案容易出现受潮与变质的问题，造成信息出现漏洞，导致重要资料丢失，由于没有合适的数据档案库，以至于没有发挥档案管理系统的作用，导致档案管理效率缩水，降低了档案信息管理的质量与水平。應用现代化信息技术，可以直接进行信息储存和查阅资料，提高了

3、档案管理效率，同时降低了档案管理的成本与费用，但是计算机技术应用在档案管理尚处于探索阶段，有以下几点不足之处：第一，电子档案对于纸质档案来讲，虽然更加方便整理，但随着科学技术的发展，计算机技术的多元化，电子档案的储存环境的变得更加复杂、多样，电子文档可以轻松的处理一些简单的文字信息，但是当相同的档案信息放在不同的数据库中，会产生不兼容性，出现无法使用的情况。第二，很多单位的各部门之间缺乏及时信息交流、沟通，导致管理模式和制度都存在着众多差异，很难完成管理档案的协调性工作，所以增加了统一标准的难度。第三，档案信息的安全性问题已经成为网络信息化的重要阻碍，同时而对黑客、电脑病毒以及人为的泄密盗取数

4、据等问题，都为档案的安全性埋下重大隐患（1）。三、计算机技术在档案管理中的应用改革（一）实现文档统一，避免分离计算机技术将信息文件转变为数据方式进行储存，其通过电子数据的模式进行传递，并用多媒体信息将图片与声音等综合信息储存，凸显了计算机技术的自动化与媒体化的特点。为了实现文档统一，档案管理人员应该具备思维策略，制定规范系统的工作制度，并且建立科学的档案管理模式，确保档案有序的进行。为了实现档案信息化与数字化的管理，可以通过数据库、高速扫描，还有数据压缩等技术手段，避免管理人员因为缺乏管理经验无法反映其个人工作能力，防止出现断档的情况。为了发挥档案的作用和提高档案管理的质量，以及避免重复性工作

5、，在单位各部门之间实现文档一体化，应该改变之前的档案分离管理问题，树立从源头做起的意识，对档案有一个完整规划，通过网络实现一体化管理模式。（二）制定相应的制度计算机技术的应用在一定程度上解决了档案管理的漏洞，但尚未设定完整的管理制度，好的管理是成功的一半，所以，必须及时完善各方而的管理制度，做到任何一个环节都有法可依和有章可循，确保现代化管理的高效性。电子文档的来源途径包括计算机技术人员、数据录入人员、信息管理人员等，文档的来源途径众多，所以必须制定相应的制度，解决电子文档的归档问题，同时督促归档人员的自觉性。单位日常工作制度应该把电子文件归档制度列入其中，并且加入信息管理工作程序中。此外，由

6、于电子文档容易被修改，所以应该采用双轨制归档，做成两套内容相同的档案，将重要的电子性文件制成拷贝文档，提高电子文档的安全性，与此同时，管理人员需要保护电子文档的原始信息，深入各个工作环节，掌握电子文档的接收与储存等，也可以把电子文档设置成只读文件，提高其安全性与可靠性。（三）解决信息化管理中的安全问题计算机档案管理系统的安全控制第一环节就是控制访问入口，核查访问者的身份，并对其进行身份验汪，如果访问者已经注册，就允许进入系统查找所需要的资料。虽然计算机技术的发展为档案管理工作提高了便携性，但也带来了安全隐患，管理人员可以根据资料级别进行网络设置，例如：一级档案不需要联网，二级档案连接局域网，三级档案可以联网等设置。同时，加强法律宣传，提高档案管理者的法律意识，目前，国家已经制定中华人民共和国档案实施办法>等，增强了行政部门的执法力度，所以依法治档已经成为档案管理工作者的主要手段。四、结语总而言之，在科技高速发展的背景下，信息化与档案管理的融合，充分说明了国家信息化产业的崛起，通过借助计算机技术，增加了对文件档案的管理，促进了档案的科学化。特别是借助高效率的管理模式，不但降低于企业的经营成本，还实现了资源共享，为人力资源的管理提供了便利，也为档案管理实现了创新与发展。