高效会议（PPT49页)

1、对低效率会议的抱怨对低效率会议的抱怨 美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开会的原因有：v 跑题：83%v 准备不足：77%v 低效率： 74%v 缺乏倾听：68%v 会议长度： 60%v 缺乏参与： 51%低效率会议的高成本低效率会议的高成本v 研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高级管理人员甚至达到50%v 低效率会议掠夺你的时间 每个会议均耗时 X 年均开会数量 X 会议有效率 ？v 你主持的低效率会议掠夺别人的时间你主持的低效率会议掠夺别人的时间低效率会议低效率会议 “犯罪犯罪”先开一个会先开一个会 Things in Common议题：找出小组成员之间肉

2、眼无法观察到的8个共同点地点：XX会议室时间：8分钟主持人：志愿者记录人：志愿者阐述人：志愿者目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟通和关系的建立通和关系的建立课前热身回顾课前热身回顾v 是什么行为和心态导致你们的讨论结果v 用一个比喻形容参加会议的心情v 用一个比喻形容主持会议的心情界定界定“会议会议”v 三人以上v 聚在一起v 展开有组织的讨论v 有效达到明确目的会议和渠道沟通会议和渠道沟通沟通渠道优点缺点面谈面谈v可以利用现场气氛v双向沟通 v面子作用v传达范围有限 会议会议v集思广益v可当场看到对方的

3、身体语言 v须事先准备v有可能出现混乱局面电话沟通电话沟通v方便v双向沟通 v可能误解v看不到非语言的反馈 电子邮件电子邮件v费用低廉v传播范围广 v看不见非语言信息v反馈慢 正式文件正式文件v完整全面v可以事前充分准备v须多重审核v不能及时获取反馈 简报简报/ /短片短片/ /海报海报/ /展架展架v生动形象，视觉冲击力强，印象深v内容伸缩性强，可重复使用v制作时间及成本相对高v需要专业人员协助会议的独特优势会议的独特优势v 在有效沟通中，所传递的信息v 55%55% 是通过身体语言传达的v 3838 通过语调完成的v 7 7 是通过所使用的言辞传达的开会具有电子邮件、电话、信函等方式开会具

4、有电子邮件、电话、信函等方式不可比拟的优势不可比拟的优势 会议的作用会议的作用v 发放消息型 Presentation Meetingv 互通消息型 Information Sharing Meetingv 解决问题型 Problem-solving Meetingv 做出决定型 Decision-making Meeting 信息沟通类信息沟通类决策讨论类决策讨论类会议的作用会议是由哪些要素组成的？会议是由哪些要素组成的？q 会议三维立体图q 会议任务q 会议程序q 会议成员q 会议成员-会议角色会议要素会议要素-会议三维立体图会议三维立体图v 会议任务 Taskv 会议程序 Process

5、v 会议成员 People会议要素会议要素-会议任务会议任务v 完成会议既定的目标会议要素会议要素-会议程序会议程序v 有完整的会议过程，以便有效完成会议任务会议要素会议要素-会议成员会议成员v 充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛会议要素会议要素-会议角色会议角色主持人 完成会议讨论任务 确保会议达到预期目的 确保高质量讨论内容协助人v监控会议程序v贯彻会议规则/纪律v确保与会者平等参与记录人 笔录会议决议 备份会议记录会议要素会议要素-会议角色及任务会议角色及任务回顾你以往主持的会议，你是否完成了：v 主持人的任务v 协助人的任务v 记录人的任务会议准备会议准备5WIHWHY, WHO

6、, WHENWHERE, WHAT, HOW以下情况，开会是种资源的浪费以下情况，开会是种资源的浪费v 主持人没有时间为会议作充分准备v 与会者没有时间为会议作充分准备v 必要人物不能出席v 会议没有时间对问题展开讨论v 书面形式比开会更有效WHY：会议的目的：会议的目的WHY“会议的具体目的是什么？”会议主题会议目的！ 会议目的：通过开会预期达到的结果 会议主题：会议讨论的核心议题WHO：谁？：谁？WHO：关键人物关键人物“谁参加？”“每个成员的独特作用”考虑因素：v 职位v 会议中发挥的作用v 会后发挥的作用WHEN&WHERE：何时何地？何时何地？WHEN，WHERE“何时开会最

7、有效达到会议目的”“在哪里开会最合适？”“座位如何摆放？”“需要哪些设备？”“需要哪些食物准备？”WHEN&WHERE：何时何地？何时何地？避免：v 在用餐时间开讨论决策型会议v 在临近下班时间仓促开会v 在刚上班时间开会v 在大家疲劳时间开会v 没有及时提前通知会议时间与地点v 在嘈杂地点开会 信息沟通类会议场地布置信息沟通类会议场地布置活页纸架投影屏幕活页纸架投影屏幕活页纸架决策讨论类会议场地布置决策讨论类会议场地布置活页纸架活页纸架活页纸架活页纸架WHAT：议什么？：议什么？WHAT：议程议程“会议讨论什么主题？”“议程有哪些？”“每项议题的时间分配？”制订议程注意事项制订议程注

8、意事项v 议程应提前分发，使与会者有备而来v 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题v 重要议题应留有充分时间v 常规议题先讨论 (时间简短)v 重要议题之间应穿插一些简单议题v 一次会议不要安排太多重要议题v 会前合理划分每个议题的讨论时间制订议程注意事项制订议程注意事项时间会议项目担当9：00-9：30该培训所被期待发挥的作用 与沟通技巧相关的能力要件确认 今后的实施日程 议题：关于沟通技巧培训的企划目的：构筑整体的培训内容出席者：日時：場所：HOW：怎么议？：怎么议？HOW 用什么方法用什么方法“如何让大家作最好准备？”“哪些内容需提前通知？”“会议规则有哪些？”6.高效会议6-2

9、会议的基本步骤Step1Step2Step3Step4Step5Opening把握状况征求意见、方案达成共识Closing阐明会议内容、目的介绍详细的相关信息寻求意见、商讨方案就结论和执行方法达成一致回顾会议内容确定跟进方法Step1Step1 OpeningOpening阐明会谈内容和目的阐明会谈内容和目的 对出席者表示感谢 说明会谈的目的和重要性 说明议题的讨论进程（时间分配等） 6. 高效会议6-2 会议的基本步骤Step2Step2 把握状况把握状况说明详细的相关信息说明详细的相关信息 确认背景状况 寻求补充信息 总结 Step4Step4 达成共识达成共识就结论和执行方法达成共识就结

10、论和执行方法达成共识 听取与会者意向，达成最佳结论 决定“由谁”、“何时”、“做什么” 6. 高效会议6-2 会议的基本步骤Step3Step3 征求方案征求方案征集意见、商讨方案征集意见、商讨方案 征求提案，筛选候选方案 仔细讨论候选方案 总结 Step5Step5 ClosingClosing回顾会谈内容，确定后期跟进方法回顾会谈内容，确定后期跟进方法 总结 确定“何时”、“如何确认进展状况” 再次对出席者表示感谢 6. 高效会议6-2 会议的基本步骤会议实施后的对应、跟进会议实施后的对应、跟进 6. 高效会议6-2 会议的基本步骤 将会议的结果，总结成文字资料，与参会人员共享 结果（会议

11、纪要）要在3日之内展开 对于决定的事项及待续事项进行跟进6. 高效会议6-3 会议发起者的职责通过会议运营，促使其他与会者积极参与讨论，促进会议成果的取得和目标达成同时作为会议参加者的一员，积极阐述自己的意见， 履行作为会议参加者的责任作为会议发起者，不仅要努力促进会议取得尽量多的成果， 还应把会议成果和实际的工作连接起来。（1） 参会人员的责任6. 高效会议6-4 参会人员的责任 积极参与，促进会议成果的取得 通过付诸实际行动，提高、深化会议成果 （2）参会人员应发挥的具体作用6. 会议的推进方法6-4 参会人员的责任 为能在会议上进行高效的意见信息交换，需要做好事前准备 注意讨论不能偏离会

12、议的目的 积极提供信息、意见和想法 积极鼓励其它与会者发言 与其他参会者接触时，要怀有敬意 有效会议准则有效会议准则v 会议目的要清楚明确，议题三个最适宜v 与会人员要精选，四至十人最理想v 会前有资料，以免空口讲白话v 避免马拉松会议，一小时为宜，二小时为极限，准时开始，准时结束 v 主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突 v 开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受v 会议务必达成决议v 会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士 v 追踪会后各项决议的行动及结果 问题人物问题人物q 事不关己者q 夸夸其谈者q 挑起争论者q 连讽带刺者问题人物问题人物-事不

13、关己者事不关己者解决措施：v直接提问v多作口头鼓励v会后给予实际工作问题人物问题人物夸夸其谈者夸夸其谈者解决措施：v适时插入，直接提问他人v时间有限v会议原则 v会后交流问题人物问题人物挑起争论者挑起争论者解决措施：v体恤情绪v明确讨论主题v适时总结，直接提问他人v会议原则问题人物问题人物连粉带刺者连粉带刺者解决措施：v直接提问客观事实、数据v提问简短、客观，不容主观发挥v不要介入负面情绪问题人物问题人物预测练习预测练习预测案例中的问题人物并考虑解决措施棘手情况q与会者陷入僵局或手足无措 q与会者陷入缄默 q与会者不正视问题，或只专注于一个问题而排除其他问题 q与会者不断地重复已提出的观点 q

14、产生冲突时棘手情况棘手情况-与会者陷入僵局或手足无措与会者陷入僵局或手足无措v 询问与会者发生了什么事情。提醒大家议程进行到了何处以及具体的目标是什么v 如有可能，清除障碍。看大家陷入僵局是否是因为缺乏足够的信息，还是需要澄清要完成的任务或如何继续v 询问大家是否准备好了可以继续，或是否存在还没有提出来的观点或问题 v 建议休息片刻，然后再回到正在讨论的主题上，或把它移至日程的后一阶段或另一会议上 棘手情况棘手情况-与会者陷入缄默与会者陷入缄默v 让大家安静一会v 了解发生了什么事情及人们都在想什么v 询问大家是否想让你对一些事项予以澄清v 询问他们是否有你不清楚的观点或问题，或是否你引起了某

15、种疑惑v 在给他们建议之前等一等。不要过快地打破沉默v 确保你的行为举止不会引起问题 v 分成较小规模的小组，以鼓励更多的参与棘手情况棘手情况-与会者不正视问题与会者不正视问题v 这可能是因为他们担心提出某一特殊问题。因此，主持人应要求发言人明确界定问题、议题或机会的实质。然后，了解它已存在了多长时间、谁涉及了这个问题、以及后果是什么棘手情况棘手情况-与会者不断重复已提出的观点与会者不断重复已提出的观点v 把想法记录在活页板或白板上。不要忘记让大家知道你理解他们的想法 v 当某个人开始重复已经列出的想法时，就指向活页板或白板，并提问：“我们是不是已经了解这一观点了？你还有需要补充的吗？”棘手情况棘手情况产生冲突时产生冲突时v 对任何争