事业单位档案管理工作的优化路径探讨

1、    事业单位档案管理工作的优化路径探讨    孙晓丽摘 要：事业单位的档案资源对本单位的发展历程进行了详细的记录，涵盖了文字、音像等诸多载体形式。而档案管理则是收集、整理、保管这些多样化载体形式的资料，以便将这些档案资源的价值充分发挥出来。在新时期下，传统档案管理模式暴露出诸多问题，亟需进行创新和改革。事业单位要充分重视档案管理工作，从制度、管理机制、人才建设等多角度着手，不断优化档案管理工作质量，服务于事业单位的整体发展。关键词：事业单位档;案管理工作;优化路径引 言事业单位是我国政府设立的社会服务性组织，其功能多种多样，服务内容涉及教育、卫生、文

2、化、科技等多个领域，事业单位的档案信息数据量大、信息繁杂，与国民的生活息息相关。随着事业单位近年来的发展和变革以及信息产业技术的发展应用，传统档案管理模式已经无法适应事业单位发展的需求，档案规范化管理成为必要的管理要求。一、事业单位档案管理现状分析（一）事业单位档案管理制度有待完善。完善的档案管理制度是提升事业單位档案管理工作效率的有效保证，但是在我国事业单位内部档案管理制度混乱现象频发，部分从事档案管理的人员并不遵守相关档案管理规范，在进行档案管理工作时也只是形式大于内容，对于档案管理规范的执行力不佳。甚至部分事业单位并没有完善的档案管理制度，人员在进行档案管理工作时并无制度可循，管理工作效

3、率自然无法得到保证。导致这一现象最直接的原因就是事业单位内部领导对于档案管理工作的重视度不高，导致从事该项工作的人并不清楚自己的责任和义务，加上并没有相应的奖惩制度，人员大多存在侥幸心理，直接导致档案管理工作效率低下，无法为企业的健康发展提供保证。（二）档案管理信息化程度不高。现代信息技术的进步为各行各业工作方式的改变提供了条件，事业单位内部也逐渐开始将现代化元素融入工作之中，但是对于档案管理工作来说，信息技术却迟迟无法引入。其中最主要的原因就是部分事业单位在档案管理工作中资金投入不足，使得部分事业单位现代化设备不足，档案管理现代化受限，一些单位只将计算机用于日常工作，未将其在档案管理现代化、

4、数字化、信息化发展中充分利用，无法为信息化程度的提高提供基础条件。一方面，事业单位在进行内部档案管理中并没有将档案管理系统高效运用，另一方面，虽许多事业单位已经完成了档案管理系统的建立，但是相对应的信息化设备并不能跟上系统发展需要，系统访问访问人员严重受限，访问人数稍多便会出现卡顿、甚至瘫痪等现象。另外很重要的一点就是，事业单位内部并没有相应的现代化技术支持，人员对于现代化的了解程度也不高，如此种种，直接导致了档案管理工作效率低下、问题频发。（三）人力资源管理理念有待更新。在当前快节奏的时代发展中，随着各行各业的不断变革创新，一些事业单位对于人力资源档案管理工作时常处于忽视的重视的状态中，在实

5、际管理时，依然按照传统的管理理念和模式来执行，这在一定程度上不仅降低了人力资源档案管理人员的工作热情，从而使得档案管理效果和管理水平大打折扣。而且对于单位的持久发展以及员工的可持续发展等都造成了很大的影响。二、事业单位档案管理工作的优化路径（一）改变原有的档案管理理念。事业单位内部需要加大力度对档案管理进行讲解，促使进行档案管理工作的每一个人都能够对档案管理工作引起足够的重视，对工作人员采取激励手段促使其以更大的热情投入到档案管理工作当中，为单位内部档案管理的改进和取得进展提出相关建议。除此之外，事业单位的负责人在平时进行管理工作时，要将档案管理工作放在首位，多增加人手和财力、物力在档案管理工

6、作上，这样才有利于档案管理工作取得进展。面对现阶段档案管理工作当中产生的弊端必须加大力度加以剖析，并以此为前提利用行之有效的策略加以处理，同时将一些科学合理的档案管理模式吸收进来，达到档案管理工作逐步改进和健全的目的。只有这样，才可以促使事业单位档案管理工作取得进展。（二）提升档案信息利用率。事业单位进行档案管理时需要完善的制度，在档案管理制度落实的过程中需要结合正确的观念，使档案管理信息利用率大幅度提升，并且将传统的档案管理模式进行有效的改革，使档案管理中的机制更加科学，同时有利于档案管理工作的开展，能够为单位的发展提供有利的帮助，使档案信息内容能够具有完整性。档案管理制度的完善需要长期的时

7、间，应根据当前的发展状况，对事业单位的运行进行有效的改革和创新，使工作人员的积极性被激发出来，同时使人员了解到档案管理工作的重要性，能够进一步地进行档案管理工作，提高档案管理的整体水平。事业单位在档案管理过程中需要考虑档案的安全，加强管理，针对档案管理的安全问题进行分析，不仅要保证档案存储的安全性，还应提升档案服务的水平，在各个环节中都应引起重视，严格地按照程序进行执行，保证档案资源服务的水平，提升服务的整体质量。（三）提高档案管理工作人员的综合素质。为了使工作人员尽快熟悉了解大数据时代，科研事业单位有必要对工作人员进行定期培训，通过培训来提高工作人员的专业技能与管理能力，从而更好地发挥其自身

8、优势与岗位需求相结合，切实解决档案管理中存在的实际问题，推动档案管理工作进一步发展。作为科研事业单位，在开展培训时，可以通过组织多种多样的专题学术会议、研讨会等相关活动，将培训内容作为考核指标，选拔优秀人才，给予其外出培训与交流的学习机会，提高工作人员的工作积极性。同时科研单位完善相应的绩效考核激励机制，将档案管理纳入日常管理指标，切实增强工作人员的工作热情，并根据相关档案管理人员的工作情况从物质和精神两方面进行奖励，实现管理人员的自我价值和科研单位的共同发展。（四）加强档案管理的数字化建设。在传统的档案管理工作中，主要的做法就是对档案进行登记、备案，然后进行归档。时代在不断地发展变化，人们越

9、来越愿意使用信息技术来对档案进行管理，因为这极大地提高了工作的效率和便利性。信息技术在档案管理工作中的应用具体体现为将纸质档案转化为电子的信息化档案，使档案实现数字化管理，极大地方便了档案管理，对于档案管理实现信息化建设起到了至关重要的作用。在事业单位的档案管理工作中，信息化处理之前要先将纸质档案进行正确的分类，这样做是为了避免信息漏洞的发生，也避免疑难问题的发生，对于一些需要永久性保存的文件，要先整理再实现数字化，防止信息漏洞现象的发生，因此要对需永久保存的文件及时进行处理才能使档案更加完整。结束语总而言之，随着时代的发展，要对传统的管理模式进行创新优化，应用先进的信息技术、大数据等开展档案管理创新工作。首先需要做的就是转变档案管理人员的传统思想，确保档案管理创新工作落到实处，让其充分认识到自身工作的重要性，提高档案管理的效率;其次就是对档案管理服务模式进行深化改革，建立档案数字化管理服务体系。在新时代，要重视培养档案管理人才，不断改革内部档案管理与服务模式，使单位运行效率不断得到提升