荆dhcs-01(文件控制程序)

1、文件控制程序1目的通过对公司qhse管理体系有关的文件进行控制，确保公司qhse管理体系运行的所有场所都持有文件有效版本。2范!本程序控制范是公司qhse管理体系有关的所有文件，包括qhse管理体系文件、法律、法规技术文件（监理报告）、监理活动中 采用/引用资料，外来文件（如法律、法规、标准、规范和业主提供的 设计文件）、计算机应用软件等。3职责 3.1质量控制部职责 a在总经理授权下编制、修改和管理qhse管理体系文件;b负责法律、法规规范、规程、标准管理； 3.2办公室职责归口管理计算机软件;b负责监理技术文件归档及管理。33公司qhse管理体系涉及的各受控部门和项目的职责：a执行公司qh

2、se管理体系文件，并编制相应的作业文件;b对监理技术文件及时归档和清理； c检查本部门或项目人员使用文件情况，避免使用失效/作废的 文件。4措施和方法4.1 qhse管理体系文件4.1.1管理手册4.1.1.1.1手册由总经理授权质量控制部组织编制。编制过程中应广泛征询各受控部门和项目意见。4.1.1.1.2 手册的编写执行 gb/t19001-2008> gb/t24001-2004、gb/t28001-2011 标准规定。4.1.1.2手册的审批手册经管理者代表审核后，送总经理审定，总经理批准后发布。4.1.1.3手册的标识4.1.1.3.1手册由质量控制部统一编号。手册的编号采用荆

3、门四方 监理有限责任公司标准（简称公司标准、下同）和编号（即标准号）。公 司标准的编号是标准的代号、标准发布顺序号和标准发布年份的组 合。41132手册审核人、批准人签署齐全。4.1.1.33手册的扉页或首页加盖受控印章标识。未加盖受 控印章的为非受控本。手册的受控本是指该手册文本的有效性，由质量控制部负责跟踪 管理，以保证该文本在任何时候都是现行、有效的。手册的执行者均 应持有受控版本。手册的非受控本是指该手册文件在发放时有效，公司不负责跟踪 管理，对发布后的修改不承担任何责任。4.1.1.4手册的发放4.1.1.4.1手册由质量控制部发放，必须保证在需要的场所按要求 提供现行有效版本。手册

4、的发放范围：a公司领导和监理产品相关单位和项目的主要管理人员；b按合同要求向顾客提供非受控本管理手册；c按合同要求向第三方认证机构或代表提供管理手册。4.1.1.4.2发放手册要登记，领用人要签收。当发放新版时，旧版 本必须收回。当发放个别章节“修改页”时，应保证手册持有人都得到 有效的“修改页”，并登记、签收。4.1.1.4.3为保证所有使用场所的手册为有效版本，采用下列措 施：a当手册修改时，将修改内容（或修改页）通知发给使用者（手册持 有人），由使用者对持有手册进行修改并在手册的“修改控制记录”页 上登录，在“执行人”栏中签署；b使用者所在单位或项目的文件管理人员验证修改完成情况，在 “

5、修改控制记录”页的“验证人”栏中签署；c质量控制部对以上操作措施进行抽检。4.1.1.4.4视需要可与有关单位交流手册。手册对外交流需经管理者代表或质量控制部批准，任何人不得私自交流。作为交流的手册只 能是“非受控本”。4.1.1.4.5质量控制部釆取讲座、学习班等各种有效方式，保证公 司员工对手册内容能充分理解和正确使用。4.1.2 qhse管理体系程序文件4.1.2.1程序文件的编制4.1.2.1.1在公司qhse管理体系总体策划（框架设计）的指导下， 程序文件由质量控制部修编和归口管理。4.1.2.1.2程序文件按公司规定统一格式编制。4.1.2.2程序文件的审批 程序文件由管理者代表审

6、核，总经理批准发布。4.1.2.3程序文件的标识程序文件的标识按4.1.1.3规定的原则办理。但主要责任部门要 负责程序文件执行过程中的跟踪管理。4.1.2.4程序文件的发放和使用4.124.1程序文件由质量控制部负责发放,必须保证在需要的场所按要求提供有效版本。发放手续与发放手册相同。4.1.2.4.2程序文件的使用部门和项目应采取有效措施保证执行者对程序文件内容充分理解和正确作用。4.1.2.43程序文件是内部执行文件，一般不向外提供（管理体系 认证的第三方除外）。特殊情况提供时，应经公司管理者代表或质量 控制部批准。4.1.2.5程序文件的更改4.1.2.5.1程序文件的更改由质量控制部

7、负责组织。4.1.2.5.2更改后的程序文件应在该文件或相应的附件上标明更改情况。4.125.3更改后的程序文件由质量控制部归口管理。413详细作业文件 4.13.1详细作业文件包含监理技术组织措施、安全、环境管理规定、监理规划/大纲以及作业性技术文件（监理实施细则）等。4.1.3.2详细作业文件应按相应程序文件的规定编制。当需要时,体系的实施部门或项目为更好地执行程序文件的规定可制订补充性的操作细则，。4.1.3.3详细作业文件的管理分为两种情况：a各部门或监理项目内部执行的详细作业文件由各部门或监理 项目负责管理；b实施部门或监理项目比较广泛的作业文件由质量控制部归口管理。4.1.3.4详

8、细作业文件的更改按下列方法进行：a各部门或监理项目内部执行的详细作业文件的更改由各部门或项目负责；b由质量控制部归口管理的详细作业文件的更改按3.1.2.5执行。4.2监理技术文件4.2.1监理项目的技术档案按档案法规定的要求进行存档。4.2.2项目管理部对库存技术文件应定期清理（一般每五年进行 一次），由项目管理部组织有关职能部门对技术陈旧、丧失使用价值的监理技术文件进行鉴定，经主管公司领导审定后进行标识、撤离或 作废处理。4.2.3质量控制部对法律或积累知识为目的所保留的作废监理技 术文件必须作出标识，防止误用失效/作废文件。4.3外来文件4.3.1与监理服务有关的外来文件（如适用的法律法规、标准、规 范等），由质量控制部归口管理。4.3.2新法律、法规、规范、标准、规程到公司后，质量控制部 在一周内将“新法律、法规、规范、标准、规程及其作废清单”通知到 有关使用部门和项目，并定期公布现行有效的法律、法规、标准、规 范目录。4.3.3顾客或有关方来的监理服务过程的文件和资料由经营部、 管理部和监理项目部（组）识别，分发应登记。4.