人事档案管理概述

1、 第十二章课程内容一.人事档案管理的一般概念简介二二. .人事档案管理的一般操作规程人事档案管理的一般操作规程三.人事档案现代化管理简介四.干部人事档案相关管理介绍一、人事档案管理的一般概念简介 （一）概述（一）概述 （二）人事档案的定义（二）人事档案的定义 （三）人事档案的属性（三）人事档案的属性 （四）人事档案的种类划分（四）人事档案的种类划分 （五）人事档案的内容与分类（五）人事档案的内容与分类 （六）人事档案管理体制、机构与人员（六）人事档案管理体制、机构与人员 配备配备 （一）概 述 人事档案产生于人事管理活人事档案产生于人事管理活动。自从有了国家政权，有了对动。自从有了国家政权，有

2、了对人的管理，就有了对人进行记录人的管理，就有了对人进行记录和管理的人事档案。和管理的人事档案。（二）人事档案的定义 人人事档案是在组织人事管理活动中形成，事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单和德才表现等原貌，以个人为单位集中保存起位集中保存起来以备考查的文来以备考查的文字字、表格及其它各种形式的历、表格及其它各种形式的历史记录。史记录。 干部档案一般指机关干部档案一般指机关(参公单位参公单位)的公务员身的公务员身份份(各种职别各种职别)的人事档案。的人事档案。 职工档案指企事业单职工档案

3、指企事业单位的教师、位的教师、职员和工职员和工人的人事档人的人事档案。案。(学生档案、待业档案学生档案、待业档案)（三）人事档案的属性1 1、史料性、史料性 5 5、唯一性、唯一性 2 2、承载性、承载性( (物质性物质性) 6) 6、信息性、信息性 3 3、写真性、写真性 7 7、传承性、传承性 4 4、可靠性、可靠性 8 8、时代性、时代性( (信息技术信息技术) ) （五）人事档案的内容与分类正本正本 与与 副本副本 人事档案正本正本的内容主要包括十大类 人事档案副本副本由正本的七类主要材料的复制件及重复件构成（六）人事档案管理体制、机构和人员 我国人事档案实行集中统一、分级负责集中统一

4、、分级负责的管理的管理体制体制。 那级管理权限部门管理那级人事档案，例如：县处级干部人事档案由市委组织部管理，同样企业的高管由上级主管代管。 省地两级企事业单位的人事档案，一般由本单位自行保管，（厅、处级以上领导的档案由相应级别的组织部管理。）职工档案可以不分级别，由各单位人事档案部门、人力资源部或综合性档案机构集中统一管理。 机构和人员配备机构和人员配备 建立相应的干部档案管理工作机构； 1、每管理一千人一千人的档案需配备一名专职干部 2、不足50份档案可以由上级主管部门代管 3、2个以上主管单位可以一个单位管理， 另一主管单位可建副本。 4、配备政治可靠、作风正派、责任心强 专兼职党员干部

5、管理人事档案。二、人事档案管理的一般操作规程 （一）人事档案的（一）人事档案的收集与补充收集与补充 （二）人事档案的（二）人事档案的鉴别鉴别 （三）人事档案的分类（三）人事档案的分类 （四）（四）人事档案的人事档案的整理整理 （五）（五）人事档案的人事档案的保保管保护和信息化建设管保护和信息化建设 （六）（六）人事档案的人事档案的统计统计 （七）（七）人事档案的人事档案的提供利用提供利用 （八）（八）人事档案的人事档案的转递转递 （九）人事档案的审核整改（九）人事档案的审核整改人事档案规范化管理的目标人事档案规范化管理的目标 一一. . 收集完整收集完整 二二. . 鉴别准确鉴别准确 三三.

6、. 整理有序整理有序 四四. . 保管安全保管安全 五五. . 利用方便利用方便（一）人事档案的收集与补充1、人事档案的收集范围收集范围 2、人事档案收集的途径收集的途径 3、人事档案的收集方法收集方法 4、建立收集补充制度收集补充制度 收集 补充补充 完整（二）人事档案的鉴别1.人事档案鉴别工作的内容内容 注意注意 经过鉴别的人事档案材料才能归人事档案经过鉴别的人事档案材料才能归人事档案 2、对不在归档范围不在归档范围的材料的处理 鉴别 准确准确真实真实 / 完整齐全完整齐全 / 文字清楚文字清楚 / 对象明确对象明确 / 手续完备手续完备不属于规定的归档范围的材料不得擅自归档（三）人事档案

7、的分类 按照按照干部档案工作条例干部档案工作条例规定，干部人事档案材料应规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。根据其内容特征分为十大类。第一类：履历材料第一类：履历材料第二类：自传第二类：自传(报告个人有关事项材料报告个人有关事项材料)第三类：考察、考核、鉴定和审计材料第三类：考察、考核、鉴定和审计材料第四类：学历、学位、职称、培训材料第四类：学历、学位、职称、培训材料第五类：政审材料第五类：政审材料第六类：加入党团组织材料第六类：加入党团组织材料人事档案的分类(续)第七类：表彰奖励材料第七类：表彰奖励材料第八类：涉纪涉法材料第八类：涉纪涉法材料第九类：招录、任免、工资、转业、退休

8、、退职、出国、各种代表会材料第九类：招录、任免、工资、转业、退休、退职、出国、各种代表会材料第十类：其他有参考价值材料第十类：其他有参考价值材料两点说明：两点说明：(一一)内容交叉材料的分类内容交叉材料的分类1、学习材料，采取、学习材料，采取“四类优先四类优先”的办法的办法2、各级党委委员、人大常委会委员、政协委员简历归第一类、各级党委委员、人大常委会委员、政协委员简历归第一类3、以自传为主的履历或简历表归第二类、以自传为主的履历或简历表归第二类4、政府特殊津贴材料归第七类、政府特殊津贴材料归第七类5、任免审批表及相应考察材料归第九类、任免审批表及相应考察材料归第九类人事档案的分类（续）两点说

9、明：两点说明： (二二)第四类、第九类材料的二级分类第四类、第九类材料的二级分类第四类材料再分为：第四类材料再分为： 1、学历学位材料；、学历学位材料；2、职业资、职业资格和评聘专业技术职称材料；格和评聘专业技术职称材料；3、反映科研学术水平、反映科研学术水平的材料；的材料；4、培训材料等。、培训材料等。第九类材料再分为：第九类材料再分为：1、工资材料；、工资材料；2、任免材料；、任免材料；3、出国境材料；出国境材料；4、参加会议的代表登记表等材料。、参加会议的代表登记表等材料。（四）人事档案的整理 依据一定的原则、方法和程序，对收集起来的个人材依据一定的原则、方法和程序，对收集起来的个人材料

10、进行鉴别、归类、排列、装订并不断补充，使之条理料进行鉴别、归类、排列、装订并不断补充，使之条理化系统化的过程。化系统化的过程。 目目标：整理有序标：整理有序1.人事档案整理的基本要求基本要求认真鉴别；分类准确；编排有序；目录清楚。人事档案的整理（续） 2. 人事档案整理的范围整理的范围 【1】新建档案新建档案的整理 【2】已整理档案的重新调整重新调整 3. 人事档案的正本与副本正本与副本 正本由全面反映一个人的历史和现实情正本由全面反映一个人的历史和现实情 况的材料构成况的材料构成 /副本是正本的浓缩副本是正本的浓缩 / 一般干部和职工档案只建正本4. 人事档案的人事档案的整理步骤 【1】人事

11、档案的分类 【2】人事档案的归类 【3】人事档案的排序(第一、二 三、四、七、九、十类按材料形成的时间) (第五、六、八类按材料的内在联系) 页码编写方法1、2、3、 【4】人事档案的编目（一列“序号”，二列“材料名称”，三列“材料形成时间”，三是删除“份数”，四列“页数”，五列“备注”） 【5】人事档案的技术加工（整理时的复制、折叠剪裁、裱糊、拆除材料上的金属物、材料各份独立）【6】人事档案的装订与验收入库 职职 工工 档档 案案人事档案的排序 依据材料形成的时间时间顺序排序：第一（履第一（履历）、二（自传）、三（鉴定）、四（学历）、历）、二（自传）、三（鉴定）、四（学历）、七（奖励）、十（

12、其他）类七（奖励）、十（其他）类 依据材料内容的主次主次关系排序：第五（政第五（政审）、六（党团）、八（处分）类审）、六（党团）、八（处分）类 在每份材料封面的右上角用铅笔标注上与目录相对应的类、序号，写法为“13”、“52”、“84”、 “913” ，杠前数字表示类号，杠后数字表示此份材料的序号。 干部档案正本目录序号材 料 名 称材料形成时间页数备 注年月日九任免、出国(境)、工资等材料(一)-1(一)-2(一)-3第三、四、九类留足空格，不在同一页填写其他类材料。(二)-1(二)-2（五）人事档案的保管保护和信息化建设 1.保管500卷以上人事档案的部门，要建立专用库房档案卷夹，配置空调

13、、去湿、灭火防虫等设备；配置铁质档案柜；配齐整理档案必需的工具（如打孔机、切纸刀）。 2.保管人事档案不到500卷的管理部门，应尽快争取做到三室（档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室）分开。 3.人事档案管理工作所需的必要设备和经费每年应单独立项，列入本地区、本部门预算统筹计划内。4、按照管理权限保管。死亡档案、辞职人员档案、大学生村官、流动人员档案。 根据党和国家有关档案工作、保密工作的法规和制度，根据党和国家有关档案工作、保密工作的法规和制度，按照人事档案管理和利用的要求，对人事档案实施安全、按照人事档案管理和利用的要求，对人事档案实施安全、保密、保护和科学存放。保密、保护和科学存放。

14、 保管安全是目标。保管安全是目标。 （六）人事档案的统计 1.人事档案管理各环节的数量状况统计： 总量总量 收集收集 保管保管 整理整理 利用利用2.档案库房和人员情况的统计3.信息化系统软件能完成部分统计功能（七）人事档案的提供利用 必须坚持：严格管理原严格管理原则则、安全保密原、安全保密原则则、规范程序原则、方便利用原规范程序原则、方便利用原则则 1.人事档案的查阅人事档案的查阅 必须填写查阅干部（人事）档案审批表查阅干部（人事）档案审批表 人事档案部门不负责出具证明材料不负责出具证明材料 2.人事档案的人事档案的外借 干部档案工作条例对人事档案的外借作了明确规定：“档案一般不外借。档案一

15、般不外借。如必须借出使用时，如必须借出使用时，要说明理由，经过要说明理由，经过主管部门负责人批主管部门负责人批准，并严格履行登准，并严格履行登记手续，限期归记手续，限期归还还”。 （八）人事档案的转递 方式方式转入 转出 基本要求基本要求 ：合格 及时 安全 规范我跳槽了， 档案怎么办？（八）八）干部职工特殊变动情况下情况下 的人事档案管理的人事档案管理 、职工辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）、被开除公职后，未就业的，其档案仍由原管理单位保管；另就业的，其档案转给新的主管单位的组织、人事（劳动）部门保管。、职工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原管理单位保管。刑满释放和解除劳教以后，重新

16、安置工作的，其档案转给新的主管单位的组织、人事（劳动）部门保管。、职工出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由原管理单位保管。、职工档案管理人员的档案及其可能接触到的直系亲属的档案，可由上一级组织、人事部门代管，也可由所在单位党组织指定专人保管。 （九）人事档案的审核整改 一、一、基基本本要求要求： 一档案材料是否齐全完整 二档案材料是否归档准确 三档案内容是否客观真实 四档案整理是否符合要求 五档案转递手续是否完备人事档案的审核整改（续）（续） 二、审核方法： 三、出生日期审核认定四、参加工作时间审核认定五、入党时间审核认定六、学历学位的填写与认定三、人事档案现代化管理简介 把现代化管理思想把现代化管理思想和先进的科学技术和先进的科学技术手段应用于人事档手段应用于人事档案管理过程中，以案管理过程中，以提高工作效率和延提高工作效率和延