1-工程资料管理制度

1、工程档案资料管理制度 第1页共 4页 工程档案资料管理制度 序号 名称 1 总则 2 工程档案资料管理 3 工程档案资料收集 4 工程档案资料发放 5 设计修改通知单、工程联系单、传递及管理 6 工程档案资料借阅与复制 7 程序状态控制 8 附表 1 总则 1.1 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到建设 工程文件工程档案资料管理制度 第2页共 4页 归档整理规范 （GBT/50328-2001 ）的要求，特制定本制度。 1.2 基本建设工程档案资料是指在整个建设项目 ，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值 的文件资料，包括项目的提出

2、、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、 移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。 2 工程档案资料管理 2.1 工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室 集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、 检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.2 档案室负责工程档案管理，建立组织、健全制度，并负责实施与推行。对工程档案管理进行监督、检 查和考核。 2.3 档案室、工程项目部为公司工程档案的保管部门。档案室保存原件，项目部保存项

3、目档案、设计、施 工档案、部分工程资料（工程档案的发放、保管范围见工程档案存档明细表 ）。 2.4 档案员负责公司工程档案原件的接收、保管、借阅的业务工作。建立工程档案，保证档案安全，执行 工作制度。 2.5 工程项目部负责工作需要和经办的工程档案管理工作。资料员负责本部门的工程档案的接收、保管、 借阅和复制的业务工作。 2.6 各相关部门负责本部门工作需要和经办的工程档案的管理，经办人负责按规定承办工程档案的接收、 保管、移交、借阅和复制工作。 3 工程档案资料收集 3.1.单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案室统一接收。 3.2 工程部其它部门或个人从外单位带回或通过

4、其它途径收到的工程文件，一律交档案室。 3.13 档案室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 3.4 制定工程档案存档明细表，并发放至各部门，各部门依据工程档案存档明细表将本部门经办的 工程档案于指定时间内交至档案室，并办理移交手续。 3.5 档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收登记帐。 3.6 登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按部门领导审定的工程文件分发给有 关单位和部门。 3.7 对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 4 工程档案资料发放 4.1 分发外单位和部门的工

5、程文件资料由档案室统一归口办理。 4.2 呈送上级单位的工程文件由部门领导确定发放单位和数量。 4.3 档案室按施工图分发表分发工程施工图 （档案室要确保留存两套施工图纸） 。为避免工程文件资料分发 过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料 室按指定名单发放工程文件资料。 4.4 分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。 5 设计修改通知单、工程联系单、传递及管理 5.1 设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时 传递并建立签收记录。 工程档案资料管理制度 第3页共 4页 5.

6、2 设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存。 6 工程档案资料借阅与复制 6.1 借阅人根据工作需要从档案室领取并填写 工程档案借阅申请表、由本部门领导签署意见后报该档案 室主管领导审批。 6.2 借阅人持批示件到档案室借阅（复制） 。 6.3 档案室根据有效申请单办理借阅手续。 6.4 借阅时间在两周以内，借阅到期后，借阅部门到档案室归还工程档案，到期不能归还的须重新办理申 请手续。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负 责催还，否则对其整个部门暂停借阅。 6.5 凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院

7、或借后暂不使用者，必须将档 案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。 7 程序状态控制 7.1 档案室及各相关部门按职责范围持续进行程序状态控制，保证程序在受控状态下进行。 7.2 档案室负责工程档案业务工作与本程序的一致性。 7.2.1 档案室在收集、验收工程档案中发现与规定不一致时应及时纠正。必要时向主管上级汇报，对影响 工作、给公司造成损失者按公司相关制度规定追究相关人责任责任。 7.2.2 借阅、复制不符合规定，不予办理借阅和复制。 7.2.3 逾期不还、丢失或损坏工程档案的，由经办人写明情况及原因、部门负责人签字审核后报机要室。 由机要室报主管上级按公司相关制度规定追究责任。 7.3 各部门负责人负责工程档案管理工作与本程序的一致性，定期进行检查，发现问题及时纠正。 7.4 档案室负责公司工程档案管理工作与本程序的一致性， 检查、指导和纠正各部门的工程档案管理工作。 每半年组织一次检查，并根据公司有关制度规定对违反本制度规定的行为进行处理。 8 附表 8.1 附表一工程档案