浅析电子档案的整合共享

1、    浅析电子档案的整合共享    郭树贤 吴昊 高金辉摘   要：随着社会经济不断发展和改革开放不断深入，传统的档案管理模式已经无法满足要求，构建档案整合分享越来越迫切。通过对档案整合共享的内涵及实现方式进行分析得出，分散式档案整合分享结构简单且易于实现，但却无法真正实现档案信息整合与优化;集中式档案整合分享因打破了各部门地区之间隔离并彻底破除了“信息孤岛”问题而被广泛应用。关键词：电子档案  整合共享  数据库系统：g270.7           

2、                     ：a                        ：1674-098x（2019）06（a）-0160-02长期以来，由于计算机、网络通讯、数据库服务器等技术手段不够成熟，我国电子档案管理发展滞后并存在管理漏洞。譬如，公民的户籍、人事、学历等重要档案無法跨省跨境共享，导致户籍、人事等档案迁移办理程序繁琐，学历无法验证，身份证编号重复等

3、。目前的档案管理方式和手段已经无法适应高速发展的社会经济。而电子档案整合与共享就是解决“信息孤岛”的重要对策，其重要性不言而喻。1  档案整合共享内涵广义的档案整合共享囊括了档案资源、管理制度、法律法规、网络通讯共享技术、人员配备等多种要素，旨在建立并完善大数据及数据库、服务器等技术和管理制度等外部因素，从而在宏观上实现档案信息资源的整合共享。而狭义的档案整合共享是从档案资源展开，以档案资源的统一存储并共享为目标，更为重视整合共享的具体实施方案。宏观的档案整合共享主要是从国家顶层设计着眼的，通过技术手段建立国家档案信息资源的统一共享平台。中观层面主要指的是区域内档案的整合共享，主要的

4、实现方式是建设覆盖专用文件管理的档案中心。将文档管理信息系统和基于云的区域归档信息资源整合到共享平台中。微观层面上，档案合并共享主要表现文件的一体化管理、档案数据库的建设、文件交换等具体的方式。在信息化背景下的存档整合共享没有固定的涵义，很难形成统一的概念记述。归档集成共享在不同的研究级别共享非常丰富的内容，这意味着档案合并共享也具有复杂的特征。相对地，当前档案整合共享更为着力于中观层面的档案管理。另外，认为电子版资料的综合共享一般属于信息综合共享的范畴，在实体匹配共享的研究中，电子版资料的重要地位常常被忽略。实际上，电子资料集成共享的方案和路径极大地依赖于电子资料实体管理的集中或分散。因此，

5、应当结合电子资料实体的管理模式来描述电子资料集成共享，而不是仅突出信息层的逻辑组合和共享。2  分散式的档案整合共享分散式的档案整合共享，是档案信息资料实体分散存储在各个不同单位的档案管理系统中，并由各单位自我管理。由于分散式档案整合共享缺乏统筹管理和统一管理平台，不能真正实现档案整合共享，其实现方式是通过各单位之间的信息交换。2.1 异构的档案管理平台归档的信息文档存储在不同的文件管理系统中，而不是统一的管理和统一的设计，每个数据的存储体系结构和界面及技术不同。异构文件管理平台共享归档整合是非文件管理平台的文件整合，很大程度上取决于系统。档案交换系统实现不同单位之间的档案管理平台的

6、接口协调和数据交换，实现异构档案管理平台互联互通。2.2 同构的档案管理平台由上级单位或档案馆统一规划，统筹安排，根据不同档案的管理要求，统一设计数据存储结构和接口技术，开发集成档案管理平台。因此，同机种结构的档案管理平台在各单元间、各管理平台间不存在异型的问题，各平台间的相互连接和共享变得容易。2.3 档案交换系统分散式的档案整合共享的主要途径是档案交换，而档案交换系统正是提供了标准化、规范化的数据交换接口和技术标准。档案交换系统就是根据档案管理共享要求，经由统一的数据标准，在各档案管理平台之间实现档案信息交换，并利用安全技术确保档案数据的安全性和可靠性，起到档案交换中转枢纽和传输作用。档案

7、交换系统必须满足应用需求，能够灵活地实现各档案管理平台之间的数据格式转换和信息处理，实现跨单位作业;能够保证档案交换过程的安全性、可控性，实现内网、外网和互联网之间的相互物理隔离;能够自动验证交换行为是否规范，并自动记录档案交换日志。2.4 分散式档案整合共享的利弊在分散式档案整合共享模式下，档案整合与共享往往局限于不同单位之间的档案交换，并且需要先发出申请，然后审核通过，办事流程十分复杂。由于分散式档案整合共享仅在一个或少数几个单位之间进行共享，其保密性、内向性很好。档案交换交换的数据非常简单，分散式档案整合共享系统结构简单，易于实现。分散式档案整合共享所涉及到的各单位权责、合作与利益的协调

8、以及观念统一等方面是十分有利的，有助于在共享过程中明晰权责。然而档案交换局限于档案信息的传递与交换，无法真正构建丰富多元化的档案数据库，无法真正实现档案整合与优化，也无法对档案信息进行更深入的分析和挖掘，分散式档案整合分享缺乏密切的系统性和关联性。3  集中式档案整合分享为适应当前社会的高速发展，中共中央和国务院提出要打破各部门之间的分割，统筹规划整合同一单位、同一地区以及不同地区之间的档案信息资源，实现档案资源高效管理和科学配置。集中式档案整合分享正是解决问题的钥匙。集中式档案整合分享有两种实现方式：建立档案整合共享平台和实行独立的文件管理中心。3.1 档案整合共享平台构建档案整合

9、共享平台是指在集中存储档案的基础工作上，构建能够扩展、集成、更换的复合数据库系统，实现电子文件实体的集中管理和归档信息资源的统一共享，为每个单位提供决策支持。档案整合共享平台建设的实现方法主要是以档案馆为核心的“云模型”，即档案馆和归档行政管理部门统筹规划、统一开发出能够解决异构问题的档案管理系统。每个设备都有集中化的存储，但归档部门是专用的，通过云构建标准统一存档资源池，并通过公共云构建统一的应用程序平台。与在分散式档案整合分享模式相比，电子资料集成共享平台保留了现有的文件管理机制，整合和开发不同来源的归档信息资源，以整合反映相同主题的归档信息资源，可以深度层次使用。在档案整合共享平台的特定

10、操作中，通过权限控制分配给不同角色的部门或个人可以提供不同的功能和操作内容。3.2 构建独立的文件管理中心文件管理中心实质上就等同于各个部门、地区的联合档案室，实现各单位档案统一管理和跨单位部门、跨地区档案信息共享。各部门、各地区电子档案管理系统与电子文件中心相链接，实现电子文件的实时、在线归档，实现在归档阶段就完成电子档案的集中存储管理，为更深入的档案整合共享奠定基础。电子文件中心兼有集成综合化的属性，除了标准规格和信息技术的应用外，电子文件中心有利于单位资料信息资源利用的内容和范围的扩大。4  结语通过对分散式档案整合共享和集中式档案整合共享进行分析，进行比较。总体而言，集中式档案整合共享从本质上打破了各单位之间的档案信息异构性，彻底解决了档案“信息孤岛”问题，为今后档案管理工作带来了极大的