浅谈如何做好档案利用信息反馈工作

1、    浅谈如何做好档案利用信息反馈工作    王建玲摘要：本文说明了档案利用申的信息反馈工作在档案工作的重要性和作用，以及提高档案开发利用率要做的几项工作。关键词：档案信息反馈开发利用催化剂档案利用中的信息反馈工作是档案业务工作报告中的一个重要环节。它在沟通档案馆和社会之间信息传递，调整档案服务与社会利用之间的双向需求，以及研究深化档案信息开发利用方面起着十分重要的作用。目前有的档案部门的信息反馈工作开展得不十分理想，发挥的作用不是很大。其主要原因有四：一是收集意识不强。档案工作人员没有把信息反馈工作作为主要业务工作来完成，只是把它作为档案接待利用中的

2、一个辅助性工作。二是主动收集不够。一些档案部门虽然也制定了一些收集反馈信息的计划。伹无专人负责，不能做到主动跟踪追访。三是宣传不够。不善于作宣传解释、指导、说服工作。四是对反馈信息没有作详尽的分析、研究。一些正确信息没有给予采纳，打击了利用者的积极性。要想做好档案利用信息反馈工作、提高档案开发利用率，笔者认为，要做好以下几项工作。1加强信息意识，提高对档案利用信息反馈工作重要性的认识在注重如何提供档案为社会服务的同时，注重了解社会利用档案以后的各种反映、动态和效益。要在档案馆(室)接待人员中提高对信息反馈工作重要性的认识，在思想上树立起信息反馈工作不可忽视的观念。在年终总结评比中，要把信息反馈

3、工作作为完成业务工作的实绩加以考核。2利用多种渠道，主动收集反馈信息很多档案馆(室)信息反馈工作收效不大，主动收集不够是其中一个重要原因。我们在抓这项工作时不能坐等上门，要想办法主动收集，具体可采用：21现场收集。利用者在档案馆(室)查阅档案的过程中，接待人员要做有心人，做到勤问、勤登记。特别是对那些有可能产生经济和社会效益的典型查档对象，更要做到细心询问，弄清底细。这样基本上能把握好现场收集这个关。22寄发信息反馈卡。对于一些不能当场反映出利用效果的利用情况，可以通过寄发“档案利用情况信息反馈卡”来进行跟踪调查，获取反馈信息。信息反馈卡的内容应该包括：档案信息反馈单位，借阅时间，借阅者姓名，

4、借阅目的或动因，查阅档案的数量、人次、内容，查档后获得的效益，解决的问题及对档案馆(室)的看法、意见、建议等。信息反馈卡寄发后还应采取主动上门、定期催交等方式来进行收集。23定期召开利用者座谈会。每年定期邀请一些利用者来档案馆(室)征求他们对档案工作特别是档案利用工作的看法、建议，了解他们下一步对档案的需求。邀请的人员可以常来档案馆的老利用者：某一专题或新的利用动向的代表人物：对档案事业关心，有建设性意见的人等等。这样就可以从座谈会上直接获得很多宝贵的反馈信息，便于档案馆(室)制订档案利用工作计划，及时调整利用工作的方向。24建立档案信息反馈抵押金制度。对一些利用档案后可能产生效益的单位和个人，收取一定的信息反馈抵押金，并限定反馈信息的时间，收到反馈信息后，抵押金如数退还。这样对档案利用者形成一定的经济制约，使之能主动配合档案部门做好信息反馈工作。3加强档案馆的形象建设，提高全社会的档案意识近几年来，随着档案事业的发展，民众档案意识虽然有所增强，但能够主动上门向档案馆(室)反馈信息的利用者毕竟不多。因此，要取得利用者的配合，档案馆(室)还必须进一步向社会加强档