浅谈医院档案整理工作标准化

1、    浅谈医院档案整理工作标准化    冯俊楠摘 要：棗庄市立医院的档案管理能否实现现代化，其中一个关键的环节就是档案工作是否能够做到标准化，在完善管理的硬件之后，档案管理实现标准化的一个基础方式就是完善文书的管理。当前，枣庄市立医院着力推进文件中心的建设以及文档融合的建设，必须在文件保存时间的规定下实现枣庄市立医院档案整理的标准化，要对文件分类，建立暂时、永久的文件保存机制，实现枣庄市立医院文件整理的标准化。关键词：枣庄市立医院；档案整理；标准化1 文件中心、文档融合的必要性以及概念什么是文档融合：针对现阶段枣庄市立医院各部门在文件档案整理中出现的分

2、散、遗失现象，将各类文件，档案进行收集、分类、融合，实现文档统一管理。文件中心是一个纽带，主要连接者档案部门以及产生文件的枣庄市立医院各部门，我国的众多研究者将其称之为文件生命周期理论。文件生命周期理论主要是指：文件从出现到消亡、永久保留都是一个文件的生命经历。这个阶段能够划分成以下几个时期，因为文件每个时期的作用、价值以及特点都不一样，每个时期的文件档案都有适合其存在以及保存的位置。国内外的研究者对生命周期理论中的时期划分各有各的说法、争论不断。四个时期的划分原则是与我国的实际状况相适应的，这四个时期分别是：制作时期、实际利用时期、短时间保留时期以及永久保留时期。生命周期理论在对文件的规定中

3、强调文件的生命经历应该是持续的，动态的以及完好的。在档案的归档处所使用的是非合并的管理方式，这就使得文件在不同时期都是独立的不受对方的干扰，导致了文件、档案的离散。如何在现实工作中去除这个缺陷，一定要采用文档融合的办法，将文件的第二个、第三个时期合并。这样的合并方法与文件的移动特征相互适应，在这两个时期中文件都是移动的，因此文件是非常不稳定的。同时这也是一个过渡时期、中间时期，主要表现在文件由产生的部门发送到收集的部门，主要目的是实现原始价值的再次利用。这四个时期都存在于文件之中，不同的就是利用的价值、存放的位置以及文件的特征。所以，文档的融合主要是在第二个、第三个时期完成的，之后完成文件管理

4、的一体化。按照生命周期理论对文件运动的解释，其在不同时期的运动中所使用的管理办法以及地址都必须是不一样的。最特别的就是：文件的短时间保留时期，文件在这一时期必须历经时间的检验，有价值的留下，反之则反，有一些文件只在极短的时间内有价值之后必须加以毁灭，有长时间价值的文件必须加以永久性的保留。所以，一定要建立一个过渡部门统筹文件过渡时期的整理、保管工作。文件中心就这样应运而生。文档融合以及文件按中心的成立不但有着较强的理论观点，而且在实践中也是可行的，下面主要阐述实践中的可行性。文档的相互隔离弊大于利，这会导致大量有价值的文件、档案流失以及损坏，档案管理部门中的文档质量也会逐渐降低，医务人员在临床

5、治疗中可使用的参考数据也会降低，档案为医师服务的功能也会逐渐下降，同时会导致档案管理机构在枣庄市立医院的位置也会下降。伴随互联网的飞速发展，计算机在枣庄市立医院的文档管理中得到大规模的使用，减少了传统工作中发生的重复整理事件，实现了文档的融合，最大限度的提升了文件档案的管理质量，使档案能够发挥其自身的价值。如何从根本上解决文档隔离的缺陷？档案管理人员必须在文档开始运转之前就进行文档的整理。文件中心极大的改善了枣庄市立医院各部门之间文件管理不协调的缺陷。枣庄市立医院的档案管理能否实现现代化，其中一个关键的环节就是档案工作是否能够做到标准化，在完善管理的硬件之后，档案管理实现标准化的一个基础方式就

6、是完善文书的管理。大量的实践证明，文书管理和档案管理虽然相互独立，拥有不同的任务，但是档案却是来自于文书，文书最后还是要演变为档案，因此，文书与档案在文档的整理中有着密切的联系。所以，必须加强意识训练，使文书、档案管理逐渐走向标准化。在日常的医疗中，必须严格规定文书整理的标准性，努力实现枣庄市立医院档案整理的标准化。2 枣庄市立医院档案整理标准化的前提条件档案在形成之前是公文，公文逐渐构成档案。公文整理的状况不但对公文的质量有着重要的影响，而且对档案整理的效果也有巨大的影响，关系着档案整理的标准化能否完成。所以，公文的整理必须也要遵循标准化的整理原则，最大限度的提升档案整理的效果，确保枣庄市立

7、医院档案标整理准化的工作能够取得一个满意的效果。第一点：整理公文时使用的纸张不仅要质量好，而且纸张的规格、尺寸都要与国家的相关规定一样。公文的排版是横向排版，装订选择在纸张的左侧。第二点：整理公文时一定要有相关手续，符合审批的条件，明确标题，主送、抄送的部门有没有要求，落款要与公文一样，有确切的日期。第三点：字迹清晰、明确。公文在草拟、打印的时候必须使用符合规定的纸张、墨水，确保公文字迹的清晰、准确，这样方便对公文进行永久化保存。第四点：文种必须符合当前的规定，采取合适的书写规范，不许使用没有出现的简称，而且要使用常见字，这样可以使枣庄市立医院档案的整理工作实现标准化，便于医师的搜索。3 枣庄

8、市立医院档案整理标准化的关键步骤实现枣庄市立医院档案整理标准化一个关键的问题就是：没有顺序的卷宗合并以及不断重复的公文。枣庄市立医院档案整理标准化的最终目的？在档案的保存时确保档案的价值最大化以及卷宗整理的标准化，能够使用现代化的搜索手段快速搜索。完成这个目标的关键就是建立“以我为主”档案整理原则。什么是“以我为主”的档案整理原则？主要是指：档案的整理必须按照枣庄市立医院的相关规定实施，在文书的整理以及档案的整理中都必须严格按照这一原则实施，这是促进枣庄市立医院档案整理标准化的一个关键的环节。在枣庄市立医院的日常工作中，相关的档案管理人员必须严格执行不归档文件销毁办法，同时要注意对以下问题的解

9、决：1.对于文档整理的时间、效率加以准确的把握，完成文档整体每个时期的任务后，才可以进入枣庄市立医院的档案馆，未完成任务的，则不能进入枣庄市立医院的档案馆，否则将会导致档案管理的失控。2.了解档案整理的重点、同时进行分工合作。档案整理的原则必须是“以我为主”，在枣庄市立医院的日常工作中重视对资料与文件的划分，划分的重点就是：内容是否一致、形式是否一致、效果是否一致，重视实践的作用，降低枣庄市立医院档案整理中出现的各种问题，最大限度的提升档案整理的实际效果。3.坚持“以我为主”的档案整理规则的同时，必须保证档案完全没有损失。档案的整理中不但要了解重点更要区分主次，严格档案整理的规则，排除不合规定的文件，而且，整理的时候要避免档案的丢失。由其是档案的归纳中，必须将类型一样的档案归为一类，确保档案不受损失，这样就能够对一个问题进行详细深刻的解释，提升档案在使用中的价值，而且，必须确保档案整理完成之后的不受损失性，但是档案也不冗杂庞大，给枣庄市立医院档案整理工作的标准化打下坚实的基础。4 总结通过枣庄市立医院实践说明，档案整理的时候是否不受损失决定着档案的价值，枣庄市立医院档案整理的标准化受到档案整理的方法以及档案的装订等因素的影响。所以，在促进枣庄市立医院档案整理工作标准化的时候，枣庄市立医院必须重视档案整理的问题，使档案的整理实现标准化，方便于枣