大数据信息技术在档案管理中的运用

1、    大数据信息技术在档案管理中的运用    刘玉梅摘 要：现如今，随着社会科学技术的不断发展和进步，大数据也在快速发展。但想要保证大数据的快速发展，就需要相关部门和工作人员提高对可持续发展的重视程度，还需要将档案管理工作与大数据信息技术进行结合，通过这样的方式，不仅能够提高档案管理工作的水平，还能够加强档案管理工作的质量，这就需要提高对其的重视程度，并对其进行分析和研究，确保大数据信息技术能够充分发挥其自身的作用和价值，从而保障能够为档案管理工作的开展奠定一个坚实的基础。关键词：大数据;信息技术;档案管理;运用对于档案管理工作来说，网络技术的快速发展

2、为档案管理工作的开展带来了极大的变革。同时，随着我国社会逐步迈入大数据信息时代，也为档案管理信息化的发展创造出了良好的环境。通常来讲，在大数据时代下，档案信息化管理工作变得更具科学性与时效性。因此，将大数据信息技术融入到档案管理工作过程之中，对促进档案管理工作水平的提高有着积极的意义。1 大数据时代档案管理工作的优势1.1 加强档案信息数据的完整性我国当前社会经济的发展速度较快，而档案管理工作自身具备复杂性的特点，但传统时期在开展档案管理工作的过程中，会持续不断的具有数据，但数据存储容量具备限制，这就需要对相关数据进行删除，在这样的情况下，就会导致数据出现丢失的问题和现象。但在现阶段大数据档案

3、管理工作的情况下，就能够对相关问题进行控制，不仅能够存储大量的数据，还能够对相关数据进行备份，从而保证能够加强档案数据信息的完整性。1.2 加强信息运用的方便性传统档案管理工作开展的过程中，普遍会采取纸质档案的管理形式，这样就会导致在查找过程中出现不方便的问题，如果出现一点损失，就会消耗大量的时间，并提高工作人员自身的工作量。但在大数据环境下开展档案管理工作的过程中，就能够对相关问题进行控制，还能够方便对相关数据进行查找，避免数据出现丢失的问题和现象，从而保障能够满足各个方面的需求和标准。2 大数据信息技术在档案管理中的运用原则2.1 实事求是原则随着当前我国大数据信息技术的发展，以及互联网技

4、术的发展，大数据信息技术逐渐的同其他的高新技术进行融合，如同互联网技术、人工智能技术等高新技术的融合，这在一定程度上推动了大数据信息技术的发展，加强了大数据信息技术的信息处理的能力。所以，档案管理人员在使用大数据信息技术进行档案管理时，应该使用动态眼观来看待大数据信息技术，同时应该根据自己实际的工作情况来进行有选择的大数据信息技术应用。同时在引进大数据信息技术，在档案管理上的应用之后，相关单位应该加大对于档案管理工作的支持力度，同时还要做好档案管理人员有关大数据信息技术的知识的宣传，积极培养大数据信息技术的专业性人才，引进比较先进的大数据信息技术相关的设备，提高单位的大数据信息技术应用水平。2

5、.2 系统性原则运用大数据信息技术进行档案管理本就是一项复杂性的系统工程，单位只有站在系统、整体和宏观的角度去审视档案管理工作，才能真正提高档案服务能力。因此，单位要从绩效考核、岗位安排、工作流程、培训管理等各个方面予以加强，分析档案管理各个要素与要素之间的联系，构建宏观的档案管理体系。除此之外，档案管理部门也要协调好与其他部门的关系，做好信息资源汇总归类工作的同时，也要提高档案服务质量。3 大数据信息技術在档案管理中的运用3.1 构建云端储存大数据信息技术中最基础的环节就是要有足够大的空间来储存大量的数据信息以及各种档案，如果空间不能够满足最基本的数据信息的储存，就容易引起信息的缺失。所以应

6、用大数据信息技术首先就是要建立一个空间足够大的云端储存终端。由于云储存的方式，将数据信息以网络语言的形式储存在终端系统里。而这种储存方式，不仅可以加强档案数据的安全，还可以根据用户的需求进行一定的分析，从而提高服务的质量。3.2 挖掘档案用户的信息数据在大数据信息技术的帮助下，可以帮助档案管理部门建立起更为现代化的档案大数据系统平台，并在平台中来实现数据的采集、处理、数据挖掘以及检索等功能。另外，通过建立档案资源共享平台，其可对来访用户的身份进行登记、核实，并可对用户的实际需求予以分析、处理，从而更好地将用户的隐形诉求挖掘出来。3.3 挖掘档案信息中的服务资源随着大数据信息技术在档案管理工作中

7、的融合，其可以使档案管理部门的工作朝着更加智能化、个性化以及精品化的方向发展。另外，在大数据信息技术的帮助下，档案信息智能化检索服务、档案信息定制服务、档案信息决策服务、档案信息跟踪与推送服务等可以予以全方位的实现，为用户利用档案资源提供即时通讯的在线帮助和智能数字档案馆等交互功能，使档案知识交流中心的功能得到加强，为用户提供现代化的服务体验。3.4 加强数据检索能力在过去的档案管理过程中，由于纸质档案的检索太过于复杂，虽然经过了一系列的发展，但仍改变不了自身所存在的弊端，大数据信息技术在档案管理上的应用，能够提高用户检索体验。大数据信息技术通过将信息进行系统的分类然后在进行统一集中的管理，而

8、用户则可以在统一的数据库里通过大数据信息技术进行搜索，然后找到自己所需要的信息，这在一定程度上提高了信息检索的速度。3.5 推进数字档案建设纸质档案管理耗费资源较重，不利于节省单位各项开支。因此，单位要有区分的对纸质档案进行数字化录入，推进数字档案建设。数字档案建设能够突破档案利用限制，实现资源利用的规模化。一方面，除去一些具有历史价值和收藏价值的档案之外，应当将纸质档案转化为相应的电子档案，实现档案在计算机上的统一管理，减轻工作人员负担，实现单位档案一体化管理和一体化利用。同时，档案被数字化之后，单位其他工作部门在检索和借阅档案时也会较为便利，只需要在档案管理系统上进行相应的操作，就能实现档

9、案检索和档案查询。另一方面，数字档案还能够与其他新型技术手段相联系。例如，可以通过开发微信公众号的形式，将公众号与档案管理系统相连，拓宽档案服务范围，实现公众号查询档案服务，提高档案信息化水平。4 结束语综上所述，我国当前科学技术的发展速度较快，促进大数据也在快速发展，也在各个行业中得到了广泛推广和运用，但现阶段我国当前一些部门在开展档案管理工作的过程中，还是依然在运用传统档案管理的方式和理念，这样就会导致不能够对相关数据进行科学合理的分析，但随大数据信息技术的快速发展，就需要相关部门和工作人员提高对其的重视程度，并将传统档案管理形式进行优化和创新，确保档案管理工作能够充分发挥其自身的作用和价值，并满足时代发展的需求和标准，最终保障社会经济能够逐渐实现可持续发展的目标。参考文献1张悦.