信息化背景下档案管理改革初探

1、    信息化背景下档案管理改革初探    郝玮华摘 要 伴随着人类进入二十一世纪，科学技术迅猛发展，迎来了网络技术信息化时代的到来，这使得我国传统的档案管理工作无论是在效率和效果上看都已经无法适应现在的要求，要想使档案管理建设工作能够更有效地为人们服务，必须优化创新服务体系。信息化背景下，档案管理工作也就此面临着新的机遇和挑战，如何建设科学、高效的档案管理工作是我们亟需考虑和解决的问题。文章重点就信息化背景下档案管理改革策略进行研究分析，以供参考和借鉴。关键词 信息化 档案管理 改革策略 研究0引言信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，企业档案管理信

2、息化，就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术，将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案，建立档案目录数据库，通过计算机网络设备的传输，实现企业信息资源的共享，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。1企业档案管理信息化建设的重要性企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段，企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据，也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作，只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验

3、和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新；最后，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。2信息化背景下传统档案管理工作改革的原因2.1适应社会信息化发展的需求随着我国经济的高度发展和网络的普及，我国的网络通信基础设施建设也逐渐完善。通过调查发现，我国的网络普及率已经达到50.3%，这说明我国有近一半的人口正在使用网络这一平台。网络基础设施的完善和移动网络速度的不断加快，促使我国使用手机网络的用户比例达

4、到了90%，所以通过手机网络获取信息已经成为人们一种普遍使用的方式，并且这种方式也将成为未来公民的一种生活方式和习惯。2.2扩大档案信息利用范围的需要以前我们只能通过到档案馆或专门部门实地查询档案的方式获取档案信息，空间距离较远，路途时间较长，以及未知的不确定性因素，不仅造成查阅人和档案工作人员的时间、精力浪费，也极易造成档案实体资料的损毁，既妨碍档案查阅者方便快捷的查找资料，也不能发挥档案信息的实际利用效能。利用现有的网络技术和信息化技术去进行档案管理的改革，促进档案信息的数据化、便利化，已成为广大档案管理者亟待解决的问题。2.3便于档案资料信息的整合传统档案管理方式不仅缺乏科学合理的分类方

5、法，不同部门在进行档案管理的时候也没有采用统一的管理方式，工作执行标准矛盾大、信息化程度低，都成为制约档案工作发展的条件。相关研究发现，现存档案管理信息网站中有将近30%缺乏有效链接及可操作性系统支持。正因为如此，在保证档案信息的安全性和真实性的基础上，根据人们的需要去进行档案信息的数据化和信息化，建立统一网络端口和服务平台，就成为提高社会公众查询资料方便性和快捷性，提高社会服务的工作效率和服务质量的首要任务。3信息化背景下传统档案管理改革策略3.1正确运用与档案管理相关的法律法规通过调查发现，不同的档案管理部门和管理系统在进行档案管理过程当中，往往缺乏统一的管理方式。因此，正确运用与档案管理

6、相关的法律法规，利用不同档案管理部门管理方式的特点，有效的促进各档案管理部门之间协调发展，始终是保证档案信息的安全性、真實性，进一步提高办公的效率的根本前提。3.2制定统一的档案信息化管理制度及执行标准缺乏统一的建设标准会使我们在进行信息化和数据化管理的时候遇到很多问题，而由于不同的档案管理部门有着不同的规章制度及执行标准，也增加了统一管理过程的复杂性。因此，在不同的档案管理部门间建立统一的管理制度及执行标准，不断完善和健全与档案管理有关的制度体系，就成为保证档案信息的信息化、数据化，促进档案资源的高度共享，提高档案管理工作效率和社会服务质量的有效途径。3.3逐步构建数字档案信息服务平台构建档

7、案信息服务平台，不仅需要具有高速传输功能的网络，还需要有严格的安全保障系统和软硬件设备。利用先进的网络技术促进分布在不同单位和部门的档案信息实现数据化和信息化，将实体、数字档案信息资料收集起来并进行科学合理的分类汇总，在遵循档案信息的保密制度并保证档案信息安全的基础上，建立专门的档案信息查询平台，促进资源的高度共享，这样在保证档案信息的安全性和真实性的基础上促进档案资料的数据化和信息化，是提高用户获取信息的方便性和快捷性，提高档案应用工作效率和服务质量的重要手段。4结束语综上所述，信息化背景下档案管理中出现的这些新变化一方面提高了档案的管理效率和档案开放利用的水平，另一方面也对档案工作人员提出了挑战。新时期的档案人员不仅要熟练掌握传统载体档案管理的方法，还必须不断强化信息技术水平，不断适应信息时代新型载体档案的管理对自己提出