社会化用工趋势下的医院人事档案管理研究

1、    社会化用工趋势下的医院人事档案管理研究    葛凌燕 马新星【摘要】随着社会化用工的普及，医院的编外人员不断增多，成为医院建设和发展的重要力量。编外人员的人事档案反映其原始记录和历史情况，对其自身的考评晋升和医院的人事管理有着重要的意义。本文从医院编外人员人事档案的重要性着手，探讨编外人员人事档案管理的发展趋势，并提出相应对策，以供参考。【关键词】医院;社会化用工;人事档案;编外人员近年来，公立医院的编制呈紧缩态势，规模却不断扩大，这就导致医院内部采用市场招聘的方式向社会招聘员工，即为社会化用工。随着社会化用工的普及，编外人员的比例逐年增加，这对

2、医院的管理形式提出更高的要求，给人事档案管理工作带来新的挑战。面对社会化用工趋势下，人事档案管理产生的一系列问题，医院应提升管理质量，提高服务能力，切实保障编外人员的利益，使编外人员的人事档案管理更科学化、规范化。同时，运用信息化手段深化人事档案制度改革，利用大数据分析、信息共享等应用方法，让编外人员人事档案管理迎来新的机遇。一、社会化用工趋势下医院人事档案管理的重要性为解决医务人员的相对紧缺问题，医院需要持续补充编外人员。编外人员在临床一线、后勤保障等方面发挥重要作用，逐渐成为医院不可或缺的一部分。如何让编外人员对医院产生归属感，调动其工作积极性，是医院需要考虑的重要课题。其中，编外人员人事

3、档案管理是基础又至关重要的一环。因此，医院要加强对编外人员人事档案的管理，既要保证档案材料真实、全面、有效，做到原始数据的充分收集与准确核对，又要善于使用，发挥人事档案的作用，为医院编外人才队伍的建设和发展提供参考依据。二、社会化用工趋势下的医院人事档案管理问题（一）对人事档案管理的不重视。1.大多数医院认为，人事档案只是依附于人事管理的存在，与医疗事业联系不够紧密，所以对人事档案有所忽视。在安排工作时，管理人员往往将人事档案工作的优先级靠后，这就导致人事档案的工作容易造成堆积，产生档案材料收集不及时、信息不完整等情况，个别医院甚至没有专门的档案室存放人事档案。2.社会化用工趋势下，医院人员呈

4、几何式增长，编外人员剧增。医院领导对编外人员重视程度不足，管理人员工作量增大，对其人事档案工作不够严谨，查阅人事档案流程随意。另外，大部分编外人员没有认识到人事档案的重要性，在学习、进修、晋升过程中等形成的档案材料未及时归档，甚至存在人事档案留在本人手中的情况。（二）人事档案调动频繁，管理难度增加。1.当前，医院招聘模式趋于市场化，编外人员流动性增大。人事档案频繁地入库和调出，不仅增加了档案管理的工作量，更无形中增大了档案出错的概率。随着医院人员的扩编和流动率增加，人事档案中原先规定的填写手续也随之简化。例如：按照人事档案的要求，员工入职后应填写干部履历表，但有些医院用员工登记表代替。2.医院

5、大量招聘编外人员，政审难以严格执行，查阅人事档案就成了关键一环。但编外人员人数较多，审核、鉴定人事档案难度增大，存在人事档案入库周期长、转递档案不积极等现象，直接导致其人事档案出现材料不齐全、断档现象严重等问题，无法为政审提供强有力的佐证。（三）人档分离严重，利用方式单一。1.编外人员数量多且流动性大，管理制度又不健全，医院更倾向于将其人事档案放置在人才服务机构管理。这同时带来两个问题：一方面，医院会产生新的人事档案材料，不能及时有效地完成材料交接、补充和变更工作，致使材料分属两地甚至多地，不利于人事档案的保存、更新和完善;另一方面，医院要查阅和使用编外人员的人事档案，需经过人才服务机构审批同

6、意，这不但给工作带来不便，更降低了人事档案的利用效率。2.人事档案大多数仍采用纸质状态存档，多采用现场翻阅材料的方式获取信息，耗费人力物力，利用方式单一。编外人员又存在“人档分离”现象，导致档案不完善、不齐全，一定程度上削弱了利用价值。由于人事档案未形成数字化检索模式，未形成资源共享，难以进行大数据分析，不易为人事决策提供信息支撑。（四）管理模式落后，信息化程度不高。目前，医院多沿用以往的人事档案管理方法，采用纸质化办公，手工处理人事档案。随着编外人员的增加，人事档案数据日益庞杂，传统的档案管理模式难以满足医院的发展需求，这就需要运用信息化、科学化的管理手段。但由于资金、资源等问题，大多数医院

7、信息化水平并不高，普遍缺乏專门的信息管理系统。即便有些医院引进了人事档案管理系统，也停留在基本的存储、查询方面，没有进一步挖掘和利用信息化潜力。三、社会化用工趋势下医院人事档案管理的对策（一）提高对人事档案的重视程度。一是医院领导重视。给予相关的政策支持、资源辅助，为档案室配置所需的硬件软件设备。支持档案工作，引入先进的档案管理理念，为档案管理员创造学习条件和培训机会。二是人事档案管理员重视。提高管理员自身素质，增强工作责任心，积极学习档案相关知识，加强与兄弟单位的档案情况交流，不断研究和总结新方法、新理念。三是编外人员重视。大部分档案材料的形成离不开员工自身。但编外人员忙于医务工作，对人事档

8、案材料的形成敷衍，致使材料失真或缺失。因此，编外人员应提高认识，配合人事档案管理工作，对档案材料进行审核，保证材料的完整与真实，将材料及时交予管理员归档。（二）完善医院人事档案管理制度。编外人员的人事档案管理缺乏完善的制度，易导致借阅、转递等流程混乱，不易追根溯源，甚至会出现人事档案丢失的风险。因此，必须让编外人员人事档案管理有章可循，使人事档案工作规范化，对档案的进出、借转都有具体的记录。加强与人才服务机构的联系和合作，引入人事档案动态管理机制，及时将新的档案材料进行归档，避免产生人档分离、档案不全以及材料失真等现象。医院要建立一套完整详尽和适合编外人员实际的人事档案管理制度，让编外人员的人

9、事档案得到高效有序的管理和利用。（三）强化人事档案监督，保证人事档案的权威性。2018年印发的干部人事档案工作条例强调了档案审核内容，坚持人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，进一步对人事档案的监督审核提出要求。编外人员人事档案因其流动性和特殊性，更易造成档案材料不全和信息错误等问题。医院应更加注重编外人员人事档案的审核工作，深入挖掘其人事档案，重点核查其“三龄两历一身份”等信息，监督其档案的真实性。对人事档案中存在的错误进行纠正，并查漏补缺，及时补充缺失的材料。只有加强监管，细化审核程序，才能有效防止人事档案失真和遗失的情况，才能有力维护人事档案的权威性与公信力，构建“不敢造假、不能

10、造假、不想造假”的长效工作机制。（四）建立人事档案信息系统，提高信息化水平。传统的人事档案多采用纸质化管理，不利于保存，在查询及使用的过程中耗费大量的人力物力。尤其是编外人员人事档案，数量大材料杂，更易造成资源浪费。因此，医院建立并推进人事档案信息化，是大势所趋。医院应结合实际情况，构建适合本院的人事档案信息库，形成准确、全面的电子档案。及时更新档案库信息，对在职、离职、退休等情况及时维护，并定期更新考核等记录，对人事档案进行动态化管理，并将更新后的信息形成电子报表上传以供传阅。将人事档案信息库与医院人力资源系统、办公系统联动，实行信息共享利用，进行云计算和大数据分析，为医院决策提供数据支持。在进行人事档案信息化建设的同时，要注意设置系统权限，对电子档案库进行安全保护。四、结语根据医院社会化用工不断发展的需要，编外人员人事档案管理必须建立健全规范的管理制度，引入先进、成熟的管理理念，利用科学化、信息化的管理手段进行妥善管理。如此，才能让编外人员人事档案最大程度地发挥应有的价值，从而为医院的发展提供更有效的支持作用。【参考文献