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文档简介
1、 浅谈精益管理在档案管理中的应用 邵晓丽:g271 文献标识:a :1674-1145(2017)12-000-01摘 要 公司从成立至今每年产生大量的资料,库存量达到几十万件,随着公司标准化工作的推进,标杆电厂建设的趋势,以及华润集团、电力档案管理“五年”规划的进展要求,在此形势下,通过档案规范化整理、纸质档案数字化、并采用集团档案管理软件、信息化体系建设等措施,实现公司档案信息化和现代化管理。关键词 档案管理 优化 数字化扫描 信息化管理一、概述档案管理是公司的重要组成部分,积极开发利用档案,充分发挥档案应用价值,对提高公司整体管理水平具
2、有举足轻重的意义。随着公司标准化工作的推进,标杆电厂建设的趋势,以及华润集团、电力档案管理“五年”规划的进展要求,在此形势下,通过档案规范化整理、纸质档案数字化、并采用集团档案管理软件、信息化体系建设等措施,分析精益管理在公司档案管理的应用,使我司档案管理规范化、标准化,以提升档案管理整体水平。二、档案的重要性1.从社会来讲,档案是历史的真实记录,“今世赖之以知古,后世赖之以知今”,又是经济、文化等建设的重要凭证。2.对公司来讲是记载公司从成立-发展-到今日辉煌的成就的整个过程记录,是公司发展过程的重要凭证。3.在公司生产经营管理中,档案为机组的检修、技改及其他工程项目提供经验借鉴、机组的检修
3、、改造记录,为公司每年审计、可研项目提供依据,为公司合法权益提供真实有效的信息,为员工提供借阅利用参考资料等。4.档案数字化管理更是首要任务,档案数字化工作是是国资委对中央企业档案工作的要求;是华润集团信息化战略的重要内容;更是公司标杆化电厂建设需要,也是国家档案管理工作的趋势。三、公司档案管理中存在的主要问题1.资料归档不完善,老档案破损,字迹退化。档案归档不完善,档案破损,对后期档案利用产生很大影响,特别是公司进行审计工作,无法提供依据。2.管理制度、流程需完善。制度的不完善,执行力度不够,是导致归档不完善、质量不高的原因。档案制度不完善,无法制约归档资料单位。流程不完善,造成归档单位无法
4、审理进行归档、各种资料签批缓慢,不利于公司档案管理现代化发展。3.缺乏规范化标准。规范化标准不完善、不齐全,导致档案归档混乱,不能进行统一归档、立卷等。导致管理范围不够明确。四、精益管理在档案管理中的应用1.通过精益管理方法实现档案管理制度标准化。档案管理的规范化、科学化与有效性与档案管理制度的健全与完善是是相互依存的,因此,为了提高公司档案管理工作水平,就要制定实效、完善的档案管理制度。为有效促进开展制度标准化工作,利用精益管理手段,成立档案管理标准化sga小组,小组通过头脑风暴方式讨论、分析原因、设定目标并制定对策进行实施开展各项工作,如明确各部门分工与职责、规范各个档案管理工作流程,组织
5、对档案管理制度进行讨论、修订,分析制度存在的漏洞与问题,结合相关法律法规等制定科学有效的管理制度。2.通過精益管理方法实现档案管理数字化管理。通过对档案室当前存贮各类档案进行粗略估计,对实现数字化扫描增加了很大的难度,公司第一时间成立档案数字化sga小组,进行讨论,制定数字化方案。小组定期组织会议进行讨论,利用群策群力的方法,对档案管理的状况进行了分析,纸质档案库存量大、档案归档不齐全、制度不够完善、档案年限久字迹模糊等原因分析制定详细的实施措施,设定目标,为实现目标开展各项有序的工作。通过对现存档案的优化、整合的研究,强化档案鉴定工作,使库存档案去粗取精,通过对档案排列的重组,结构的优化,分
6、类的科学界定,节省现实及远期贮存空间,提高经济效益。通过对各部门及施工单位归档情况进行分析,全面制订详细的计划,进行制度讨论、制度培训、单独档案知识辅导,以实现档案归档的完善、齐全,为数字化做好铺垫。通过对档案提供利用服务流程的研究,探讨如何利用现代化手段多渠道利用档案,提高档案的利用率,更加方便快捷地最大化地利用档案,拓展服务流程渠道,通过对库存档案内容的研究,深挖档案资源,为利用者节省查阅、分析、综合、总结等工作时间,提高办公效率。3.通过精益管理对公司归档范围进行了优化。通过精益管理工具、对公司归档范围、标准、要求、方法等进行了明确。具体主要制定了机组检修、技改及其他工程项目竣工档案实施细则,将检修、技改工程归档质量、流程细化,改善档案归档质量差、归档不全等情况;另外,通过归档范围标准化,提高施工单位对档案工作的了解,更增强了对档案归档的意识,对档案人员自身管理能力也得到提升。总之,档案管理在公司
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