浅谈数字档案馆信息服务

1、    浅谈数字档案馆信息服务    孙雪摘 要随着数字时代的来临，数字档案馆、数字图书馆的建设也逐步完善，同时越来越多的档案用户具备了计算机网络的使用能力和环境并习惯于依靠网络进行信息检索与浏览，这就要求档案部门转变信息服务的模式，建立一个理念更为先进，服务模式更为优化的数字档案馆信息服务体系，为档案用户提供一个无缝集成的信息服务环境。关键词数字档案馆；信息服务；浅析一、数字档案馆信息服务的概念所谓数字档案馆信息服务，是指在网络环境下档案部门利用计算机、通讯和网络等信息化技术从事档案信息采集、处理、存储、传递和提供利用等一系列活动，以达到“为档案信息用

2、户提供所需数字档案信息产品和服务、满足档案信息用户解决现实问题的档案信息需求”的目的。二、数字档案馆信息服务的特点（一）服务方式智能化数字环境下，档案工作者可以借助计算机对信息资源进行智能检索、分析、处理，根据文件的内容特征在文件之间建立起多种链接，各信息节点（存储档案信息的文件）间形成多网状结构，可以任意角度来显示档案信息的有序化。利用者查阅档案，一个检索要求可以将所有相关信息一次检索出来，大大提高了查全率。另外还能提供新技术支持，使用户能细化需求，分析结果，变换信息形态，从而更好利用档案信息资源。（二）服务资源的数字化、虚拟化服务资源的数字化是指档案信息服务资源是以计算机可读的数字形式存储

3、；服务资源的虚拟化，是在档案部门在保持自身馆藏实体档案的同时，以数字档案馆的形式通过网络互联和资源共享来构建虚拟档案信息资源。每个数字档案馆都是档案信息资源网络的一个节点，从一定意义上说，数字档案馆的资源可以无限扩大。（三）服务内容的知识化数字档案馆信息服务的工作重心已从档案文献单元转移到档案信息知识单元，强调档案信息资源的开发与利用，为档案信息用户提供的不仅是档案信息线索及相关档案文献，更主要的是直接提供用户急需的能解决问题的档案信息知识。三、档案信息服务理念的更新（一）由被动服务转向主动服务传统档案信息服务主要针对直接查询档案信息的利用者，被动受理档案查询业务，从而使得档案信息服务范围狭窄

4、，不利于档案信息的传播。数字时代，网络用户数量是巨大的，很多网络用户都是档案部门潜在的服务对象，这要求档案业者必须转变观念，积极主动地分析与挖掘档案信息的潜在用户，开展有效的主动服务。（二）由封闭服务向开放服务转变数字时代的信息服务环境是开放、互动的信息交流平台，传统的固步自封的信息服务理念、做法亟待改变。档案信息服务要从传统的内部业务活动转变为社会的外在的信息服务，开阔视野，加强合作意识，与外部相关的档案信息机构展开各种协作活动。（三）信息服务与知识服务的融合传统的档案信息服务一般局限于为利用者提供所需的档案、数据或查找线索等低层次的服务。数字时代的信息资源是极大的丰富，获取有价值的档案信息

5、所需时间更长，仅仅依靠单一的检索性的信息服务是不够的。档案人员不仅要成为一个合格的信息领路人，还要对档案信息的内容进行深层次挖掘、加工，从“文献单元”揭示向“知识单元”揭示转变，提供著录细、标引深、内容精的知识信息，为档案用户提供高质量的知识性的信息服务。（四）人文服务与技术服务的融合现代信息技术飞速发展，档案信息服务一般采用虚拟界面为利用者提供信息服务。数字时代的用户接触的都是计算机与虚拟的信息网络，缺乏传统的人文环境，用户更需要传统的人文关怀、希望得到人性化的服务。因此，档案人员必须树立人文观念，将人性化服务融入到技术服务中，提供更为亲近、温暖的信息服务。四、数字档案馆信息服务模式的优化（

6、一）构建主动、高效、开放的数字档案馆信息服务体系为保证档案信息服务的高质量，准确全面地为用户提供所需信息，数字档案馆信息服务模式可以从内网、外网两个不同的方式着手。就外网而言，可以在网络不同节点间建立由问答系统、知识库、反馈系统等功能模块组成的直接面对档案用户的表层界面。其主要功能是与外界进行各种形式的信息交流与沟通，包括分析、整理用户的信息需求，及时反馈用户的意见等。在内网可建立综合的档案服务信息中心，包括档案信息资源数据库、信息提供系统等。其主要功能是针对表层界面传来的信息需求，从档案资源数据库中查找并提供系统化、知识化的信息给用户，并根据反馈信息及时更新补充档案信息资源库。内、外网的区别

7、不仅仅是功能与作用的不同，更主要是使用权限与信息安全程度的不同。内网是内部的局域网，其使用和维护由档案部门来进行，目的在于保护档案信息资源的安全存储与系统的正常运行。而外网则是面向全球的因特网，任何用户都可通过外网享受信息服务，其主要目的是为最大范围的用户提供信息。内网、外网的分工合作，使得用户和信息服务系统之间维持着有序的信息交流活动，从而构成一个主动、高效、开放的数字档案馆信息服务体系。（二）数字档案馆信息服务的专业化数字档案馆信息服务的专业化趋势主要体现在两方面：一是档案信息服务机构的专业化设置。与图书馆相比，档案馆信息服务业务的开展没有设立专门的档案信息服务机构，只是开展一些零散的服务业务。因此，设立专门机构很有必要，甚至可以考虑设立社会化管理、市场化运营的专门档案信息服务机构。二是档案信息服务业务能力的专业化。这主要从两方面入手，首先要确立档案信息服务的核心业务，集中开发核心用户群的信息服务，提高信息服务的深度与质量。其次要培养专业化、复合型的信息服务人才，这是推动数字档案馆信息服务的专业化的智力保证。数字档案馆信息服务人才不仅需要图书、情