浅谈信息技术在档案管理中的应用

1、    浅谈信息技术在档案管理中的应用    张菲现在档案管理信息化已经成为档案管理发展的大势所趋，其必然性与优势是无可置疑的。那么，如何更好的将信息技术应用在档案管理上，加强档案管理的信息化，才能更好地为组织发展、为社会发展提供充足动力。一、计算机在档案管理工作中的应用。（一）档案计算机管理的发展是计算机等新技术的社会化发展的一部分。计算机应用的普及给档案管理的基础工作和管理方法带来巨大影响。我们已经体会到，计算机在档案管理中的应用，不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作的传统方式。（二）电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，这

2、标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命，它直接影响着档案工作的运作方式，基本理论乃至思维观念。（三）随着现代科学技术的不断提高，社会各界对各种信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，用户对信息的需求是准确、及时、简捷、实用。用户希望提供的是经过加工后的综合信息，甚至于包含知识增值的产品。档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，从而满足社会各界的需求。（四）实现手工检索向计算机检索的全面过渡。首先是完成三大目录体系的过渡：革命历史档案、旧政权档案、民国档案；把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等等众多的目录，统一到用计算机编目的方法上来；建立科学的机读档案

3、目录检索体系。二、档案管理内容信息化。（一）档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。（二）档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。（三）数字档案馆建设，它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境

4、下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；功能定位上的特点，以存取为中心。三、档案管理环节的信息化。（一）档案信息化基本环节。1.采集整理。信息的采集整理是档案信息化的基础。信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。2.归纳分类。對采集来的信息资料进行归纳分类是档案信息化的关键。只有做好这项工作，才能将收集到的资料分门别类录入到计算机管理系统中。3.查询应用。方便快捷的查询提取让档案信息物尽其用是档案管理实现信息化的最终目的。（二）多媒体技术。多媒体技术就是利用计算机综合处理图、文、声

5、、像信息的技术，提供了人性化、交互式服务，利于对档案信息资源的开发利用。可以实现全文检索，提高了查询准确率；利于对音像档案信息的检索；利于对档案信息的编研和出版发行；提高了档案利用率。（三）信息存贮技术。现代信息存储技术包括磁储存技术、缩微技术与光盘技术，不仅使信息存储高密度化，而且使信息存储与快速检索结合起来，已成为档案信息化管理的基础。磁存储具有频带宽广（可存储从直流到2兆赫以上的信号）信息能长久保持在磁带中等优点。磁存储技术为建立档案管理系统或中小文献信息机构建立较大的数据库提供了物质基础，为建立分布式微机信息网络创造了条件。（四）条码技术。条形码技术是实现计算机管理和电子数据交换不可少的前端采集技术，用激光数据采集器轻轻扫一下案卷的条码，数据就会自动被计算机识读和记录，再由计算机进行数据管理。它解决了档案管理中常遇到的保管期限之间、年代之间、档号顺序之间可能出现的摆放错误、缺档等各种问题，提高了档案室借阅和查库的质量和速度，减轻了劳动强度。（五）汉字识别技术。ocr实现了文字的自动输入，是一种省力、快捷、高效的文字输入方法，一方面提供了一种新的档案目录数据的录入方式，另一方面把纸质档案上的固定信息变成可以被检索利用的活信息，为文本数据管理技术提供了丰富的数据源。总之，信息技术在档案管理中的作用已经越来越大，并且已经成