浅议我国档案数字化建设实践与发展策略

1、    浅议我国档案数字化建设实践与发展策略    摘 要：随着我国社会主义经济的迅速发展，档案的数字化已经成为了必然趋势。目前社会上很多人对档案的重视程度不够，认为档案和自己的关系并不大，进而导致档案遗失的现象非常严重。随着电子我国电子科技技术近年来的迅速发展，档案的数字化建设也有了日新月异的变化。但是目前国内关于档案数字化的研究相对较少，档案数字化的技术还不够成熟。因此文章针对于此进行研究，以为我国档案数字化的建设提供理论基础。关键词：档案，数字化，发展随着我国社会主义经济的迅猛发展，城市人口以及農村人口的流动性不断增加，这就给档案的转移以及保存带来

2、了极大难度。针对这一问题西方许多国家提出了档案数字化的概念，可以说，档案的数字化必然是今后发展的唯一途径。我国档案数字化的发展相对于其他国家较晚，但是近年来随着计算机技术的迅速普及也去的了长足的进步。但是于此同时，我们也应该清楚的认识到，档案的数字化建设是一个长期的工程，其目前仍存在诸多需要改进之处。相比于传统的纸质版档案，数字化档案具有着无可比拟的优势，数字化档案，不像传统纸质版档案需要占据大量的空间，且数字化档案不用担心因为档案的损毁以及遗失。最后，数字化的档案在档案转移过程中不需要通过快递等方式，既保证了极大的安全性，有极高程度的提高了效率。1 档案数字化的含义档案数字化即利用计算机等专

3、业技术对传统的纸质版的档案进行处理，处理后的档案也是用电子文档的形势进行保存。所谓数字化就是指一种计算机处理技术，简单来说就是通过计算机的处理将纸质版的信息通过特定的技术转变为电子文档进而进行保存的一种技术手段。一般来说数字化档案的建设包括2个阶段即1）对原有的纸质版档案进行数字化处理；2）对现有阶段的档案进行数字化处理并进行整理存档。从档案的数字化程度上来说，其也可以分成两种一种是对电子档案的索引表进行数字化以方便档案的保存、查找以及转移。一种是深度数字化，即对档案的内容也进行数字化处理，以增强档案的转移效率，保存容易程度等。2 档案数字化的意义众所周知，档案在人的一生中起到十分重要的作用。

4、他就像是一本日记，记录着你一生中所有的重大事件。因此，不管是从国家层面上来说还是从个人层面上来说，档案都有着十分重要的意义。但是，截止到目前为止，任由许多人对档案的概念还不是很熟悉，对档案的重要程度还不能够完全理解。因此，档案的遗失现象十分严重。传统的纸质版档案虽然能够在一定程度上真实的反映档案所有人的情况，但是纸质版档案十分不容易保存，且往往要占用很大空间。传统纸质版档案，对保存环境的温湿度也有着极高的要求，温度和湿度的不适合都有可能造成档案的损毁。因此，传统档案不管是建立还是保存都要消耗极大的人力、物力、财力。从这方面来说，数字化档案具有无可比拟的优势。图1 传统纸质版档案整理工作 图2

5、遭到严重损坏的纸质版档案另外，随着我国计算机技术的迅速普及以及发展，办公效率日益提高。目前越来越多的工作都是在电脑上完成，纸质版的文件将必然会被淘汰。事实上，西方许多国家都提出了无纸化办公的概念，也即是说，在办公过程中尽量不出现纸质版的文件以及材料。档案作为我们每个人的标签，对我们每个人的发展和生活都极为重要，一旦遗失后果不堪设想，而传统纸质版的档案有极容易遭到损坏以及丢失，因此档案的数字化已经成为了社会发展的必然趋势。3 数字化档案的发展策略随着我国经济的迅速发展，社会分工已经越来越精细。档案的数字化建设的专业型以及技术性也越来越高。因此，可以说档案馆想要单纯依靠自身能力来建设数字化档案已经

6、成为了一种几乎不可能完成的任务。事实上，这也正是目前绝大多数档案馆所面临的一大难题。在这种社会大背景下，想要解决档案馆的技术上以及工作量上的难题，主要可以通过以下几种模式。3.1 做好基础性工作，为档案的数字化建设奠定基础目前，纸质版的档案仍然是档案的保存的主要形式，但是可以预见的是数字化档案在未来的数年必然是档案的发展趋势，因此目前我们要做的工作就是努力把目前纸质版的档案的归纳、整理保存工作做好。只有做好了这些工作才能够在进行数字化建设时做到事半功倍。3.2 采用外包形式解决技术性难题档案的数字化建设过程中，需要用到的专业型技术非常多。如果单纯依靠档案馆的自身能力去解决，已经成为了一种几乎不

7、可能完成的任务。事实上，档案馆无论从资金还是工作量上，都不可能承担这样一个技术团队。因此可以采用外包形式对档案进行数字化处理。这样利用专业的技术团队进行业务承包，不仅仅可以帮助档案馆解决很多技术上的难题，还能在很大程度上节约成本，较少资金支出。3.3 加大档案数字化人才培养在档案的数字化建设以及后期的管理过程中都需要专业得数字化技术性人才。而目前我国在这方面人才的培养上还存在极大缺陷。因此，在后期的工作中，需要加强对这方面人才的培养。只有拥有了专业的技术性人才才能够在档案的数字化建设上取得可观的进步。4 总结随着我国社会主义经济的不断进展，人们的档案建立以及转移也日益频繁。传统的纸质版档案在档

8、案的转移以及保存过程中存在极大缺陷，因此许多国家都提出了数字化档案的概念。数字化档案的建设过程中存在许多技术性以及工作量方面的难题，单纯依靠档案馆自身实力已经成为了几乎不可能实现的任务。因此许多档案馆在数字化档案的建设过程中都采用外包的形势，依靠社会上的专业型团队对来帮助其完成这一任务，取得了良好的效果。参考文献1王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略j.档案学通讯，2011，06：54-57.2安小米.档案数字化建设的国际化经验及其借鉴j.档案学通讯，2005，04：54-57.3谭远宏，赵家文，刘健华.我国档案数字化建设中存在的问题与对策j.湘潭师范学院学报（社会科学版），2005，05：174-176.4涂丛英.以校园网为依托，推进高校档案数字化建设j.档案学研究，2005，0