浅析流程管理在电子档案管理系统中的应用

1、    浅析流程管理在电子档案管理系统中的应用    李莎莎摘 要：随着社会不断发展进步，档案资源对人们影响愈来愈大，人们的生产生活对档案资源的利用越来越多。随着国民经济的不断发展，人们生产生活所产生的档案资源越来越多，这也给档案资源管理和利用增加了难度。而为了实现对档案资源的有效管理，电子档案随之而生，电子档案因为安全性、稳定性高，且能方便、快捷的利用，而大受欢迎并不断发展。本文根据自身多年的从业经验并结合广泛的社会实践调查研究，就流程管理在电子档案管理系统中的运用展开了相关探讨，望能提供借鉴。关键词：电子档案；流程管理；管理系统；运用档案资源在社会生

2、活的各领域都发挥着重要的作用，防档案管理是一项专业化、系统化的工作。在电子档案产生之前，传统的档案管理主要是通过纸质媒介和人工管理，这种管理耗费了大量的人力、物力，也不利于档案管理的效益提升。随着科学技术的不断深入发展，计算机技术和信息技术也运用到档案管理中来，而电子信息技术的不断发展和人们使用的电子文件量大幅度增加，这些电子文件的使用、流转、归档和移交等，大大的方便了整理和保管，这也需要更注重流程管理在电子档案管理中的运用，流程管理有利于提高电子档案的工作效率，有利于电子档案工作的管理。1 电子档案中流程管理应用的相关概述流程管理是电子档案管理过程中科学合理的管理模式。流程管理模式有利于提高

3、电子档案管理的效益，也有利于电子档案的长久保存。流程管理模式可以将电子档案管理的输入转化为有价值的输出活动，而通过流程管理模式，可以极大的优化电子档案的输入和输出管理，也让输出的流程更加的规范合理，有利于实现电子档案的高效管理，实现档案管理的绩效目标1。流程管理模式包括用户、价值、输入资源、结构、输出和输入等要素，要进一步推动流程管理在电子档案管理中运用，就需要不断细化工作，关注流程管理的各要素，要落实好国家关于电子档案管理的相关要求和规定，促进流程管理在电子档案管理中的应用。2 目前电子档案管理中存在的问题及应对对策2.1 电子档案管理中的问题目前在电子档案管理中，存在一定的问题，这些问题制

4、约着电子档案进一步发展。首先，电子档案中的安全问题。电子档案的安全性主要是倚靠信息载体的安全性和稳定性，电子档案的载体主要是光盘、网盘和磁盘等载体，电子档案的载体种类繁多，且具有一定复杂性。电子档案从其生成、流转和保存利用都是通过硬件、软件和网络环境等来保障其安全性的，而网络环境和数字环境等这些存在安全隐患，也有可能导致电子文件保存失真，或者导致电子文件信息难以永久保存，存在安全性问题。而外部因素的影响，比如保存环境、温湿度、防磁条件等，这些因素的变化也会影响电子档案的安全管理。其次，电子档案管理的可读性问题。较之传统的纸质档案，电子档案的一个重要问题是电子档案的载体是凭借系统和计算机来完成操

5、作的，所以电子载体不能用外表去判断其是否正常，电子档案极容易受到整个系统环境的影响，会致使信息储存无法正常查读，所以影响电子档案的利用。2.2 优化电子档案管理的措施针对电子档案管理存在安全性问题，要加强网络安全建设。加强网络安全建设，在人们查阅和利用电子档案的时候，可以设置用户实名利用、增加用户信息验证、输入查阅相关指令等权限，这有利于提高电子档案管理的安全性。要按照国家相关的网络安全规定，加强网络安全建设，对于电子档案的管理和利用的平台进行保护，且要加强局域网、政务网和互联网等安全管理，以提高电子档案管理的安全性。与此同时，要安装先进的防火墙，定期对软件进行杀毒等来维持安全性2。其次，要加

6、强电子档案的备份管理。在电子档案管理过程中，对重要的电子档案要及时进行备份，且要实行异质或者易地备份，这样有利于保障电子档案的安全性，也能确保重要电子档案长期可读。要注意的是易地备份选择和原件有你定距离的地方，不要属于同一个江河流域或者同一个电网、同一个地震带为宜。而异质备份，要做好静电复印和翻拍等，做好仿真复制工作，以此来提高电子档案的安全管理。3 流程管理在电子档案系统中的应用3.1 流程管理有利于完善电子档案系统建设电子档案的流程化管理有利于电子档案的系统管理的建设，有利于电子档案的系统化管理，进而提高电子档案管理的安全性和稳定性，提高管理效益。因此，要特别重视电子档案的流程管理。首先，

7、在进行系统的建设工作时，要求工作人员必须更新传统的业务流程，这有利于后续工作的进展。电子档案管理工作的建设主要内容包括档案资源的整理收集、纸质档案的数字化处理、电子档案的利用开发等工作。在这些工作，要进行流程化管理，工作人员要严格遵循相关的规定，在档案的收集整理方面，细致做好各项工作人员，对永久保管的照片、录音资料、录像、文书等，要及时收集和整理。所以要保证电子档案的收集和整理，还要保障电子档案的准确性和完整性。在纸质档案的数字处理过程中，要保证信息准确、完整，文件格式要符合国家对于档案管理的相关规范。而在电子档案的开发和利用方面，要了解市场需求，了解阅档的需求并提供满意服务。电子档案系统建设

8、过程中，要以人为本，坚持为人民服务，体现人性化特征，根据使用者的需求来不断完善相关设施建设，不断地调整电子档案的服务，完善相关流程，促进流程化管理在电子档案中的应用。3.2 流程管理有利于节省电子档案管理成本流程管理在电子档案管理中的应用，有利于降低电子档案管理的风险，且有利于提高电子档案管理的效益，节省电子档案的管理成本。在电子档案管理过程中，要按照办法的相关要求将电子档案进行储存，而且要按照档案号进行保存。档案一般是照全宗号、页数、保管期限、机构或者问题、件号进行规范整理的，电子档案也要按照相关规定和顺序对进行整理。此外，不同类型的电子档案也要按照相关要求进行规范整理。比如录音电子档案管理

9、的保存时，要按照规定将录音保存，并备份好录音电子档案3。录音电子档案管理需要采取mp3、wav格式，并且要让其采样率在44.1khz以上。在用流程管理模式进行电子档案管理时，要将流程管理融入电子档案管理的各个方面，这样有利于实现电子档案的绩效目标，也有利于降低电子档案管理的成本。3.3 要不断完善电子档案流程化管理的系统模型根据办法的相关要求，把电子档案，分类整理和收集。电子档案的收集整理要按照其归档时间和种类进行整理，并将信息录入到系统，对档案进行分类整理。然后，要让档案馆组建专家小组，对电子档案进行相关坚定，这样将不会公布档案，且对档案的界限有明确要求。且要由专门的管理人员对收集的档案进行数字化的处理。并按照办法的相关规定对其进行加密和标记。最后，要档案馆对电子档案的开发和利用，进行严格的督查和筛选，以避免不可公开的档案被公开的情况。电子档案的管理要设置访问权限，还要做好及时更新和维护工作，做好电子档案的备份工作，这样有利于电子档案的系统化管理。4 结语流程管理是档案管理的核心所在，对电子档案管理有着至关重要的作