秘书与实务ppt内容

1、第一章 第二节 秘书的定位一、秘书的职业定位秘书界定：职务名称，处于枢纽地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务领导的人员，是领导的参谋助手。秘书的职业角色：（1）秘书是为领导服务的人员：从职责上看秘书活动具有被动性、从职能上看秘书活动具有从属性 p7案例：按照总经理的授意，某公司秘书起草了一份公司发展战略报告，印刷和发表时，应该如何署名？2）秘书是管理班子中不可缺少的重要组成部分：秘书处于枢纽地位，承上启下、沟通左右、联系内外，承担计划、组织、协调等部分领导工作，是领导的“身边人”利：在领导身边服务，位置显、机会多，有利于秘书人员的成长，能够开拓视野、经受历练、提高素质能力弊：担子重，要

2、求高；如果缺乏自律和监督机制，酿成“保护伞”效应，滋生和助长不良风气二、秘书与领导的关系 p8-91. 上下级、辅佐2. 同志、诤友 小结：如何理解参谋助手的作用？处理好主次关系1.摆正位置，发挥辅助性决策，不能越殂代疱2.发挥能动作用，当好“管家”，主动为首长和领导分忧，出谋划策，不能事事依赖三、秘书的作用1.协调与枢纽作用2.参谋辅助作用：领导的参谋助手，既是秘书的基本职责，秘书和秘书工作所起的主要作用，即3.窗口与形象作用4.办事与管理的作用四、秘书工作的原则例1：公司秘书在整理经理办公会的内容纪要，因输入法等原因，将“张长兴”写为“张长新”。例2：公司秘书在整理一份年终总结时，对销售报

3、表的一个数字表示疑问，但时间紧迫，未加核实地采用。例3：公司秘书小吴上班不久，电脑被一位熟悉的同事存储文件而感染病毒，导致系统重装和部分文件丢失。准确 迅速 求实 创新五、秘书工作性质1.辅助性、从属性：这是秘书工作的根本特性。领导的授意和指令，是秘书工作的主线与核心，秘书部门是领导的“左右手”2.机要性、政治性：阶级性（党性强，政治素质过硬）、政策性（要有强烈的政策观念、较高的政策水平），保守机密4.综合性5.专业性6.程序性六、秘书工作的任务总体来讲，包括掌管文书、辅助决策、综合服务。第一章 第三节 秘书人员分类1.人员分类：工作性质：公务秘书、私人秘书工作职责：机要秘书、行政秘书、文字秘

4、书、职务层次：秘书长、办公厅（室）主任、秘书（科）处长、科员；高级、中级、初级；一秘、二秘2.秘书机构分类广义的秘书机构：承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门，如省委办公厅、市委办公室、市府办公室。狭义的秘书机构：承担以办文办会为主的秘书业务工作部门，一般冠以“秘书”字样，如秘书处、秘书科、秘书股等。第二章 秘书的职业素养知识素养、能力素养、德行素养1.知识结构：“杂家”基础知识、专业知识、相关知识。三角从上到下p272.能力结构：表达能力、观察与调研能力、处理人际关系能力、办事能力、操作能力、创新能力1.德性修养政治修养、道德修养、心理修养（1）政治：思想

5、端正、责任心强、觉悟高、忠于职守、廉洁奉公、服从安排、严守机密（2）道德：忠心可靠、甘居幕后、服从领导、待人以诚、团结合作（3）心理素质：保持心理平衡，积极快乐、自信沉稳、坚忍豁达、自我调节、心胸开阔第三章 办公室事务管理1接待工作一、接待类型、规格（一）类型一般性接待、个别性接待、团体接待有约接待、无约接待（二）接待规格高规格接待对等规格接待低规格接待（三）接待准备内容1.环境准备场地、气氛（标语、花束、花草）等2.物质准备：洽谈、签约材料和办公用具住宿、餐饮、交通条件来客的参观考察、拜访3.心理准备二、接待程序1.有约接待 迎候 引导 告退2.无约接待 了解身份来意 分流 婉拒来宾 礼貌相

6、送三、接待团体来访（一）接待准备1.了解客人情况（职务、人数、来访时间和意图、性别等）2.拟定接待计划：确定接待规格、时间表、流程等 接待计划包含内容 具体时间钟点、地点、来访内容、主要负责人、参加人注意事项：（1）接待时间较长、内容较多，要把时间等逐项列出（2）接待时间较短、内容简单，时间不必作为一栏详细列出（二）接待实施迎接：接机、接站等会见、会谈接待：座次、记录、合影等宴请参观、对口交流、实地走访等报道送客Ps （三）接待工作总结整理记录、宣传和报道，内容包括：1.时间、地点、人物2.交流内容、成果（达成意向、签订合同）3.其他情况：来访公司简介 (四)、组团外出考察（与上相反）（一）联

7、系：告知本团的人数、职务、性别、考察内容、时间等信息（二）作考察交流准备材料、礼品、人员、内容等第三章 办公室事务管理2日程安排和电话管理日程安排（一）分类：1.周期：年计划表、季度计划、月计划、周计划等，一般在起始日制定2.活动类型：日常工作日程、会议或大型活动日程3.样式：文字式、表格式年、季度、月计划表（周期较长）：又称为“*年工作要点”周计划表（周期较短）：*日程（二）编制步骤：第一步 根据需求确定日程表的周期； 收集该阶段主要工作、活动或任务； 对问题矛盾进行协商、调整第二步 制定计划、绘制表格第三步，经上司审核后修改、定稿、印发（三）编制内容（组织和领导的主要活动）各种接待、约会（

8、约见、会见活动的区别）商务旅行活动：出访、参观考察、调研参加各类会议基层调研、指导重大活动安排（四）、编制方法（1）简易日程表的编排编排内容：时间（日期、钟点）、地点、重要事务规范全称、责任人等编排方式：（1）横列为时间、竖列为事项；（2）竖列为时间、横列为事项（2）复杂日程表的编排如周期长、地点多的日程表，如月日程表、重大活动日程表，无法用单张表格排列，需要用套表、分表、手册等电话管理一、接打电话（一）拨打电话1.流程自我准备：心理/内容/正确号码、拨打对象时机：避开节假日、休息时间、时差中国北京是中午12点,日本是东京几点东京时间比北京时间快两小时 ，首尔比北京快一小时，悉尼比北京快三小时

9、 北京下午16点，英国是几点北京比伦敦早8小时自我介绍陈述清楚2.特殊情况的电话拨打替领导拨叫电话：(本地、外地呼叫)（二）接听电话姿势：接听时间自我介绍确定对方身份、来电目的、记录准备复诵来电内容、认真听记挂机和道谢（三）电话技巧简洁、少打 语速适中 礼貌用语 最多等待7秒钟 避免喧哗 修正口头禅 调整情绪勿同时接听多个电话 做好记录（四）特殊电话处理1.直接找领导的电话了解对方身份、目的2.纠缠电话态度明确，礼貌应答3.投诉电话4.匿名电话印章管理专人保管先签批、后用印用印登记：日期，用印、次数、用印部门或个人不得带出办公室或交他人使用盖印要领（1）用印端正、有力、清晰 上不压正文下骑年盖

10、月（2）需要多个印章时，有序排列、留好间距，不重叠（3）用印完毕，适当晾干，避免涂抹第四章 公文概述、公文格式办文：文书的制作和处理（起草、收发、传递、处理等）文书：包括公务文书和私人文书，是人们为了凭证和传递的需要，在一定介质上记录文字、图像信息而形成的书面材料。（一） 文书分类法定公文、常用事务公文、信函文书、经济文书（二）公文分类1.按行文关系上行文 下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。下行文 上级机关对所属下级机关的发文， 如：命令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。平行文 平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如“函”2.保密要求（1）保密文书密级分为绝密（30

11、）、机密（20 ）、秘密（10）内部资料、公开资料（2）普通文书（3）公开文书3.按办理时限划分平件：不超过7天急件：不超过3天特急件：不超过24小时4.按稿本分：草本：草稿、讨论稿、送审稿、草案、表决稿（三）、公文的特点1. 法定的作者能以自己的名义行使职权和承担义务的机关团体、企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。2.权威的作用具有代行法定职权的功能，对受文机关，在法定的时间和空间范围内，具有强制性。3.现实时效性公文主要在现行工作中使用。公文的效用又具有一定的时间性，任何公文都不是永远有效的。4.规范的格式公文的格式，必须符合党政机关公文处理工作条例规定的格式党政机关公文处理工作条例

12、第三章规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。一份完整的公文，由眉首、主体、版记三个部分组成。眉首公文的“头”主体公文的“身”版记公文的“脚”一、文头发文机关标识（文件名称）：发文机关全称或规范简称+“文件”。发文字号：发文机关一年度内发文总号中的序号（发文机关代字、年份、序号）签发人（部分公文）：上报的公文需标识签发人姓名。份号：左上角（最上方），指将印制若干份时的序号。秘级：左上角（份号下）， 如“机密10年”紧急程度（急度） ：左上角

13、（密级下），分“特急”、“急件”。二、主文三、文尾字号发文机关名称、标题（宋二号）、正文（三号仿宋）。1.试析下列标题(发文机关略)的毛病（1）关于禁止赌博的处罚通知（2）自然科学奖励条例（3）关于撤销鲜花县设立鲜花市的请示（4）关于进一步管好、用好留成外汇的决定（5）关于水灾恢复工作的报告（6）机构调整问题的请示（1）答案：关于禁止赌博的通知（2）答案：自然科学成果奖励条例（3）答案：关于设立鲜花市的请示（“撤销鲜花县”在文中说明）（4）答案：关于进一步管好留成外汇的决定（5）答案：关于水灾后恢复工作的报告（6）答案：关于机构调整问题的请示第四章 第三节 公文处理发文1.拟稿2.审核：审核人

14、：秘书部门负责人（办公室主任等）审核内容：（1）公文正文（是否行文、行文方式）（2）公文格式审核意见：“拟同意”3.签发（1）签发人：主办单位一把手或分管业务领导签发（2）会签（会稿）：主办单位主动与有关单位协商、核签的一种办文程序会签条件：公文内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时，需要进行会签。例：广东省科技厅、农业厅等联合举办第七届农村青年科技月活动4.复核（签发之后、缮印之前）审核、签发手续是否完备材料是否齐全格式是否规范5.编号：编排发文字号（编号的方法）6.缮印（缮校）缮印：根据定稿制作正本、对已签发文稿誊抄或打印7.用印盖印要领（1）用印端正、有力、清晰 上不压正文下骑年盖月

15、（2）需要多个印章时，有序排列、留好间距，不重叠（3）用印完毕，适当晾干，避免涂抹8.发文登记收文1.签收 核对件数、袋数 查看投寄地址 查对编号2.登记 簿式登记联 单式登记 簿单结合登记3.收文审核审核重点内容：发送机关、行文规则、具体事项、会签情况、发出时间4.拟办对于一些需研究解决的问题，秘书部门负责人或秘书人员提出初步意见，供领导人参考（1）拟办意见的撰写对于牵涉范围窄、内容简单的公文，或无法把握的重大问题，无需提具体拟办意见。 如：“请*领导（分管领导）阅”、“请*部门阅”“拟请*部门办理”、“拟请*部门会同*部门办理”对于牵涉范围窄、内容简单的公文，或无法把握的重大问题，无需提具

16、体拟办意见。 如：“请*领导（分管领导）阅”、“请*部门阅”“拟请*部门办理”、“拟请*部门会同*部门办理”5.批办领导人办理领导批办意见的处理及时向有关个人或部门反馈，交由承办，必要时附送批办复印件以“意见”等印发公文形式反馈、办理，简述领导的处理情况和最终意见，提出事项处理的措施、责任人、时间等6.传阅分清主次先后、避免“横传”：领导人绕开秘书自行横向传阅文件。例：秘书、 A、B、C、D、E7.承办8.催办9.办结二、立卷归档要求1.立卷归档范围立卷归档的规范要求具有查考价值的已处理完毕的公文文件（页数）齐全、内容完整；排序正确文件字迹材料为碳素墨水、蓝黑墨水、黑色或彩色油墨打印对不符合上

17、述字迹要求、确需长期保存的档案文件，要求原件+复制件不属于归档范围的诉讼文书材料答复来信来访人到有关单位申诉的；转交有关单位办理的；没有参考价值的信封、转办单、工作材料；内容相同的重份申诉材料；法规、条例复制件；一般的法律文书草稿（未定稿）；与本案无关的材料。（二）立卷归档的步骤：分类：“保管期限-年度-问题”确定整理单位：以1件为单位排序： 装订：编号：编制件号、页号、加盖归档章装盒：装档案盒、填写档案盒背脊编目：归档文件目录、编写整理说明文书归档和保管方式1.分类一般文件材料归入其形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件，归入公布或批准年度；跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度2.确定立卷单位：（1件）正文+处理单（发文稿纸、拟办单、批办单）正本+附件原件+复制