项目档案验收及检查中常见问题分析PPT课件

1、核工业档案馆核工业档案馆 刘忠秀刘忠秀2021年年4月月28日日一、档案管理新要求二、项目档案的特殊性三、项目档案的形成规律四、项目档案存在的问题及原因五、项目档案工作思路中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第四十七号）（中华人民共和国主席令第四十七号） 1.加强档案信息化建设（新增） 将档案信息化纳入信息化发展规划，明确电子档案的合法要件、地位 和作用、安全管理要求和信息化系统建设要求。 2.加强档案监督检查（新增） 加强监督检查规范行使行政权力，明确规定监督检查机制、规则和具体事项。档案主管部门依照法律、行政法规有关档案管理的规定，可以对相关单位档案工作进行监督检

2、查。 3.加强档案安全管理。 加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。禁止篡改、损 毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。政府投资条例政府投资条例( (国令第国令第712712号）号）第第29条条 指出项目单位应加强政府投资项目档案管理，将项目审批和将项目审批和实施过程中的有关文件、资料存档备查。实施过程中的有关文件、资料存档备查。 第第35条条 指出项目单位未按照有关规定将政府投资项目审批和实施过程中的有关文件、资料归档备查或者转移、隐匿、篡改、毁弃项目有关文件、资料的，责令改正，对负有责任的领导人员和直接责任人员责令改正，对负有责任的领导人员和直接责任人员依法给予处分。依法给予处分。（问

3、责）建设项目档案管理规范建设项目档案管理规范（DA/T 28-2018DA/T 28-2018）1. 标准的名称调整。2. 增加了组织职责、制度体系。3. 扩充了项目文件管理的要求。4. 项目档案由四性调整为五性。5. 由原来整理要求扩展为档案管理要求。建设项目档案管理规范建设项目档案管理规范（DA/T 28-2018DA/T 28-2018）6.关于竣工图编制竣工图分三种情况三种情况进行编制第一种情况：凡按施工图施工没有变更没有变更的，由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章。第二种情况：凡一般性图纸变更且能在原施工图上修改补充的，可直接在原能在原施工图上修改补充的，可直接在原图上修

4、图上修 改，并加盖竣工图章改，并加盖竣工图章。在修改处应注明修改依据文件的名称、编号和 条款号，无法用图形、数据表达清楚的，应在图框内用文字说明。建设项目档案管理规范建设项目档案管理规范（DA/T 28-2018DA/T 28-2018） 6.关于竣工图编制第三种情况：凡有下述情形之一的均应重新绘制重新绘制竣工图 涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变重大改变； 图面变更面积超过变更面积超过20； 合同约定合同约定对所有变更均需重绘或变更面积重绘或变更面积超过合同约定比例。重新绘制的竣工图逐张加盖监理单位相关责任人审核签字的竣工图审核章。建设项目档案管理规范建设项目档案管理规范（DA/T

5、 28-2018DA/T 28-2018）7. 增加信息化信息化的内容。8. 补充完善了归档范围归档范围。国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法 （科工计（科工计20152015931931号）号）1. 明确组织体系、职责分工组织体系、职责分工。2. 增加档案信息化建设要求。采用档案管理系统，建立项目档案数据库，对项档案管理系统，建立项目档案数据库，对项目纸质文件材料进行数字化转换目纸质文件材料进行数字化转换。3. 对涉密涉密文件材料提出要求。涉及国家秘密的文件材料要按照有关要求确定密级、保密期限并严格控制其知悉范围。4. 增加声像档案要求。国

6、防科技工业固定资产投资项目档案验收办法国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法 （科工计（科工计20202020137137号）号）1. 明确验收组织工作的相关责任主体及相应职责。2. 说明档案验收组的组成。3. 强调验收专家库专家库建设及验收专家培训。4. 增加项目档案专项检查专项检查。5. 增加检查信息化建设信息化建设内容。6. 查验案卷的比例有所调整。7. 增加保密承诺书、项目档案验收意见反馈单。第二部分第二部分 项目档案的特殊性项目档案的特殊性 成套性专业性动态性保密性 依据项目建设的特征，项目档案形成划分为三个阶段第一阶段为项目准备阶段，从项目申请开始，到办完开工手续为止。在项目准备

7、阶段，建设单位办理各项项目建设前期手续（报建工作），并进行监理、设计、施工招标等工作，形成项目准备阶段文件。在此阶段建设单位应负责形成工程准备阶段文件。第二阶段为项目实施阶段，从监理单位、施工单位进场开始，设备启动，到完成竣工验收为止。在此阶段，监理单位履行各项监理职责，形成监理文件；施工单位按合同施工，形成施工文件；设备按计划研制购置，形成设备文件。第三阶段为项目竣工阶段，从项目竣工验收开始，到项目档案移交为止。在此阶段，形成项目竣工文件和竣工图。 一、项目档案基础管理方面 1.建设单位未编制项目档案工作规划。 2.建设单位未建立项目档案工作体系。 3.建设单位与各参建单位未形成项目档案管理

8、网络。 4.项目档案管理未纳入合同管理。 5.建设单位未制定档案信息化规划，不能实现项目档案数字化管理。 二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面项目前期管理文件 主要包括：项目策划、筹备文件；项目立项、评估、审批、调整批复 文件；项目规划选址、招投标文件、合同、“三同时”等专项报审和 批复文件；地质勘查报告、水纹气象资料、规划设计、初步设计、施 工图设计、概算设计书等设计文件。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面项目前期管理文件1.项目策划、筹备文件缺失。2.立项文件的过程文件归档不全。 项目建议书、可行性研究报

9、告、初步设计报告、可研或初设调整报告 的评审文件归档不全。（专家签到表、专家个人意见等）。 3.环保、消防、职业安全、职业卫生“三同时”文件不全。 二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面项目前期管理文件4.国有土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建 工程施工许可证等归档不全 。5.征地、补偿相关文件不全。6.工程消防、人防、防雷、抗震、节能审查审核批准文件缺失。7.设计、招标代理商等资质不全。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面项目前期管理文件 8.未中标的投标文件未归档。

10、 9.公开招标的招标、中标公示记录未归档。 10.专家抽取记录，专家联名签字的中标确认文件未归档。 11.合同审核审批材料、合同附件归档不全 12.合同文件缺少甲乙方法人授权委托书。 二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面 （一）项目档案完整性方面施工文件主要包括：开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工工艺文件、原材料证明、质量鉴定报告、试验报告、设计变更、洽商单、备忘录、施工定位、测量、勘探记录、施工日记、隐蔽工程验收记录、工程质量检 、评定记录、各种试验记录、材料送检记录、竣工图等。 二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性

11、、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面施工文件 1.施工图设计不完整，没有施工图说明书和设备说明书，只有施工图样。 施工图数量庞大，但编有总目录或分专业目录，可以按照目录检查其 完整程度。 2.施工图设计的各类设计计算书未归档。 3.施工图审查时的来往文件，对施工图设计的审查意见及设计单位的回 复不归档。 4.施工日志未归档。 5.竣工图不齐全。 二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面施工文件 6.施工记录不齐全（五种类型）（1）各种原材料检验记录。（2）各种设备调试记录和管道容器试压记录。（3）各种施工质量

12、检验记录。（4）隐蔽工程验收记录。（5）建筑物、构筑物沉陷、位移、变形等的观察记录。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面监理文件1.监理人员资质、总监任命及监理人员变更文件不齐全。2.监理日志不齐全。3.旁站记录不齐全。4.监理单位对文件材料审核情况的报告未归档。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面设备文件 1.外购设备仪器（标准设备仪器）。 2.自制设备仪器（非标设备）。 3.特种设备。 4.计算机管理系统软件、硬件及园区网集成。 二、项目档案完整性、准确性、系

13、统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面设备文件外购设备仪器文件资料的归档范围划分为5个主要阶段：即计划选购阶段、开箱验收阶段、安装调试阶段、运行及维护修理阶段和改造阶段。非标设备仪器文件资料的归档范围划分为5个主要阶段：方案论证及设计阶段、制造加工阶段、安装调试及鉴定验收阶段、运行及维护修理阶段、改造阶段。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面设备文件外购设备仪器文件包括：调研报告、技术考察报告、经济技术可行分 析报告；招投标文件、设备采购合同；装箱单、出厂合格证、图样、 设备操作手册、使用维护手

14、册、说明书、开箱验收记录；设备出厂进 厂（几何）精度检测文件、安装调试记录 、设备验收文件、设备转 固文件等。 二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面设备文件非标设备包括：合同、技术协议；设计任务书、有关问题的请示与批 复、方案论证、设计方案文件、验收测试大刚及评审文件、计算文件、 设计图样、设计技术总结、研制总结、关键件工艺规程、工艺说明书、 外购件合格证和使用说明、工艺总结、技术鉴定结论、评价文件等。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面设备文件 计算机管理系统软

15、硬件包括：软硬件质量证明；代理授权书、软件许 可协议、原产地证明；企业法人营业执照正或副本（复印件）； 计 算机、交换机、服务器、工作站等装箱单、三包凭证、用户手册、使 用说明、安装说明、使用指南等；计算机及管理系统安装测试（功能 性测试）记录、系统预验收报告；软件的验收报告等。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面设备文件（特种设备） 特种设备主要指电梯、锅炉、起重机、压力容器、压力管道等涉及生 命安全、危险性较大的设备。 二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面设备

16、文件(外购设备) 1.计划、选购阶段文件不齐全。 2.进口报关文件不齐全。 3.随机资料不齐全。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面设备文件(外购设备) 4.设备调试测试文件、记录不齐全。 （1）安装基础图、电气接线图、安装工艺规程未归档。 （2）无设备进厂（几何）精度检验记录，或过于简单，无数值，仅仅 定性评价。 （3）设备仪器仪表的鉴定文件不归档 。 （4）高、精、尖设备的控制系统（软件）的文件资料缺失,包括随机 文件资料及软光盘都应归档。 5.培训资料未归档或培训总结、记录简单。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案

17、完整性方面设备文件(非标设备 )1.非标设备研制的方案论证报告未归档。2.非标设备研制设计计算书、技术说明书、设计图样、设计技术总结、 设备调试大纲未归档。3.方案、设计、工艺、设备调试大纲等评审文件不齐全。4.非标设备安装调试试验记录、精度检测记录不齐全。5.设备监造文件未归档。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面设备文件(计算机管理系统软硬件)1.开发单位资质未归档。2.软件需求分析报告及评审文件，软件设计方案、软件详细设计方案及 评审文件不齐全。 3.软件测试记录、测试报告、软件安装调试报告未归档。4.软件保密测评文件、软件使用授权文件未归档。二

18、、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面设备文件(特种设备 ) 1.特种设备制造单位、安装单位、施工人员的资质证明文件不齐全。 2.由生产厂所在地、使用地特种设备安全监督管理部门开具的产品检验 检测结果、报告、鉴定结论未归档。 3.特种设备的设计（图纸）、计算文件、受压部分金属材料证明、制造 焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明未归档。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面竣工验收文件 竣工验收文件主要包括设计、监理、施工管理、采购工作、总承包管 理、建设管理等报告；

19、消防、人防、规划、质量监督、环保、职业卫 生、职业安全、竣工财务决算及审计、档案；竣工验收报告、竣工验 收意见等。 1.科工局批复的竣工财务决算未归档。（亿元以上） 2.财务审计报告提出问题的闭环文件未归档。 3.财务决算报告最终版未归档。 4.监理工作报告，监理单位对文件材料的审核报告、总承包管理工作 报告未归档。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面特种载体档案 特种载体档案是对非纸质档案的统称，项目建设中形成的除纸质档案 之外的其他载体档案，是项目档案的重要组成部分，包括照片档案、 电子档案、实物档案等。 1.收集不全面。重

20、大活动、会议的照片多，关键部位、关键节点的照 片少。 2.归档的质量不高。 3.整理不规范。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（一）项目档案完整性方面（一）项目档案完整性方面特种载体档案 4.保存条件不达标。5.数字化程度低。特种载体档案形式多样，材质各异、大小不一，导致数 字化方式不一，数字化的难度大。二、项目档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性方面（二）项目档案准确性方面（二）项目档案准确性方面 1.竣工图 （工程竣工后真实反映工程施工结果的图样。） 竣工图更改不到位。（1）未根据变更通知内容在竣工图上进行修改；（2）变更内容与变更依据不一致；（3）在应变更处只标注更改依据，不变更图纸内容；（4）有变更内容无变更依据。重新绘制的竣