信息化时代机关事业单位档案管理现状与对策

1、    信息化时代机关事业单位档案管理现状与对策    赵方华【摘要】信息化时代为机关事业单位档案管理创造了更多有利条件，既可以减少档案管理工作量，还能够提升工作效率，让档案资料得到充分的利用。对此，机关事业单位要将现代信息技术应用到档案管理工作中，满足自身改革与发展的要求。本文将简述机关事业单位档案管理工作现状，并提出行之有效的对策。【关键词】信息化；机关事业单位；档案管理在市场经济快速发展的过程中，机关事业单位每天都会产生大量的档案资料，内容也更加多样与复杂，为档案管理人员带来了巨大的考验。尤其是在信息化背景下，需要档案管理人员及时掌握各种新技术，熟

2、练操作先进的设备，确保档案管理工作效率得到提升。这样才能保证档案收集、整理、归档、存储和利用等工作的顺利进行，更好地服务于机关事业单位的发展。一、信息化时代机关事业单位档案管理的现状（一）档案管理工作效率低。当前，很多机关事业单位仍然采用传统管理模式，以纸张、照片和录像等形式存储档案，这样既不便于管理，也无法实现长久保存，容易出现损坏。由于机关事业单位管理工作非常繁杂，存在着大量的文书和文件等资料，若是采用手工登记的方法，则很难提升工作效率。信息化环境下，需要档案管理人员提高重视，充分利用网络技术、计算机技术，简化工作流程，让档案管理工作高效、有序进行。（二）思想不重视，投入力度不足。提升档案

3、管理信息化水平，能够促进信息的交流与共享。但是一些机关事业单位思想认识不到位，在档案管理信息化建设上投入不足，无法实现档案信息的共享。从传统纸质档案管理方式上看，在搬运、保管上存在诸多不便，也不利于今后的查询。对此，机关事业单位必须提起足够的重视，充分应用信息技术管理档案，利用网络来保管、查阅和共享信息，这样既便捷，还能保证档案信息的安全，避免出现遗漏的情况。（三）档案资料不完善、不安全。机关事业单位在进行纸质档案管理时，极易受到保存与环境等条件的影响，若是保存不妥善，将造成很多珍贵档案资料被破坏。在信息化环境下，机关事业单位要用好电子档案，避免受到各种外界因素的影响，这与传统纸质档案相比，可

4、以实现档案资料的长久保存，并不会被损坏。如此一来，既能够节约存储空间，还便于今后的利用。二、机关事业单位档案管理的对策（一）提高重视，加强领导。机关事业单位要将信息技术应用到档案管理工作中，才能更好地利用档案资料。档案管理作为机关事业单位管理工作中的重要内容，可以为领导提供全面而准确的决策依据。对此，机关事业单位要根据档案法中相关规定，正确认识到提升档案管理信息化水平的意义，能够在思想上提高重视程度。同时还要给予管档案信息化管理工作更多的支持，切实加强领导，解决档案管理信息化建设中的问题，为提升档案管理工作效率奠定良好基础。（二）完善各项基础设施。在机关事业单位档案管理信息化建设过程中，还要尽

5、快完善各项基础设施。机关事业单位必须增强资金投入，在自身发展规划中纳入基础设施建设，配置档案信息化管理所需的设施设备，如刻录机、计算机、扫描仪、打印机、复印机和数码相机等，让档案管理信息化建设可以正常开展，保证文字、照片、光盘等档案资料的完整性与安全性。同时机关事业单位还要应用正规的软件，与自身实际情况结合起来，做好软件开发工作，从而更好地利用计算机实现对档案的收集、整理、分类、存储和利用等工作。（三）提升档案管理的规范性。机关事业单位业务较多，每天都会形成各种档案资源，且数量很庞大，涉及方方面面的内容，且各部门之间相互独立，造成档案资源极为分散，无法实现统一编制。基于此，机关事业单位要对档案

6、进行集中统一管理，将档案管理工作的标准与规范明确下来，为档案信息的开发与利用创造有利条件，让档案信息及时、准确提供给所需部门。同时，机关事业单位通过提升档案管理的统一性和规范性，能够更好地共享信息资源，避免浪费过多的人力、财力和物力，推动单位的进一步发展。（四）提升档案管理人员综合素质。机关事业单位档案管理人员的综合素质，对档案信息化管理工作水平有着直接的影响。需要大力开展对档案管理人员的培训教育工作，让他们学习到更多先进、有用的知识，掌握更多的专业技能。同时，还要积极引进计算机、网络、软件等专业的人才，加强人力资源建设，为档案管理信息化建设提供可靠保障。当然，对于机关事业单位档案管理人员而言，也要充分认识到学习的重要性，在业余时间主动开展学习，优化自身知识结构，尤其是提升自己应用现代信息技术的能力。这样才能更好地胜任机关事业单位档案管理工作，并主动提供服务，促进单位的进一步发展。三、结语总之，将现代信息技术应用到机关事业单位档案管理工作中，能夠有效提升工作效率，最大限度发挥出档案资料应有的价值，确保单位各项业务、工作和活动的顺利展开。对此，机关事业单位要及时转变观念，不断增加资金投入，将各种现代设备配置齐全，并重视对档案管理人员的培训工作。这样才能真正提升档案管理工作水平，更好应对信息化环境对机关事业单位的新要求和新挑战。【参