任职资格标准-专业族-文秘类

1、文秘类（专业族）任职资格标准（第01版）富宸集团二零一三年十月十日第一部分概述第二部分标准核心内容模型第三部分级别角色定位和基本条件第四部分标准核心内容描述一、行为标准二、能力标准三、贡献标准第五部分附则第一部分概述一标准名称文秘类任职资格标准二-标准定义文秘类任职资格标准是指在领导者、主事者等身边从事综合辅助工作和工务服务工作，以完成辅助决策、综合协调、沟通信息、办公、办会、办事等工作内容的职位胜任要求。三标准适用范文秘类标准级别:本标准共设五个级别，分别为：一级标准、二级标准、三级标准、四级标准、五级标准。五*标准的结构：本标准包括级别角色定位、基本条件、行为标准、能力标准、贡献标准和参考

2、项。第二部分标准核心模型级别 行为城洽、一级二级三级四级五级办公室环境管 理格局设计格局设计环境优化环境优化环境优化环境安全与 维护管理环境安全与 维护管理环境安全与 维护管理环境安全与 维护管理环境安全与 维护管理效率管理时间管理时间管理时间管理时间管理时间管理工作日志编 制工作日志编 制工作日志编 制工作日志编 制工作日志编 制领导会约安排领导会约安 排领导会约安 排领导会约安 排领导会约安排办公室资源管 理资源保管资源保管资源保管资源保管资源保管资源库存管 理资源库存管 理资源库存管 理资源库存管 理资源库存管理事务管理印信管理印信管理印信管理印信管理印信管理电话事务管 理电话事务管 理

3、电话事务管 理电话事务管 理电话事务管理邮件事务管 理邮件事务管 理邮件事务管 理邮件事务管 理邮件事务管理零用现金与 报销管理零用现金与 报销管理零用现金与 报销管理零用现金与 报销管理零用现金与 报销管理值班事务管理值班事务管 理值班事务管 理值班事务管 理值班事务管理上司行程安 排上司行程安 排上司行程安 排个人来访接 待个人来访接 待个人来访接 待个人来访接 待个人来访接 待接待工作来宾资料搜 集来宾资料搜 集来宾资料搜 集来宾资料搜 集来宾资料搜 集接待方案制 定接待方案制 定接待方案制 定做好接待准 备做好接待准 备做好接待准 备做好接待准 备做好接待准 备迎接来宾迎接来宾迎接来宾

4、迎接来宾迎接来宾宴请安排宴请安排宴请安排宴请安排宴请安排送别工作送别工作送别工作送别工作送别工作商务活动安排会见与会谈 的座位安排会见与会谈 的座位安排会见与会谈 的座位安排会见与会谈 的座位安排会见与会谈 的座位安排新闻发布组 织新闻发布组 织新闻发布组 织庆典活动组 织庆典活动组 织庆典活动组 织签约仪式安 排与组织签约仪式安 排与组织签约仪式安 排与组织开放参观活 动组织开放参观活 动组织开放参观活 动组织商务谈判谈判资料收 集谈判资料收 集谈判工作小 组组织谈判工作小 组组织谈判方案制 定谈判现场安 排谈判现场安排谈判中的辅 助性工作谈判中的辅 助性工作会议管理会议议题和 议程确定会议

5、议题和 议程确定会议筹备方 案写作会议筹备方 案写作会议筹备方 案写作会议准备会议准备会议准备会议准备会议准备会议现场布置会议现场布 置会议现场布 置会议现场布 置会议现场布 置接站、报到、 签到与入场安排接站、报到、 签到与入场安排接站、报到、签到与入场 安排接站、报到、 签到与入场 安排接站、报到、 签到与入场 安排会议记录会议记录会议记录会议记录会议记录会议宣传报 道会议宣传报 道会议宣传报 道会议宣传报 道会议宣传报 道会议保卫保 密工作会议保卫保 密工作会议保卫保 密工作会议保卫保 密工作会议保卫保 密工作与会人员返 程安排与会人员返 程安排与会人员返 程安排与会人员返 程安排与会人

6、员返 程安排会议总结会议总结会议总结会议纪要形 成会议纪要形 成会议纪要形 成文书处理发文处理发文处理发文处理发文处理发文处理收文处理收文处理收文处理收文处理收文处理文档管理文档管理文档管理文档管理文档管理信息与调研管 理信息处理信息处理信息处理信息处理信息处理调查研究调查研究调查研究调查研究调查研究调研数据分 析调研数据分析调研数据分 析协调工作与同事关系 的协调与同事关系 的协调与同事关系 的协调与同事关系 的协调与同事关系 的协调与外部关系 的协调与外部关系 的协调与外部关系 的协调与外部关系 的协调与外部关系 的协调能 力 标 准必备知识1专业知识2. 环境知识3. 公司知识1 专业知

7、识2. 环境知识3. 公司知识1 专业知识2. 环境知识3. 公司知识1 专业知识2. 环境知识3. 公司知识1 专业知识2 环境知识3.公司知识专业技能1. 理解与判 断能力2. 沟通与交 际能力3. 组织与系 统能力4. 信息收集 与处理能力5. 口头与书 面表达能力6. 操作与办 事能力1. 理解与判断能力2. 沟通与交际能力3. 组织与系统能力4. 信息收集与 处理能力5. 口头与书面 表达能力6. 操作与办事能力1理解与判断 能力2沟通与交际能力3. 组织与系统能力4. 信息收集与 处理能力5口头与书面 表达能力6操作与办事 能力1 理解与判断 能力2沟通与交际能力3. 组织与系统能

8、力4. 信息收集与 处理能力5. 口头与书面 表达能力6. 操作与办事能力1理解与判 断能力2沟通与交 际能力3.组织与系 统能力4信息收集 与处理能力5. 口头与书 面表达能力6. 操作与办 事能力贡 献 标 准专 业 成 果项 目 管 理1361012工作 案 例1361012课 程 开 发12468团 队 贝 献文 库 建 设1361012优12468化 建 议文 稿 发 表12468人 才 培 养01234课 程 讲 授124610一级别角色定位级别角色定位即关于各级别可承担角色的描述，包括掌握本领域内知识技能的宽度和深度；能够解决问题的范围和难度；在本领域内的地位；能够承担的职责。级

9、别參考职位角色描述一级办事员具有本专业的一些基本知识或单一领域的某些知识点，在适当指导 下能够完成单项或局部的业务。二级经办具有基础的和必要的知识、技能。这种知识、技能集中于本专业中 的一个领域。能够运用现有的程序和方法解决问题，但这种问题不 需要进行分析或仅需要进行不太复杂的分析，工作相对何言是程序 化的。工作是在他人的监督下进行的，工作的进度安排亦是给定的。三级主办具有基础的和必要的知识、技能。这种知识、技能集中于本专业中 的一个领域。这种知识和技能已经在工作中多次得以实践。能够运 用现右的程序和方法解决问题，但这种问题不需要进行分析或仅需 要进行不太复杂的分析，工作相对而言是程序化的。能

10、够理解本专 业领域中发生的改进和提高。能够发现流程中一般的问题。四级专员精通本专业领域的知识和技能，并对相关专业领域有相当的了解， 能够发现本专业系统中存在的重大问题，并提出合理有效的解决方 案，可以独立地、成功地、熟练地完成大多数的工作任务，并能有 效指导他人工作。五级高级专员在本专业大多数领域具有精通、全面的知识和技能，在本专业其它 领域也有相当程度的了解。对本专业业务流程有全面、深刻的理解， 能够洞察其深层次的问题并给出相应的解决方案。对于本专业领域 内复杂的、重大的问题，能够通过改革现有的程序/方法来解决之。 可以指导本专业内的一个子系统有效地运行。二基本条件基本条件包括以下内容：关于

11、教育背景的要求；关于相关培训经历的要求；关于从业经验的要求；关于某方面特殊经验的要求；其他相关要求。级别基本条件1级从事文秘领域工作半年以上。二级已获得该类或相关任职资格一级后，继续从事文秘领域工作一年以上。三级已获得该类或相关任职资格二级后，继续从事文秘领域工作二年以上。四级已获得该类或相关任职资格三级后，继续从事文秘领域工作四年以上。五级已获得该类或相关任职资格四级后，继续从事文秘领域工作六年以上。第四部分标准核心部分描述一-必备知识各级必备知识内容如下表:级别必备知识考査方式合格标准一级1 专业知识 社交知识短片演讲知识 文化短篇知识 正式文件的写作知识 时间管理知识组织与个人工作方法

12、沟通协调知识基础护理知识 办公软件及设备使用知识 文档的管理知识会议管理知识 会议记录知识2 环境知识人文地理知识 消防系统使用知识 食宿、交通安排知识3 公司知识公司时事知识 公司组织结构及人事知识 公司流程知识公司保密知识 公司的文档编码知识 公司的行文规范 公司的固定资产管理知识 公司费用管理知识 公司的接待礼仪及规范 公司环境知识 基本产品知识 紧急与常用号码二级1 专业知识 社交知识 短片演讲知识 文化短篇知识正式文件的写作知识时1'可管理知识组织与个人工作方法 沟通协调知识基础护理知识 办公软件及设备使用知识 文档的管理知识会议管理知识 会议记录知识2 环境知识人文地理知识

13、 消防系统使用知识 食宿、交通安排知识3 公司知识公司时事知识 公司组织结构及人事知识 公司流程知识公司保密知识 公司的文档编码知识 公司的行文规范公司的固定资产管理知识 公司费用管理知识 公司的接待礼仪及规范 公司环境知识 基本产品知识 紧急与常用号码三级1 专业知识社交知识短片演讲知识文化短篇知识正式文件的写作知识 时间管理知识组织与个人工作方法沟通协调知识基础护理知识 办公软件及设备使用知识 文档的管理知识会议管理知识 会议记录知识2 环境知识人文地理知识 消防系统使用知识 食宿、交通安排知识3 公司知识公司时事知识 公司组织结构及人事知识 公司流程知识公司保密知识 公司的文档编码知识

14、公司的行文规范公司的固定资产管理知识 公司费用管理知识 公司的接待礼仪及规范 公司环境知识 基本产品知识 紧急与常用号码四级1 专业知识社交知识短片演讲知识文化短篇知识正式文件的写作知识时间管理知识组织与个人工作方法沟通协调知识基础护理知识办公软件及设备使用知识 文档的管理知识会议管理知识会议记录知识2 环境知识人文地理知识消防系统使用知识食宿、交通安排知识3 公司知识公司时事知识公司组织结构及人事知识公司流程知识公司保密知识公司的文档编码知识公司的行文规范公司的固定资产管理知识 公司费用管理知识 公司的接待礼仪及规范 公司环境知识 基本产品知识 紧急与常用号码五级1 专业知识社交知识短片演讲

15、知识 文化短篇知识正式文件的写作知识 时间管理知识组织与个人工作方法 沟通协调知识基础护理知识 办公软件及设备使用知识 文档的管理知识会议管理知识 会议记录知识2 环境知识人文地理知识 消防系统使用知识 食宿、交通安排知识3公司知识公司时事知识 公司组织结构及人事知识 公司流程知识公司保密知识 公司的文档编码知识 公司的行文规范公司的固定资产管理知识 公司费用管理知识 公司的接待礼仪及规范 公司环境知识 基本产品知识 紧急与常用号码文秘类任职资格行为标准包括十一大行为模块。一级行为标准：行为模块行为要项行为标准办公室环 境管理环境安全与维 护管理监督和维护工作场所的安全；努力控制以为事故或紧急

16、情况中的人身财产损失； 维护工作场所内人员、物品和信息的安全。办公室工 作管理工作组织运用适当的工作方法，有效地利用时间； 使自己的工作和同事的工作协调一致； 最大限度地控制材料的浪费； 根据既定的工作程序开展工作。自我提高确定和认可个人改进目标；准备和认可一项自我改进的实施计划； 实行与复审个人改进计划。工作计划根据工作任务的轻重缓急合理安排时间，确保工作按时保质完 成；学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度； 根据工作任务的变化与主管及团队成员协商，确保调整的工作程 序满足要求；遵照执行制定的计划，遇变动或在自己能力范围外的例外事务， 预先知会相关人员，并积极寻求相关帮助资源.

17、办公室设 备管理设备申购监控各类办公设备的日常使用情况； 根据需要，申购办公设备； 跟踪申购请求的执行情况。设备领用及时查询到货信息； 领取及发放办公设备； 建立设备账簿，及时萸新数据。设备管理及时处理资产的转移、清退、报废， 维护各类办公设备的正常使用状态； 定期盘点，根据公司要求处理盘点结果。事务管理e卩信管理检查是否有院领导批准用印的签字。用印一般要履行领导签批手 续；审阅、了解用印内容。不能用印的则坚决不用，并说明理由； 用印应当进行登记，并留存用卬材料。重要信件、协议书、合同 书、毕业证书、荣誉证书等用印均须留存相关材料，并进行核查 登记；盖印必须清晰端正，便于识别。印章的位置一般要

18、“齐年盖刀”； 使用印章耍在办公室内。不能将印章携带出院外使用。特殊情况 下在院外套印需用印的文件材料，印章管理人员应在现场监印； 未经院领导特别批准，不允许出现盖有印章的空白凭证。电话事务管理以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话做出反应； 正确识别来话方，并准确地记下其要求； 在自己的职权范围内回答或将询问提交相关人员； 正确拨打自己的或代别人拨打电话； 礼貌地获取和检杳相关信息；迅速准确地将相关信息传递给相关人员； 迅速将通讯设备故障上报给相关责任部门； 若有需要，根据公司规定记录通话。邮件事务管理根据公司要求的程序收取邮件； 在既定的时间里根据要求整理邮件； 在规定的时间里将邮件分发相关人员

19、； 分发中若岀现无法避免的延误情况，应立即报告相关人员； 邮件地址书写明了、正确，信函内附件附着牢固，发现丢失，立 即上报； 根据需要进行登记。零用现金与报 销管理秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度，不应个人或协助他 人建立办公室的“小金库”；秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开 支的情况，也可以作为资料存查；要提前向有关领导报告，领导批准后，要严格按照公司的有关规 定履行报销手续；报销要及时。值班事务管理记录好值班电话、接待记录及日志； 做好信息传递；处理突发事件和临时任务。迅速礼貌地一公司规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的需 要；给来访者提供恰当、符合公司要求的信

20、息； 按照接待流程要求，引导来访者到目的地； 礼貌地解释延迟或不能提供帮助的原因； 如遇自己职责之外的情况，上报相关人员进行处理； 根据来访者的具体情况、要求及公司的实际情况满足来访者的要 求。个人来访接待接待工作来宾资料搜集事先详细了解客人的情况。主要是要弄清客人来访的目的、性别 比例、职务级别、人数、是否有夫妇同行等。以便安排交通工具、 食宿、接待规格等做好接待准备进行所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考 察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、注意事项等迎接来宾确定迎送规格，遵循身份相当原则； 掌握到达和离开的时间；适时献上鲜花；不同的客人按不同的方式迎接

21、； 留下一定的时间。宴请安排确定宴请目的、名义、对象； 确定宴请范围、形式； 确定宴请时间、地点；发出邀请和请柬格式； 订菜。送别工作送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上 归程商务活动 安排会见与会谈的 安排会见的提出；会见的时间与内容安排； 会见与会谈的场所安排。会议管理会议准备明确会议目的及指示，确定相应的会议事项；准备的各项资源应配合会议的时间及需求；准备满足个人特殊需要的设施；利用右效的渠道通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项； 确认与会人员准时到会。会议现场布置提前布置好会议现场，调试好会议使用的设备（如投影仪、话筒 等），使之满足会议需求。接站、报到、签 到

22、与入场安排提示与会人员报道、签到，及合理安排人员秩序入场会议记录根据需要对会议的重要内容及决策进行记录并整理。与会人员返程 安排有秩序地安排与会人员离场，防止引起混乱。文书处理发文处理明确需起草的文件或信函，并按紧急、重要程度优先处理；准确理解文件的要求及将达到的预期效果；核查文件所依据的信息来源是否确切和有效，若有必要，可提出 简介明了的建议，并给决策者提供适当的阐释；按起草的内容正确使用文种，措词准确、表达清晰，同时，行文 风格、文件格式等符合公司公文规范；根据公司规定，保存相关文献的副本，确保信息的安全和机密； 在商定的期限内提供完整的文件，当不能再规定期限内完成工作 时，立即准确地上报

23、原因。收文处理收文办理包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等程序。 各级对所发文由办公室文书统一签收、拆封、分类编号、登记， 附公文阅办单送办公室主任阅批。由办公室文书将分批的文件及时分送有关所领导批示、阅知，或 交有关部门阅处。领导之间、领导与部门之间不能横传文件。领导批阅文件应及时，并签署处理意见，若无意见应署名表示阅 过。凡堆需耍办理的文件，由办公室依照所领导的批办意见或部门业 务分工情况分送职能部门处理。承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见，按要求时限抓 紧办理。没有时限要求的，一般文件应在收到文件后二周内处理 完毕。属于本部门职权范围的事项，应当由部门自行办理；涉及两个以 上

24、部门的文件，由主办部门会同有关部门共同办理。承办部门要将处理结果报主管所领导。借阅文件必须有登记，借阅后一般应在两周内还回。公文办理完毕，应按有关规定立卷、归档。需要销毁的过期文件和内部资料，要列出清单，经部门负责人审 核后指定专人销毁.文档管理用现有的文档系统存储信息；正确进行信息分类；从现有的文档系统获取信息；准确记录、及时更新获得的信息，并按要求的形式呈现； 识别丢失或过期的条目，并遵循正确步骤将其找出。信息与调 研管理信息处理以合适的途径接收所需信息；在指定的期限内，选择最适当的方式并准确地传达信息到指定部 门、指定人员。根据公司保密要求，及时提供重要信息给有权知道的人员： 及时矫正或

25、汇报出现的错误信息，尤其是数字信息； 保护信息传递过程中的保密与安全。调查研究明确任务目标，确定指定的信息需求；判断所需信息类别，确定获取信息的途径、对象和范围； 制定调研方案，设置监控点，确保整个工作情况灵活调整； 收集、汇总信息；操作过程符合相关的法律条文和公司规定。协调工作与同事关系的 协调了解相关人员的工作内容，并及时向其明确自己的工作职责； 在商定的时间范围内实现承诺；给同事提供信息和援助以满足其切实的需要；当同事工作中有需求时，在自己能力限度内提供适当的帮助；沟通方法和援助方式满足冋事的需求；及时提岀任何对工作质量的建议；当与提升之间或发现同事之间的工作关系遇到无法解决的困难 时，

26、及时提交给关系人员，以便形成良好的工作关系；及时发现同事的培训需求，并积极组织；与同事有关的信息应予以保密。与外部关系的 协调准确地设立、商定和记录与外部联系人员协助的方法；培育和维持与外部联系人员的良好工作关系，促进工作安排的顺 利完成；在自己的权限范围内，迅速、礼貌、准确地答复信息要求； 根据公司要求保守机密；当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决的困难时，立即提交 给关系人员。二级行为标准:行为模块行为要项行为标准办公室环 境管理环境安全与维 护管理监督和维护工作场所的安全；努力控制以为事故或紧急情况中的人身财产损失； 维护工作场所内人员、物品和信息的安全。办公室工 作管理工作组织运用适

27、当的工作方法，有效地利用时间； 使自己的工作和同事的工作协调一致； 最大限度地控制材料的浪费； 根据既定的工作程序开展工作。自我提高确定和认可个人改进目标；准备和认可一项自我改进的实施计划； 实行与复审个人改进计划。工作计划根据工作任务的轻重缓急合理安排时间，确保工作按时保质完 成；学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度； 根据工作任务的变化与主管及团队成员协商，确保调整的工作程 序满足要求；遵照执行制定的计划，遇变动或在自己能力范围外的例外事务， 预先知会相关人员，并积极寻求相关帮助资源.办公室设 备管理设备申购监控各类办公设备的日常使用情况； 根据需要，申购办公设备； 跟踪中购

28、请求的执行情况。设备领用及时查询到货信息； 领取及发放办公设备；建立设备账簿，及时更新数据。设备管理及时处理资产的转移、清退、报废， 维护各类办公设备的正常使用状态； 定期盘点，根据公司要求处理盘点结果。事务管理印信管理检查是否有院领导批准用卬的签字。用印一般要履行领导签批手 续；审阅、了解用印内容。不能用印的则坚决不用，并说明理由； 用印应当进行登记，并留存用印材料。重耍信件、协议书、合同 书、毕业证书、荣誉证书等用印均须留存相关材料，并进行核查 登记；盖印必须清晰端正，便于识别。印章的位置一般要“齐年盖月”； 使用印章要在办公室内。不能将印章携带出院外使用。特殊情况 下在院外套印需用印的文

29、件材料，印章管理人员应在现场监印； 未经院领导特别批准，不允许出现盖有印章的空白凭证。电话事务管理以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话做出反应； 正确识别来话方，并准确地记下其要求； 在自己的职权范围内回答或将询问提交相关人员； 正确拨打自己的或代别人拨打电话； 礼貌地获取和检查相关信息；迅速准确地将相关信息传递给相关人员； 迅速将通讯设备故障上报给相关责任部门； 若有需要，根据公司规定记录通话。邮件事务管理根据公司要求的程序收取邮件；在既定的时间里根据要求整理邮件；在规定的时间里将邮件分发相关人员；分发中若出现无法避免的延误情况，应立即报告相关人员； 邮件地址书写明了、正确，信函内附件附着牢固，

30、发现丢失，立 即上报；根据需要进行登记。零用现金与报 销管理秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度，不应个人或协助他 人建立办公室的“小金库”;秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开 支的情况，也可以作为资料存查；要提前向有关领导报告，领导批准后，要严格按照公司的有关规 定履行报销手续；报销要及时。值班事务管理记录好值班电话、接待记录及日志； 做好信息传递；处理突发事件和临时任务。个人来访接待迅速礼貌地一公司规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的需 要；给来访者提供恰当、符合公司要求的信息； 按照接待流程要求，引导来访者到目的地； 礼貌地解释延迟或不能提供帮助的原因； 如遇自己

31、职责之外的情况，上报相关人员进行处理； 根据来访者的具体情况、要求及公司的实际情况满足来访者的要 求。接待工作来宾资料搜集事先详细了解客人的情况。主要是要弄清客人来访的目的、性别 比例、职务级别、人数、是否有夫妇同行等。以便安排交通工具、 食宿、接待规格等做好接待准备进行所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考 察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、 注意事项等迎接来宾确定迎送规格，遵循身份相当原则； 掌握到达和离开的时间；适时献上鲜花；不同的客人按不同的方式迎接； 留下一定的时间。宴请安排确定宴请目的、名义、对象； 确定宴请范围、形式；确定宴请时间、地点；发出邀

32、请和请柬格式； 订菜。送别工作送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上 归程商务活动 安排会见与会谈的 安排会见的提出；会见的时间与内容安排； 会见与会谈的场所安排。会议管理会议准备明确会议冃的及指示，确定相应的会议事项； 准备的各项资源应配合会议的时1'可及需求； 准备满足个人特殊需要的设施；利用有效的渠道通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项； 确认与会人员准时到会。会议现场布置提前布置好会议现场，调试好会议使用的设备（如投影仪、话筒 等），使之满足会议需求。接站、报到、签 到与入场安排提示与会人员报道、签到，及合理安排人员秩序入场会议记录根据需要对会议的重要内容

33、及决策进行记录并整理。与会人员返程 安排有秩序地安排与会人员离场，防止引起混乱。发文处理明确需起草的文件或信函，并按紧急、重要程度优先处理；准确理解文件的要求及将达到的预期效果；核查文件所依据的信息来源是否确切和有效，若有必要，可提出 简介明了的建议，并给决策者提供适当的阐释；按起草的内容正确使用文种，措词准确、表达清晰，同时，行文 风格、文件格式等符合公司公文规范；根据公司规定，保存相关文献的副本，确保信息的安全和机密； 在商定的期限内提供完整的文件，当不能再规定期限内完成工作 时，立即准确地上报原因。收文办理包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等程序。 各级对所发文由办公室文书统一签收、

34、拆封、分类编号、登记， 附公文阅办单送办公室主任阅批。由办公室文书将分批的文件及时分送力关所领导批示、阅知，或 交有关部门阅处。领导之间、领导与部门之间不能横传文件。领导批阅文件应及时，并签署处理意见，若无意见应署名表示阅 过。凡是需要办理的文件，由办公室依照所领导的批办意见或部门业 务分工情况分送职能部门处理。承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见，按要求时限抓 紧办理。没有时限要求的，一般文件应在收到文件后二周内处理 完毕。属于本部门职权范围的事项，应当由部门自行办理；涉及两个以 上部门的文件，由主办部门会同有关部门共同办理。承办部门要将处理结果报主管所领导。借阅文件必须有登记，借阅后

35、一般应在两周内还回。公文办理完毕，应按有关规定立卷、归档。需要销毁的过期文件和内部资料，要列出清单，经部门负责人审 核后指定专人销毁.文书处理收文处理文档管理用现有的文档系统存储信息；正确进行信息分类；从现有的文档系统获取信息；准确记录、及时更新获得的信息，并按要求的形式呈现； 识别丢失或过期的条目，并遵循正确步骤将其找出。信息与调 研管理信息处理以合适的途径接收所需信息；在指定的期限内，选择最适当的方式并准确地传达信息到指定部 门、指定人员。根据公司保密要求，及时提供重要信息给有权知道的人员： 及时矫正或汇报出现的错误信息，尤其是数字信息； 保护信息传递过程中的保密与安全。调查研究明确任务目

36、标，确定指定的倍息需求；判断所需倍息类别，确定获取信息的途径、对象和范围； 制定调研方案，设置监控点，确保整个工作情况灵活调整； 收集、汇总信息；操作过程符合相关的法律条文和公司规定。协调工作与同事关系的 协调了解相关人员的工作内容，并及时向其明确自己的工作职责； 在商定的时间范围内实现承诺；给同事提供信息和援助以满足其切实的需要； 当同事工作中有需求时，在自己能力限度内提供适当的帮助； 沟通方法和援助方式满足同事的需求； 及时提岀任何对工作质量的建议； 当与提升之间或发现同事之间的工作关系遇到无法解决的困难 时，及时提交给关系人员，以便形成良好的工作关系； 及时发现同事的培训需求，并积极组织

37、； 与同事有关的倍息应予以保密。与外部关系的 协调准确地设立、商定和记录与外部联系人员协助的方法；培育和维持与外部联系人员的良好工作关系，促进工作安排的顺 利完成；在自己的权限范围内，迅速、礼貌、准确地答复信息要求；根据公司要求保守机密；当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决的困难时，立即提交 给关系人员。三级行为标准:行为模块行为要项行为标准办公室坏 境管理环境安全与维 护管理监督和维护工作场所的安全；努力控制以为事故或紧急情况中的人身财产损失； 维护工作场所内人员、物品和信息的安全。环境优化在展示、方便、舒适整洁、和谐统一和安全方面对办公室环境进 行优化办公室工 作管理工作组织运用适当的工

38、作方法，有效地利用时间； 使自己的工作和同事的工作协调一致；最大限度地控制材料的浪费； 根据既定的工作程序开展工作。自我提高确定和认可个人改进冃标；准备和认可一项自我改进的实施计划； 实行与复审个人改进计划。工作计划根据工作任务的轻重缓急合理安排时间，确保工作按时保质完 成；学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度； 根据工作任务的变化与主管及团队成员协商，确保调整的工作程 序满足要求；遵照执行制定的计划，遇变动或在自己能力范围外的例外事务， 预先知会相关人员，并积极寻求相关帮助资源.办公室设 备管理设备申购监控各类办公设备的日常使用情况； 根据需要，申购办公设备； 跟踪申购请求的执

39、行情况。设备领用及时查询到货信息；领取及发放办公设备；建立设备账簿，及时更新数据。设备管理及时处理资产的转移、清退、报废， 维护各类办公设备的正常使用状态； 定期盘点，根据公司要求处理盘点结果。事务管理e卩信管理检查是否有院领导批准用印的签字。用印一般要履行领导签批手 续；审阅、了解用印内容。不能用印的则坚决不用，并说明理1±1; 用印应当进行登记，并留存用印材料。重要信件、协议书、合同 书、毕业证书、荣誉证书等用印均须留存相关材料，并进行核查 登记；盖印必须清晰端正，便于识别。印章的位置一般要“齐年盖月”； 使用印章要在办公室内。不能将印章携带出院外使用。特殊情况 下在院外套印需用

40、印的文件材料，印章管理人员应在现场监印； 未经院领导特别批准，不允许出现盖有印章的空白凭证。电话事务管理以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话做出反应； 正确识别来话方，并准确地记下其耍求； 在自己的职权范围内回答或将询问提交相关人员； 正确拨打自己的或代别人拨打电话； 礼貌地获取和检查相关信息；迅速准确地将相关信息传递给相关人员； 迅速将通讯设备故障上报给相关责任部门；若有需要，根据公司规定记录通话。邮件事务管理根据公司要求的程序收取邮件；在既定的时间里根据要求整理邮件；在规定的时间里将邮件分发相关人员；分发中若出现无法避免的延误情况，应立即报告相关人员； 邮件地址书写明了、正确，信函内附件附着牢

41、固，发现丢失，立 即上报；根据需要进行登记。零用现金与报 销管理秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度，不应个人或协助他 人建立办公室的“小金库”；秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开 支的情况，也可以作为资料存查；要提前向有关领导报告，领导批准后，要严格按照公司的有关规 定履行报销手续；报销要及时。值班事务管理记录好值班电话、接待记录及日志； 做好信息传递；处理突发事件和临时任务。上司行程安排日程安排的时间分配，考虑工作时间与占用时间； 为日程安排进行预约；合理地安排日程，时间上留有充分的余地；为内务和外务合理分配行程；为行程安排合适的路线、时间段等，节约时1'可

42、；为上司的行程做适当保密；事先与上司沟通，为上司做好合理的行程安排，并取得同意。个人来访接待迅速礼貌地一公司规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的需 要；给来访者提供恰当、符合公司要求的信息； 按照接待流程要求，引导来访者到目的地； 礼貌地解释延迟或不能提供帮助的原因； 如遇自己职责之外的情况，上报相关人员进行处理； 根据来访者的具体情况、要求及公可的实际情况满足来访者的要 求。接待工作来宾资料搜集事先详细了解客人的情况。主要是要弄清客人来访的目的、性别 比例、职务级别、人数、是否有夫妇同行等。以便安排交通工具、 食宿、接待规格等接待计划制定制定接待方针、接待规格、接待日程安排、接待形式、接待经

43、费 开支、生活安排等做好接待准备进行所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考 察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、 注意事项等迎接来宾确定迎送规格，遵循身份相当原则； 掌握到达和离开的时间；适时献上鲜花；不同的客人按不同的方式迎接； 留下一定的时间。宴请安排确定宴请目的、名义、对象； 确定宴请范围、形式； 确定宴请时间、地点； 发岀邀请和请柬格式； 订菜。送别工作送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上 归程商务活动 安排会见与会谈的 安排会见的提出；会见的时间与内容安排； 会见与会谈的场所安排。新闻发布组织要做好时机的选择、人员的按排、记者的邀

44、请、会场的布置和材 料准备等；让记者和来宾在事先准备好的签到簿上签下自己的姓名、单位、 联系方式等内容。记者及来宾签到后按事先的安排把与会者引到 会场就座；发布会的善后事宜，如整理会议资料，收集各方反映。庆典活动组织确定庆典活动主题，精心策划安排，并进行适当的宣传； 拟定出席庆典仪式的宾客名单，一般包括政府要员、社区负责人 代表、同行代表、员工代表、公众代表、知名人士、社团等； 拟定庆典程序，一般为：签到、宣布庆典开始，宣布来宾名单、 致贺词、致答词、剪彩等；事先确定致贺词、答词的人名单，并拟好贺词、答词，贺词、答 词都应言简意赅；确定关键仪式人员，如剪彩、揭牌、托牌等；除本单位领导外， 还应

45、邀请德高望重的知名人士；安排各项接待事宜，事先确定签到、接待、剪彩、摄影、录像、 扩音等有关服务礼仪人员；可在庆典活动中安排节目，如舞龙等；还可邀请来宾题词，以作 为纪念；庆典结束后，可组织来宾参观本组织的设施、陈列等，增加宣传的机会；通过座谈、留言形式，广泛征求意见，并综合整理、总结经验。签约仪式安排 与组织确定签约仪式的类别；签约方案的确定；签约仪式的准备，签约人员的确定、签约物品场所的布置准备；签约过程的维护；签约合同的公证；签约庆祝。开放参观活动组织准备与接待工作，确定参观的项目、地点等，邀请与接待等； 安排参观的内容、路线、时机，解说人员的安排。会议管理会议筹备组织相关会务人员明确会

46、务分工并制定会务准备计划会议准备明确会议目的及指示，确定相应的会议事项；准备的各项资源应配合会议的时间及需求；准备满足个人特殊需要的设施；利用有效的渠道通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项； 确认与会人员准时到会。会议现场布置提前布置好会议现场，调试好会议使用的设备（如投影仪、话筒 等），使之满足会议需求。接站、报到、签 到与入场安排提示与会人员报道、签到，及合理安排人员秩序入场会议记录根据需耍对会议的重耍内容及决策进行记录并整理。与会人员返程 安排有秩序地安排与会人员离场，防止引起混乱。会议总结确定是否需要根据会务情况进行总结并提交相关部门会议纪要形成会后汇总会议决议，促进和监控会议中提

47、出的措施与决议文书处理发文处理明确需起草的文件或信函，并按紧急、重要程度优先处理；准确理解文件的要求及将达到的预期效果；核查文件所依据的信息来源是否确切和有效，若有必要，可提出 简介明了的建议，并给决策者提供适当的阐释；按起草的内容正确使用文种，措词准确、表达清晰，同时，行文 风格、文件格式等符合公司公文规范；根据公司规定，保存相关文献的副本，确保信息的安全和机密； 在商定的期限内提供完整的文件，当不能再规定期限内完成工作 时，立即准确地上报原因。收文处理收文办理包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等程序。 各级对所发文由办公室文书统一签收、拆封、分类编号、登记，附公文阅办单送办公室主任阅批

48、o由办公室文书将分批的文件及时分送有关所领导批示、阅知，或 交有关部门阅处。领导之间、领导与部门之间不能横传文件。领导批阅文件应及时，并签署处理意见，若无意见应署名表示阅 过。凡是需要办理的文件，由办公室依照所领导的批办意见或部门业 务分工情况分送职能部门处理。承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见，按要求时限抓 紧办理。没有时限要求的，一般文件应在收到文件后二周内处理 完毕。属于本部门职权范围的事项，应当由部门自行办理；涉及两个以 上部门的文件，由主办部门会同有关部门共同办理。承办部门要将处理结果报主管所领导。借阅文件必须有登记，借阅后一般应在两周内还冋。公文办理完毕，应按有关规定立卷、

49、归档。需要销毁的过期文件和内部资料，要列出清单，经部门负责人审 核后指定专人销毁.文档管理用现有的文档系统存储信息； 正确进行信息分类； 从现有的文档系统获取信息； 准确记录、及时更新获得的信息，并按要求的形式呈现； 识别丢失或过期的条目，并遵循正确步骤将其找出。信息与调 研管理信息处理以合适的途径接收所需信息；在指定的期限内，选择最适当的方式并准确地传达信息到指定部 门、指定人员。根据公司保密要求，及吋提供重要信息给有权知道的人员： 及时矫正或汇报出现的错误信息，尤其是数字信息； 保护信息传递过程中的保密与安全。调查研究明确任务目标，确定指定的信息需求；判断所需信息类别，确定获取信息的途径、

50、对象和范围； 制定调研方案，设置监控点，确保整个工作情况灵活调整； 收集、汇总信息；操作过程符合相关的法律条文和公司规定。调研数据分析筛选汇总信息，按类别和重要性对信息进行分析和整理； 所选格式和陈述方式符合规定和需要；操作过程符合相关的法律条文和公司规定；保守信息的安全和机密；当在规定的期限内不能完成工作时，立即准确地上报原因，并确 定最终提供信息的时间；对调研过程进行总结，如需经常获得该类信息，将信息收集及整 理方法、途径、经验明确成文，报主管及相关人员共享，以便使 该项工作例行化、规范化。协调工作与同事关系的 协调了解相关人员的工作内容，并及时向其明确自己的工作职责； 在商定的时间范围内

51、实现承诺；给同事提供信息和援助以满足其切实的需要；当同事工作中有需求时，在自己能力限度内提供适当的帮助； 沟通方法和援助方式满足同事的需求；及时提出任何对工作质量的建议；当与提升之间或发现同事之间的工作关系遇到无法解决的困难 时，及时提交给关系人员，以便形成良好的工作关系； 及时发现同事的培训需求，并积极组织；与同事有关的信息应予以保密。与外部关系的 协调准确地设立、商定和记录与外部联系人员协助的方法；培育和维持与外部联系人员的良好工作关系，促进工作安排的顺 利完成；在自己的权限范围内，迅速、礼貌、准确地答复信息要求； 根据公司要求保守机密；当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决的困难时，立即

52、提交 给关系人员。四级行为标准:行为模块行为要项行为标准办公室环 境管理格局设计办公桌上的物甜应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可及的地 方；使人坐得舒适，办公椅应有靠背。要使人缓解疲劳则可以用旋转 椅来调节方位；对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑到其他 人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要妨碍工作。环境优化在展示、方便、舒适整洁、和谐统一和安全方面对办公室环境进 行优化环境安全与维 护管理监督和维护工作场所的安全；努力控制以为事故或紧急情况中的人身财产损失； 维护工作场所内人员、物品和信息的安全。办公室工 作管理工作组织运用适当的工作方法，有效地利用时间； 使自己的工作和同事的工作协调一致； 最大限度地控制材料的浪费； 根据既定的工作程序开展工作。自我提高确定和认可个人改进目标；准备和认可一项自我改进的实施计划； 实行与复审个人改进计划。工作计划根据工作任务的轻重缓急合理安排时间，确保工作按时保质完 成；学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度；根据工作任务的变化与主管及团队成员协商，确保调整的工作程 序满足要求；遵照执行制定的让划，遇变动或在自己能力范围外的例外事务， 预先知会相关人员，并积极寻求相关帮助资源.办公室设 备管理设备申购监控各类办公设备的