集团公司公文管理制度

1、文件编号： *001生效日期： 2010/01/01 保密等级：内部公开集团有限公司公文处理管理制度拟制审核批准签名日期1 目的为了规范集团有限公司（以下简称“集团公司”）公文处理工作，提高公文处理的效率和质量，根据国家行政机关公文处理办法及省人民政府、集团公司、省国资委公文处理的有关规定，结合集团公司的工作实际，制定本办法。2 适用范围本制度适用于集团公司总部及下属单位（即分公司、子公司、办事处等单位）。3 组织机构与职责本制度由总裁办公室拟定、审核，集团公司领导批准，集团公司发行。集团公司公文处理工作由（以下简称“总裁办”）负责管理，并负责指导下属单位公文处理工作。集团公司各下属单位、总部

2、各部门负责人应高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查；总部各部门应指定专人负责公文传送、整理、归档工作。总裁办公室负责本制度的管理督导，本制度修改权和解释权属总裁办公室。4 工作内容与流程公文种类集团公司常用的公文种类和具体适用范围如下：4.1.1 决定适用于对重要事项或重大活动作出决策和安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下属单位不适当的决定事项。4.1.2 通知适用于传达上级指示，批转下级公文，转发上级单位及不相隶属机关和单位的公文，公布规范性文件，传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。4.1.3 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神

3、，交流重要情况。4.1.4 报告适用于向上级机关和单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关和单位的询问。4.1.5 请示适用于向上级机关和单位请求指示。4.1.6 批复适用于答复下属单位请示事项。4.1.7 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。4.1.8 函适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。4.1.9 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。此外，根据需要还可采用决议、规定、办法、规则、制度等适用体式。公文格式4.2.1 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日

4、期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和印数等部分组成。a.秘密等级，按照国家保密局有关规定执行。密级公文的确定，由承办部室提出，经总裁办核准。在首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数序号。秘密等级和保密期限之间用“”隔开，例如“秘密6 个月”、“绝密5 年”。对于不涉及国家秘密的企业商业秘密及公司其他非公开资料，在秘密等级之后用半角括号加注“企”字， 以使文档区别于国家秘密， 例如“秘密(企) 3 年”、“机密(企)3 个月”。b.紧急程度，可分为“特急”、“急件”，在页右上角秘密等级之上标明。紧急程度的确定由承办部室提出，需经总裁办核准。自被确定为紧急公

5、文起，特急件应在当天办结，急件一般应在2天内办结。c.发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。d.发文字号，包括代字、年份、序号，由集团公司总裁办统一编号。e.上行文应在发文字号的右侧注明签发人姓名。f.公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除规章、规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。g.主送单位，是公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。h.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。i.公文除会议纪要以外，应当加盖印章。j.公文的成文日期以集团公司领导签发的日期为准。k.公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。l.公文应当标注

6、主题词，由总裁办在审稿时拟定。上行文按照上级单位的主题词表标注主题词。m.公文的抄送单位，指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他人员和单位，应当使用全称或规范化简称、统称。4.2.2 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。4.2.3 公文用纸一般采用国际标准a4 型(210mm 297mm)左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。行文规则4.3.1 行文关系根据隶属关系和职权范围决定，一般不得越级请示和报告。4.3.2 公文处理工作要贯彻党政分开的原则。 集团公司党的工作以中共集团有限公司委员会、中共集团有限公司纪律检查委员会或集团有限公司党委办名义行文；行

7、政业务工作以集团有限公司或集团有限公司总裁办名义行文。4.3.3 请示类公文应一事一文，一般主送一个机关或单位。需报送其他机关或单位的，可用抄送形式，但不得同时抄送其下属单位，4.3.4 报告中不应夹带请示事项。4.3.5 集团公司内部请示（报告）原则上只报送主管领导，由主管领导批转其他领导，内部请示（报告）由本单位（部门）总经理（主任、部长）签报，总经理（主任、部长）不在时，由临时主持工作的负责人签报，并注明“代”字。4.3.6 向上级行文，一般不写给领导个人。领导交办或领导指示上报的请示性公文，应附另页说明。除领导交办的工作外，应通过上级机关或单位的办公室转报。4.3.7 公文制作坚持“谁

8、承办，谁负责”的原则。发文办理4.4.1 发文办理一般包括：草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。4.4.2 草拟公文应当做到：a.符合国家的法律、法规及其他有关规定。b.情况确实， 观点明确， 表述准确， 结构严谨， 条理清楚， 直述不曲， 字词规范， 标点正确，篇幅力求简短。c.公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关或单位的行文关系确定。d.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。e.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。f.结构层次序数，第一层为“一、”，第

9、二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。g.应当使用国家法定计量单位。h.文内使用非规范化简称， 应当先用全称并注明简称。 使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。i.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码字。4.4.3 审核公文拟定后，拟稿人须按要求填写发文稿纸，经承办部室负责人核稿后必须送总裁办审稿。审核与核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文内容、文字表达、文种使用、密级规定、格式是否符合公文拟制的有关规定等。4.

10、4.4 签发以集团公司名义发出的上行文以及涉及集团公司全面工作、重大事项的公文，由董事长、党委书记、总裁签发。属于单项业务工作的公文，由集团分管领导签发。（根据集团公司领导分工确定请签领导）。4.4.5 登记由总裁办机要秘书统一编号登记。4.4.6 缮印与用印按照国家行政机关公文格式的规定进行公文缮印。用印时，加盖公章的公文份数要与核准的一致，多余的不盖。收文处理收文办理一般包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办。各部分环节的工作要求是：4.5.1 登记总裁办机要室负责对收到的公文、资料、传真和信函进行清点、签收。按规定进行分类、编号、登记，对总裁办主任实行一日一报制。4.5.2 拟办

11、收文登记后，总裁办公主任根据来文的内容和部室职能分工，从有利于准确、及时、保密地处理公文的原则来拟办文件。应对来文及时提出拟办意见送集团公司领导批示或交有关部门办理。紧急公文，应当明确办理时限。4.5.3 批办由集团公司领导对呈送文件作出批示。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。4.5.4 承办各有关部室接到交办的公文后，应签字并标注时间，按照集团公司领导的批示意见和来文时限要求，抓紧办理，及时答复办理结果。做到急事急办、特事特办，不积压、不拖欠。4.5.5 督办由集团公司总裁办督办室根据相关督办制度督办。公文传送4.6.1 公文分发、送阅的一般原则：a.公文中明确规定

12、发送范围的按规定的发送范围分发、送阅。b.“机密”级以上公文及“密传电报”报请集团主管领导，按批示要求传阅、承办。c.“阅件”送集团公司领导和工作有密切关系的有关部室。d.一般性的“办件”送分管领导与相关的部室，重要的“办件”送集团公司主要领导，然后按主要领导批示，分送分管领导和相关部室。e.上级领导的批件和“传批件”，除直接批给集团公司领导个人的外，凡批给单位的一般性的公文送集团公司分管领导和相关部室，重要的送集团公司主要领导，然后按主要领导批示，分送集团公司分管领导和相关部室。f.会议通知、请柬由总裁办分送相关领导和部室。4.6.2 公文的传批、传阅，原则上按照集团公司领导的排序依次传送（

13、如领导外出可待其返回后再送）。“阅件”由前向后送阅，“内部请示（报告）”由后向前送批。“办件”按拟办要求送批，由多个部室承办的“办件”、“传批件”按集团公司领导的批示，原件送主办部室，复印件送各相关部室。传阅文件在个人手中尽量不要过天，当日返还，不要横传。传阅文件应在15 天内传阅办理完。4.6.3“机密”级以上公文和电报统一由机要室传送，一般不在领导、部室之间横传，下午下班前由机要室收回。4.6.4 总部相关部室工作人员可根据需要经批准后到机要室借阅公文或经过批准在机要室阅读标有密级的公文。公文归档4.7.1 公文办理完毕后，应根据中华人民共和国档案法以及国家、省档案局的有关规定，及时整理、

14、归档。4.7.2 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，保证归档公文的齐全、完整。a.集团公司各部室负责起草的公文及呈办公文处理任务完成后，应及时将领导批示、 原件及正稿归档。b.集团公司及各部室工作制度、计划、总结、会议材料均要归档。c.总部各部室同志外出参加各种会议所带回的会议文件资料，应及时归档。d.各部室或领导个人工作中形成的其他有保存价值的档案资料，应收集齐全， 分类整理，于本年度 12 月底送交档案室归档。个人不得保存应当归档的公文。e.公文归档的职能部门为总裁办机要室。4.7.3 拟制、修改和签批公文，书写所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。4.7.4 机要室档案人员应搞好文书档案的日常收集，及时分类整理、完成归档工作。并确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。公文管理4.8.1 公文由总裁办统一收发、审核、用印、归档和销毁。总裁办要建立健全公文处理、公文保密、公文借阅等方面制度。4.8.2“绝密”、“机密”级公文禁止借阅和翻印，除“绝密”、“机密”级和注明“不准翻印”的外，其它公文经总裁办负责人