《质量管理体系文件》外部提供过程、产品和服务控制程序 (2)

1、1 目的为了规范采购程序，确保采购的物料符合要求，满足生产需求。2. 适用范围 适用于公司原辅材料、低值易耗品、设备、模具等的采购管理。3. 职责3.1.综合部采购负责与供应商签订协议，制定采购计划，下达采购订单，跟进采购交期，统计反馈相关数据；3.2品质管理部负责采购的原辅材料的检验和验收，不合格材料的投诉；3.3技术部协助采购组选择、评价供应商，确认合格物料，编制采购物料检验技术标准，必要时为供应商提供技术支持以及项目主文件的建立。3.4.仓库组负责物料的收货及入库管理工作。4. 定义4.1库存材料：直接用于生产产品及包装的一切原辅材料。4.2非库存材料：用于设备、模具、工装等的维护保养所

2、需的相关零配件及相关辅助物料。5. 程序流程内容和要求输入/输出记录、文件5.1供应商的评价选择5.1.1具体按供应商管理程序执行。供应商管理程序5.2签订购销协议5.2.1公司评选合格的a类及b类供应商（客户指定供应商除外）,由采购组与供应商签订购销协议，c类供应商则以采购订单为协议。购销协议采购订单（sap系统）5.3建立供应商主文件（sap系统）5.3.1采购组在sap系统菜单文件界面下建立供应商主文件，内容包括：供应商编码、供应商名称、地址、联系人、电话、传真、移动电话、开户行名称、银行账号、税务登记号、付款方式、付款期限等。合格供应商名录（sap系统）5.3.2当供应商相关信息发生变

3、更时，采购员应及时在sap系统内对供应商相关资料进行维护,确保供应商信息的及时、准确、完整性。5.4采购价格的管理（sap系统）5.4.1采购组根据项目主文件信息、购销协议及供应商的报价单，在sap系统的界面下建立采购价格。5.4.2当采购价格发生变更时，经批准后，方可对采购价格进行变更，并更改采购价格有效期限，采购组必须在单价变更确认后方可下达采购订单。价格变更记录（sap系统）5.5 采购物料的分类5.5.1.材料的分类：对于库存的所有原辅材料，按照货币价值及类别从大到小排序，划分为三大类，分别称a类，b类和c类。5.5.1.1 a类/重要材料：占用采购金额多及库存面积大，构成最终产品的主

4、要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致客户严重投诉的物料，如树脂、色母、模具等。5.5.1.2 b类/一般材料：构成最终产品非关键部分的批量物资，一般不影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资，如标签、收缩膜、垫片等。5.5.1.3 c类/辅助材料：采购非直接用于产品本身的起辅助作用的物资或占用采购金额少，如包装材料，油墨等。5.6 库存采购(原辅材料的采购作业) （sap系统）5.6.1采购组根据确定的mps信息及系统相关数据运行sap重新生成。5.6.2 sap重新生成处理成功后, 采购部在mrp明细信息处理菜单下,对系统建议的采购订单进行处理,必要

5、时可对其进行修改。采购订单（sap系统）5.6.3为便于采购订单的统计，每一采购订单将采用固定顺序号予以编号，其中前两位代表年度，后面六位为本年度订单流水号，由sap系统自动生成。5.6.4采购组进入sap系统“采购单打印”菜单下选择已确认的采购订单进行打印作业，并传真至相应供应商；采购订单（sap系统）5.6.5 跟进供应商是否收到采购订单,并回传订单,确认订单材料交期, 若供应商对采购订单有异议时，mc应按双方沟通结果修改原订单,达成一致后,在sap系统的采购单供应商确认菜单下进行确认。采购订单（sap系统）5.7其它采购订单作业程序（sap系统）5.7.1各需求部门可根据采购提前期及预测

6、需求,将所需要物料填写请购单，经厂长批准后，方可向采购组下达订单。请购单5.7.2采购组可根据实际需求,进行手工采购订单的下达,并打印及传真供应商。采购订单（sap系统）5.7.3对于外发加工产品, 采购组需进行外包采购单的处理,并打印及传真供应商确认.外包采购单（sap系统）5.7.4对于需退货的材料, 采购组接到最终判定结果为“退货”的供方来料质量投诉通知书时，方可进行退货作业。并根据供方来料投诉通知书中相关的退货要求,进行手工采购单的下达(注意此订单内的采购数量为负数),并打印及传真供应商确认。采购单（op）（sap系统）供方来料质量投诉通知书5.8收货、验货与入库（sap系统）5.8.

7、1仓库组收货具体按仓库管理控制程序进行收货。仓库管理控制程序5.8.2品质管理部按产品监视和测量控制程序进行验货。产品监视和测量控制程序5.8.3采购组及时核对仓库的收货验收单和采购单的要求是否一致，确保交货的及时性和准确性。5.9非库存采购作业(低值易耗品、设备、模具等采购作业)u8系统5.9.1各需求部门可根据采购提前期及预测需求,将所需要物料填写请购单，经厂长批准后，方可向采购组下达订单。请购单5.9.2采购组在sap系统内下达采购订单，并在备注栏注明申购系统内的申购内容对应的行号，传真供应商通知其安排送货；采购订单5.9.3仓库收货后，采购员根据仓库打印的采购入库单,检验供应商材料的交

8、货及时性及数量的准确性并及时通知需求部门。采购入库单5.9.4采购组按采购入库单的金额,进入sap系统菜单下输入非库存采购单，只输入金额，不需输入数量。非库存采购单5.9.5采购组采购员直接在sap系统菜单下进行收货,产生应付账款。5.10 发票比对及付款申请作业5.10.1采购员进入sap系统界面下查询相应订单的收货数据，并与供应商的对帐单核对无误后，通知供应商开具增值税发票。5.10.2采购员对发票、送货单(或采购入库单)和对帐单核实无误后，填写付款申请单（按购销协议付款要求）由采购部经理审核后由财务部进行付款事宜。付款申请单5.10.4财务部根据付款申请单和相关的购销协议进行付款。6.0相关文件 供应商管理程序 仓库管理作业程序 检验和试验控制程序 7.0记录（见5.0程序输入/输出记录栏目）8.0流程图：品质管理部采购组仓储采购员财务