浅谈档案管理工作的重要性_4

1、    浅谈档案管理工作的重要性    徐杨摘要：档案主要是指在各项工作中形成的历史记录，是进行科学研究和各种设施建设的可靠资料。档案管理在领域发展中有很重要的意义，然而有些地区并不是十分重视档案管理工作，只裹足于眼前工作的需要，不去追求先进的档案管理理念。文章重点分析了档案管理工作的重要性，也说明了只有力求档案管理的科学化、规范化，完善档案设施、建立健全档案管理制度，加强对档案管理的重视度，才能实现档案管理在社会发展中的价值最大化。关键词：档案管理；科学规范；档案利用在信息时代背景下，人们对各种信息资源的挖掘与利用给予了充分关注，档案记录的信息具有较强

2、的真实性、完整性特点，加强档案管理利用，不论是对各行业，还是而各类人群都具有重要意义，必须要给予足够重视。一、档案管理工作的重要性档案所记录的信息非常全面，通过单位的档案能够了解到单位的经济效益状况和管理机构的情况。档案记录了单位发展中出现的各种变革，可以通过查阅档案，实现对单位未来发展规划的分析。随着时代的进步，档案管理工作不仅仅只是作为信息的记录载体，而是应该加强对其的应用。单位要想提高经济效益，提升单位的市场竞争力，就必须在档案管理工作的基础上进行资源的整合和战略的规划。档案管理工作首先具有原始性的特点，因为其对历史信息的记录具有真实性、客观性，所以人们在使用档案信息时，档案更加具有信服

3、力。几乎所有的企业或机关事业单位都有档案室，因此当相关工作人员遇到业务或管理工作的问题时，都能够从档案中找到前因后果，而提出相应的解决方法。因此档案具有非常重要的参考作用。二、档案管理工作的要求（一）档案管理规范化档案管理工作采取专人专项管理，不得兼职。对档案专职人员进行规范化的培训，明确管理者的职责，确保档案资料的安全性和真实性。制定严格的档案管理制度，明确档案管理工作范围和任务。（二）档案管理电子化为保证档案的安全性，提高对档案的利用率，档案管理工作需逐渐实现档案电子化。在日常工作中，以电子文件浏览更替纸质文件查阅，避免因纸质文件查阅带来的磨损、丢失的风险的同时，提高了文件调阅速度。完善档

4、案录入备注信息，以便从庞大信息中进行内容检索，提高档案管理的成效。三、档案管理工作现在的状况和问题随着社会的不断发展，档案管理工作已经渗透到每个单位的每一个部门及每一步业务内容。档案管理工作被赋予了非常高的自身价值，不管是对个人还是对单位，档案管理工作的意义和作用都是十分巨大的。越来越多的单位开始重视档案的管理工作，将档案管理工作定为业务开展中最基础的保障工作，采取相应的措施来保证档案管理工作的顺利进行。另一方面，在开展档案管理工作的过程中也遇到了一些问题，主要体现在两个方面：即档案管理理念和管理模式。档案管理工作中的一个非常大的问题是每个单位的部门都非常多，在档案管理过程中难免会遇到档案管理

5、意识淡泊的管理者，遇到这种情况就容易出现部门基础工作开展正常，但是部门档案工作方面配合度低，导致移交的部门档案资料不完整、不客观，在后期利用时又会出現数据的偏差，从而失去了档案真实性、完整性的意义。另外，部门和部门间的业务内容会有部分重合，导致同样的资料重复移交或职责不清。这则需要在档案部门的指导下，各部门明确自己的主要业务内容或管理范围，确定各部门的移交资料范围。档案管理工作的目标是完整、客观、准确。这样档案管理工作就能发挥自身的积极作用，将档案的意义和价值激发出来，实现档案的统筹管理的优势。四、加强档案管理工作的措施（一）注重对档案管理工作人员的培训单位要意识到档案管理的重要性，在人力、物

6、力上给予档案管理工作一定的支持，才能让档案管理工作人员能够更好的开展档案管理工作。档案管理工作人员不但需要加强对档案法的学习和掌握，也要对档案各项管理制度、新的业务要求进行学习，接受上级管理部门的档案业务指导，从而提高自己档案管理工作的能力，以便更好的为单位档案工作进行服务。（二）注重档案收集工作只有通过完善的档案收集工作，才能够体现档案的完整性和再利用性。因此，不但要做好档案收集前的宣传工作，档案部门还需要在各部门的协助下制定适用于本单位工作业务的归档范围和档案保管期限表，确保在规定的时间内，能最及时的、最准确的收集完整相关资料。（三）注重档案鉴定工作按照规定，制定本单位档案鉴定销毁制度，成

7、立档案鉴定小组。由档案室定期对档案价值进行鉴定，对到达保管期限的档案按照单位的制度进行销毁程序。如有争议不能确定档案价值时，可申请上一级档案管理部门进行鉴定。以保证档案鉴定工作能对档案资料“去粗取精”，达到提高科学管理效益的目的。（四）注重对现代化技术的利用随着计算机及网络技术的发展，数字化产品的功能越来越强大，档案管理工作也开始先进化。通过专业的档案软件系统平台能够使档案管理工作更加有条理、数据统计工作变得更容易、档案资料数字化工作也可以逐渐完善。通过计算机技术管理，大大提高档案管理工作效率。五、结语综上所述，档案的管理工作对于社会的发展是具有重要的价值和意义的，其凭借自身显著的真实性、丰富性等特点，档案管理工作的开展越来越受到重视。因此，不管是哪个行业和部门，都应结合实际情况，从收集、管理等方面对档案管理做出进一步规范，积极引用各种先进技术，在大幅度提升其工作效率基础上，将其档案管理的重要价值充分发挥出来。现代化社会的发展对于档案管理来说是一项挑战，同时也是重大的机遇，对此我们只有不断地在经验基础上进行改进，才能真正地发挥出档案的社会应用价值。参考文献：1苏晓萌.浅谈提高地质档案管理工作的重要性及方法j.黑龙江史志，2014，13：112.2王晓红.浅谈档案利用工作的