总务采购验生管理流程

1、编号b01作业项目请购作业管理作业程序及控制重点依据资料一、作业方式（一）生鲜食品请购：1. 各主厨根据菜单上所需要准备之材料 ，通知资材人员由其依各大类别逐一编号 ，而成生鲜食品之主档。2. 生鲜食品请购分两大类：一为各厨房直接进货， 包括鱼肉蔬果方面；一为仓库库存补充，包括冷冻食品及乾货类。餐厅厨房直接进货部份，每日成控人员会提供 生鲜食品请购单一式三联（marketing list） 给厨房人员，在规定时间以前，由餐厅主厨依 据业务需要及库存情形填写请购单，除一联自 留外，另二联交由采购单位进行采购作业。（二）花卉之请购：花卉依需要量请购，由成本控制人员提供花卉请购单一式三联予花房人员，

2、花房人员预估需要花材之种类及数量填入花卉请购单，除一联自留 外，另二联交采购单位进行采购作业。核决权限办法 存货编号办法 生鲜食品请购单（marketing list ）花卉请购单仓库请购单（purchaserequest-storeroom ） 一般物品请购单（purchase request general ）（三）仓库库存品请购：1. 仓库请购大致分为两种：一为食品类，以生鲜食 品请购单方式订购；另一为用品类及烟酒类，以 仓库请购单（ purchase request-storeroom ）请购。2. 为节省请购、采购的作业程序，并考虑资金运用及库存空间，仓库管理项目皆依一定之原则决定采

3、购点及采购量。3. 食品乾货固定每周依估计需要量统一订货，若订购项目有所增减，则厨房应随时通知仓库，一般用品与烟酒类原则上一个月请购一次，由仓库填写仓库请购单，一联由仓库自留，另二联依核决权限核准後送采购单位采买。（四）一般物品请购：1. 一般物品请购单（ purchase request-general） 计一式三联，系由第一次购买之项目、或非仓库 库存项目使用。2. 请购单位依需要填写请购单 ，依核决权限适当核准。编号b01作业项目请购作业管理作业程序及控制重点依据资料3. 经适当核准之请购单传回采购部，由采购人员於采购单上编写序号後，将一联交还请购单位，另二联则进入采购程式。（五）小额采

4、购作业：1. 小额 物 品 采 购 申请 单 一 式 三联 （ purchase request fractionalitem ），系针对非仓库库存项目且采购金额在二仟元以下者。2. 请购单位依需要填写小额物品采购申请单，经部门主管签名核准後，即送交采购部进行采购程 式。（六）工程仓库之请购1. 工程部仓库管理人员应控制库存料之库存量，并视材料性质决定维持安全量之订购点。2. 在需要请购时，填写工程仓库请购单一式三联， 依核决权限规定经适当核准，最後送采购部，由采购部收件编号，退回一连由工程部自留。二、管理重点1. 请购流程是否皆遵照公司规定办理。2. 各项请购是否皆依核决权限适当核准。3.

5、各类请购单之使用是否合乎公司规定。4. 生鲜食品及仓库库存之请购数量应考虑实际需求，以避免浪费。小额物品采购申请单（ purchase requestfractional item ） 工程仓库请购单（ purchase request engineer storeroom ）编号b02作业项目采购作业管理作业程序及控制重点依据资料一、作业程式（一）生鲜食品及花卉之采购作业：1. 比价：（1） ） 由於生鲜食品之市场价格变动频繁，通常由采购人员会同主厨及成控人员作定期之市场访价，作为议价之依据。（2） ） 采购部针对一定期间较常使用之蔬果类及海鲜食品皆定期安排标单议价作业。由采购部选定较可靠之

6、供应商，提供所需食品之生鲜食品估价单，由供应商投标後，选择品质价格最符合公司需要 者，作为此一期间之固定供应商。（3） ） 采购人员将选定之供应商及价格填入生鲜食品估价单，并经适当核准後， 将做为订货之依据。（4） ） 花卉之比价程式与生鲜食品同。2. 采购：彩购人员将每日取得之生鲜食品请购单上之请核决权限办法生鲜食品比价、议价办法生鲜食品估价单生鲜食品采购单商品变价表一般商品比价、议价办法一般物品请购单购数量输入电脑，列印厂商别之生鲜食品采购单一式二联，一联据以叫货，另一联连同生鲜食品请购单交验收人员作为次日收货之依据。3. 杂货类之采购由采购人员与厂商议价後，将单价输入电脑作为日後采购之依

7、据。当采购价格改变时，采购人员需填写商品变价表说明理 由，经采购部门主管核准方可采购。4. 花卉之采购程式与生鲜食品同，并定期以标单议价方式决定购买价格。（二）仓库库存品采购作业：1. 由於仓库之采购属定期例行性采购，每次采购价格原则上应与电脑中之单价相同，若有涨价情形，采购人员针对涨价项目进行比价议价。2. 依据经核准之仓库请购单订货。（三）一般物品采购作业：1. 采购人员依使用单位所填写之一般物品请购单中需要条编号b02作业项目采购作业管理作业程序及控制重点依据资料件进行比价，比价厂商数则依金额大小决定。2. 将比价情形填入一般物品请购单，并以价格品质最符合公司规定者为采购厂商，依核决权限

8、表核准，依此完全采购作业。3. 对属例行性维护工作等性质特殊者，并依需要与厂商签订合约。（四）小额采购作业：小额物品采购申请单1. 采购部人员在经适当核准之小额物品采购申请 单上序号进行采购，惟应注意所请购物品仓库 并无库存，且金额在二仟元以下方可进行采购。2. 采购人员将金额填入小额物品采购申请单，经采购部主管核准，一联自留，另二联交验收人员作为收货之依据。（五）工程材料采购部作业：1. 采购人员依工程部开立之仓库请购单进行采购。2. 例行性采购多向原购买厂商以原价采购，若价格变动太大时，则再行比价，经采购部主管核准後决定厂商。二、管理重点：1. 比价程序是否确实执行。2. 是否确实依请购部

9、门之需求进行采购作业。3. 生鲜食品之采买是否皆向比价得标者采购。编号b03作业项目验收作业管理作业程序及控制重点依据资料一、作业程式（一）生鲜食品之验收：1. 采购於进货前一日下午将预计隔日进货之生鲜食品采购单及生鲜食品请购单交予验收单位。2. 将生鲜食品采购单按厂商别分别归入待验资料簿内的各该厂商页次内，以便利厂商来货时核验。3. 厂商来货时，取出生鲜食品采购单与实际货品核对品质、规格、数量、单位，并将正确数量书写於采购单的验收栏位内 ，物品放置於各该餐厅的货架上，以称重方式验收者，其收货不得超过采购量之 5%为限。4. 於电脑初收档中输入采购单号及正确的验收量 後，列印出生鲜食品交货单一

10、式二联，待验收人员签名後依餐厅别置於资料架上。5. 厨房人员前来领取物品时 ，依交货单核对应领取物品，若无误则在交货单的使用单位栏内签收，验收作业要点 生鲜食品采购单生鲜食品请购单生鲜食品交货单仓库物品管理规则生鲜食品应交未交明细表生鲜食品验收单并取走交货单一联，另一联留於验收。6. 活的海产类物品经验收後 ，由厂商直接将物品及交货单送至各该单位；仓库库存品经验收後，亦由厂商直接送至仓库。经各单位核对签核後，一联由使用单位或仓库留底 ；另一联由厂商携回交给验收。7. 当使用单位对物品品质或规格有异议时，可於复收栏内表示，验收人员则据以进入电脑之复收档将正确的数量输入复收栏。8. 将采购单与交货

11、单序号整理排列，检查是否连 号，并以此两种单据互相核对。若交货单有复收量时，则再核对电脑之收货量是否已更正。9. 针对未到货项目 ，列印当日生鲜食品应交未交明细表，据以逐笔与采购单的验收栏核对，以确任所列各项物品确未到货。10. 核对无误後，将电脑中的验收资料结转至验收 档，依厂商别列印当日生鲜食品验收单一式二 联，其中一联交成本控制室，另一联按厂商别分别放入待验资料簿中各该厂商之页次内，以便厂商於再次交货时取回该帐。编号b03作业项目验收作业管理作业程序及控制重点依据资料11. 若有物品退货，由验收单位栏开立退货单一式二联，经厂商确认後，一联交成本控制室，一联交予厂商作为扣帐依据。12. 食

12、品类验收应注意其品名及制造日期，对乳制品及冷冻食品则需注意是否标示保存期限及保存 条件。13. 进口食品类应有中文标示及制造日期、保存期限。（二）一般物品之验收1. 采购将采购单及一般物品请购单之一联一并交予验收，验收按照采购单序号排列归档，待厂商来货时验收。2. 厂商来货时，依厂商告知采购单号码取出该项物品之采购单及请购单，依照采购单及请购单之规格、条件进行验收。3. 详细核对实际交货物品的品名、规格、数量是否与采购单完全符合、品质是否良好。4. 将实际验收输入电脑，列印一般物品交货单一式二联，并在验收人员栏内签名。5. 通知申请单位派员前来领货，依交货单会验无误後，在使用单位栏内签收，并取

13、有一联，另一联留於验收。属仓库库存品者则委由厂商送退货单采购单一般物品请购单一般物品交货单验收单至仓库，并由仓库点收後签名，一联交货单交予仓库留底，另一联留於验收。6. 使用单位对物品之品质或规格有异议时，可填於复收栏中，验收人员并据以进入电脑复收量输入档，输入正确的交货数。7. 每日收货时间至下午四点，验收人员将交货单按序号排列检查是否连号，其验收数有更改 者，应与电脑资料中之复收量核对，已确定皆已更正。列印当日之一般物品交货单据以与交货单核对是否无误。8. 将交货清单及交货单一联连同请购单、采购 单、发票或收据一并送交成本控制核对。若分批交货尚有未交数量，则采购单及请购单以影印本代之，正本

14、待数量收齐後再交。9. 合约项目之验收：对以合约方式进行采购者，则验收人员依合约规定办理编号b03作业项目验收作业管理作业程序及控制重点依据资料验收，并应依验收结果开立验收单一式三联， 一联交厂商，一联给使用单位，一联交成控入帐。（三）工程验收：1. 当承包商将材料送达後，验收部门人员通知工程部人员会同验收。2. 验收无误後，由验收部门印验收单一式二联， 经工程部人员签收後，一联交工程人员连同货物一并领走，一联交成控人员入帐。二、管理重点：1. 厂商来货须特别注意采购单上所标示的品名、规格是否与物品完全符合。2. 对生鲜物品品质、新鲜度及有效日期等均需格外注意。3. 磅秤来货重量时，海鲜、肉品

15、类应特别注意其含冰、含水量；水果类须注意其箱子下层物品的品质，并扣除其包装箱及垫衬物的重量。4. 需助注意采购单上注明的交货部门，不可交错单位。5. 验收燃料油时，须核对其所附中油公司的汽车灌装自动记录单，并测试其是试重是否正常， 且用量尺测量其数量是否符合。6. 所有酒类进货均需在酒瓶上加贴饭店之标示贴纸，烟酒验收後一律进仓。编号b04作业项目付款作业管理作业程序及控制重点依据资料一、作业程式：（一）非月结付款作业：1. 由申请人检附凭证，连同支票请求单经部门主管核准後，依核决权限送签。2. 另外，向公卖局或中油等特别单位采购，或采购时另行约定立刻付现者，则於进行采购时以采购部之周转金先行付

16、款，再由采购部取具相关凭证後进行零用金拨补作业。（二）月结付款作业：原则上采一般物品请购单、生鲜食品请购单或仓库请购单方式采购者，皆采月结分式付款。通常当月货款於当月月底汇总後，次月十号以前以电汇方式付款。1. 生鲜食品之付款作业：（1） 每日验收单位汇总生鲜食品请购单（ marketinglist）、采购单、交货单及验收单交成本控制室，成控人员核对采购单及验收单确定资料相符，对支票请求单（requestfor check）核决权限一般物品请购单生鲜食品请购单（marketing list ）仓库请购单采购单交货单验收单应付帐款控制卡交货单数量有更改者，则确定验收单之数量相符。（2） 核对无误

17、後，进行日结作业，将验收之资料 posting至存货之系统中，并将一联验收单及相关收据或发票依厂商别整理归档。（3） 月底列印厂商别之应付帐款控制卡， 与当月各厂商别之验收单及收据或发票核对，确定无误後切具传票，将应付帐款控制卡一联、验收单及相关凭证附於传票之後作为凭证，生鲜食品请购单、采购单及交货单则另行整理归档。（4） 若厂商之请款凭证不完整，则请厂商 补足，并先切至应付帐款一程序不完 整科目，待凭证补齐於次月再转列应 付帐款科目，由应付票据组据以付款 。编号b04作业项目付款作业管理作业程序及控制重点依据资料2. 一般物品及仓库采购付款作业（1） 每日验收单位汇总一般物品请购单、一般物品

18、验收单合约采购单、交货单及发票或收据交成本控制室，成控人员检查一般物品请购单是否经适当核准、核对发票及请购单之单价，并核对收货数量。（2） 核对无误後，依采购之性质填具会计科目及负担此支出之部门，对需由各部门分摊之费用并一并分摊计算完 毕。（3） 列印一般物品验收单一式二联，一联连同请购单、采购单、交货单及相关凭证附於传票後做为入帐凭证，一联由成控自留，并执行日结作业。（4） 月底作业程序同生鲜食品付款程序。3. 小额物品采购单付款作业：（1） 每日验收单位汇总采月结付款之小额物品采购单，连同相关凭证一并交成本控制室，成控人员检查是否经过适当核准。并填具会计科目及使用部 门，逐渐输入电脑。（2） 月底作业程序同生鲜食品付款程序。4. 工程付款作业：（1） 工程请款应由工程部检附相关凭证、合约影本、报支申请通知单、工程计价单及工程