物业服务有限责任公司程序文件

1、文件控制程序(lnwy-cx-01)1.0目的为了确保对质量、环境及职业健康安全管理体系运行起垂耍作用的各个场所 都使用有效版木的管理体系文件，防止其非预期使用，特制定木程序。2.0范围木程序对质量、环境及职业健康安全管理体系耍求有关的文件和资料的编制、 评审、发放、使用、更改、作废、回收等控制要求作了具体规定。适用于对所有 管理体系文件的控制。3.0引用标准iso 9001:2000质量管理体系一基础和术语tso 9001:2000质量管理体系一要求tso 14001:2004环境管理体系一要求及使用指南gb/t 280012000职业健康安全管理体系一规范4. 0职责和权限4.1品质管理部

2、负责管理体系文件的分发，保存管理体系文件正木和作废文 件正木，修订受控文件清单，监督各部室、各分公司现场使用文件的有效性及 管理情况。4.2总公司综合部、各项目总经理对现场使用之管理体系文件的有效性全权负 责，妥善保管领用的管理体系文件副木，负责或授权对作废的空白表格进行处理。4.3当现场使用文件的生效版本无法确定吋，应以品质管理部正本文件为准。 4.4品质管理部负责收集最新或有效的行业标准、政策法规资料或信息，收集管理体系标准，确定适用于各部门的政策法规资料。4.5相关文件的编制、更改、审核、审批权限见下表编制权限更改权限审核权限审批权限管理手册晶质管理部经理晶质管理部经理管理者代表总经理程

3、序文件品质管理部经理或相关人员品质管理部相关人员品质管理部经理总经理标准作业规程项口经理、各部室经理及 具有相关技能人员项fl经理 各部室经理品质管理部相关专业人员总经理记录表格项口经理、各部室经理及 具有相关技能人员项n经理 各部室经理品质管理部相关人员总经理5.0文件编制、更改、评审、审核、审批文件程序5. 1文件格式样板5. 1. 1管理手册页眉标准格式（宋体，五号）北京鲁能物业服务有限责任公司管理手册版木第页共页编制更改审核批准牛效期/ /5.1.2程序文件标准格式（宋体，五号）北京鲁能物业服务冇限责任公司程序文件编号名称版木第页共页5.1.3标准作业规程标准格式（宋体，五号）北京鲁能

4、物业服务冇限责任公司标准作业规程编号名称版本第页共页编制更改审核批准生效期/ /5.1.4公文页面设置正文题目：黑体，小二号字正文标题：宋体，小四，加黑正 文：宋体，小四行 距：固定值，22磅页边距：上、下、左、右各2厘米页 眉：1.5厘米页 脚:1.75厘米装订线：2厘米5. 1. 5表格基本格式北京鲁能物业服务有限责任公司（楷体、五号）表格名称（楷体、小二号、加黑）编号：版本：表格生效期:序号：（楷体、小四、加黑）5.2文件编码规则5. 2. 1管理手册编码规则lnwy-a-xx管理手册颁布年代号 固定号码“管理手册”代码5.2.2程序文件编码规则lnwy-cx-zz 固定号码“北京鲁能物

5、业服务有限责任公司”中文缩写程序文件顺序号，从“01”起顺推固定号码“程序文件”代码固定号码“北京鲁能物业服务冇限责任公司”中文缩写5. 2. 3标准作业规程编码规则hh-xx-c-zzi部门标准作业规程顺序号，从“01”起顺推固定号码“标准作业规程”代码 各部门拼音缩写（品质管理部一pz、综合部-zh、财务部一cw、工程维修 中心-gc、培训中心-px） 分公司中文名称缩写（总公司-inmy、西单分公司-xd、椿树分公司-cs、名苑分公司t1y、科技大厦分公司-kj、 佳境天城分公司-jj、陶然分公司-tr、天润和信分公司 -tr、中环科分公司-zhk、利湾分公司-lw.顺义新城分 公司-s

6、y、长安街分公司-caj）5. 2. 4表格编码规则5. 2. 4.1标准作业规程附属的表格按如下规则编码hh-xx-c-zz-fx1该文件中的表格顺序号，从“1”起2、3顺推表格固定号码，以大写英文字母“f”表示同5. 2.3标准作业规程编码规则5. 2. 4. 2程序文件附属的表格按如下规则编码lnwy-cx-zz-fx同5. 2. 3标准作业规程编码规则 同5. 2.2程序文件编码规则6. 0方法和过程控制6.1文件的分类，分为：管理手册；程序文件；标准作业规程；记录；外来 文件和资料（如国家标准、行业标准、法律法规）。6.2受控文件印章说明受控文件红色印章在左上角的为体系文件正木，受控

7、文件红色印章在右上角的为 体系文件副木。6. 3文件修订状态6.3. 1各类文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿 拉们数字的组合，未经修改的文件版木号为“a/0”，修改一次版木号升为“a/1”, 整体文件改版，版本号为“b/0”，依次类推。6.3.2若文件更改后增加或减少页数，则文件状态按照文件修改次数全部依次 顺延。6.4文件的编制、会签、更改、审批及发布程序6.4.1各类文件按照规定的权限进行编制和更改（参见4.5）。6. 4.2各类文件的编制和更改需按指定格式和编号方法进行（参见5.0）。6. 4.3编制文件时，动议人需填写文件编制申请表，经部室经理、项廿总 经理批

8、准后，报品质管理部审批。6. 4. 4各部门实施公司的管理体系文件吋，发现缺漏、不完善，或者由于机构 的调整、国家和地方政府机构相关政策法规出现变更、上级领导机关出台新的规 定等原因，需修订或制定管理体系文件吋，则可提出修改或制定相关文件耍求。 更改文件时，动议人需填写文件更改申请表，呈报程序同6.4.3。6. 4.5当文件确定不适用需取消时，出品质管理部填写文件更改申请表， 并注明报废。6. 4.6体系文件一般每年至少修订一次，修订吋间为管理评审后。每次文件修 订前，品质管理部负责收集、保存各部室、各项廿填写的文件编制申请表和文 件更改申请表，并召集相关人员分专业进行讨论，确定更改内容，按审

9、批权限报批。6. 4.7对于因对服务有重大影响而必须修改的文件，由品质管理部及吋召集 专业人员进行讨论，确定更改内容，按审批权限报批。6. 4. 8审批稿修改文件需耍rfl相关责任人进行文字校对并报品质管理部对无 误报审通过后文件方可复印。修改文件的每个过程完成后，相关责任人应在文 件更改申请表或文件编制申请表的文件修改状态栏内签字确认。6. 4.9文件一-经审批立即生效执行。6. 4. 10文件更改申请表由品质管理部保存至少三年。6.4. 11外来文件在采用前必须经主管领导确认其适用性。6. 4. 12文件审核的内容：适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）；现行状态（包括版本、编号）；与所

10、依据的管理体系标准及管理手册的符合性；与其他文件的协调性，接口的合理性。6.5文件的发放与保管程序6. 5.1公司所发放的质量管理文件必须是现行有效版本。6.5.2通过审批生效的文件，由品质管理部负责分专业培训到班组长以上人 员，任何人不得无故缺席。6.5.3品质管理部复印相应份数的副木，并在文件上加盖红色“受控”印章。6.5.4品质管理部负责发放受控文件，总公司各部室经理、各公司总经理负 责领取，领到新编制或经更改的受控文件吋需进行清点，如有缺少当场提出并由 詁质管理部即时补发，确认无误后须在文件发放清单上签收。6. 5. 5各部门须在七个工作fi内将公司已经批准作废的文件盖上“作废”章,

11、归还品质管理部。品质管理部负责对各部门归还的作废体系文件进行处理。6.5.6文件持有者工作调动吋，由原所在部门收冋受控文木，并上报文件发放 部门。6.5.7文件发放清单rtl品质管理部妥善保存至少三年。6.6体系文件的培训6. 6.1各部门在新版文件执行前，应将所冇更改内容对相关岗位人员进行培训。6.7文件的评审6.7.1文件在实施过程屮，针对文件的持续适宜性，必要吋应予以评审或更 改并再次批准。评审内容见6. 4. 12条款。6. 7.2文件评审由归口管理部门组织实施，相关部门参与，评审结果应在文 件评审记录表屮予以记录。评审后若无更改则继续使用；若有更改则按木程序 6. 4条款文件更改要求

12、执行。68文件有效版本的控制6.8.1管理体系运行的各个场所均应得到和使用相应文件的有效版木。在发 放文件时，必须收回已经失效的文件，统一交品质管理部，在销毁/保留文件登记表上记录，品质管理部经理批准后登记销毁。因某种需要需保留一定数量的 失效文件时，保留文件必须加盖“作废”印章，并在销毁/保留文件登记表上 予以记录。6.8.2品质管理部汇总编制全公司的受控文件清单向全公司发布，以随 时识别文件的现行修订状态。6.8.3各部室、各分公司按照公司的受控文件清单核对所使用的文件， 及时撤出作废和失效的文件o6&4作废文件正本由品质管理部妥善保存至少三年。6.9文件的查阅、借阅6. 9.1非

13、木公司人员不得查阅、借阅体系文件，特殊情况需经管理者代表批 准。6.9.2查阅体系文件不得带离办公室。6. 9.3各部室、各分公司工作人员因培训或工作需要借阅体系文件吋，须填 写借阅登记表并经部室经理/项目总经理批准后方可借阅。借出的体系文件出 文件管理员及吋收回并检查完整和清洁情况，如有人为污损或遗失，需在借阅登 记表的“备注”栏加以注明，追究当事人责任，并及吋向晶质管理部申请补发。6. 9. 4体系文件不得隔夜外借。6. 10相关政策法规资料的管理6. 10. 1品质管理部负责收集最新或有效的行业标准、政策法规资料，并确定 适用于物业管理行业的标准、政策法规，在物业管理软件上公布。6. 1

14、0. 2如新收集到的政策法规资料涉及到公司目前的业务及管理工作，品质 管理部人员负责在二天内编制或修改相关文件，报管理者代表审批后及吋下发至 各部室、各分公司执行，并填写文件更改申请表。6. 10. 3物业公司各级人员均有责任收集最新或有效的标准、政策法规等重耍 资料，并及时上报主管领导、品质管理部。6.10.4品质管理部与各部室经理、各项廿总经理至少每半年一次核实标准、 法规和其它重要资料是否有效，及吋修订，并进行公布。6. 10. 5标准、法规和其它重要资料过期或作废后，应由各存档部门收冋所有 正、副本（如有），并加盖“作废”印章。6.11文件的保管和保密6.11.1各部室经理、项口总经理

15、指定文件管理员负责妥善保管部门体系文件, 并履行监督职能。如文件发生短缺或遗失，追究各部室、项目总经理和文件管理员责任，并判处部门文件管理不合格。6. 112任何人不得复印体系文件，记录表格由文件管理员复印。6.11.3任何人不得利用职务之便，擅自携带体系文件外出。7.0记录lnwy-cx-o1-f1受控文件清单lnwy-cx-o1-f2文件编制申请表lnwy-cx-01-f3文件更改申请表lnwy-cx-01-f4文件发放清单lnwy-cx-01-f5文件评审记录表lnwy-cx-01-f6借阅登记表lnwy-cx-01-f7销毁/保留文件登记表lnwy-cx-01-f8外来文件审批表受控文

16、件清单编号：lnwy-cx-01-f1 版本：b/2 表格生效期：2008. 8. 1 序号:文件名称文件编号版本号/修 改状态章节号存放 方式保管 责任人发放口期文件编制申请表编号:lnwy-cx-01-f2 版本:b/2表格生效期：2008. 8. 1 序号:文件编号文件页数文件名称版本号编制原因：编制内容：权限编制人部室经理/项目总经理审核人审批人意见口期附件）页状态电脑文件录入文件己打印责任人已审主管已审已复印已盖受控章签名文件编制申请表（附页）序号:编号:lnwy-cx-01-f2版本:b/2表格生效期：200& 8. 1北京鲁能物业服务有限责任公司文件更改申请表编号:lnw

17、y-cx-01-f3 版本：b/2表格生效期：2008. 8. 1 序号:文件名称文件编号更改前状态或版木更改页数序号更改后状态或版木更改原因：更改内容：权限更改人部室经理/项目总经理审核人审批人签名日期状态更改人己审品质管理部己审复印并盖受控章签名备注北京鲁能物业服务有限责任公司文件更改申请表（附页）序号:编号:lnwy-cx-01-f3 版本：b/2 表格生效期：2008. 8. 1北京鲁能物业服务有限责任公司文件发放清单编号:lnwy-cx-01-f4 版本:b/2 表格生效期：2008. 8. 1 序号:文件生效期：年刀日()年第()次修改第页共页編;别审批序号文件编号文件名称修改页版木备注北京鲁能物业服务有限责任公司文件发放清单（附页）编号:lnwy-cx-01-f4 版本:b/2表格生效期：2008. & 1 序号:谨此确认收到以上文件代号部门签收日期数量备注北京鲁能物业服务有限责任公司文件评审记录表编号:lnwy-cx-01-f5 版本:b/2 表格生效期：2008. 8. 1 序号:文件名称编号来文单位归口部门参与部门评审记录（所有评审人员发言）:记录人:fi期:结论:归口部门负责人:umh：北京鲁能物业服务有限责任公司借阅登记表编号:lnwy-cx-01-f6版本:b/2 表格生效期：2008. 8. 1 序号:借阅fi期借阅部门/人名称数 量借阅