试论企业档案管理工作

1、    试论企业档案管理工作    董琳慧摘 要：企业在档案管理工作中，存在着人员素质、交接、信息化建设滞后等问题，影响了档案的有效利用，笔者对此提出了一些改进的措施。关键词：企业；档案工作；问题；对策企业档案管理工作是企业工作的重要组成部分，是基层基础建设的重要内容之一，管好、用好企业档案是每个企业必须履行的重要职责。1 当前企业档案管理工作中存在的问题（一）档案管理意识还较为薄弱重视不够。一是企业领导对档案工作重视不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、材、物和档案整理归档时间给予充分保证。各业务部门管理人员存在“档案归档案，业务归

2、业务”，互不联系的模糊认识；二是重视不够。归档文件资料的形成阶段不重视，没有从源头抓起，导致出现档案资料积压、收集不齐、流失等问题；三是缺乏主观能动性。有的企业重形式轻内容，忽视了档案管理平常的基础工作，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理。（二） 档案管理力量还较为薄弱。企业档案管理人员大多数属兼职人员，人员素质、工作责任心、业务管理能力参差不齐。主要表现在：一是队伍不稳定；二是对档案管理工作者对档案工作重要性认识不够，造成企业档案资料管理不完备、不规范；三是对档案的重要性认识不足。平时不注重各种文字资料的收集、整理和归档工作，到年终才搞突击，不利于档案管理工作的顺利开展。使

3、档案的利用价值显现不出来，致使档案管理质量一直上不去；四是业务素质不高。对档案管理人员应具备的理论水平和业务知识学习不够，不能高质量地完成档案管理工作任务，实际工作中往往出现档案材料收集不全，颠倒文件先后顺序，案卷标题拟写不准确，计算机网络使用不熟练等现象，难于适应新时期档案管理工作需要。（三）企业档案交接工作容易被忽视。主要原因是领导不重视，把档案交接当作事物性的工作，认为只是档案人员之间交接一串钥匙而已，很少过问档案交接准备工作，就连档案监交之时也不参与，导致档案交接不按手续办理，责任不明、界限不清，该清理的不清理，该签字的也不签，忽视了档案交接工作中的重要内容和交接工作的基本要求，造成档

4、案工作前后脱节。（四）管理与服务还存在脱节现象。一是档案资源个别流失，由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象部分管理部门人员认为自己保管档案材料能够方便自己工作，不愿上交档案室集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失；二是重保管轻利用。一些基层企业在工作中，忽视了档案资料的作用，不习惯通过档案资料为企业战略发展和管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。（五）企业的档案管理信息化建设滞后。企业档案信息化建设是企业竞争和社会发展的必然要求，然儿企业基层单位大多数没有启用档案信息化管理系统，依然是依靠手工操作，效率低下，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理

5、水平不相适应。企业的档案信息化工作大多数不具备相应的硬件设施和技术标准，人力、物力、财力投入不足，档案信息化和数据库建设处于起步初期。2 加强企业档案管理工作的对策和措施随着企业的不断发展，业务规模的不断扩大，档案管理工作也应上水平、上档次、上规模，改善企业目前的档案管理现状。（一）增强档案意识，强化责任感。要充分认识档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，充分调動全员收集档案、保护档案的自觉性和积极性，增强档案资料归档管理的意识和责任，逐步把企业档案管理工作做好。（二）切实提高档案工作者的综合素质和工作能力。正如江泽民同志所讲的：“做档案工作的同志，一般来说，都

6、是不出人头地的，都是兢兢业业、默默无闻地在那里工作。”因此，企业档案工作者必须树立正确的人生观、价值观，热爱档案工作，全心全意为企业服务。一是档案管理人员必须具备相应的业务素质和较强的综合处理能力。要学习掌握档案学理论知识，了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关知识，熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，做到知识全面，从而保证档案工作水平的提高；二是强化继续教育。有关部门和单位领导要积极营造良好的学习气氛，创造“尊重知识、尊重人才”的内部环境，尽可能地为档案工作人员提供在职教育的机会，调动他们刻苦学习和钻研业务的积极性。同时。档案管理人员也可以通过自学和互学交流的方式不断丰富

7、、更新自己的知识结构，全面提高自己的综合素质，勇于探索、勇于创新，善于在工作中发现问题、分析问题，并解决问题，进一步提高工作效率和质量，在企业的档案工作中发挥更大的作用；三是档案管理人员应具有较强的服务能力。档案的服务性是档案工作的性质决定的。档案管理人员要掌握情况，熟悉业务，要以科学的态度将材料加工整理、分类、归档，对档案情况了如指掌，才能搞好服务工作。对待档案查阅者，无论职位高低，熟悉与否，都要一视同仁，尽量满足其合理要求，使他们满意而归。（三）切实加强档案交接工作。企业要把档案交接纳入工作程序和规章制度之中，要把档案交接列入有关人员的岗位职责之中。在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，

8、做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位。档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作，机构负责人应认真做好档案监交工作。（四）开发利用，提高利用效率。不管哪种类型的档案，都有其不容忽视的价值，企业档案管理人员要学会熟练运用档案特有的功能，着力做好档案的维护工作，尽力使“死档案”变为“活资料”，从而更好地为企业发展服务。（五）充分利用现代化管理手段。实现档案管理现代化，是档案服务企业改革和发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。档案管理也要与时俱进，开拓创新，加大投入，加强新技术的运用，使用档案信息化管理软件，对档案实行动态化管理和维护，建立数字档案和多媒体档案，从档案的录入、查询、修改、删除功能到立卷归档及档案管理整个处理过程都应逐步实现自动化。通过现代化手段