会计电算化管理

1、 第三章第三章 会计电算化管理会计电算化管理第一部分第一部分 会计电算化基本知识会计电算化基本知识3.1.建立会计电算化的组织与制定计划建立会计电算化的组织与制定计划 会计信息系统的实施是一项系统的过程，涉及会计信息系统的实施是一项系统的过程，涉及单位内部的各处方面，需要较多的人力、物力和财单位内部的各处方面，需要较多的人力、物力和财力，必须由单位领导或总会计师亲自作为决策者和力，必须由单位领导或总会计师亲自作为决策者和领导者，并负责和指挥会计电算化工作。单位的财领导者，并负责和指挥会计电算化工作。单位的财务会计部门承担会计电算化的具体组织和实施工作。务会计部门承担会计电算化的具体组织和实施工

2、作。 在会计信息系统的具体实施过程中，必须制定在会计信息系统的具体实施过程中，必须制定一个详细的实施计划，结在一定时期内要完成的工一个详细的实施计划，结在一定时期内要完成的工作有一个具体安排。这样才能使整个要作有计划、作有一个具体安排。这样才能使整个要作有计划、按步骤地进行，有利于合理安排人、财、物，有利按步骤地进行，有利于合理安排人、财、物，有利于会计电算化工作的实施与检查。于会计电算化工作的实施与检查。3.1.1配备计算机硬件和系统软件配备计算机硬件和系统软件（一）硬件工作方式的选择一）硬件工作方式的选择（二）硬件性能指标的要求（二）硬件性能指标的要求（三）操作系统的配置（三）操作系统的配

3、置3.1.2培训会计电算化人员培训会计电算化人员 会计电算化工作是一项高技术工作，其不仅需要会会计电算化工作是一项高技术工作，其不仅需要会计、计算机专门人才，也需要既懂会计以懂计算机计、计算机专门人才，也需要既懂会计以懂计算机技术的双向式人才。会计电算化人才问题是发展会技术的双向式人才。会计电算化人才问题是发展会计电算化的重要问题，长期以来一直是制约会计电计电算化的重要问题，长期以来一直是制约会计电算化发展的关键因素。因此，培养既掌握计算机知算化发展的关键因素。因此，培养既掌握计算机知识又精通会计业务的复合型人才，已受到政府、学识又精通会计业务的复合型人才，已受到政府、学校和社会的重视。校和社

4、会的重视。一、从培养会计电算化人才层次上，可划分为初级人一、从培养会计电算化人才层次上，可划分为初级人才、中级人才和高级人才三种。才、中级人才和高级人才三种。 n（一）初级人才的培养（一）初级人才的培养n 培养初级人才的目的是满足行政、企事业单位对会计培养初级人才的目的是满足行政、企事业单位对会计电算化应用人才的需要。初级人才的培养工作可以在电算化应用人才的需要。初级人才的培养工作可以在中等专业学校进行，也可以在社会专门机构进行。通中等专业学校进行，也可以在社会专门机构进行。通过学习掌握计算机和会计的基本概念，掌握会计软件过学习掌握计算机和会计的基本概念，掌握会计软件和相应硬件的使用和操作，了

5、解会计电算化工作的基和相应硬件的使用和操作，了解会计电算化工作的基础过程，础过程，n财政部已于财政部已于1995年年4月拟定了月拟定了会计电算化初级培训大会计电算化初级培训大纲纲，各级财政部门组织了培训工作，对在职财会人，各级财政部门组织了培训工作，对在职财会人员、财会主管进行了培训，大大提高了财会人员的文员、财会主管进行了培训，大大提高了财会人员的文化素质和业务素质，使会计电算化工作的健康发展得化素质和业务素质，使会计电算化工作的健康发展得到了保证。到了保证。n（一）中级人才的培训一）中级人才的培训n 培养中级人才的目的是满足行政、企事业单位对会计信息系培养中级人才的目的是满足行政、企事业单

6、位对会计信息系统的管理人员、维护人员，以及大中专院校的师资的需要。统的管理人员、维护人员，以及大中专院校的师资的需要。中级人才的培养工作可以在高等学校进行，也可以在社会专中级人才的培养工作可以在高等学校进行，也可以在社会专门机构进行。通过学习掌握计算机和会计专业基本知识，了门机构进行。通过学习掌握计算机和会计专业基本知识，了解会计信息系统和企业管理信息系统的开发过程，掌握会计解会计信息系统和企业管理信息系统的开发过程，掌握会计信息系统管理和维护技术。信息系统管理和维护技术。n（二）高级人才的培养二）高级人才的培养n 培养高级人才的目的是造就高级会计电算化技术人才和管理培养高级人才的目的是造就高

7、级会计电算化技术人才和管理人才，以满足会计软件的开发、研制、会计电算化的高层管人才，以满足会计软件的开发、研制、会计电算化的高层管理和学校教师队伍的需要。因此，高级人才的培养应该在高理和学校教师队伍的需要。因此，高级人才的培养应该在高等学校进行，通过研究生课程的学习与社会实践，掌握计算等学校进行，通过研究生课程的学习与社会实践，掌握计算机专业、会计专业、会计信息系统和企业管理信息系统开发机专业、会计专业、会计信息系统和企业管理信息系统开发方法等多学科的知识。高级人才的培养需要经过较长时期的方法等多学科的知识。高级人才的培养需要经过较长时期的培养与教育，短期培训不易完成。培养与教育，短期培训不易

8、完成。 二、从会计电算化人才培训形式上，可划分为以下四二、从会计电算化人才培训形式上，可划分为以下四种：种：n（一）财政部门组织开展的初级、中级和高级会计电（一）财政部门组织开展的初级、中级和高级会计电算化培训。培训的对象是在职会计人员，无论本单位算化培训。培训的对象是在职会计人员，无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训。初级培训主要学是否使用会计软件都可以接受培训。初级培训主要学习电子计算机的硬件和软件基础知识，掌握文字、账习电子计算机的硬件和软件基础知识，掌握文字、账务、报表处理的一般方法，以及通用会计核算软件的务、报表处理的一般方法，以及通用会计核算软件的使用方法。中级、高级培训目前还

9、没有开展。使用方法。中级、高级培训目前还没有开展。n（二）由各大中专院校财经类专业开设的（二）由各大中专院校财经类专业开设的会计电算会计电算化化课程，培养的对象是在校财经类专业的学生，培课程，培养的对象是在校财经类专业的学生，培养层次主要以初级会计电算化人才为主，个别高等院养层次主要以初级会计电算化人才为主，个别高等院校也同时开设了中级会计电算化课程，培养具有中级校也同时开设了中级会计电算化课程，培养具有中级水平的会计电算化人才。水平的会计电算化人才。n（三）软件公司提供的针对购买会计软件的培训。（三）软件公司提供的针对购买会计软件的培训。凡凡购买商品化会计软件，软件公司一般对软件使用单位购买

10、商品化会计软件，软件公司一般对软件使用单位的会计人员免费进行的会计人员免费进行12名的培训。因为这种培训目名的培训。因为这种培训目的是为了让操作人员在单位能独立使用会计软件，所的是为了让操作人员在单位能独立使用会计软件，所以根据上岗会计人员的水平不同，培训时间可长可短。以根据上岗会计人员的水平不同，培训时间可长可短。这类培训内容侧重于会计软件的操作使用。会计软件这类培训内容侧重于会计软件的操作使用。会计软件公司希望会计人员通过培训，能够独立进行会计软件公司希望会计人员通过培训，能够独立进行会计软件的操作，胜任会计电算化岗位的工作，相应地减少商的操作，胜任会计电算化岗位的工作，相应地减少商品化会

11、计软件公司售后服务量。品化会计软件公司售后服务量。n（四）单位根据开展会计电算化工作的需要自行组织（四）单位根据开展会计电算化工作的需要自行组织会计电算化培训。会计电算化培训。有条件的大型企业常常采用这种培有条件的大型企业常常采用这种培训形式，通过统一组织培训来解决会计软件实施中存训形式，通过统一组织培训来解决会计软件实施中存在的关键问题，解决实施过程中比较复杂和多部门之在的关键问题，解决实施过程中比较复杂和多部门之间协作等问题。这种培训可以弥补前几种培训的不足间协作等问题。这种培训可以弥补前几种培训的不足之处，有针对性地结合会计电算化岗位职责进行。之处，有针对性地结合会计电算化岗位职责进行。

12、n 3.1.3建立会计电算化管理制度建立会计电算化管理制度n 现行的财务、会计制度主要以手工核算为基础，实施会计电算现行的财务、会计制度主要以手工核算为基础，实施会计电算化后，不仅使核算手段发生了重大变化，而且还改变了大量的化后，不仅使核算手段发生了重大变化，而且还改变了大量的手工管理习惯和方法，对单位管理的方法、程序、核算体系都手工管理习惯和方法，对单位管理的方法、程序、核算体系都产生了巨大影响。因此，以制定实施计划，配置好计算机软件、产生了巨大影响。因此，以制定实施计划，配置好计算机软件、系统软件和会计软件后，下一步工作就是建立岗位责任制。系统软件和会计软件后，下一步工作就是建立岗位责任制

13、。n一、建立会计电算化岗位责任制的意义一、建立会计电算化岗位责任制的意义n会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的会计岗位。系统的会计岗位。会计电算化工作规范会计电算化工作规范中指出：实行会计中指出：实行会计电算化的单位要电算化的单位要“建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查：建立、健全会计电算化岗位责任制，一有要求，工作有检查：建立、健全会计电算化岗位责任制

14、，一方面可以加强内部牵制，保护资金财产的安全；另一方面，可方面可以加强内部牵制，保护资金财产的安全；另一方面，可以提高会计电算化工作效率，充分发挥会计电算化信息系统的以提高会计电算化工作效率，充分发挥会计电算化信息系统的作用。作用。n二、会计岗位的划分二、会计岗位的划分(掌握）掌握）n 会计基础工作规范会计基础工作规范中指出：中指出：“各单位应当根据会各单位应当根据会计业务需要设置会计工作岗位计业务需要设置会计工作岗位”。“开展会计电算化开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其它工作岗位相结合。也可以与其它工作岗位

15、相结合。“会计电算化工作开会计电算化工作开展后，会计岗位可分为以下两类：展后，会计岗位可分为以下两类：n（一）基本会计岗位（一）基本会计岗位n 基本会计岗位包括会计主管、出纳、财产物资核算、基本会计岗位包括会计主管、出纳、财产物资核算、工资核算、成本核算、收入利润核算、资金核算、往工资核算、成本核算、收入利润核算、资金核算、往来结算、总账报表，稽核、会计档案管理等工作岗位。来结算、总账报表，稽核、会计档案管理等工作岗位。各基本会计岗位与手工会计的各会计岗位相对应，基各基本会计岗位与手工会计的各会计岗位相对应，基本要求与本要求与会计基础工作规范会计基础工作规范的相关规定一致。的相关规定一致。 n

16、（二）会计电算化岗位（二）会计电算化岗位n会计电算化岗位一般包括直接管理、操作、维护计算会计电算化岗位一般包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的岗位。大中型企业和使用大规模机及会计软件系统的岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，会计电算化可设立如下岗位：会计电算化系统的单位，会计电算化可设立如下岗位：n1、系统管理员（电算主管）、系统管理员（电算主管）他负责计算机及会计软件他负责计算机及会计软件系统的正常运行协调工作，要求具备会计和计算机知系统的正常运行协调工作，要求具备会计和计算机知识，可由会计主管兼任。识，可由会计主管兼任。n2、系统操作员。、系统操作员。负责输入原始凭

17、证和记账凭证等会计负责输入原始凭证和记账凭证等会计数据，启动计算机处理会计数据；输出会计数据（包数据，启动计算机处理会计数据；输出会计数据（包括打印输出记账凭证、账簿、报表），要求具备会计括打印输出记账凭证、账簿、报表），要求具备会计知识及上机操作知识；如果基本会计岗位的会计人员知识及上机操作知识；如果基本会计岗位的会计人员都上机操作，系统操作员可除出纳岗位以外的其他各都上机操作，系统操作员可除出纳岗位以外的其他各岗位会计人员兼任。岗位会计人员兼任。n3、凭证审核员。、凭证审核员。负责对原始凭证和记账凭证进行审核，负责对原始凭证和记账凭证进行审核，以保证凭证的合法性，正确性和完整性。凭证审核员

18、以保证凭证的合法性，正确性和完整性。凭证审核员由具有会计师以上职称的财会人员或主管会计担任较由具有会计师以上职称的财会人员或主管会计担任较好。好。n4、系统维护员。、系统维护员。负责保证计算机硬件、软件的正常运负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗要求具备计算机和会计行，管理机内会计数据。此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用中、小型知识，经过会计电算化中级知识培训。采用中、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，需设立此岗位。计算机和计算机网络会计软件的单位，需设立此岗位。此岗在大中型企业中应由专职人员担任。维护员一般此岗在大中型企业中应由专职人员担

19、任。维护员一般不对实际会计数据进行操作。不对实际会计数据进行操作。n5、系统审查员。、系统审查员。负责监督计算机及会计软件系统的运负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查员要求具备会计行，防止利用计算机进行舞弊。审查员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识水平，此岗和计算机知识，达到会计电算化中级知识水平，此岗可由会计稽核人员担任。采用大型、小型小计算机和可由会计稽核人员担任。采用大型、小型小计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。大型会计软件的单位，可设立此岗位。n6、系统数据分析员。、系统数据分析员。负责对计算机内的会计数负责对计算机内的会计数据进行分析

20、，要求具备会计和计算机知识，达据进行分析，要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识水平。采用大型、小型到会计电算化中级知识水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。此岗位，由主管会计兼任。n7、会计档案资料保管员、会计档案资料保管员。负责存档数据软盘、负责存档数据软盘、程序软盘、输出的账表、凭证和各种会计档案程序软盘、输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，以及软盘、数据及资料的安资料的保管工作，以及软盘、数据及资料的安全保密工作。全保密工作。n8、系统软件开发员。、系统软件开发员。由本单位人员进行

21、会计软由本单位人员进行会计软件开发的，还可设立软件开发岗位，主要负责件开发的，还可设立软件开发岗位，主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。本单位会计软件的开发和软件维护工作。n基本会计岗位和会计电算化岗位，可在保证会可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。保持相对稳定。会计基础工作规范会计基础工作规范中指出，中指出，“开展会计电算化和管理会计的单位，可以根开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作岗位相结合。岗位相结合。”“”“会计工作岗位，可以一人

22、一会计工作岗位，可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人。岗、一人多岗或者一岗多人。”中小单位实行中小单位实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足内部牵制制度的要求，如输入操作与审意满足内部牵制制度的要求，如输入操作与审核记账不应是同一个人，可由会计主管兼任电核记账不应是同一个人，可由会计主管兼任电算主管、审核记账、电算审查岗位，可以聘任算主管、审核记账、电算审查岗位，可以聘任兼职电算维护人员兼职电算维护人员 3.1.4操作管理制度和硬件软件维护制度n操作管理制度操作管理制度n会计电算化系统操作管理制度，包括操作权限和操作会计电算化系统操作管理制度，

23、包括操作权限和操作规程的管理以及会计业务处理程序三个部分。规程的管理以及会计业务处理程序三个部分。 n（一）操作权限管理（一）操作权限管理(掌握）掌握）n1、系统管理员、数据录入员、数据审核员、系统操、系统管理员、数据录入员、数据审核员、系统操作员，可以上机分别运行本人权限控制范围内的功能，作员，可以上机分别运行本人权限控制范围内的功能，其它人中不得上机操作。其它人中不得上机操作。n2、所有人员都要经过专业培训并取得相应培训合格、所有人员都要经过专业培训并取得相应培训合格证书，经授权为责任在岗人员方可上机操作。系统开证书，经授权为责任在岗人员方可上机操作。系统开发人员、软硬件维护员、档案保管员

24、、不在现岗人员、发人员、软硬件维护员、档案保管员、不在现岗人员、与系统无关人员不得上机操作使用系统。与系统无关人员不得上机操作使用系统。n3、为保证系统安全可靠运行，防止发生计算机舞弊等、为保证系统安全可靠运行，防止发生计算机舞弊等不良现象，应不良现象，应由会计部门负责人授权并经系统管理员由会计部门负责人授权并经系统管理员具体操作，为所有上机人员分别设置操作权限和相应具体操作，为所有上机人员分别设置操作权限和相应的口令密码。的口令密码。系统管理员口令密码由系统管理员设置系统管理员口令密码由系统管理员设置并通知本人后，可自己随便修改。并通知本人后，可自己随便修改。所有上机人员的口所有上机人员的口

25、令密码不得泄露、遗忘或告诉别人。令密码不得泄露、遗忘或告诉别人。n4、操作员的增删及其操作权限管理，只能由系统管理、操作员的增删及其操作权限管理，只能由系统管理员进行。员进行。机内自动记录的操作登记表，只能由系统管机内自动记录的操作登记表，只能由系统管理员和审计人员查询和打印输出。系统管理员还负责理员和审计人员查询和打印输出。系统管理员还负责系统的日常运行管理监督，进行系统重要数据维护，系统的日常运行管理监督，进行系统重要数据维护，负责系统安全保密工作，负责提出软硬件维护申请并负责系统安全保密工作，负责提出软硬件维护申请并进行维护后的验收等工作。进行维护后的验收等工作。n5、系统操作员和数据录

26、入员最好分别设置，、系统操作员和数据录入员最好分别设置，这样可这样可相互制约和进行数据正确性控制。操作员和数据录入相互制约和进行数据正确性控制。操作员和数据录入员负责数据录入、核对和修改、数据查询、备份和恢员负责数据录入、核对和修改、数据查询、备份和恢复、打印账表等工作。操作员必须严格执行凭证输入复、打印账表等工作。操作员必须严格执行凭证输入 和修改数据，如民现凭证错误，不得自行修改凭证，和修改数据，如民现凭证错误，不得自行修改凭证，应退回待会计员修改后再重新录入。若错误凭证已登应退回待会计员修改后再重新录入。若错误凭证已登记入账，则只能由会计员采用编制冲销凭证的方法来记入账，则只能由会计员采

27、用编制冲销凭证的方法来更正错账。更正错账。n6、数据审核员负责系统所有录入数据的正确性、一、数据审核员负责系统所有录入数据的正确性、一致性检查，致性检查，负责系统所有打印输出账表的审核、装订负责系统所有打印输出账表的审核、装订和分发工作。数据审核员不能由操作员兼任，操作员和分发工作。数据审核员不能由操作员兼任，操作员输入的所有凭证和数据，必须由审核员复核签字后才输入的所有凭证和数据，必须由审核员复核签字后才能生效，并登记入账。能生效，并登记入账。n7、硬件维护员负责设备的安装调试、日常检查、硬件维护员负责设备的安装调试、日常检查保养及故障排除工作。保养及故障排除工作。他应该随时检查和保养他应该

28、随时检查和保养所有计算机和其他硬件设备，发现硬件故障应所有计算机和其他硬件设备，发现硬件故障应及时报告系统管理员，经批准后启动备用设备及时报告系统管理员，经批准后启动备用设备使系统继续正常运行，然后才能对替换下来的使系统继续正常运行，然后才能对替换下来的设备实施维护。设备实施维护。 n8、软件维护员负责会计程序的维护，发现故障、软件维护员负责会计程序的维护，发现故障或需进行功能扩充性维护时，应报请系统管理或需进行功能扩充性维护时，应报请系统管理员和会计负责人批准，将原有系统程序和数据员和会计负责人批准，将原有系统程序和数据做好备份后，才能实施维护。做好备份后，才能实施维护。维护时应在另外维护时

29、应在另外的机器上进行，不应影响系统政党运行。维护的机器上进行，不应影响系统政党运行。维护后的系统要经调试、试运行和验收，才能实际后的系统要经调试、试运行和验收，才能实际使用。使用。n（二）操作员上机操作规程（二）操作员上机操作规程n 操作员上机操作规程主要是指系统运行操作中应注操作员上机操作规程主要是指系统运行操作中应注意和遵守的规定，它是保证系统正确、安全运行，尽意和遵守的规定，它是保证系统正确、安全运行，尽量减少差错，防止出现计算机舞弊现象的有效措施。量减少差错，防止出现计算机舞弊现象的有效措施。n1、禁止非指定人员进入机房及操作使用计算机。、禁止非指定人员进入机房及操作使用计算机。n2、

30、严格按操作规程使用硬件、严格按操作规程使用硬件n3、为每一个操作人员设置密码口令，口令不对严禁使、为每一个操作人员设置密码口令，口令不对严禁使用软件，不得串用口令，应定期更换操作员的口令。用软件，不得串用口令，应定期更换操作员的口令。n4、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，防止操作人员越权使用软件的有关功能，要和权限，防止操作人员越权使用软件的有关功能，要特别注意会计电算化下的内部控制重点就是控制系统特别注意会计电算化下的内部控制重点就是控制系统内部人员非法越权和串通作敝，在已发现的计算机犯内部人员非法越权和串通作敝，在已发现的计

31、算机犯罪案例中的相当一部分，就是系统内部人员所为。罪案例中的相当一部分，就是系统内部人员所为。n5、严格按会计业务处理流程及软件的操作功能操作使、严格按会计业务处理流程及软件的操作功能操作使用软件。用软件。n6、未经审核会计数据不得输入计算机。、未经审核会计数据不得输入计算机。n7、已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未、已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核不得登记机内账簿。经审核不得登记机内账簿。n8、工作结束或操作人员离开机房前，应退出会计软件、工作结束或操作人员离开机房前，应退出会计软件的运行，以防止别人乘机使用。的运行，以防止别人乘机使用。 n9、根据本单位实际情况

32、对各类操作人员上机操作做必、根据本单位实际情况对各类操作人员上机操作做必要的记载，并由专人保存必要的上机操作记录，上机要的记载，并由专人保存必要的上机操作记录，上机记录包括操作人、操作时间、操作内容、故障情况等记录包括操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。内容。n10、应坚持日常和定期的各项数据备份。正式备份的、应坚持日常和定期的各项数据备份。正式备份的会计数据，应由指定人中用专用保存柜妥善保存。各会计数据，应由指定人中用专用保存柜妥善保存。各种备份的数据均要标明类型、日期及备份人等有关标种备份的数据均要标明类型、日期及备份人等有关标识。识。n11、要定期检查计算机病毒，防止计算机病毒的

33、感染、要定期检查计算机病毒，防止计算机病毒的感染和传入。最好安装防病毒卡等外部措施，以避免计算和传入。最好安装防病毒卡等外部措施，以避免计算机病毒进入的危险。机病毒进入的危险。n12、 应该避免使用来历不明的软盘和各种非法拷贝的应该避免使用来历不明的软盘和各种非法拷贝的软件，不允许在财务系统计算机上玩游戏、看影碟。软件，不允许在财务系统计算机上玩游戏、看影碟。n13、发现系统软件、硬件出现故障，不得擅自处理，、发现系统软件、硬件出现故障，不得擅自处理，应及时报告请求处理。应及时报告请求处理。n14、不准对机内原始数据（凭证）及账簿和报表数据、不准对机内原始数据（凭证）及账簿和报表数据进行程序外

34、直接修改。进行程序外直接修改。n15、在会计软件运行使用过程中，严禁做直接关机操、在会计软件运行使用过程中，严禁做直接关机操作。作。n16、不准在操作计算机时，做不利于系统安全的事情，、不准在操作计算机时，做不利于系统安全的事情，如吸烟、吃零食等。如吸烟、吃零食等。n3.1.5会计业务处理程序管理会计业务处理程序管理n 会计业务处理程序就是运行会计软件进行会计业务处会计业务处理程序就是运行会计软件进行会计业务处理的基本步骤及要求的规定。不同的会计核算子系统理的基本步骤及要求的规定。不同的会计核算子系统有不同的会计业务处理程序，如工资核算有工资核算有不同的会计业务处理程序，如工资核算有工资核算的

35、业务处理程序。但各个会计核算子系统共性的会计的业务处理程序。但各个会计核算子系统共性的会计业务处理程序包括系统初始化、日常处理数据手工准业务处理程序包括系统初始化、日常处理数据手工准备、应用软件的日常运行、应用软件特定处理、这里备、应用软件的日常运行、应用软件特定处理、这里就会计业务处理程序管理的基本要求作以说明就会计业务处理程序管理的基本要求作以说明n1、要按照、要按照会计基础工作规范会计基础工作规范的要求处理会计业务。的要求处理会计业务。n2、预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数、预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿，保证会计数据正确合法。据未经审核

36、而登记机内账簿，保证会计数据正确合法。n3、替代手工记账手，各单位应做到当天发生的、替代手工记账手，各单位应做到当天发生的业务，当天登记入账，现金和银行存款日记账业务，当天登记入账，现金和银行存款日记账必须日清月结。必须日清月结。n4、要保证会计记账凭证的连续编号。、要保证会计记账凭证的连续编号。n5、要按规定程序编制转帐凭证。、要按规定程序编制转帐凭证。n6、期末要按规定时间及时结账。、期末要按规定时间及时结账。n7、期末应及时生成和打印输出会计报表，打印、期末应及时生成和打印输出会计报表，打印输出会计报表应防止本期还有未记账的凭证。输出会计报表应防止本期还有未记账的凭证。n8、在保证凭证、

37、账簿清晰的条件下，计算机打、在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。n9、在当期所有记账凭证的数据和明细分类账数、在当期所有记账凭证的数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账户本据都存储在计算机内的情况下，总分类账户本期发生额及余额对照表，替代当期总分类账。期发生额及余额对照表，替代当期总分类账。n10、要按有关规定装订会计原始凭证、记账凭、要按有关规定装订会计原始凭证、记账凭证、账簿、报表等。证、账簿、报表等。n11、要灵活运用计算机对数据进行综合分析，、要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地

38、向单位领导报告主要财务指标定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。和分析结果。n3.1.6建立计算机硬件、软件和数据管理制度建立计算机硬件、软件和数据管理制度n 会计电算化信息系统的维护是指保证会计电算会计电算化信息系统的维护是指保证会计电算化信息系统正常运行的各种工作，它贯穿于会化信息系统正常运行的各种工作，它贯穿于会计电算化信息系统的整个使用过程中。从信息计电算化信息系统的整个使用过程中。从信息系统的角度来考虑，系统维护包括硬件维护、系统的角度来考虑，系统维护包括硬件维护、软件维护和数据维护三个方面，因此软件维护和数据维护三个方面，因此，会计电会计电算化信息系统必须建立计算机硬

39、件、软件和会算化信息系统必须建立计算机硬件、软件和会计数据管理制度。计数据管理制度。维护工作一般由电算化维护维护工作一般由电算化维护员负责，但其权力应有限制和受监督，在进行员负责，但其权力应有限制和受监督，在进行系统维护工作时，应该受操作员或电算主管的系统维护工作时，应该受操作员或电算主管的监督。监督。n（一）计算机硬件设备的维护管理（一）计算机硬件设备的维护管理n 机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，计算机硬件设备的管理主要包括以下几点：前提条件，计算机硬件设备的管理主要包括以下几点：n1、会计电算化应配备有专门的电子计算机，

40、并且由财、会计电算化应配备有专门的电子计算机，并且由财务会计部门管理。务会计部门管理。n2、计算机硬件设备比较多的单位，财会部门可单独设、计算机硬件设备比较多的单位，财会部门可单独设立计算机室，并有专人管理。立计算机室，并有专人管理。n3、 应经常对有关硬件设备进行保养、清洁、检查。发应经常对有关硬件设备进行保养、清洁、检查。发现计算机硬件故障，应及时报告有关领导，请有关技现计算机硬件故障，应及时报告有关领导，请有关技术人员进行维修术人员进行维修n4、 应定期对计算机场地的安全措施进行检查，如对消应定期对计算机场地的安全措施进行检查，如对消防和报警设备、地线和接地、防静电、防雷击、防鼠防和报警

41、设备、地线和接地、防静电、防雷击、防鼠害、防电磁波等设备和措施进行检查，保证这些措施害、防电磁波等设备和措施进行检查，保证这些措施的有效性。的有效性。n5、在系统运行过程中，出现硬件故障时，应及、在系统运行过程中，出现硬件故障时，应及时故障分析，并做好检查记录。时故障分析，并做好检查记录。n6、在设备更新、升级、扩充、修复后，由系统、在设备更新、升级、扩充、修复后，由系统管理员与维护员共同研究决定，并由系统维护管理员与维护员共同研究决定，并由系统维护人员实施安装和调试。人员实施安装和调试。n7、在硬件设备维护工作中，小故障的维护可以、在硬件设备维护工作中，小故障的维护可以通过计算机命令或各种软

42、件工具来解决，一般通过计算机命令或各种软件工具来解决，一般都有本单位的维护人员来做。较大的故障，本都有本单位的维护人员来做。较大的故障，本单位的技术人员没有能力解决的，一般需要与单位的技术人员没有能力解决的，一般需要与硬件生产或销售厂家联系，协助解决。硬件生产或销售厂家联系，协助解决。n8、机房应该设置必要的防火设备，经常检查其、机房应该设置必要的防火设备，经常检查其完好性。完好性。n（二）会计软件和系统软件的维护管理（二）会计软件和系统软件的维护管理n 系统软件都是由系统软件开发商提供的，一般购买计系统软件都是由系统软件开发商提供的，一般购买计算机时就配制好了，也可以通过购买得到。系统软件算

43、机时就配制好了，也可以通过购买得到。系统软件不需要修改，维护比较单一。系统文件是否被非法删不需要修改，维护比较单一。系统文件是否被非法删除和修改，以保证系统软件的正常运行。除和修改，以保证系统软件的正常运行。n 会计软件的维护是会计电算化软件系统维护的主要工会计软件的维护是会计电算化软件系统维护的主要工作，包括操作维护与程序维护两个方面。作，包括操作维护与程序维护两个方面。n1、会计电算化软件的操作维护管理、会计电算化软件的操作维护管理n（1） 操作维护是日常维护工作，如通过操作软件进行操作维护是日常维护工作，如通过操作软件进行索引，删除系统垃圾文件等。索引，删除系统垃圾文件等。n（2）会计软

44、件出现运行故障，应利用软件提供的功能）会计软件出现运行故障，应利用软件提供的功能进行维护，如数据索引，意外中断处理等，维护应按进行维护，如数据索引，意外中断处理等，维护应按操作使用说明书进行维护，维护操作必须由系统维护操作使用说明书进行维护，维护操作必须由系统维护员或指定的人员负责。员或指定的人员负责。n（3）会计软件出现非软件本身提供功能所能维）会计软件出现非软件本身提供功能所能维护的故障，应报告有关领导，并请软件开发服护的故障，应报告有关领导，并请软件开发服务单位专业技术人员进行维护，非专业技术人务单位专业技术人员进行维护，非专业技术人员不得对软件本身设计原因出现的故障进行维员不得对软件本

45、身设计原因出现的故障进行维护。护。n（4）对正在使用的会计软件进行修改、对通用）对正在使用的会计软件进行修改、对通用会计软件进行升版等工作，要有一定的审批手会计软件进行升版等工作，要有一定的审批手续和记录。续和记录。n（5）在软件修改、升版过程中，要保证实际会）在软件修改、升版过程中，要保证实际会计数据的连续性和安全性，并由有关人员进行计数据的连续性和安全性，并由有关人员进行监督，监督，n（6）系统维护员负责会计软件的维护工作，及）系统维护员负责会计软件的维护工作，及时扣除故障，确保系统的正常运行。时扣除故障，确保系统的正常运行。n2.会计电算化软件的程序维护管理会计电算化软件的程序维护管理n

46、 会计电算化程序维护包括：会计电算化程序维护包括：正确性维护即纠正确性维护即纠正软件投入使用的过程中暴露出来的问题；完正软件投入使用的过程中暴露出来的问题；完善性维护，即使用过程中发现功能不全或运行善性维护，即使用过程中发现功能不全或运行效率不高时，在原有基础上进行优化处理；适效率不高时，在原有基础上进行优化处理；适应性维护；即在应用环境发生变化时，如组织应性维护；即在应用环境发生变化时，如组织机构调整、产品结构变化、新产品开发、人员机构调整、产品结构变化、新产品开发、人员变更等情况下，及时地做必要的适应性修正。变更等情况下，及时地做必要的适应性修正。n 对于使用商品化的会计软件，软件的修改、

47、版本升级等程序维对于使用商品化的会计软件，软件的修改、版本升级等程序维护是由软件开发厂家负责的，单位的软件维护人员的主要任务护是由软件开发厂家负责的，单位的软件维护人员的主要任务是与软件开发销售单位进行联系，及时得到新版会计软件。自是与软件开发销售单位进行联系，及时得到新版会计软件。自行开发软件的软件程序维护是由本单位系统维护员或软件开发行开发软件的软件程序维护是由本单位系统维护员或软件开发人员来完成的。会计电算化软件程序修改手续如下：人员来完成的。会计电算化软件程序修改手续如下：n（1）提出软件修改请求报告；）提出软件修改请求报告；n（2）由有关领导审批请求报告；）由有关领导审批请求报告；n

48、（3）原软件程序及数据存档；）原软件程序及数据存档；n（4）实施软件修改；）实施软件修改；n（5）进行软件修改后的试运行；）进行软件修改后的试运行；n（6）形成新的文档资料；）形成新的文档资料；n（7）记录软件维护修改情况；）记录软件维护修改情况；n（8）将新软件程序备份、文档资料、维护修改记录）将新软件程序备份、文档资料、维护修改记录存档。n3会计数据的安全维护管理会计数据的安全维护管理n 会计数据的安全维护是为了确保会计数据和会计软会计数据的安全维护是为了确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，其内容包括：其内容包

49、括：n、必须经常进行会计数据备份工作，以避免意外和、必须经常进行会计数据备份工作，以避免意外和人为错误造成数据丢失。人为错误造成数据丢失。n、会计数据备份应用会计软件提供的功能进行备份，、会计数据备份应用会计软件提供的功能进行备份，不得将系统软件完成的会计数据的备份为正式备份文不得将系统软件完成的会计数据的备份为正式备份文件。件。n、需要做备份的内容，是能够完全恢复会计系统正、需要做备份的内容，是能够完全恢复会计系统正常运行的最少数据，一般包括系统设置文件、科目代常运行的最少数据，一般包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、凭证，各种账簿、报表及其码文件、期初余额文件、凭证，各种账簿、报

50、表及其它核算子系统的数据文件。它核算子系统的数据文件。 n、会计数据日常备份，由软件操作人员保管，不作、会计数据日常备份，由软件操作人员保管，不作为会计档案管理。为会计档案管理。n、会计数据结账备份，应采用双备份，并作为会计、会计数据结账备份，应采用双备份，并作为会计档案分别保存在不同地点，备份盘应定期复制，以防档案分别保存在不同地点，备份盘应定期复制，以防止数据丢失、损坏。止数据丢失、损坏。n、在软件修改、升级和硬件更换过程中，要制定保、在软件修改、升级和硬件更换过程中，要制定保证实际会计数据的连续性和安全性的工作程序。证实际会计数据的连续性和安全性的工作程序。n、制定会计电算化系统发生意外

51、事故时会计数据的、制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护的制度，以解决因发生意外事故而使数据混乱或维护的制度，以解决因发生意外事故而使数据混乱或丢失的问题。丢失的问题。n、要健全必要的防治计算机病毒的措施，预防、检、要健全必要的防治计算机病毒的措施，预防、检测、清除计算机病毒。计算机病毒的存在是会计信息测、清除计算机病毒。计算机病毒的存在是会计信息正常运行的隐患，它能够破坏会计软件和会计数据，正常运行的隐患，它能够破坏会计软件和会计数据，因此应该避免使用来历不明的软盘和各种非拷贝的软因此应该避免使用来历不明的软盘和各种非拷贝的软件，以防止计算机病毒感染和传入。件，以防止计算机病毒感染和

52、传入。n3.1.7会计电算化档案管理制度会计电算化档案管理制度(掌握）掌握）n该制度包括会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销该制度包括会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度。毁管理制度。它是重要的会计基础工作，各单位必须它是重要的会计基础工作，各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，切实地把会计档案加强对会计档案管理工作的领导，切实地把会计档案管好。单位实现会计电算化后，会计档案具有磁性化管好。单位实现会计电算化后，会计档案具有磁性化和不可见的特点，而和不可见的特点，而会计档案管理办法会计档案管理办法的有关规的有关规定没有包括这方面的内容，因此必须根据这些特点和定没有包括这方面的内容，

53、因此必须根据这些特点和依据依据会计档案管理办法会计档案管理办法和和会计电算化工作规会计电算化工作规范范；修订本单位的会计档案管理制度。；修订本单位的会计档案管理制度。n 会计电算化档案的内容，包括存储在计算机中的会会计电算化档案的内容，包括存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的公式）等数据，以及会

54、计软件系统开发运行中编制的各种文档、会计程序及其他会计资料各种文档、会计程序及其他会计资料。 （一）用磁盘、磁带、光盘等介质存储会计数据的管理（一）用磁盘、磁带、光盘等介质存储会计数据的管理要求。要求。 1、不再定期打印输出会计账簿，应征得同级财政部门、不再定期打印输出会计账簿，应征得同级财政部门同意。同意。n2、保存期限同、保存期限同会计档案管理办法会计档案管理办法规定的书面形式规定的书面形式的会计账簿、报表。的会计账簿、报表。n3、记账凭证、总账、现金和银行存款日记账仍要打印、记账凭证、总账、现金和银行存款日记账仍要打印输出保管。输出保管。n4、要按照有关税务、审计等管理部门要求，及时打印

55、、要按照有关税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿和报表。输出有关账簿和报表。n5、重要会计档案应备份双份，并存放在不同地点。、重要会计档案应备份双份，并存放在不同地点。n6、采用磁盘、光盘等介质保存会计档案，要、采用磁盘、光盘等介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于介质定期进行检查，定期进行复制，防止由于介质损坏造成会计档案丢失。损坏造成会计档案丢失。n7、大中型企业应采用磁盘、光盘、微缩胶片、大中型企业应采用磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。计档案。n8、存有会计信息的磁性介质及其他介质，在

56、、存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。有副本。 （一）打印输出会计数据的管理要求（一）打印输出会计数据的管理要求n1、在由原始凭证直接录入计算机并打印记账凭证的情、在由原始凭证直接录入计算机并打印记账凭证的情况下，记账凭证上应有录入人员、稽核人中、会计主况下，记账凭证上应有录入人员、稽核人中、会计主管理人员的签名或盖章。收付账记账凭证还应由出纳管理人员的签名或盖章。收付账记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制人员签名或盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证。的记账凭证。n2

57、、在据手工事先做好记账凭证录入记账凭证然后进行、在据手工事先做好记账凭证录入记账凭证然后进行处理的情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可，处理的情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可，采用打印输出机制会计凭证代替手工会计凭证，应按采用打印输出机制会计凭证代替手工会计凭证，应按规定进行手工审核及签章。规定进行手工审核及签章。n3、计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输、计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，并根据有关出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，并根据有关规定进行审核及装订成册，作为会计档案保存，并据规定进行审核及装订成册，作为会计档案保存，

58、并据以登记手工账簿。以登记手工账簿。n4、总分类账可以用打印输出的、总分类账可以用打印输出的“总分类账本期发生额及总分类账本期发生额及余额对照表余额对照表”替代。替代。n5、日记账原则上要求每天打印，每天业务量较少不能满、日记账原则上要求每天打印，每天业务量较少不能满页打印的，可以在满页时打印。页打印的，可以在满页时打印。n6、明细分类账、总分类账可在满页时打印。，也可按月、明细分类账、总分类账可在满页时打印。，也可按月或按季、按年打印，但每年必须打印一次。或按季、按年打印，但每年必须打印一次。n7、在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的、在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的

59、凭证、账簿中表格线可适当减少。凭证、账簿中表格线可适当减少。n8、按要求打印输出的各种记账凭证，会计账簿、会计报、按要求打印输出的各种记账凭证，会计账簿、会计报表必须由有关人员签章审核确认，并且装订成册立卷、表必须由有关人员签章审核确认，并且装订成册立卷、归档。归档。n9、打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国、打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，保存期限按清晰，保存期限按会计档案管理办法会计档案管理办法的规定执行。的规定执行。n3.1.8会计电算化档案存档要求会计电算化档案

60、存档要求n1、会计电算化档案要严格按照财政部会计电算化档案要严格按照财政部会计档案管理会计档案管理办法办法等有关规定要求对会计档案进行管理等有关规定要求对会计档案进行管理。n2、会计软件及有关全套文档资料，视同会计档案保管，、会计软件及有关全套文档资料，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改后的五年。保管期截止该软件停止使用或有重大更改后的五年。n3、每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归、每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保