商业大厦物业管理制度档案建设

1、商业大厦物业管理制度档案建设 商业大厦物业管理制度与档案建设 1完备的管理工具 管理工具并非我们日常所用的手工工具和器材,而是*在xx开展物业管理服务工作所需的依据-各类支持性文件。 xx物业管理支持性文件由业主公约、物业管理委托合同、用户手册和各类管理规章制度构成。 1.1业主公约是一份全部业主均需签署的有法律依据的文件,订明全部业主所应负的责任及所享有的权利,并制定了各业主应相互遵守的管理规章及条例。当出现违反及影响他人的状况(如逾期不缴纳管理费及违章转变物业用途等违反管理条例的事项),业主公约亦赋予物业管理者权力及方法去禁制此类现象。 1.2物业管理委托合同是一份由管理委托方和受委托方(

2、物业管理公司)签署的具有法律效力的文件,订明签约各方所应尽义务及享有的权利,签约各方均需遵从,违者将担当相应的法律责任。 1.3用户手册是依据xx实际状况编制的用户指引性文件,主要具有说明书性质。 1.4xx的管理规章制度。 1.5*积累多年物业管理工作的丰富经验,建立有一整套富有操作性的规章制度系统,使各管理项目有章可循,有法可依。1996年,*引入iso9000质量体系,作为规章制度的重要组成部分,通过不断地补充和完善,为物业管理水平的提高发挥了重要作用。 1.6xx项目属于现代化高档物业,要求具有完善可行的规章制度系统,满意其各项使用要求。*以完善的规章制度和iso9000体系为基础,结

3、合全国城市物业管理条例和全国城市物业管理示范大厦考评标准的总体要求,提炼、形成xx物业管理规章制度体系:(见下页图) 图1管理规章制度结构图 *管理规章制度目录表1 序号制度类型制度目录 1公众制度精神文明公约 治安管理规定 电梯管理规定 消防管理规定 清洁卫生公约 绿化管理规定 装修管理规定 入伙管理制度 物业接管验收管理制度 公用设施维护管理制度 临明用电、用水管理规定 垃圾收集与处理管理制度 卫生消杀管理制度 2岗位职责主任岗位职责 副主任岗位职责 客户服务中心职责 序号制度类型制度目录 部长岗位职责 部长助理岗位职责 综合部职责 部长岗位职责 人力资源主管岗位职责 后勤选购岗位职责 档

4、案文员岗位职责 会计岗位职责 出纳岗位职责 仓管岗位职责 工程部职责 部长岗位职责 电气工程师岗位职责 通迅工程师岗位职责 结构工程师岗位职责 维护班岗位职责 修理工岗位职责 运行班岗位职责 管理部职责 部长岗位职责 物业助理岗位职责 安管班长岗位职责 大厦接待岗位职责 安管员岗们职责 消防监控员岗位职责 巡逻岗岗位职责 门岗岗位职责 义务消防员岗位职责 停车场道口岗岗位职责 停车场收费员岗位职责 3员工考核员工量化考核方法 员工量化考核标准 奖惩条例 序号制度类型制度目录 员工守则 4行政管理员工行为规范 员工招聘及辞退(离职)规定 员工培训制度 员工劳动管理规定 员工食堂管理规定 员工宿舍

5、管理规定 员工服装管理规定 办公物品管理规定 公文处理方法 档案管理、保密、借阅制度 物资选购管理规定 仓储管理规定 合同签订管理规定 5财务管理财务管理制度 财务公开监管制度 工资管理制度 收费管理方法 有偿服务收费制度 6客户服务客户服务中心工作流程 投诉处理和分析工作流程 意见调查和回访工作流程 日检工作流程 周检工作流程 有偿服务工作流程 业主请修工作流程 7工程管理机电设备管理工作制度 供电管理制度 配电房管理规定 供配电设备设施运行管理规程 供配电设备设施修理保养规程 给排水管理制度 给排水设备设施运行管理规程 2档案资料的建立与管理 物业档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组

6、成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业管理供应有力的支持。针对xx实际状况,我们拟采取系统化、电脑化的管理手段,对xx物业档案进行全面的收集和管理。 2.1档案资料的建立及分类 2.1.1档案资料的建立 a.采取系统化、科学化、电脑化的先进手段收集储存资料。 b.将收集的资料进行细分,分类标准严格根据建设部关于修订全国物业管理示范大厦标准及有关考评验收工作的通知发布后的新标准执行,做到条理清楚,分类合理,便于查阅。 c.根据资料载体的类型采用恰当安全保存方式。 d.全部资料档案实行"双档"(电脑档案、文本档案)管理。 2.1.2档案资料的分类 档案资料分类表 表2类别

7、资料内容 基础资料工程建筑产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文 b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证 c:拆迁安置资料、丈量报告 工程技术资料a:红线图、总平面图 b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 c:工程合同、工程预决算 d:工程设计变更通知及技术核算单 e:竣工图:1.单位建筑、结构、设备竣工图2.附属工程及地下管网竣工图 f:房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、空调、弱电、消防及智能化竣工验收证明书 g:钢材、水泥等主要材料的质量保证书 h:新材料、构配件的鉴定合格证书 i:供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备的检验合格证书、供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等

8、设备技术资料 j:砂浆、混凝土块试压报告 k:绿化工程竣工图 l:其它技术资料 接管验收资料a:接管验收手续 b:接管验收备确认凭证 c:接管验收物业本体确认凭证 管理合同资料a:前期物业管理服务协议 b:物业管理委托合同 物业管理委员会资料a:筹备成立文件 b:成立后运行文件 基金资料修理基金的建立、管理、使用、续筹的规定 管理目标及方案a:争创物业管理"示范小区"规划 b:物业管理实施方案 类别资料内容 公众制度资料a:业主手册 b:装饰装修管理规定 c:xx业主公约 d:公众制度 基础管理员工管理资料a:员工个人资料、聘用表 b:员工业绩考核及奖罚记录 c:员工培训计

9、划和培训考核记录 d:员工劳动合同 e:员工外出考评及参与演练记录 f:员工住房及内务管理记录 计算机管理资料a:计算机管理软件及使用说明 b:计算机网络管理及记录 行政文件资料a:管理处值班及督察记录 b:政府部门及主管领导部门文件 c:*及业主单位相关文件 d:规章制度、通知、通报等文件 e:接待来访参观记录表 业主、客户资料a:业主、客户管理资料、业主公约、装修档案、费手托收协议 b:业主、客户档案 c:业主、客户修理档案 客户反馈资料a:服务质量回访记录表 b:客户意见调查、统计记录 c:客户投诉及回访处理记录 修理资料a:修理申报表 b:修理服务派工单 c:修理回访记录表 房屋管理及

10、修理养护标识导示资料a:大厦栋号、楼层、房号平面示意图 b:引路方向平面图 类别资料内容 大厦房屋安全管理类a:禁止违章搭建及装修的规定及处理记录 b:装修验收记录 c:房屋安全检查记录 共用设备管理综合类a:设备安全运行规程 b:各设备运行岗位责任制度 c:定期巡回检查记录 d:维护保养记录 e:运行记录 f:设备修理档案 g:设备机房管理规定 h:相关岗位技术人员资质证书 供电系统a:送电、停电通知及记录 b:临时用电管理措施 c:停电应急处理措施 d:运行月报表 弱电系统a:智能化设施运行记录 b:智能化设施定期保养记录 消防系统a:消防24小时值班记录 b:消防设施设备清单 c:消防设

11、施设备使用方法 d:消防应急方案、消防疏散示意图 e:相关消防宣传资料及法规 f:火灾隐患检查记录 电梯系统a:电梯准用证 b:年检合格证 c:电梯操作及保养人员资质证书 d:电梯应急处理措施及记录 类别资料内容 给排水系统a:大厦用水、供水管理制度 b:业主用水、节水计划 c:给排水设施安全检查记录 d:水池清理记录 e:二次供水卫生许可证 f:水质化验单 g:操作人员卫生健康许可证 h:限水、停水通知及相关记录 i:供水设备四周环境检查记录 j:应急处理方案及相关记录 k:运行月报表 空调采暖系统a:中央空调运行记录 b:中央空调故障处理方案及记录 c:中央空调保养记录 d:采暖设备保养记

12、录 e:运行月报表 共用配套设施资料a:共用配套设施统计表 b:共用配套设施修理养护计划及记录 共用管线资料a:地下管网图 b:违章架空管线处理记录 照明设施a:道路、楼道、大堂公共照明统计表 b:安管人员训练计划和考核记录 安管及车辆管理安管资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录 b:安管人员训练计划和考核记录 c:社区安全防范措施 d:查岗记录、闭路电视监控系统录相带 e:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录 车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录 b:交通疏导图 c:停车场安全防范措施及设施记录 d:车辆管理记录、车辆具体资料 类别资料内容 车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记

13、录 b:交通疏导图 c:停车场安全防范措施及设施记录 d:车辆管理记录、车辆具体资料 环卫设施资料a:环卫设备、工具统计表 b:环卫设备、工具更换记录 清洁卫生管理资料a:清洁卫生检查标准及记录 b:国家环保标准:排烟、排污、噪音 c:处理污染事件记录 d:消杀垃圾清运记录 e:水池清洗记录 f:外墙清洗记录 绿化资料a:绿化规划图纸 b:绿化设施统计表 c:绿化保养计划及记录 d:绿化检查标准及记录 社区文化资料a:活动计划实施方案、总结记录 b:社区文化活动图片及录像记录 c:传媒报导 d:文化活动场所等设施使用状况 经济效益a:物业管理费用收缴统计表 b:有偿经营服务统计表 c:物业管理整体项目经营统计表 社会效益a:本物业管理项目所获取荣誉称号 b:舆论相关报导 3物业档案资料的管理 3.1档案资料管理运作流程 重要资料接收必需指定负责人验收,完善交接手续后立卷归档。日常管理文件(如管理公司通知、通报等)根据*制定的文件管理程序发放及接收手续、并立卷归档。 图2档案资料建立及管理运作流程示意图 3.2档案资料管理要求 a.综合部设档案管理员。 b.档案资料由综合部统一管理。 c.明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。 d.采用多种形式的文档储存方式(如电脑磁盘、录相带、录音带、照片、图表