建筑工程档案管理实施细则

1、建筑工程档案管理实施细则（编号： 20111025 ）第一条：根据档案管理规定 ，制订本细则。第二条：根据公司档案室资料情况综合本职档案管理员的岗位工作，档案室资料主要归纳为两大类：工程档案、行政管理档案；对两类档案的收集、管理、利用形成以下实施细则。（一）档案收集、管理归档分类表类别范围资料分类归纳主要内容形成部门移交时限保管部门保管期限工程档案前期商务资料投标审批、招标文件、招标图纸、投标答疑、投标文件、 履约类保函、 修正报价、 中标通知、合同谈判、施工合同、补充协议等资料市场经营部项 目 进 场 施工行政人力资源部长期竣工验收资料指对业主、 监理单位需递交的竣工预验收相关资料、竣工验收

2、会议资料、工程材料检验试验资料、 竣工图纸、 竣工资料验收移交资料、竣工资料电子文件等项目部通 过 竣 工 验收一个月内行政人力资源部永久竣工结算资料中间计量结算资料、中间预支工程款资料、索赔补偿资料、 工程量签证单、 经济签证单、 竣工计量结算资料等项目部、市场经营办 完 结 算 一周内行政人力资源部长期施工过程资料指与业主、 监理单位、 监督部门发生的工作联系单、 施工指令、 专题报告、 相关报表、 相关会议纪要等往来文函资料项目部通 过 竣 工 验收一个月内行政人力资源部短期内部经营资料指公司、 项目部、 作业队伍、 供应商四者之间的责任书、 协议、合同等经营合约、 索赔补偿、计量结算、

3、 款项支付等全过程内部经营活动资料项目部、市场经营部通 过 竣 工 验收一个月内行政人力资源部短期安全文明施工资料指施工现场的安全生产责任制、安全目标管理资料、施工组织设计、 经安全监督站批准的施工安全技术措施申请表、安全技术交底、 安全检查、安全教育、班前安全活动等相关资料项目部通 过 竣 工 验收一个月内行政人力资源部长期行政管理档案行政内务资料上级单位（集团）颁发的需公司执行的决议、决定、指示、命令、规定、计划、批示、通知等文件材料； 公司呈批件和上级单位批复；项目部的呈批件、 报告和公司的批复；公司调查研究、 研发成果、 管理体系推进、 资质升级所形成的资料； 公司颁发规定、 通知、

4、通报等各种正式文件的签发稿、印制稿、 重要文件的修改稿及相关单位往来文件等；档案移交目录、档案查 /借阅台账记录资料各部门下 年 度 三 月份前行政人力资源部长期 /短期图书资料工程常用工具书籍、定额、常用设备保养维修相关书籍、公司培训学习光盘等各部门由 档 案 室 统一保管， 需要用 时 办 理 相应 借 阅 手 续即可行政人力资源部长期工程常用广联达算量软件（计价、算量）、睿特、神机妙算、智多星（房建） 、智多星（水利）纵横、各部门由 档 案 室 统一保管， 需要行政人力资源长期软件纵横（盗版） 、同望（盗版）工程软件锁用 时 办 理 相应 借 阅 手 续即可部以上档案仅竣工资料 、 竣工

5、图纸、 竣工结算资料按业主、监理单位要求编制整理、组卷外，其他资料归档统一按公司档案管理规定整理装订成册且办理相应移交手续。档案的利用依据公司 档案管理规定 第 4.4 项执行， 同时填写“文档查 /借阅申请单”。每年第一季度进行档案清理对鉴定失去保存价值的档案，需编造销毁清册，并填写“文档销毁申请单”报公司档案资料相关部门负责人、各部门负责人、公司经营层领导审批后销毁，档案销毁时至少需要2 人在场。（二）档案资料查 /借阅审批程序利用内容和方式所在部门负责人档案管理员行政人力资源部经理公司总经理职责范围内的相关档案查阅审核借阅、复制审批职责范围外档案查阅审核审批借阅、复制审核审批外单位人员利

6、用公司资料审批注：独份及涉密档案资料一般不允许外借，如有特殊情况需外借须经公司总经理批准。档案管理实施表单：卷内文件目录卷内备考表档案资料复制申请单档案资料借阅申请单资料移交书档案资料销毁申请单卷 内 文 件 目 录分类号：案卷号：保管期限：长期第页序号文件编号责任者文件题名日期页次备注卷内备考表盒 内 文 件 情 况 说 明: 本案卷共有文件材料页，其中 :文字材料页，图样材料页，照片张。说明：整理人 : 检查人 : 年月日湖南五强工程有限公司文档借阅申请单【】查阅【】借阅申请部门申请人申请日期资料名称借阅目的审批签名：执 行 情况 记 录湖南五强工程有限公司文档复制申请单【】复印【】印制申请部门申请人申请日期复制目的文档名称审批签名：执 行 情况 记 录湖南五强工程有限公司文档销毁申请单申请部门：申请人：日期：销毁申请文档名称文档编号文档密级销毁原因数量领导审批销毁执行销毁方式执 行 人见 证 人日期资料移交书工程名称施工单位