浅论基层档案中常见的混合型档案文献

1、浅论基层档案中常见的混合型档案文献哈尔滨市阿城区交界中心学校 黑龙江哈尔滨150300摘要：基层单位业务量小，单位的层次较低，一定要重视混合型档案文 献的编写，保留最宝贵的原始资料。基层档案常见的混合型档案文献有手册、年 鉴、志书。善于因地制宜，利用单位的现有条件，有选择、灵活地运用档案文献 的体裁，编写出高端大气上档次的档案文献。关键词：基层；混合型；档案文献；类型基层档案管理工作是整个档案管理工作的基础，基木材料的积累能让我 们更好地了解事件的全貌，为工作的顺利开展积累宝贵的经验，所以无论是文书 档案的内容，还是科技档案的内容，都要以便于参考为重要目标。我多年从事基 层档案保管工作，我深切

2、地感到：由于基层单位业务量小，单位的层次较低，一 定要重视混合型档案文献的编写，保留最宝贵的原始资料。无论是历史档案，还是现行档案，无论是文字材料，还是数字材料、图 形、图片、音像材料，都可以根据实际需要及编纂条件，在混合性档案文献中体 现出来。正因为混合型档案文献能够打破上述区分界限，所以混合型档案文献能 够受到基层档案管理者的喜爱并且迅猛发展，它也能够适应人们全面、综合、快 捷地获取多层次、多角度、多样性档案信息的需求，能更好地与信息社会接轨融 合，适应现在快节奏的社会步伐。基层档案常见的混合型档案文献有手册、年鉴、志书。现在简介一下它 们的编纂方法及应该注意的问题。一、手册手册，又可以称

3、指南、通览等，是把某一方面的成型的有指导性的专业 知识、常用的数据、常见的现象和其他信息汇集于一书的混合型档案文献出版物, 是便于人们随时随手查阅的一种工具书。编纂要求:1、手册要有总体设计的指导思想，主要构成部分因题而异。这样方可 以集各种类型的编纂成果于一书，变单薄为厚重，变零散为为集中，变单独为系 统，把编纂成果变为精品，拳头产品。2、尽力保持手册内容的权威性、新颖性、实用性。我们既要相对稳定 地编写，也要及时地修订补充新的内容。3、保持手册的综合性。每一个档案部门都可以编写手册，但是各地、 各行业、各系统、各部门的档案部门首先要自立更生，但也要借鉴其他信息部门 的编纂成果，综合发挥图书

4、、情报、资料等诸多渠道的参考作用，体现出手册的 综合性。注意爭项：手册的编写要以题目的特点和读者的需要为依据全面考虑。例如，我们 要编纂交界中学各项制度手册，这就是以手册的方式汇总近几年学校制定的 各项规章制度的可贵尝试。可以由档案室和业务部门共同编写，分门别类地对学 校各项行之有效的制度作全面系统的介绍，可满足学校管理者查询和参考借鉴的 需要，也能够对本单位的管理工作起到继往开来的功效。手册的编写不是一次、二次档案材料的简单罗列，要有系统性，做到条 理清息二、年鉴年鉴是系统汇编上一年度重要的档案信息、逐年连续编纂的资料性工具 书。基层档案部门可以编写的年鉴，按内部体裁可划分为一般性年鉴、综述

5、性年 鉴、统计性年鉴。当然,也有以形象化的图画、照片为主的图录性年鉴,不过在档案部门很少采用。 以文献目录、索引等为主的检索性年鉴，是大型档案馆可以编写的检索性资料, 为社会各界及时利用这些档案创造良好的条件。编纂要求：1、年鉴的编写要以年为时间单位。年鉴要将某一领域一年内的信息、 资料加以积累、筛选、整理、综合、集中、汇总，无论是横向对比还是纵向对比， 以年为单位。2、年鉴的内容要全面。年鉴以反映上一年的动态性、共时性的内容为 主，也要兼顾到一些静态性、历吋性的内容。在对年鉴进行总体设计时，要统筹 安排相关内容的集中与分散、详细与缩略的关系。3、年鉴栏目的种类宜多样化。年鉴可设“专文”、“综

6、述”、“论坛”、“调 查报告”等，要注意资料的纵比和横比，绝对与相对的关系，种类和质量被不少 发达国家看做是文明程度的标志之一。注意事项：一般性年鉴，例如地方性及某些专科性年鉴，一定要做到文字叙述、图 表传录、统计数据兼而有之。体裁多样化，功能齐全化，注重综合性在一些数据资料丰富的领域，可以编写统计性年鉴。这类年鉴以数据表 格为主，力求资料的全面性、准确性、系列性。年鉴或类似年鉴的综合性的档案信息数据库，很可能是未来档案信息交 流和研讨的主要方式之一，所以档案工作者一定要掌握编写的技巧，编纂出高精 尖的作品。三、志书志书是记事的书和文章。档案部门编写的志书，可以分为部门志、行业 志、专业志、单

7、位志、专题志等。编纂要求：1、志书编写要全面。要横向记载各方面的翔实完备的资料，基层的志 书主要是记叙当代的一些重要的事情。2、志书的形式要多样。编纂吋要做到横不缺项，纵不断线，详今略古。3、志书的广度要周全。我们要注意遵循志书编写体例，横排门类，纵 写事实，顾及沿革。注意事项：志书与史书不同，史主要纵向记载往昔的大体事迹并且阐释其内在联系，一般是当代修志，后代修史。志者，记也。在日常工作中，要注意积累工作资料，保证志书里的资料的真实性、可 靠性，能为日后的工作提供借鉴。总之，上述手册、年鉴、志书是基层单位的档案部门的比较典型的混合 型档案文献，可以说，混合型的档案文献将是今后档案文献编纂成果的主流。全 面掌握各种类型的档案文献的编纂方法，善于因