浅议学校档案管理工作现状和改进建议

1、浅议学校档案管理工作现状和改进建议学校档案是学校在从事教育、教学、科研活动过程 中形成的，具有保存参考价值和凭证作用的原始记录。它客 观地记录着学校各项实践活动的发展历程，同时，也是衡量 学校教育、教学质量和管理水平的重要标准。它真实记录着 学校在各个历史时期的教学工作和社会实践活动情况，是学 校历史发展的宝贵财富，在学校工作中起着承前启后的重要 作用。学校档案工作是学校重要的基本工作之一。通过自己多 年档案管理工作实践，不断探索，分析并总结经验教训，加 强业务学习，使自己对学校档案管理工作有了较深刻的认 识，在工作中发现一些问题，在此谈谈自己的粗浅认识。一、学校档案管理工作的重要性和必要性1

2、. 学校档案是学校发展历程的原始记录学校档案是学校教育、教学活动的原始记录，它真实和 客观地反映学校各项工作的发展历程，同时，又是学校广大 教职员工在教育、教学实践中的智慧结晶。它包括学校的文 件资料管理、教育教学成果、教研实践活动、学生技能实操 考核、学生学籍管理、招生入学工作、毕业就业工作、财务 账目管理、总务固定资产和教学设备账目管理、后勤服务管 理、年度考核管理、技能培训、职业鉴定、特种作业培训等 方面的内容。随着计算机信息技术的迅速发展和广泛应用，学校办公 自动化得到普及。在各项工作中，形成大量文字材料、声像 资料、电子信息、电子文件等。这些档案资料需要经过档案 人员进行收集、整理、

3、鉴定、编目与检索、保管、统计、编 研并利用于各环节工作。去粗取精，去伪存真，确保被归档 的档案完整与安全，使全部案卷科学规范，能够准确客观真 实地反映学校发展的历程，为以后的档案管理工作奠定坚实 基础。2. 学校档案管理工作的性质及特点学校档案工作是专门管理学校各部门档案资料的一项 专业的业务管理工作，也是国家教育科学文化事业的重要组 成部分。就其作用和性质来说，是有一项有管理性、服务性 和政治性的工作。从其工作的特点说，档案工作与其文献及 图书管理工作有相同或相似的特点，都具有对信息的存贮、 加工、输入和输出的传输过程和控制系统。但档案工作又有 本身的特点：第一，档案资源形成与积累的缓慢性；

4、第二， 档案管理过程的阶段性；第三，档案来源形成部门的依赖性; 第四，档案机密性对社会的相对封闭性。在学校档案管理的实践中，档案形式的不同记录载体， 形成不同类型的档案，在管理方面有其各自不同的具体方 法。但其基本要求存在一定的共性，概括地说，主要是资料 完整与安全、方法科学与规范以及管理的经济性与现代化等 方面的要求。3学校档案是学校的教育、教学工作总结学校档案客观地记录着学校各项实践活动的发展历程， 真实地反映各发展历史时期的教研成果和经验教训；又是今 后学校制定各项工作发展计划不可缺少的借鉴、查询理论依 据和工作总结。对档案进行综合性地分析研究，去粗取精， 能够全面掌握学校在不同时期的组

5、织沿革变化、机构演变过 程和教育建设成果第一手宝贵资料，为学校整体教育工作的 改进和发展，起到巨大的推动作用。二、学校档案管理工作存在的问题目前，部分学校对档案管理工作不够重视，档案管理资 源不足和管理手段落后，主要表现在以下几方面：1.档案管理意识淡薄，管理工作落后，利用率低学校由于多方面的原因，对档案管理意识淡薄，没有深 刻认识到这项工作在学校整体工作中的重要性和必要性。有 些学校领导压缩档案基础建设经费，导致档案硬件设施不 足，管理落后，工作封闭，利用率低；有些管理人员法规意 识淡薄，对档案法学习认识不深刻，不按照国家有关制 度管理档案；有些学校频繁更换管理人员，非专业人员兼职 管理，这

6、些现象都是档案管理得不到重视的具体表现。2档案管理人员业务素质不高，档案管理工作难度大基层学校一般不设专职岗位管理档案，有些学校让教师 兼职管理或临时抽调闲置人员管理档案，这些人本身学历不 高或者没经过系统的专业培训，在缺乏必要的专业知识和管 理方法情况下，很难保证工作质量。另外，在档案形成前， 各部门环节工作上，专业知识薄弱，经常出现丢失、缺页、 损坏不全的文件材料，难以符合完整与安全的归档要求。诸 多因素，严重制约档案工作的发展。3. 档案基础设施落后，档案完整性不够档案基础设施是档案工作规范化科学管理的重要物质 基础。要保证档案管理的质量，必须具备标准的基础设施、 设备。但当前基层学校：

7、（1）档案室基础建设设施不达标， 防虫蛀、防潮湿、防霉烂、防偷盗、防火灾等条件不够，容 易造成损坏或丢失。（2）管理设施落后，规范不统一，不符 合当前多样性档案的科学管理要求。（3）缺乏科学的认识， 对档案信息资源的开发和有效利用做得不到位。档案资料收集不完整：（1）各部门只注意本职工作中形 成的专业档案资料，对整个学校教育、教学、实践活动中， 形成的档案资料，收集、整理工作不能认真对待。（2）档案 在归档过程中出现任意归档、错归乱放、资料缺页、丢失不 全的现象，使得档案管理工作的发展受到阻碍。三、提高学校档案管理工作水平的建议当前，改进档案管理工作，要在变革中求发展，不断提 高工作效率，实现

8、规范化科学管理是档案工作的根本目标。 在此谈谈个人对档案管理工作的改进建议：1学校领导重视，制定完善的档案管理工作体系学校各级领导都要以积极主动的态度重视档案工作，组 建以校领导挂帅，各科室负责人参与的档案领导小组，指导 和监督本单位的档案工作。制定科学的档案管理制度，加强 档案工作体系建设，高度重视档案管理工作，建立档案工作 业绩考核机制和监督检查工作机制，加大政策支持力度，推 动学校工作的全面开展。2加强档案管理基础设施建设，搞好管理人员队伍建设档案基础设施建设是增强档案工作科学化和规范化管 理的重要条件，也是推动档案工作现代化信息管理技术应用 的有效手段。要建立综合档案室，购置添加管理设

9、备，做好 档案室各项防盗、防火、防霉、防虫措施，从根本上确保档 案的安整和安全。加强管理人员队伍建设，抽调政治觉悟髙，业务能力强, 具有吃苦耐劳精神的同志，充实到档案管理队伍中，要积极 开展档案业务培训，系统地学习计算机信息管理技术和档案 专业知识。督促档案管理人员掌握并应用先进的技术设备和 科学管理手段，开展我们的工作。3强化档案意识，充分扩展档案资源举办讲座，加大档案管理工作宣传力度，开展形式多样、 丰富多彩的宣传教育活动。印发宣传材料，制作宣传专栏， 举办知识竞赛，使全体师生重视和支持学校的档案工作；在 各科室、教研组选派责任心强的同志兼职档案协管员，鼓励 他们主动参与积极配合学校档案收

10、集、整理工作。要扩展档 案资源开发建设，不断强化档案意识。档案的积累过程比较 缓慢，在学校档案工作中，收集、整理有日后查考价值的文 件资料，是一项重要的工作，要尽可能地扩大收集范围，从 深度和广度上，挖掘有价值的档案资源，不断丰富学校档案。4. 完善档案管理，提高档案利用效率科技的发展，电子信息技术普及，加快学校档案现代化 管理步伐，使传统的手工操作转变为采用高科技方法管理档 案。它对档案管理工作者提出新的挑战和更高的技术要求， 以方便快捷的管理方法，提高档案利用效率，发挥档案信息 价值，让人们真切地认识到档案工作现代化信息技术的重要 作用，从而为学校档案管理工作的顺利开展创造条件。总之，学校档案是学校各项活动发展历程的原始记录。 它是学校教育管理建设和教育事业发展的