浅议会计电算化条件下内部控制

1、浅议会计电算化条件下内部控制【摘 要】本文通过分析会计电算化条件下内部控制应达 到的目标及会计电算化条件对内部控制的影响，提出了加强 会计电算化条件下内部控制的对策。【关键词】内部控制目标对策前言随着科学技术的快速发展及计算机技术在会计领域的 广泛应用，使会计信息的处理方式有了很大的变化，使其变 得更为及时、准确和高效。但由于受各种因素的影响，财务 数据的安全性和准确性有可能受到很大的威胁。因此，对会 计电算化条件下的内部控制工作进行研究，为保证会计电算 化系统的安全、正常运行是非常必要的。1. 会计电算化条件下内部控制应达到的目标1.1控制操作人员的职能，避免出现错误和舞弊的风 险。授权，批

2、准控制是一种常见的基础的内部控制。在手工 会计系统中，对于一项经济业务的每一环节，都要经过某些 相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后，职能划分发 生了巨大变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主， 因而电算化功能的高度集中导致了职责的集中；特别是会计 人员的职能开始从核算型向管理型转移。某些人既可从事数 据的输入，又可负责数据的输出和报送。如果不加强内部控 制，就会使某些计算机操作员直接对使用中的程序和数据进 行修改，操纵处理结果，从而加大了出现错误和舞弊的风险。1.2确保原始数据操作的准确度，保证会计信息质量的 真实性、完整性和准确性。在电算化会计中，电子计算机输 出的数据是在程序控制

3、之下，对输入的数据自动进行加工处 理，并储存于磁性介质上。所有记账、分析及编制会计报表 等工作均在计算机程序的控制之下自动进行。然而，电脑中 的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入计算机的，一 旦原始数据在输入中发生错误，计算机无法识别，只会将错 就错地进行各种计算工作。因而自动处理数据的准确性，完 全依赖原始数据输入的准确性，会计电算化的这一固有弱 点，对内部控制提出一些新的要求：一切数据的处理方法和 过程都必须规范化，并保持准确性和相对稳定性，这样才能 保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。1.3规避会计档案无纸化和电脑操作无形化产生的风险。在手工方式下，信息以账、证、表等形式存储在

4、不同的 纸质上，增、删、改了的凭证或会计账册都可以从各自的笔 迹和印章上分清责任。但实行了电算化后，有形记录较传统 手工会计系统大为减少，凭证、经济业务事项的说明和账簿 等大多要依赖计算机方可录入、阅读或查询，在电算化会计 下，数据的载体不同了。信息来源于数据和程序，并且从一 开始就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不 被打印出来，只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。如果 缺乏适当的内部控制，那么未经批准擅自改动数据的可能性 就明显增大，而且数据改动后可不留下任何痕迹。2. 会计电算化条件对内部控制的影响会计电算化使传统的会计系统、组织机构、会计核算形 式及内部控制制度发生很大变化，

5、其中对内部控制制度的影 响最为明显。首先在传统的手工会计工作环境下，内部控制 的原则是职务相分离，职权不相容，不同的工作人员在各自 确定的工作区域内工作。各司其职依照相应的制度进行严格 监督，也就是说手工会计系统中，内部控制的方式，主要是 人员的内部牵制制度，但在电算化会计信息系统下，这一制 度的重要性下降，甚至得不到遵循。内部控制的形式已由原 来的制度控制变为制度和程序软件控制。其次，随着电子商 务、网上交易等的推行。每一项交易发生时，有关该项交易 的信息由相关人员直接输入计算机并由计算机自动记录，原 来在核算过程中进行的各种有必要核对审核的工作，有相当 的部分变为计算机自动完成了，这些程序

6、化的内部控制的有 效性取决于应用程序，如果程序发生差错或不起作用，就会 使失效控制长期不被发现，从而使系统在特定方面发生错误 或违规行为的可能性增大。由于上述影响，原有的内部控制 制度已不能适应电算化系统的要求。计算机会计系统的内部 控制是一个范围大，控制程序复杂的综合性控制，要尽量使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。3. 加强会计电算化条件下内部控制的对策3. 1管理控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划 分、监督管理、档案管理等。组织结构控制，在手工会计系 统中，财务部门一般主要从组织形式和组织程序上实行岗位 控制，其中，组织形式控制是通过财务部门按经济业务性质 分为几个不同

7、的职能组来实现相互牵制和相互监督的控制 作用；而组织程序，则是通过账账核对、账证核对、账实核 对以及会计主管对凭证、账簿和报表的审核制度来实现处理 的合理性与合法性。在电算化会计信息系统下，尽管会计系 统运作的主要原则没有改，但在实现了会计电算化后，应对 原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机系统的要 求。可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、 数据处理组和会计信息分析组；也可按会计岗位和工作职责 划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、 电算审查、数据分析等岗位。职责划分，内部控制的关键之 点就在于不相容职务的分离；计算机会计系统与手工会计系 统一样，对每一项可能引

8、起舞弊或欺诈的经济业务，都不能 由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部 门承担。在计算机会计系统中，不相容的职务主要有系统开 发的职务与系统操作的职务；数据维护管理职务与电算审核 职务；数据录入职务与审核记账职务；系统操作的职务与系 统档案管理职务等。为防止舞弊或欺诈。应建立一整套符合 职责划分原则的内部控制制度，同时，还应建立起职务轮换 制度。监督管理控制，监督管理控制的作用则是在明确各职 能组织部门有关人员的工作责任与处理范围的基础上，建立 和执行工作完成情况的监督与考核制度，以保证会计控制工 作能够高质量的进行和完成。档案管理控制，计算机会计系 统的有关资料应及时存档，应建

9、立起完善的档案制度，加强 档案管理。应定期对所存档案进行备份，并保管好这些备份, 建立防止档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。3.2数据资源控制。完整性控制，计算机会计系统的完 整性控制，主要通过现代数据管理系统的完整性控制机制来 实现，当前一个功能完善的数据库管理系统，都能够对其管 理的数据库中的数据，在逻辑关系上提供语义参照关系机 制，来检验和保证数据库系统中的有关数据，在进行了相关 控制应用操作后，仍然保持逻辑上的语义完整。数据加密， 数据加密策略的实施，主要通过数据库管理系统的数据加密 和存放功能实现；其作用不仅维护了数据信息的保密，而且 使得合法操作人员只能通过系统规定的程序实施操作和控 制活动。3.3日常控制。业务发生控制又称“程序检查”控制， 主要目的是采用相应的控制程序鉴别拒纳各种无效的不合 理的以及不完整的经济业务。在经济业务发生时，通过计算 机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行 检查和控制。数据输入控制，首先要求输入的数据应经过必 要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采用各 种技术手段，对输入数据的准确性进行核验，如总数控制核 验、平衡核验、数据类型核验等。数据输出控制是为了保证 输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控 制一般就检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是 否完整，