时间管理之每日三件事

1、时间管理之每日三件事整理两个时间管理工具：时间管理四象限法则和任务清单。 传说中的四象限法则时间管理的四象限法则，是史蒂芬科维提出的时间管理理论, 该理论把事情按照重要和紧急程度划分为四个象限：重要而且紧急、 重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。如图：4h:紧急乂重更事项f '111LII重更但不紧憩事项11111彳4：U1:紧急但不董茎奠项1 .IV不紧急也不範襄皐项11111111紧急命不紧急i不重¥之所以说这个理论是传说中的理论，是因为大多数人只知道这个 理论没有实际去行动，或者很多人实际行动过，但是掌握的方式有误。 今天，为您详细介绍了四象限理论的具体用法。

2、1、四象限法则分析第一象限：紧急重要。有些事情非常重要，而且马上去做。对于 这些事情，我们需要问自己一个问题：真的有那么多重要紧急的事情 吗？第二象限：重要不紧急。这些事情很重要，但是好像木有那么急迫。在这个领域中，我们需要思考的是，如何避免更多的事情进入令 人讨厌的第一象限？第三象限：不重要但紧急。遇到这个阶段的事情，需要将这件事 与手头正在做的工作进行重要性对比， 通过正确的评估来衡量这件事 是否紧急。 这个象限的问题是： 我们如何尽量减少第三象限的事务？ 第四象限：不重要不紧急。 这个阶段的事务基本都是用来打发时 间的。我们可以用这个象限的事务来调剂生活， 但是不要沉迷于这里。 这个象限

3、的问题是：我们在工作中，是否有必要进入这个象限？四象限分类方式有了， 但是如何区分重要和不重要， 如何区分紧 急与不紧急呢？重要/ 不重要：根据自己的职业价值观区分。符合自己的价值观 的事务，才是重要的。紧急 / 不紧急：以任务的截止日期为标准， 区分出紧急和不紧急。 最后还有一个优先级排序， 这个呢就看我们自己的意愿程度。 比 如我想先做这个，然后再去做那个，那么优先级就有了。2、四象限实战区分出了重要 /不重要、紧急/不紧急的事情， 我们就能将这些事 务放在四象限中。 当一周所有的任务在四个小格子中层次分明， 我们 能很明显发现哪一个象限中的事务最多， 然后结合四象限中的问题思 考，如何进

4、一步改进，让工作状态更合理与轻松。处理四象限事务的原则： 第一象限：紧急重要的事情，立即去做。这一片的象限貌似是个 雷区，而且基本是由于第二象限的工作没有处理好造成的，因此，所 有的工作事务越少进入这里越好。第二象限：重要不紧急的事情，有计划去做。不能因为不紧急就 拖延去做， 不然这些本来不紧急的事务， 最后都会因为时间截止而全 部进入第一象限，为自己带来巨大的压力。第三象限：不重要但紧急的事情，交给别人去做。这个区域的事 务都是我们忙碌而盲目的源头。巧妙运用“猴子法则” ，如果能给别 人做就给别人做，不能交给别人，这些事情就委婉拒绝。第四象限：不重要不紧急的事情，尽量别去做。这是用于缓冲调

5、整的象限，切忌在此浪费太多的时间。3、第二象限工作法在四个象限中， 第二象限工作法是四象限的核心和最终目的。 因 此，我们的大部分精力都应该围绕着如何在第二象限中高效工作而进 行。所以，请将第二象限的工作进行任务分解和目标描述。一件事物， 我们应该做哪些事情才能完成它， 每一个步骤的负责 人都是谁，我们应该完成到什么程度，需要耗时多少当一系列的 分解明细呈现在我们面前， 我们就很容易克服拖延、 提高自己工作的 标准，认真对待我们的工作时间。4、下一步行动学了四象限，开始练起来吧： 练四象限法则，将一周的工作事务安排在四象限 对所有的第二象限进行任务分解与目标描述如何制定每日任务清单为了让自己不

6、偏离目标方向， 按时完成应完成的任务， 可采取的 最有效的方法之一便是制定每日任务清单。第一步：头脑风暴 首先，把你第二天需要完成的任务都列出来： 每一个任务都是清 单上的一项，不要去想先后顺序，也不要去想时间安排，只管写下即 可。Tips ：你也可以使用一张大约 6*10cm 的小卡片，每一张卡写一 个任务。你可以把它们 * 口袋，还可以重新排列顺序，省去了抄写淸 单的麻烦。第二步：估算时间现在，估算你在第一步中所写的每一个任务完成所需的时间。 刚开始练估算的时间可能会不准确， 没关系，做出最佳估算即可， 练的越多，你的时间估算能力也越强。将你完成所列任务需要的总时间和你的空闲时间进行比较，

7、 如果 你的任务清单需要 8个小时来完成，而你的空闲时间只有 4 个小时， 这就是个潜在的问题。如何解决这一问题，请见第三步。第三步：分清轻重缓急为了避免超负荷安排， 你需要决定清单上的哪些任务是最重要的， 是必须在有限的时间内完成的。如何掌控自己的时间和生活 一书里就给出了很好的建议： 把 每一个任务按照A B、C的顺序进行标记。清单上标记为A的任务是最重要的。它们要么是快过了最后截止 日期，要么是必须立即完成的任务。 还有一些是跟你的短期目标直接有关的活动。清单上标记为B的任务也是重要的，但不如 A任务重要。B任务 可能过些日子也会变成 A任务。但当前，它们不如 A任务那么紧急。C类任务往

8、往是些小事、易事，也没有时间限制的。这些，也可 以推迟。在对清单任务进行标记之后， 就开始为 4 类任务安排时间。 完成 本轮A类任务之后，如果你还不用马上开始下一轮 A类任务，就可以 随便找个时间完成B类和C类任务。第四步：划掉完成的任务随时把任务淸单带在身上， 每完成一个任务， 就把它从清单上划 掉，如果你想到了新的任务，也可以添加上去。如果你用的是小卡片，则可以把已完成的任务卡片撕掉或回收， 从清单上划掉任务或是撕掉任务卡片的感觉很棒一是对你的勤奋的 一种看得见的奖励，能给你带来成就感。第五步：评估一天结束时，评估一下自己的表现。看看是否有未完成的A任务， 是否有反复出现的B和C任务，考

9、虑是把它们升级为A任务呢还是通 通去掉。同样，对于未完成的A,你也可以考虑是否应该把它们降为 B或Co 完成评估之后，就开始为第二天准备新的任务清单。要敢于承认错误。你一开始觉得应该属于A类的任务后来却发现 其实属于C,而日复一日出现在清单最下面的 C任务其实应该属于Ao 在你持续做任务清单的过程中，要及时地对任务的重要性作出调整，尽量避免问题的产生。其它说明ABC 系统也并非给任务清单排序的唯一方法。有些人就喜欢 “80-20 ”系统。它的理论是一张任务清单的价值 80%是来自清单上 20%的任务。因此，对于一个有 10 个任务的清单，你就需要找出其中 两个最为重要的，然后万无一失地完成它们

10、。还有一个方法是用“是” 、“否”或“可能”来对任务进行分类。 标记为“是”的任务是都需要完成的。标记为“否”的任务可以直接 忽略。而标记为“可能”的任务可暂时搁置，等你有空的时候再把它 们分为“是”和“否” ，进行处理。你也可以发明专属于你的任务清单处理风格。 你可能会觉得 “杂 事”或“阅读任务”这种分类方式最适合你。那么充分发挥你的创造 力吧。记住，提前制定一周甚至两周的计划是很重要的。这样，能使每 日任务更好地与总体情形结合起来， 以及与长期目标联系起来。 有了 周计划，面对每日任务清单时，你也就不会慌张了，哪些需要当天完 成，哪些可以过几天再完成，对照一下周计划，就一目了然了。总之，不管在什么时候， 你的首要任务都是给自己制定一个任务 清单。6，在前一晚就明确次日的目标。 在前一天的晚餐前，确定第二天要做的最重要的一两件事。 畅销书作家 Dan Pink 也给出了同样的建议