探究新形势下档案管理工作规范化途径

1、    探究新形势下档案管理工作规范化途径    王强摘 要：在社会活动中，档案管理是最为重要的管理活动，不管是对经济活动，政治活动还是教育活动来说，意义重大。是企业从事经济活动的保障，是教育事业对学生进行考核及评价的参考依据，是行政事务展开的前提条件。在新形势下，我国经济政治环境有了一些转变，加大了档案管理工作的难度，对档案管理工作规范化提出了更高标准的要求。本文阐述了档案管理工作规范化的意义，分析了新形势下档案管理工作遇到的问题，针对问题，提出了合理的解决途径。关键词：新形势；档案管理工作；规范化途径在新形势下，只有加强档案管理工作的重视度，才能提高

2、其工作效率。然而现阶段大多数工作人员对档案管理工作的重要性并不是很了解，使得档案管理工作不能顺利展开。在发展过程中，单位必须对档案管理方法进行创新，并严格遵守档案管理工作的标准要求，对档案进行规范化管理，尽可能的提高服务质量，为事业单位提供便利，从而促进社会经济建设的发展。1.档案管理工作规范化的意义1.1顺应档案管理工作的标准要求企业和其他单位在经营过程中环境发生变化的主要原因是政治经济环境发生了巨大改变，这一改变牵动着其他环境的变化，一旦不能快速适应政治经济环境所带来的变化，就会给企业和其他单位造成一定的影响。档案管理是记录企业和其他单位发展的历史信息，是企业和其他单位在发展过程中的首要选

3、择，记录着企业在发展中所做的所有努力，为企业提供参考依据。做好档案管理工作，能够确定企业的发展方向，找出在发展中所遇到的问题，从而推动企业和其他单位的可持续发展。1.2加强自身管理单位日常管理的核心部分就是档案管理，对一个企业来说，档案管理是企业发展的前提基础，把在发展过程中遇到的问题进行整合，归档，为企业在日后的发展过程中提供参考依据。与此同时，档案管理还是企业创建企业文化的重要手段，有助于企业良好形象的树立。对学校和单位来说，档案是教学经验和绩效考核总结的重要依据，与单位的日常运营有着密切联系。对档案进行规范化管理，可以在一定程度上提高工作效率，有助于加强企业自身的管理。1.3促进企业单位

4、快速发展企业管理是企业运营过程中所必须的活动，档案管理与现代企业管理有着紧密联系。通过总结和整理企业单位的发展过程，实践经验以及数据资料，能够为后期的发展提供参考依据。档案中的资料能够促进企业单位快速发展，是企业发展过程中的精髓，任何单位在前期发展中都不是顺利的，档案管理能够对以往的经验教训进行总结，对后期的发展做一个整体规划，从而加快企业单位的发展进程。2.新形势下档案管理工作遇到的问题2.1档案管理思想比较落后现如今，在企业单位和学校里，通常只要一涉及到档案管理部门就会出现一个问题，就是档案管理主要管理的内容是什么。他们认为档案管理主要是保存和维护企业单位和学校日常经营过程中的重要数据资料

5、，确保数据资料不会丢失，是档案管理工作的主要内容。这是一种传统的档案管理思想，也体现了档案管理思想的落后程度，由于受到传统思想的影响，目前我国一部分档案管理人员的工作积极性较差，缺勤率高。另外，还有一些企业单位并没有安排专门的档案管理人员，只是随意让某位员工来承担。档案管理思想落后给我国档案管理工作带来了巨大影响。2.2档案管理方法相对落后在传统档案管理思想的影响下，档案管理方法主要是以人文本的管理。由工作人员对档案进行归纳和整合，这种方法的效率极低，大多数需要用档案的企业单位和员工都会有这样的感受，在急需档案时，就会找不到档案管理人员，或找不到所要用的档案资料，档案管理效率非常差。另外，因为

6、缺少专业的档案管理人员，使得档案管理出现杂乱现象，完全不符合档案管理的标准要求。因此，通过目前的档案管理方法，很难保证档案环境的安全性，有的档案室通风情况较差，空气湿度大，一些档案资料出现了破损情况。档案在维护过程中，因为每个管理人员的方式方法不同，所以结果也不同。2.3档案管理人才严重流失档案管理的专业性非常强，并不是将资料简单的整理好，所涉及的专业性东西较多，例如，统计法，数据库，对此只有专业型人才才可以担任此职位。现阶段，多数企业单位档案管理人才严重流失，一部分企业单位利用工作人员轮流替换的方式进行管理，但效果不是很明显。还有一部分企业单位中的档案管理人员的年龄普遍较高，接受创新型管理方

7、法和思想的进度比较慢，造成管理效率偏低。与此同时，有的企业单位中的档案管理人员的年龄较小，没有管理档案的经验，在管理过程中经常出现失误，给管理效果带来巨大影响。3.新形势下档案管理工作规范化的途径3.1合理利用法律手段如今大多数企业单位对档案管理的重视程度不高的主要原因是档案管理没有在法制体系当中，管理人员对档案管理的重要性认识不够全面。对此，在新形势下，企业单位就要合理利用法律手段，提高档案管理工作的规范性。第一，加强档案管理立法工作，将档案法作为参考依据，把企业单位内部的档案管理以法律手段的形式明确下来，使得企业单位在日常工作中以相关档案资料作为参考依据，加强工作人员对档案管理的重视程度。

8、第二，通过法律手段对档案管理进行监督，对需要档案的单位，定期进行检查，使档案中的内容真实有效，不存在虚假内容。3.2合理利用现代科技手段随着网路信息的不断更新，在一定程度上加大了档案管理的难度，增加了任务量，给档案管理人员带来了极大的压力。对此，就需要合理利用现代科技手段对档案进行管理。首先，创建数字化档案系统。把全部的档案已电子化存档的方式进行存储，创建数字化的数据库，将电子存档和实物存档融合到一起，这样能够在一定程度上降低档案的破损情况。其次，创建电子化档案管理目录。将图书馆管理系统作为参考依据，在档案管理中创建一套和图书馆管理系统相似的系统，并创建电子检索目录，提升档案管理效率。最后，创

9、建电子温控系统。在档案室中安装温度和湿度控制器，并将二者的温度控制在一定范围内，延长档案的存储时间，提高管理质量。3.3规范化管理新形势下档案管理工作规范化途径有，第一，档案采集的规范化。档案室中的档案包装及缝隙必须采用统一规格的档案袋，在使用档案时必须开有证明。第二，档案归纳整合的规范化。专业性强的档案管理人员，都是利用编码形式定期对档案进行归纳整合，把档案管理的井井有条，方便查找。档案存储的规范化。档案室要定期通风，打扫灰尘，维持档案室的采光度，降低档案室的空气湿度，有助于更好的存储档案。第三，引進经验丰富的档案管理人员。加强对档案管理人员的培训力度，了解现代化管理流程，提升自身的专业技能。在管理过程中，使用现代化管理思想和手段，了解档案管理的重要性，将档案管理归类到企业单位的日常工作中去。4 结语综上所述，在社会活动中，档案管理是最为重要的管理活动，不管是对经济活动，政治活动还是教育活动来说，意义重大。因为档案管理的思想和方法相对落后，导致我国企业单位的档案管理效果不是很明显，有一些档案会出现破损情况，档案查找时间长等问题。随着政治经济环境的变化，企业单位需要加强档案管理的重视度，积极引进国外先进的管理思想和方法，合理利用现代科技手段，从而提高档案管