黑牡丹(集团)股份有限公司行政管理方案

1、黑牡丹（集团）股份有限公司行政管理提升方案黑牡丹（集团）黑牡丹（集团）股份有限公司行政管理方案行政管理方案主题词：主题词：大行政管理服务高效节约责任建立“大行政”提纲：一、建立“大行政”行政管理系统二、把握好行政管理的核心和关键三、行政管理工作的开展黑牡丹（集团）股份有限公司（以下简称集团）作为传统型纺织制造企业，在2009年集团重大资产重组后，产业结构发生巨大的变化，在保持牛仔布、服装和色织布等主营纺织业务基础上，开展了城市综合功能开发、创新产业投资等多元化经营，集团下属子公司、办事处12余家，包括生态工业园区建设及管理。应新经济发展要求，改革、创新、减排节能等是企业的课题，“规范企业内部控

2、制、提升企业经营管理水平”是企业的发展之路，2011年是集团的管理提升年，在此背景下，我对如何开展集团行政管理工作有如下建议：一、建立“大行政”行政管理体系按照“大行政”的思路来建立开展集团公司行政管理工作，有利于打破公司及部门的分割，加强集团内部企业协调。集团是个“大系统”，集团各个部门及分子公司是“小系统”，行政管理系统就是这些“小系统”中的“中系统”“大系统”包含“中系统“和”小系统”。，“中系统”和“小系统”是交叉关系，按照集团“大行政”的思路，保证集团与各子公司间的“分工不分家”，各子公司行政系统归口于集团行政部，集团对各子公司的行政工作具有管理、指导、规范、制约的作用。（一）根据集

3、团的战略目标发展要求，并根据集团各子公司的职能、规模、经营特点，各子公司之间的互联因素，确定各子公司的任务和发展目标，建立集团总裁与集团行政管理部、子公司行政管理部间的三级管理层次，充分发挥集团行政全局性管理功能，提供公司行政效率和行政素质，加强内部协调，树立全局观念。建立“职能责任制”，各子公司行政部向集团行政管理部提交月度工作总结及下月工作计划，集团行政管理部负责对各子公司的工作进度追踪，在对各子公司行政工作监督的同时也承担责任，下面工作没做好，上面先检讨；不管涉及到哪个部门或哪个分支机构，只要是行政方面的事，都由行政部统一领导和出面协调。（二）规划设计各子公司行政部及集团总部行政管理部相

4、关板块的业务及工作流程，各子公司以集团行政管理工作流程为指导，总体方向上与集团保持一致，要融入集团的“大行政”管理体系，同时各子公司根据自身的经营项目和业务特点，因地制宜的制定适合自身发展的行政管理体系，标准的工作流程，完善的行政管理体系，才能确保行政水准的提升，并可以充分利用资源，减少内耗，减少重复劳动，提高工作效率。把握好行政管理的核心核心和关键二、把握好行政管理的核心和关键（一）行政管理的核心就是服务。行政部门的定位就是服务部门，服务于公司经营活动，服务于决策层，执行决策层意见；服务于员工，安定生产团结。明确方向，调整心态，根据服务类型，制定服务策略。1、服务决策层，成立管理监查小组。集

5、团子公司诸多，管理幅面大，行政部门要协助集团决策层执行、追踪、监督检查等，同时也要有集团领导的支持。成立以行政管理部为主、公司领导支持、集团各职能部门派员参与的集团管理监查小组，及时督查集团各项制度、决第1页共7页黑牡丹（集团）股份有限公司行政管理提升方案议等落实情况，并对执行情况及时追踪、反馈；2、服务于员工，明确服务重心。集团所属纺织分公司、荣元服饰等服装加工企业都属于劳动密集型企业，问题突出表现有：人员多，流动幅度大，素质参次不全。对这类劳动密集型子公司，服务的重心在于生产，着重强调制度、安全生产、员工活动及后勤保障；集团所属城市功能综合开发等置业公司，服务的重点在于工程建设、外联公关等

6、。按照服务的侧重点，提供行政保障支持，制定适宜的行政工作计划，有力保障集团生产经营活动。（二）行政管理的关键是合作。合作是判断企业行政工作是否高效的重要特征，集团要发展，就必须要有一个良好的、高效率合作意识的行政管理团队支持，特别是在推行“大行政”系统的背景下。行政管理部门合作意识的培养需要建立目标管理来实现。目标管理的目的是让员工参与、民主、自我控制。根据集团组织目标确定的行政管理部部门目标，再分解为个人目标，在目标的分解过程中，权、责、利三者已经明确，而且相互对称，部门根据个人目标的完成情况进行考核、评价和奖惩。三、行政管理工作的开展（一）建立健全各项行政管理及满足集团经营需要的各项规章管

7、理制度，完善制度体系建设1、集团经营管理制度是维系和规范集团各部门、各子公司正常运作的基本依据，流程是事务办理的基本过程，表格是事务办理的根本反映。集团的制度要深入覆盖到各子公司生产、工程建设等各个角落，避免有空可钻。行政管理部制定集团行政制度的同时，需不断完善、修订制度，各子公司的行政管理制度要在集团制度体系内作针对性修改。集团制度修编由行政管理部负责，集团总裁批准发布（也可暂发）；各子公司行政管理制度首先报集团行政管理审核，再提交子公司总经理批准发行。根据集团发展需要，需求的行政制度包括：办公物资管理制度、印信管理办法、车辆管理规定、公司保密制度、办公区管理规定6S执行标准及规范企业文化管

8、理制度对外联络接待管理规、定会议管理规定差旅管理办法计算机及网络管理制度通讯报道管理办法、通讯费管理规定园区物业管理规定及条例工作餐管理办法档案管理办法、公文处理实施办法安全生产管理条例工程现场作业安全管理条例员工宿舍管、理办法员工食堂管理办法等行政制度，在执行制度的同时有表单的流转；2、行政管理制度的执行。集团行政管理部成立管理监察小组，集团领导及各职能部门参与，定期对集团及各子公司进行纪律监察。采取负激励的奖励办法，对违规的个人处以一定金额罚款（开心奖），开心奖作为集团奖励基金使用。采取问责制，违规记录记入员工、部门、子公司的绩效考核档案，各子公司领导对部门负责，部门对个人负责。在制度的制

9、定时以奖励为主，鼓励大家多对企业的发展提建议，奖励的东西一定要明确，提高员工的积极性。在进行奖惩时一定要实事求是，客观公正，奖罚分明，且在集团内部进行通报。（二）素质评分制建议集团推行素质评分制，制定素质评分管理条例，细化评分细则，将集团行政管理制度的执行及各模块的管理结合到素质评分，未执行及执行不到位的扣素质分，执行好得加分。素质评分作为员工晋升、加薪、年终奖等的依据，让员工从被动遵从到主动遵守。（三）推行6S管理整理：保持机器设备及工作环境的干净；清扫：着眼于对设备的维护保养；整顿：员工不仅要做到形体上的干净，仪表要整洁，还要做到精神上的干净，要讲文明、讲礼貌；清洁：整理、整顿、清扫之后要

10、认真维护，养成持之以恒的习惯，辅以一定监督检查措施，使现场保持完美和最佳状态，清洁可消除发生安全事故的根源，创造一个良好的工作环境；教养：也称素养，就是要努力提高公司的整体素质，养成严格遵守规章制度的习惯和作风；安全：指生产安全、行为安全等。推行“6S”管理是提升企业文化建设、提升企业管理力的重要课题。集团首先要根据各子公司车间、现场、办公环境特点制定集团6S作业指导书（SOP），集团推行6S要将6S检查作为集团管理督查小组工作的一部分，子公司各部门负责人为巡检，以班组组长为纪检，推行6S检查月巡视，集团各职能部门不定期互查，对6S执行好的部门班组和个人进行奖励，同时开展安全三级教育，将现场管

11、理作为集团6S管理的重点，子公司各车间成立现场管理检查组，做到日检查、日公布，当日检查出来的问题，在第二日要公布整改结果。（四）工作计划及跟进1、根据集团中长期发展规划，制定集团年度工作计划，并分解为各子公司及集团各职能部门的年度工作计划。计划不执行就是空话，强调集团例会的重要性，每周召开集团（集团领导、各职能部门负责人参加）与各子公司领导参加的集团工作例会，各子公司召开每周工作例会，形成例会制，子公司工作例会在集团例会之前，子公司、集团各职能部门每周需提交本周工作总结及下周工作计划，每月提交月度工作总结及下月工作计划，每年度提交年度工作总结及下年度工作计划；2、围绕集团各项工作和集团总裁交办

12、的任务进行督促办理，将督促办理作为集团行政部一项重要的管理职能，督促办理是保证集团各项管理政策落到实处的有力保障。集团行政部将对各项督办事件发出督办通知，跟踪检查，及时反馈督办事情进度，确保重大决策事项重要工作贯彻执行。集团行政部在督办过程中，不行使指挥权，只负责进度跟进及提出相关建议，以避免妨碍各部门及子公司负责人的正常工作。（五）会议管理1、做好会议工作，完善公司会议管理制度，建立集团内部纵向与横向的沟通，包括集团与子公司每周工作例会、每月集团经营管理会议、每季度生产总结会议等，会议由集团总裁主持，行政管理部负责会议的组织安排、会议记录、会后追踪落实等。所有会议形成的记录由集团行政管理部存

13、档，以便督促会议落实；2、大型会议及涉外会议，按要求提前组织，做好费用预算，细化人员分工。（六）行政经费控制与预算行政经费包括：办公用品、劳保用品、企业文化建设、车油交通、广告宣传、印刷服务、绿化保洁保安、餐饮住宿、水电、招待、租赁等费用，行政管理部主要负责支持集团的日常工作运转，花钱的地方很多，为了有规划性，行政管理应根据集团年度发展规划并结合财务部门整体预算，制定年度行政经费预算，子公司行政年度经费由集团行政管理部统一做预算。根据经费预算，细化行政各模块经费使用计划，合理使用行政经费，严格控制和审核行政费用支出。（七）加强安全生产建设安全生产是公司稳定和发展的保证，集团安全生产实行集团负责

14、、分属管理、各负其责、确保安全的原则，集团制定年度安全生产目标，将目标分解到各子公司，并与各子公司签订安全生产责任状，坚持做到谁主管、谁负责的原则。为使集团的安全管理体系正常有效运转，应做好以下几个方面：1、确定科学发展观的指导思想，明确无重大火灾、工伤事故，无影响社会和集团的事件，千人重伤率0.1，千人负伤率0.2，争创省市各级文明建设；2、完善落实安全生产责任制度、安全生产责任状，落实集团、子公司、部门以及各岗位员工在管理和生产过程中的安全职责，完善安全生产奖罚办法，完善职工伤亡事故管理办法，建立健全安保体系；3、成立安全管理委员会，充分加强安全生产建设，在集团总裁的领导下开展各项安全管理

15、工作，配备专、兼职安全员负责日常安全监督检查管理工作，安全重点部门应加强专职安全员力量；4、加强安全生产三级教育，加强学习宣传，全面提高认识，组织各岗位员工学习中华人民共和国安全生产法和安全生产管理条例等国家有关安全生产的法律、法规，加强员工对本岗位安全操作知识的培训，特殊岗位考核持证上岗；5、加强自身安全建设，不断持续投入人力、物力对现有设施设备进行安全改造及更新，确保安全生产投入，加强安全生产现场软、硬件建设。（八）加强办公物资管控集团规模的扩大，各子公司人员的增多，集团办公物资的投入及消耗很大，包括：电脑（台式、笔记本）、电子设备、办公用品、安全及劳保用品、车辆等等，办公物资的管理需以集

16、团办公物资管理制度为指导，建立采购申请、验收入库、领用、维修、报废等一系列物资作业流程。1、采购申请过程中，按照采购金额逐级分权审批，单物资采购达到一定金额需要有询价机制，多家对比；2、采购回来的物资需经专人凭采购申请单、发票等验收入库，出具验收入库单，验收入库单由验收人、采购员、行政管理部经理、采购督验人等签字，入库单作为采购员作业完成的标准，与采购申请单一起作为财务报销的必须依据；3、办公物资领用类型分为消耗品、非耗品、固定资产、招待用品，领用时填写领用单，分级签字。一定数量的非耗品及固定资产领用需由公司领导签字确认，招待用品需凭业务招待申请单，非耗品及固定资产需做集团固定资产台账，在领用

17、人变更或离职时作为退领的依据。集团出具统一的物资编码，子公司按此编码执行，保证集团固定资产台账的统一，方便管理。每部门招待用品的数量要控制，禁止超量领用。集团及子公司的每月办公用品（含消耗品、非耗品）需结合之前的领用记录及实际库存量制定月度办公用品采购计划，报批采购；4、集团及各子公司所有固定资产台账必须账目清晰，明确隶属关系，权属部门，集团每年组织一次对固定资产台账的盘点，确保账目一致；5、可以维修并有剩余价值的，不可报废，所有物品的报废必须严格执行报废程序，子公司在一定额度内的报废由子公司总经理批准，报废物资金额较大的，需报集团总裁批准。（九）加强档案管理，加强印章管理1、集团档案包括集团

18、与政府、集团与子公司间的红头文件、传真稿件、来往信函、请示报告、工程建设图纸、重要邮件、集团重要影像资料等，集团档案要设立卷宗号例：集团文号HMDKG(黑牡丹集团)-XZ（行政部）-文件编码，并按文件类型设置编码规则（例，报告11，请示12），统一归档保存，方便查阅。集团下属子公司按照集团档案建设要求设立专、兼职档案管理人员，尤其是置业公司一定要设立专职档案管理人员；2、集团及各子公司印章具有法律性，集团公章、法人章等使用前必须登记申请，报经集团总裁或集团领导审批后，方可盖印使用。（十）企业文化建设集团主打地区品牌、产品全球战略，推崇远见、责任、变革、和谐的企业文化，集团品牌观念强，社会责任重

19、大，同时讲究追求卓越，提升企业管理力。集团行政管理部将根据集团发展需要，塑造及培养出高忠诚度、高凝聚力、高创新力的员工队伍。1、统一制作员工工作服和工牌，集团及各子公司的设计标准必须统一，包括款式、颜色等，在标准统一的基础上，按照公司经营特点，生产型公司统一设计工装型工作服，集团总部、置业公司、高新创投等非生产单位设计正装型工装服。为提升企业形象，所有员工在岗上班期间必须穿正装或工装，佩戴工牌；2、集团所有子公司的装修、形象墙、桌牌、科室牌、名片等，必须按照集团统一的VI要求设计；3、建立完善集团企业文化制度，使企业文化建设规范化、日常化；4、组织开展文体娱乐活动，促进集团及各子公司职能部门之

20、间的沟通交流，提高凝聚力，在不影响主要工作的前提下，组织旅游、节日庆典、户外拓展等，组建合唱队，组建篮球、足球、羽毛球等业务爱好运动队，定期组织比赛，以集团为单位组织集团运动会；5、树立集团业务典型、劳动模范等，开展学先进、树典型等宣传活动，并举行表彰活动；6、编制集团企业文化手册，明确企业精神，建立集团通讯报道管理机制，建立面向集团内部员工的内部期刊，用于各子公司经营管理动态报道、集团方针传达、宣传先进人物和事迹、学习和工作交流等；7、加强企业文化广告宣传，密切联系新闻、网络等媒体，增加广告、媒体报道投入，扩大企业知名度及影响力。（十一）计算机信息及网络管理集团计算机信息及网络管理包括集团网

21、站管理、集团ERP等系统管理、集团邮箱管理、即时通讯管理、网络安全管理，计算机信息化是企业管理力提升的一个重要标志，实现信息共享、信息处理、协同办公，从而提高集团与子公司间的工作效率，提升业务处理能力。1、网站是集团对外展示的重要窗口，是集团员工了解公司信息的重要平台。分析集团的业务性质，规划集团网站内容，进行网络优化设计，根据运行情况及时进行更新和维护，根据集团的发展，及时跟进网站版块设计；2、推进集团ERP系统建设，集团纺织分公司等生产型公司需要信息化来简化工作流程、提高工作效率，将ERP系统深入运用到仓库、物料计划、生产、销售、财务等，集团统一管控，及时跟进生产、销售及库存状况；3、加强

22、集团邮箱管理，建设集团即时通讯管理，集团邮箱代表着集团，邮箱的使用要严谨，集团及子公司所有对内、对外的邮件都必须使用集团邮箱，私人邮件不允许使用集团邮箱。建立集团专属的即时通讯管理系统，按照集团及各子公司的组织架构，设计通讯管理系统结构，集团及各子公司人员须保证在岗时间，通讯管理系统保持在线，方便集团内部文件及信息交流；4、集团及各子公司很多电子资料都非常重要，部分资料是绝密，在严格执行保密规定的同时，要加强计算机安全管理及监控，集团统一购买安装网络版杀毒软件，并购买监控设备，对集团内部所有计算机信息进行监控，防止和阻止信息的恶意外泄、破坏等；5、建立集团网上OA办公系统，将集团的各项业务纳入

23、该系统当中，实行网上申报、网上审核、网上审批等，逐步实现网上无纸化办公。（十二）后勤管理1、车辆管理。按照集团发展要求制定车辆购置及使用计划，建立车辆的保养、维修及加油卡充值使用台账，使用车辆保养、维修申请单，严格执行报批程序，车辆保养及维修需定点维修站，方便管控，车辆加油使用加油卡充值加油。为便于管控，货运车辆等可安装GPS管理系统，以便调运。集团各部门用车时，填写用车申请单，驾驶员需做好行车日记及出车记录表；2、食堂管理。为便于管理及成本控制，食堂采取自购设备对外承包经营方式，按集团及各子公司就餐规模，食堂的承包采取年度承包责任制，每年度1-2家供应商，每年度结束后更换供应商，这样可保证食

24、堂菜肴的质量，同时能使口味多变，新供应商更利于管控。集团及各子公司分别成立食堂管理委员会，让员工就餐的同时，赋予员工参与管理的权利，食堂管理委员会可由行政管理部主导，车间各班组长及生产一线员工代表参与组成，定期召开食堂管理会议，食堂管理委员会成员及餐饮供应商参加，对食堂存在的问题及改进提出看法和建议。设立员工意见箱，对员工反映的问题，24小时内提出解决方案并公示。食堂就餐采取售饭机刷卡扣费形式，卡用员工工牌，实现一卡通管理，月初由集团或各子公司将餐费补贴充值到卡里，员工刷卡就餐；3、宿舍管理。按宿舍规模配备宿舍管理员，按照200:1的比例，即200名住宿员工配备一名宿舍管理员，制定住宿管理制度

25、及宿舍卫生管理条例。住宿时，填写住宿申请单，退宿时，填写退宿申请单，宿管员凭单安排入住及退宿，宿管员负责宿舍区公共卫生，住宿人员行为管理，禁止宿舍私拉乱接、违规用电器等，确保宿舍用电用水安全。员工宿舍水电费采取公司补贴加员工自付形式，以便员工节约用电、用水。各宿舍推选宿长，实行宿长责任制，宿长协助宿管员负责宿舍保洁、人员、安全的管理；4、保安管理。从管理角度出发，集团成立保卫队，隶属行政管理部，集团保卫队负责集团及各子公司的厂区安全保卫、职工军训等，集团行政管理部负责集团所有保卫人员的招募、培训、岗位分配等，保卫人员选择退伍军人，并需认同集团的企业文化，统一着装、装备，实行军事化管理；5、办公

26、区管理。倡导节约用电、用水，节约纸张，提倡纸张双面利用，提倡无纸化办公，集团各部门所有灯、空调等开关全部责任到部门，公共区域归属行政管理部，确保所有资源有效合理利用。（十三）工业园区物业管理工业园区物业管理包括：安全（消防）、客服（清洁、绿化）、动力（工程）等方面管理，成立园区物业管理服务部，设专人负责园区物业管理，物业管理提倡以人为本的人性化管理，建立社区化管理模式，充分研究园区内各入驻企业需求，完善园区内配套设施，提供7X24小时的物业服务，及时为入驻企业提供服务。1、屋面管理。确保园区内房屋结构完好和安全使用，企业因生产需要对厂房做分隔改造或内部安装机器设备时，不得超过露面允许的荷载，施工前必须提供施工图纸，缴纳保证金，办理施工许可证；2、设备管